Registrierkassen-Pflicht in Deutschland? GoBD? Was Sie jetzt und in Zukunft beachten müssen.


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Noch immer besteht eine teilweise große Unsicherheit im Bezug auf eine Registrierkassenpflicht in Deutschland. Dieser Blogartikel soll dir einen Überblick verschaffen und auch insgesamt mit dem Mysterium rund um die GoBD aufräumen.

Was sind eigentlich die GoBD? Was muss ich dabei beachten?

Die GoBD ist eine Verwaltungsvorschrift und beschreibt dabei die sogenannten Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Sie gelten in Deutschland seit dem 1. Januar 2015 und lösten dabei bisher geltende Einzelregelungen ab (BMF V A 4 – S 0316/13/10003).

Kerninhalte der GoBD sind insbesondere:

    • Maßnahmen zum Schutz der Daten (unberechtigter Zugriff oder Verlust)

⇒ helloCash speichert deine Daten sicher in der Cloud auf Servern in Deutschland.

    • Vorgaben das die Daten und Buchungen nicht veränderbar sein dürfen (Manipulations-Schutz)

⇒ helloCash sorgt dafür das deine Daten und Buchungen ordnungsgemäß im Kassenbuch erscheinen.

    • Vorschriften im Bezug auf die GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung) übertragen auf die digitale Welt (Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Korrektheit, Zeitnähe und Unveränderbarkeit aller Buchungen)

⇒ helloCash hat all diese Prinzipien auf einer nutzerfreundlichen Bedienoberfläche und im Hintergrund für dich integriert.

    • Aufzeichnungspflichten (zeitlich korrekt sowie sachlich gegliedert)

⇒ helloCash gliedert sämtliche Vorgänge, automatisch für dich und hinterlegt sie in deinem Kassenbuch in zeitlich korrekter Reihenfolge.

    • Aufbewahrungspflichten – 10 Jahre

⇒ helloCash speichert deine Daten. Ferner hast du jederzeit die Möglichkeit, beispielsweise mit unserem Premium-Account deine Daten auch zu exportieren und nochmals zu speichern.

Was ist das Ziel der GoBD?

Ziel der GoBD ist die Vermeidung von Manipulationen und Steuerbetrug und gelten dabei für digitale Aufzeichnungen mit Kassensystemen, PC-Kassen, Registrierkassen, Taxametern, Wiegekassen etc. Wann immer du dich für eine elektronische Registrierkasse entscheidest, solltest du darauf achten, dass dieses Kassensystem GoBD-konform ist, so wie helloCash.

Für wen gelten eigentlich die GoBD?

Die GoBD gelten für alle Unternehmer, vom Kleinunternehmer bis zum großen Dax-Konzern. Das bedeutet auch wenn du beispielsweise nur eine Einnahme-Überschuss-Rechnung erstellen musst, sind die GoBD (bei Nutzung einer elektronischen Registrierkasse) auch für dich verpflichtend.

Gibt es überhaupt die Pflicht eine Registrierkasse zu führen?

Nein, in Deutschland besteht bisher keine Pflicht eine Registrierkasse haben zu müssen, ganz im Gegensatz zu unseren Nachbarn Österreich. Doch die sogenannte offene Ladenkasse hat gewaltige Nachteile. Einer der Hauptnachteile liegt insbesondere darin, dass Finanzämter besonders genau hinschauen, wenn keine elektronische Registrierkasse bzw. Kassensystem vorhanden ist.

Jedoch gibt es auch noch weitere gute Gründe, eine elektronische Registrierkasse (wie helloCash) anzuschaffen:

  • Bessere Auswertungsmöglichkeiten – erfahre wann die meisten Kunden, an welchem Tag, um welche Uhrzeiten in dein Geschäft kommen. Möchtest du vielleicht aufgrund dessen auch deine Öffnungszeiten ändern um potentiell zusätzlichen Umsatz zu generieren? Brauchst du vielleicht zusätzliche oder weniger Mitarbeiter um bestimmte Uhrzeiten?
  • Bessere Lagerhaltung – erfahre auf einen Blick was sich am Besten verkauft. Vielleicht kannst du einige Preise erhöhen oder solltest andere Preise senken? Übrigens mit helloCash geht das mit wenigen Klicks und deine Preise sind korrekt hinterlegt.
  • Kundenbindung – Durch das Anlegen von Kundenprofilen erleichterst du dir einerseits die Arbeit und siehst beispielsweise direkt, wann ein Kunde Geburtstag hat oder du ersparst dir einfach das wiederholte eingeben von Kundendaten, wenige Klicks und deine rechtskonforme Rechnung ist erstellt.
  • Mehrwertsteuer-Sätze – Im Unternehmer-Alltag kann so einiges drunter und drüber gehen. Gut dass du beispielsweise auch die Steuersätze für deine Produkte vorkonfigurieren konntest. Damit schützt du dich und deine Mitarbeiter vor Fehlern in stressigen Phasen.
  • Automatische Datensicherung – keine Angst mehr vor Datenverlust. Mit einer cloudbasierten Registrierkasse / Kassensystem gehen dir keine Daten mehr verloren und deine Ausgangsrechnungen sowie dein Kassenbuch wird automatisch, revisionssicher gesichert.
  • Tagesabschluss in Sekunden – Vorbei die Zeit in dem du nach Feierabend noch die Abrechnung machen musst. Mit wenigen Klicks erhältst du bei helloCash deinen Tagesabschluss, häufig wird dieser Tagesabschluss auch Kassenabschlussbeleg bzw. Z-Bon genannt.
  • Schnittstelle zum Steuerberater – erleichtere dir das Leben und verzichte darauf aufwendige Originalbelege hin-und her zusenden. Mit einer DATEV-Schnittstelle ist das obsolet und du hast mehr Zeit und Kraft für dein eigentliches Geschäft und nicht deine Buchhaltung.

