Das Gesetzeswerk GoBD bringt für einige Unternehmen und Freiberufler Neuerungen. Diese sind wichtig einzuhalten, wenn man nicht in Schwierigkeiten geraten will. Jedoch können die Bestimmungen für viele Unternehmer verwirrend sein. Wir erklären, was es mit der GoBD au sich hat und welche Richtlinien eingehalten werden müssen.

Die Ordnung GoBD – was genau steckt dahinter?

Was verbirgt sich hinter der Ordnung?  Im Grunde besagt sie, dass elektronisch ausgestellte Belege zehn Jahre lang unveränderbar aufbewahrt werden müssen. Wer dies nicht tut, kann in Gefahr geraten, dass das Finanzamt die Belege nicht anerkennt. In einem solchen Fall kann das in einer hohe Steuernachzahlung resultieren. Bei der Verordnung gibt es keine Einkommensgrenze, was bedeutet, dass auch Kleinunternehmer, die das Gewerbe nur nebenbei betreiben, von diesen Richtlinien eingeschlossen sind.

GoBD: Unveränderbare Dokumente

Bei der Archivierung von Belegen müssen daher folgende Spielregeln eingehalten werden: Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit. Was genau nicht-veränderbar ist, dessen sind sich die Gesetzgeber noch nicht einig. Jedoch steht damit eins klar: Excel-Tabellen und Word-Dokumente sind auf jeden fall ungeeignet, weil sie jederzeit verändert werden können und Veränderungen nicht sichtbar sind. Selbst wenn veränderbare Dokumente auf eine CD gebrannt werden, können diese nicht geltend gemacht werden. Denn auch, wenn Elemente auf der CD nicht verändert werden können, kann theoretisch das Datum der Dokumente verändert werden. Ganz klar: Auf Festplatten können diese Dateien ohnehin nicht gespeichert werden.

Anders liegt es bei digitalen Speicherungen: Wird ein Dokument unveränderbar im Web abgelegt, gilt dies als Beweis, dass das Dokument tatsächlich so existiert. Beispielsweise als Anhang von Emails oder auf Cloud-Services. Doch was ist mit jenen Unternehmen wie Friseure? Dass ein Beleg per Email versendet wird, ist hier schließlich eher unüblich.

So können Unternehmen bei der GoBD sicher sein

Hier wird von Experten empfohlen, sich an ein Kassensystem zu halten, das alle Belege GoBD-konform ausstellt und abspeichert. Zwar kann man die Belege selbst speichern, doch gerade bei Unternehmen wie Friseursalons macht es Sinn, den Bon direkt vom System archivieren zu lassen. Da Systeme wie das von helloCash dafür entwickelt wurden, den Unternehmern das Leben leichter zu machen, speichern sie Belege nicht nur sorgfältig ohne ohne großen Arbeitsaufwand ab. Sie können zusätzlich noch nur Updates automatisch auf den neusten Stand gebracht werden – ganz ohne, dass das Unternehmen sich selbst informieren und in die Thematik einlesen muss. Steht die jährliche Steuererklärung an, so kann man dann ganz einfach alle Informationen auf einen Datenträger speichern und dem Steuerberater übergeben. Wichtig ist: Auch wenn sich jemand anders um die Rechnungen und Belege kümmert, bedeutet das nicht, dass der Unternehmer selbst nicht haftet.

Wie genau das Finanzamt die GoBD überprüft wird sich in den nächsten Jahren zeigen. Jedoch ist es immer besser, auf eine wasserdichte und vertraute Methode zu setzen, die von Experten genau für den Zweck, alle Forderungen des Gesetzgebers zu erfüllen, angelegt wurde. Ob Belege anschließend per Email versendet oder ausgedruckt und per Hand übergeben werden, stellt keinen Unterschied mehr da. Das System archiviert alle Belege auf die selbe Weise und schafft so für alle Transparenz: Den Unternehmer, den Steuerberater und ebenso das Finanzamt.