In den letzten Jahren hat der Gesetzgeber die Vorschriften für Registrierkassen verschärft – eine ordnungsgemäße Kassenführung ist daher wichtiger, als je zuvor. Doch wie führt man eine Kasse ordnungsgemäß? Das ist einfacher, als Sie denken. Sie müssen lediglich ein paar Dinge beachten, die wir ihnen mit diesem Artikel auf den Weg geben. Halten Sie alle Tipps ein, müssen Sie sich keine Gedanken mehr für die ordnungsgemäße Kassenführung machen. Eine strukturierte Vorgehensweise ist das Wichtigste. Sobald man diese verinnerlicht, bzw. routiniert hat, läuft alles fast wie von alleine.

  • Die Ordnungsgemäße Kassenführung: Das Finanzamt benötigt eine verlässliche Übersicht aller Einnahmen
  • Auch für das Unternehmen von Nöten: Eine ordnungsgemäße Kassenführung verschafft Ihnen einen guten Überblick über die finanzielle Lage Ihres Unternehmens und einen Überblick über Ihre Arbeitnehmer.
  • Halten Sie sich an alle gesetzlichen Vorschriften, müssen Sie nicht mit einer Steuernachzahlung rechnen.
  • Unwissenheit schützt nicht vor Strafe. Unternehmer sind verpflichtet, sich ordnungsgemäß zu informieren und eine ordnungsgemäße Kassenführung zu haben.

Die Ordnungsgemäße Kassenführung erfordert einige Grundsätze

Die Registrierkasse, die vom Unternehmen genutzt wird, darf nicht manipulierbar sein. Das bedeutet, dass die Kasse über einen zertifizierten Manipulationsschutz verfügen muss. Dies sollten Sie unbedingt vor Erwerb der Registrierkasse klären. Wenn Sie ein Modell ohne Schutz anschaffen, sind Sie rechtlich angreifbar und müssen sich zwangsweise eine zweite Registrierkasse besorgen, welche die alte ersetzt. Wenn Sie sich bei Ihrer Kasse nicht sicher sind, ob sie über einen Manipulationsschutz verfügt, sollten Sie sich an den Kundenservice des Herstellers wenden. Dieser kann zweifelsfrei sagen, welchen Schutz die Kasse hat. Wenn die Registrierkasse keinen oder einen unzureichenden Schutz hat, haben sie zwei Möglichkeiten: Entweder Sie sprechen mit dem Kundenservice und rüsten Ihre Kasse auf, oder Sie schaffen sich eine andere Kasse an.

Umsätze müssen in Echtzeit registriert werden

Ihre Registrierkasse muss in der Lage sein, Rechnungen oder Bons mit den erforderlichen Informationen in Echtzeit ausstellen zu können. Das bedeutet, dass Sie entweder einen Bondrucker brauchen, oder jedem Kunden per Email die Rechnung zukommen lassen müssen. Der Bon bzw. die Rechnung müssen ausreichend Informationen enthalten. Dabei handelt es sich um Datum und Uhrzeit, Serviceleistung oder Produkt, Anzahl und Umsatz. Des Weiteren muss der Bon Informationen über Ihr Geschäft enthalten, zum Beispiel Name und Adresse. Das Ausstellen der richtigen Bons bzw. Rechnungen ist wichtig. So können Kunden einen Überblick erhalten, Sie beweisen Professionalität und das Finanzamt sieht zweifelsfrei, wie viel sie umgesetzt haben.

Tägliche Kassenstürze

Kassenstürze sind Pflicht. Laut Gesetz müssen Sie jeden Tag nach Geschäftsschluss einen Kassensturz machen. Das bedeutet, dass Sie eine tägliche Übersicht haben, was den Umsatz in Ihrem Unternehmen angeht. Wichtig für Sie ist, dass Sie täglich nachzählen, ob Sie genau den Betrag in der Kasse haben, der im Kassenbuch steht. Es kann durchaus vorkommen, dass ein Angestellter oder Sie selbst mal zu viel oder zu wenig Rückgeld gibt. Fehler sind schließlich menschlich. Dennoch ist eine genaue Aufzeichnung der Zahlen wichtig.

Welche Arten von Kassen gibt es?

Eine ordnungsgemäße Kassenführung ist mit zweierlei Kassensystemen möglich: Es gibt physische Registrierkassen und jene, die via Internet oder Software laufen. Wenn Sie besonders viele Kleingeldumsätze haben, macht es sicherlich Sinn, sich eine physische Registrierkasse mit Kassenladen anzuschaffen. Dieser öffnet sich bei jedem Umsatz und hat jegliches Kleingeld so sortiert, dass Sie sicher und einfach Ihrem Kunden das Rückgeld aushändigen können. Auf der anderen Seite gibt es Registrierkassen, die per Software oder Internetzugang laufen. Auch mit Ihnen ist eine ordnungsgemäße Kassenführung möglich. Der Vorteil dieser Kassen ist klar:

  • Sie haben geringere Anschaffungskosten
  • Updates sind meist einfacher durchzuführen
  • Sie müssen sich nicht irgendwann eine neue, physische Kasse zulegen
  • Sie ist dezenter und eignet sich besonders, wenn Sie Wert auf das Optische legen.

Die Registrierkasse von helloCash ist eine solche Kasse, die über das Internet läuft. Mit dieser Registrierkasse ist es nicht nur einfach, eine ordnungsgemäße Kassenführung zu führen. Sie ist außerdem einfach zu handhaben und Sie können sogar von Unterwegs oder Zuhause auf Ihre Umsätze zugreifen.