Eine Registrierkasse ist heutzutage aus den meisten Geschäften nicht mehr wegzudenken. Egal, ob es sich dabei um Supermärkte und Warenhäuser, um kleinere und mittlere Einzelhändler, um Dienstleister wie Friseure, Nagel- und Kosmetikstudios oder um Gastronomen handelt. In all diesen Betrieben leisten kleine Registrierkassen wertvolle Dienste bei der Abrechnung der Einnahmen. Doch auch darüber hinaus erfüllen sie Funktionen, die sie für viele Unternehmen unersetzlich machen. Dabei unterstützen sie die Firmen unter anderem bei der:
- Buchhaltung
- Umsatzanalyse
- Personalverwaltung
- Gutscheinverwaltung
- Warenwirtschaft und Inventur
Gleichzeitig leisten kleine Registrierkassen einen unschätzbaren Beitrag zur Erfüllung staatlicher Anforderungen. Dank der automatisierten Erstellung von Umsatzstatistiken erhält das Finanzamt bei Bedarf den gewünschten Einblick. Dabei spart der Unternehmer wertvolle Zeit, da er diese Daten zuvor mühsam in manueller Handarbeit für die Behörde zusammenstellen musste. Die generellen Anforderungen an die modernen Systeme sind dabei gleichgeblieben:
- unkomplizierte Bedienung
- sichere Zahlungsabwicklung
- Zuverlässigkeit
In Kombination mit ihrer Funktionsvielfalt zeigt sich eindrucksvoll, wie sehr sich Registrierkassen von heute von traditionellen Kassensystemen unterscheiden. Zudem sind die Lösungen prädestiniert für den Einsatz in Unternehmen unterschiedlichster Größe. Du möchtest noch mehr darüber wissen? Dann lies dir unseren Beitrag über finanzamtkonforme Registrierkassen durch.
Ein System für viele Unternehmen
Unabhängig von der Größe eines Unternehmens gilt: (fast) alle haben in Deutschland die Pflicht zum Führen eines elektronischen Kassensystems. Große Handelskonzerne arbeiten bei der Organisation ihrer Kassen meist mit festen Partnern zusammen. Doch gerade bei Kleinunternehmern, Start-Ups oder kleineren und mittelgroßen Händlern, Gastronomen sowie Dienstleistern gibt es oft Bedarf an einer neuen Abrechnungslösung. Auch kleine Registrierkassen müssen den gesetzlichen Anforderungen vollumfänglich entsprechen.
Zugleich ist auch bei kleinen Registrierkassen Flexibilität aus erforderlich. Denn auch wenn sich die Zahlen bei Umsatz oder Abrechnungsfrequenz einzelner Unternehmen ähneln, stellen unterschiedliche Branchen jeweils ganz spezifische Anforderungen an die Funktionalität von Kassensystemen. Das Kassenangebot von helloCash zeichnet sich dadurch aus, dass es auf diese branchenspezifischen Gegebenheiten in besonderem Maße Rücksicht nimmt. Deshalb können Unternehmer aus so unterschiedlichen Sektoren wie Beauty und Gastronomie, dem Einzelhandel oder einem Dienstleitungsbetrieb jeweils hervorragend mit der digitalen Lösung arbeiten. Denn die spezifischen Bedürfnisse ihres Geschäfts werden stets entsprechend berücksichtigt.
Kunden in den Mittelpunkt stellen
Die individuelle Freiheit wird durch die vielfältigen Funktionsmöglichkeiten erreicht, unter denen jedes Unternehmen die für sich passenden Tools heraussuchen kann. Doch es gibt einen weiteren wichtigen Faktor, der für alle im Handelsbereich, der Gastronomie oder dem Dienstleistungssektor aktiven Anbieter gilt: Um erfolgreich zu sein, muss jeder Unternehmer nicht nur eine hervorragende Leistung erbringen, sondern sein wertvollstes Gut in den Vordergrund stellen: Seine Kunden. Deshalb ist es unabdingbar, neben einem passenden Produkt- und Serviceangebot auch in den folgenden Bereichen zu punkten:
- Kundenservice
- Kundenbindung
- Kundengewinnung
Kleine Registrierkassen können dabei wertvolle Hilfestellung bieten. So nehmen sie dem Unternehmer viel Arbeit rund um die Abrechnung und Belegerstellung ab, damit er sich voll und ganz auf seine Kunden konzentrieren kann. Einen wichtigen Anteil an der Zeitersparnis hat dabei die unkomplizierte Bedienbarkeit der Systeme. Das sorgt für schnelle Abläufe und wenig Fehler an der Kasse. Anlernzeiten werden auf ein Minimum reduziert, sodass neue Mitarbeiter sich schnell in der Welt der Abrechnungen und Belege zu Hause finden. Das intuitive Handling macht es dabei auch Einsteigern leicht, mit dem System vertraut zu werden und die wichtige Tätigkeit am Kassenterminal zu übernehmen.
