Belegpflicht ab 2020 – Was du jetzt beachten musst


Der Gesetzgeber verschärfte die Regelungen zur Kassenführung, in den letzten Jahren immer mehr. So ist die Kassensicherungsverordnung in vieler Munde und einer der Bestandteile ist die Belegpflicht ab 2020. Was du dafür beachten musst erfährst du jetzt hier.

Worum geht es? Der Hintergrund

Aufgrund von Manipulationen an Kassen, sowie bei sogenannten offenen Ladenkassen, verliert der deutsche Staat jedes Jahr Milliarden an EUR. So bemängelte der Bundesrechnungshof bereits seit Jahren, die Regelungen zur Kassenführung. Ergebnis dessen ist das im Jahr 2016 beschlossene Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen. 

Ein Bestandteil dieses Gesetzes ist die sogenannte Belegausgabepflicht. Damit wird die Führung der Kasse einmal mehr komplexer als bisher schon.

Was heißt Belegpflicht bzw. Belegausgabepflicht?

Mit dem 01.01.2020 tritt die Kassensicherungsverordnung in Kraft und damit auch die Belegpflicht. Das heißt, dass jene aufzeichnungspflichtigen Geschäftsfälle zu erfassen sind und den Beteiligten über diesen Vorgang ein Beleg auszustellen ist. Kurz gesagt, dem Kunden ist ein Beleg bzw. ein Kassenbon zu überreichen.

Ferner spricht der Gesetzgeber von einem „unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang“, das bedeutet der Beleg ist beispielsweise in einem Haarsalon oder Einzelhandelsgeschäft direkt im Anschluss auszuhändigen ist. Maßgeblich hierfür ist der Abschluss der Dienstleistung bzw. des Kaufvorgangs.

Gibt es Ausnahmen von der Belegpflicht?

Ja, jedoch muss das zuständige Finanzamt diese Ausnahme genehmigen. Dabei ist zu beachten, dass der Gesetzgeber, dem Finanzamt das Recht einräumt, diese Ausnahme-Genehmigung jederzeit zurückzunehmen. Ein Anlass hierfür könnte beispielsweise ein Verdacht auf eine potentielle Manipulation der Kasse sein.

Typische Ausnahmen könnte dabei der Würstchen-Verkäufer auf einer Kirmes sein. Also relativ gleichartige Geschäftsfälle an eine große Masse an Käufern.

Muss ein Beleg zwangsläufig in Papierform ausgegeben werden?

Hier gibt es noch immer eine gewisse Unsicherheit unter Gewerbetreibenden. Doch der Gesetzgeber schreibt nicht zwangsläufig die Papierform vor, sondern eröffnet auch die Möglichkeit elektronische Belege zu erstellen.

In der Kassensicherungsverordnung heißt es dazu, der Beleg kann „mit Zustimmung des Belegempfängers elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden.“ (§ 6 Satz 3 KassenSichVO). Ein denkbar standardisiertes Datenformat sind beispielsweise PDF-Dateien.

Ferner gibt es die Möglichkeit für helloCash-Kunden beispielsweise auch Rechnungen per WhatsApp zu versenden. Alles was du hierfür brauchst, ist die Zustimmung deines Kunden und das Premium-Kassenmodell.

Welche Angaben müssen ab 2020 enthalten sein?

Hierzu ist zunächst wichtig zu wissen, wann überhaupt eine Transaktion beginnt. Im Unterschied zu unseren Nachbarn Österreich, der bereits eine sogenannte Registrierkassenpflicht mit Signatur hat, beginnt eine Transaktion in Deutschland bereits mit dem Beginn des Vorgangs. Was heißt das genau? Bereits wenn die Artikel bzw. Dienstleistungen eingegeben werden beginnt die Transaktion bzw. der Vorgang. Und nicht erst, wenn tatsächlich ein Kaufvertrag zustande kommt (Zustimmung Käufer und Verkäufer + Übergabe Ware + Übergabe Geld). In Österreich ist die Beendigung des Vorgangs maßgebend für die Aufzeichnung einer Transaktion. Doch natürlich hast du weiterhin die Möglichkeit zu stornieren und zu löschen, nur werden all diese Vorgänge aufgezeichnet.

Doch welche Angaben muss nun ein Beleg ab 2020 enthalten:

  1. Angaben des Unternehmens (Name und Adresse)
  2. Ausstellungsdatum des Belegs
  3. Zeitpunkt des Vorgangs (Beginn und Ende)
  4. Menge der Artikel/ Dienstleistungen
  5. Umfang und Art der Leistung
  6. Transaktionsnummer
  7. Entgelt und Steuerbetrag sowie Gesamtsumme mit dem angewandten Steuersatz
  8. Seriennummer des Aufzeichnungssystems/ Sicherheitsmodul.

Zur Kassensicherungsverordnung haben wir dir auch einen ganz eigenen Blog-Beitrag geschrieben, in dem du weitere Informationen erhältst. Du hast Fragen zur technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) oder weißt noch nicht, um was es sich handelt, dann haben wir auch hier alle Informationen für dich bereits gesammelt.

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Die Belegpflicht in der Übersicht

Die wichtigsten Infos auf einen Blick:

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