Wer sich eine neue Registrierkasse anschafft, muss jetzt einiges beachten. Denn schon seit Januar 2017 ist es für jedes kassenpflichtige Unternehmen Pflicht, eine Registrierkasse zu führen, die Einzelumsätze aufzeichnet, manipulationssicher ist und alle Vorgänge mindestens zehn Jahre aufbewahrt. Die neue Registrierkasse sollte all diesen Forderungen gerecht werden und auch bei Änderungen des Gesetzes einfach per Update auf den neuen Stand gebracht werden. Dennoch gibt es 5 Dinge, die jeder, der sich eine neue Registrierkasse anschafft, unbedingt machen muss.

5 Dinge, die Sie machen müssen, wenn Sie sich eine neue Registrierkasse anschaffen

1. Überprüfen Sie, ob die neue Registrierkasse GoBD-konform ist

Das wichtigste an der neuen Registrierkasse ist, dass sie, anders als die alte, den Anforderungen der GoBD entspricht. Was selbstverständlich klingt, ist allerdings noch lange nicht Usus. Einige Hersteller hinken immer noch hinterher und wohlmöglich ist gerade die neue Registrierkasse, die Sie sich ausgesucht haben, eine noch nicht angepasste, alte Version. Auch mit BETA-Versionen sollten Sie sich nicht zufrieden geben, denn es gibt genügend Registrierkassen, wie beispielsweise die Registrierkasse von helloCash, die jegliche Anforderungen einhalten und bei denen Sie sich keine Gedanken mehr machen müssen, dass das Finanzamt am Ende des Jahres wohlmöglich mit ihrer Registrierkasse nicht einverstanden ist. Kontaktieren Sie den Hersteller und fragen Sie gezielt nach der GoBD und ob die Kasse einfach und ohne hohe Kosten Updates erhalten kann, sollte die Gesetzeslage sich ändern. Der Hersteller ist der Profi und sollte Ihnen tatkräftig zur Seite stehen, wenn es neue Updates gibt. Mit der richtigen Kasse können Sie sich zurücklehnen und sich auf das Wesentliche konzentrieren: Ihr Geschäft.

2. Ist die neue Registrierkasse manipulationssicher?

Im Juli 2016 wurden entschieden, dass ab 2020 jede Registrierkasse über eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung verfügen muss. Das bedeutet zwar, dass Ihre neue Registrierkasse noch ein paar Jahre ohne den zertifizierten Manipulationsschutz auskommt, jedoch sollten Sie dennoch in jedem Fall bei der Anschaffung Ihres Kassensystems darauf achten, dass es mit einem solchen Schutz versehen ist. Wenn nicht, sollten Sie schon jetzt mit Ihrem Hersteller besprechen, wie viel eine Aufrüstung kosten wird.

3. Speichern Sie alle Vorgänge auf der alten Kasse

Gerade, wenn man ein neues Gerät einführt, kommt es manchmal dazu, dass man das Wesentliche vergisst. Deswegen ist es besonders wichtig, dass alle Vorgänge, die über die alte Registrierkasse gelaufen sind, zunächst abgespeichert oder ausgedruckt werden, bevor Sie die neue Registrierkasse in Betrieb nehmen. Die neue Kasse kann nur jene Vorgänge aufzeichnen, die ab ihrer Inbetriebnahme passieren, jedoch ist es für das Finanzamt natürlich wichtig, auch die „alten“ Vorgänge zu sehen und zu prüfen. Am besten, sie lassen die Aufzeichnungen der alten Kasse direkt Ihrem Steuerberater zukommen, damit dieser sich mit der Steuererklärung beschäftigen kann.

4. Heben Sie alle früheren Vorgänge auf

Die Vorgänge der alten Kasse aufzuheben ist besonders wichtig. Deswegen sollten Sie alle Vorgänge und Kassenstürze sowie alle weiteren Unterlagen ordnungsgemäß abheften. Fehlen die Unterlagen, so ist das Finanzamt berechtigt, Schätzungen bezüglich der Einnahmen anzustellen.

5. Vergleichen Sie Anbieter genau

Die richtige Wahl für die neue Registrierkasse zu fällen ist nicht einfach. Deswegen ist es wichtig, die verschiedenen Hersteller und Modelle zu vergleichen. Achten Sie darauf, wie oft und einfach sich Updates auf der neuen Registrierkasse installieren lassen und wie der Kundenservice funktioniert. Auch die Handhabung ist wichtig. Am sichersten ist es, sich Modelle vor Erwerb einmal genau anzusehen, um feststellen zu können, ob sie einfach zu bedienen sind.