Kunden werden diese Extraportion Zeit, die ein Händler, Gastronom oder Dienstleister ihnen schenkt, sehr zu schätzen wissen. Dafür honorieren sie das Geschäft meist mit einer besonderen Treue. Und das ist gerade in Zeiten eines zunehmenden Wettbewerbs sowie der für vielfach nur einen Klick entfernten Onlinekonkurrenz ein bedeutender Erfolgsfaktor.
Zur Kundengewinnung geeignet
Parallel dazu kann eine moderne elektronische Kassenlösung hervorragend zur Kundenakquise dienen. Denn neben dem nicht zu unterschätzenden Wert der Mundpropaganda zufriedener Kunden eignen sich die digitalen Systeme ideal für die Gutscheinverwaltung. Durch kleine Rabatte, Extra-Leistungen oder exklusive Features können Firmen mit den Gutscheinen Neukunden gewinnen, indem sie diese zu einem Besuch oder zum Test des eigenen Angebots animieren.
Der Kreis der Unternehmern, die auf kleine Registrierkassen setzen, ist bei einer Lösung wie der von helloCash äußerst groß, da diese plattformunabhängig arbeitet. Das bedeutet, dass es unerheblich ist, ob die im Geschäft genutzte Hard- und Software auf Microsoft oder Apple-Basis oder mit einer Android-, beziehungsweise iOS-Betriebssoftware läuft. Auf diese Weise können Anwender ohne jede Systemeinschränkung von den Vorteilen der elektronischen Kassenlösung profitieren.
Gesetzeskonforme Systeme
Von der Pflicht zum Führen einer elektronischen Registrierkasse sind derzeit lediglich kleine Unternehmen ausgenommen, die eine offene Ladenkasse führen. Doch diese Option kann sich schnell als Nachteil erweisen. Zum einen stehen den Anhängern der offenen Kassen die vielfältigen Extra-Funktionen ihrer digitalen Pendants nicht zur Verfügung. Zum anderen sind sie von der Pflicht einer exakten Abrechnung nicht ausgenommen. Das führt dazu, dass sämtliche Tageseinnahmen nach Ladenschluss manuell eingepflegt werden müssen. Gleiches gilt für Wochen-, Monats-, Quartals- oder Jahresabschlüsse, sodass schnell ein erheblicher administrativer Mehraufwand auf Nutzer des traditionellen Systems zukommt.
Der Aufwand beschränkt sich dabei beileibe nicht nur auf die Erstellung von Abrechnungen für den eigenen Gebrauch, denn auch die deutschen Finanzämter fordern einen lückenlosen Einblick in die Einnahmesituation von Unternehmen. Um diesen zu gewährleisten, hat der Gesetzgeber eine ganze Reihe von Vorgaben erstellt. Damit werden hauptsächlich folgende Ziele verfolgt:
- schnelle und präzise Auswertung
- Einblick in sämtliche Umsätze
- Betrugs- und Manipulationsschutz
Zu den wichtigsten Reglungen zählen in Deutschland die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung (GoBD). Diese bereits 2017 erlassene Verordnung ist für sämtliche Kassensysteme in Deutschland Pflicht. Die GoBD regelt Art und Umfang der Aufbewahrung von steuerrelevanten Belegen und Aufzeichnungen. Ihr Ziel ist dabei die Sicherstellung einer umfassenden Erfassung der Daten durch das Finanzamt.
Verhinderung von Manipulationen
Darüber hinaus sollen die Richtlinien verhindern, dass es zu einer Manipulation von Umsatzdaten kommt. Aus diesem Grund und um Steuerbetrug zu verhindern, kontrollieren die Prüfer des Finanzamts bei Unternehmen regelmäßig den GoBD-konformen Zustand der Kassensysteme. Eine helloCash-Lösung sorgt hier zuverlässig dafür, dass es von Seiten der Beamten in dieser Hinsicht keine Verstöße zu beanstanden gibt. Hier kannst du dich genauer informieren, ab wann du in Deutschland eine Registrierkasse brauchst.