Ich habe von einer Kassennachschau gelesen. Was ist das genau? Was ist der Unterschied zwischen Kassennachschau und Betriebsprüfung?

Auch wenn es in Deutschland noch keine generelle Verpflichtung zur Führung einer Registrierkasse gibt, sind insbesondere Geschäfte mit einer „offenen Ladenkasse“ (also keiner elektronischen Registrierkasse), nunmehr besonders von der Verschärfung der Regelungen betroffen.

So können Betriebsprüfer unangekündigt die Ladenkasse überprüfen (Kassennachschau), dieser kann hierbei einen Kassensturz verlangen, wobei er sich sämtliche Aufzeichnungen (bspw. Kassenbuch, Kassenberichtsheft, Rechnungen und Belege etc.) zeigen lässt und bis auf den Cent genau nachprüft. Dabei musst du auch sämtliche Zählprotokolle vorzeigen können (seit dem Jahr 2017 verpflichtend).

Ferner ist die sogenannte Betriebsprüfung weiterhin möglich ist, diese wird jedoch vorher angekündigt wird.

Mit einem elektronischen Kassensystem, wie helloCash, ist das kein Problem. Alle Daten liegen elektronisch gespeichert in deinem Account vor. Mit dem Kassenbuch-Export in unserem Premium-Modell kannst du sämtliche Aufzeichnungen dem Betriebsprüfer nachweisen. Ein Kassenberichtsheft ist nicht notwendig, da dieses nur bei einer offenen Ladenkasse verpflichtend ist.

Welche Regelungen der GoBD treten wann in Kraft oder sind bereits in Kraft?

  • 1. 1. 2017: In Deutschland gilt die GoBD für alle elektronischen Kassensysteme
  • 1. 1. 2018: Kassennachschauen wurden verstärkt.
  • 1. 1. 2020: technische Sicherheitseinrichtung, Belegausgabepflicht, Meldepflicht beim Finanzamt
  • 1. Januar 2020 – 31. Dezember 2022: Übergangsfrist für die technische Sicherheitseinrichtung

Wir von helloCash halten unsere Kunden auf dem Laufenden und passen unser Kassensystem ständig dem aktuellen Stand der deutschen Gesetzgebung an.

Welche Strafen gibt es, wenn ich die Regelungen der GoBD nicht beachte?

Grundsätzlich entscheidet das natürlich das zuständige Finanzamt und deren Prüfer. Jedoch kann beispielsweise ab 2020 für die Nutzung einer nicht GoBD-konformen Registrierkasse oder auch die einfache Nichteingabe ein Bußgeld von bis zu 25.000 EUR verhängt werden.

Ferner besteht immer das Risiko empfindlicher Geldstrafen bis zur einer Schätzung deines Umsatzes/ Gewinns durch das Finanzamt.

Wo finde ich detaillierte Informationen?

HelloCash darf keine individuelle Rechts- bzw. Steuerberatung vornehmen. Wende dich bei Einzelfragen zu deinem steuerlichen Individualfall immer an deinen Steuerberater oder Rechtsanwalt. Für alle technischen Fragen sowie zur GoBD-Konformität stehen wir dir bei helloCash natürlich jederzeit zur Verfügung.

Die rechtlichen Ausführungen im Detail zu ausgewählten Änderungen findest du u.a. hier:

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Woher bekomme ich (zusätzliche) Hardware?

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Hast du noch eine Frage? Kommst du irgendwo nicht weiter? 

Wir sind für dich da. Ob per Mail, Telefon oder Chat. Setze dich hier einfach mit unserem helloCash-Support in Verbindung.

 

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