Technische Ausstattung der Registrierkasse
In Deutschland müssen noch weitere Anforderungen des Gesetzgebers erfüllt werden. So wurde am 1. Januar 2020 die Kassensicherungsverordnung (KassenSichVO) eingeführt. Sie ist eine Erweiterung der GoBD, mit der der Gesetzgeber sicherstellen will, dass die Manipulation oder die Löschung steuerrelevanter Daten verhindert werden. Ebenso wie die GoBD ist die KassenSichVO Pflicht für sämtliche elektronischen Kassensysteme, die in Deutschland im Einsatz sind; ganz gleich, auf welchem technischen System die Kasse aufbaut.
Ein Bestandteil der KassenSichVO ist die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) der Registrierkassen. Mithilfe dieser technischen Vorgabe sorgt der Staat für eine lückenlose und nicht veränderbare Aufzeichnung sämtlicher Kassenvorgänge. Damit dient auch die TSE der Gewährleistung einer umfassenden Beleg-Ausgabepflicht für Unternehmen und soll Steuerhinterziehung verhindern.
Der Datenschutz muss berücksichtigt werden – Registrierkasse
Doch die strengen staatlichen Anforderungen dienen nicht nur dem Finanzamt und dem Schutz der Steuerkasse. Darüber hinaus müssen die digitalen Systeme in europäischen Staaten die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vollumfänglich erfüllen und alle Maßgaben zur Sicherung des Datenschutzes von Personen befolgen. Wie bei Webseitenbetreibern soll auf diese Weise gewährleistet werden, dass es zu keiner ungewollten Speicherung personenbezogener Daten oder gar zu deren Missbrauch kommt.
Die Vielfalt der Anforderungen zeigt, wie stark der Staat Einfluss auf die Funktionalitäten von Registrierkassen nimmt. Die Erfüllung all dieser Vorgaben ist für Unternehmen nicht nur Pflicht, sondern sie verhindert ernste Konsequenzen, die bei Nichteinhaltung drohen. So können entsprechende Vergehen von der Justiz mit empfindlichen Bußgeldern sanktioniert werden.
Moderne Lösung zu reduzierten Kosten – elektronische Registrierkasse
Angesicht der vielfältigen Funktionen einer Registrierkasse und der an sie gestellten Anforderungen dürften sich viele Anwender über die vergleichsweise niedrigen Investitionskosten freuen. Dabei kommt vielen Unternehmern zugute, dass es eine große Auswahl an Geräten in unterschiedlichsten Größen gibt.
Dies dürfte vor allem für Einsteiger oder Kleinunternehmer mit einer geringen Abrechnungsfrequenz und nur wenigen, über die Abrechnungsfunktion hinausgehenden Funktionsanforderungen eine gute Nachricht sein. So finden sich bei Händlern vielfach Kassen im unteren und mittleren dreistelligen Eurobereich.
Durch moderne Smartphone-Aufstecksysteme ist es mittlerweile sogar möglich, die vormals sperrige Registrierkasse ganz aus dem Geschäft oder Verkaufsraum zu verbannen. Die kleinen Helfer ermöglichen es ihren Nutzern zudem, vollkommen ortsunabhängig zu agieren, was gerade für mobile Unternehmer eine bedeutende Erleichterung ihrer Zahlungsabwicklung darstellt.
Die Software gibt den Ausschlag
Doch neben dieser technischen Grundausstattung ist es vor allem die Software, die für den Erfolg der Umsetzung eines neuen Kassensystems verantwortlich ist. Schließlich kommt dem Steuerungsprogramm in unseren digitalen Zeiten entscheidende Bedeutung bei Erfüllung der vielen Aufgaben zu. Dabei sind es gerade Software as a Service (SaaS)-Lösungen, die für die nötige Performance im Kassen- und Abrechnungsbereich des Anwenders sorgen. Im Vergleich zu statischen Systemen hat diese Technologie den entscheidenden Vorteil, dass sie gleichzeitig folgende Bedingungen erfüllt:
- Flexibilität
- Skalierbarkeit
- Aktualität
Dienstleister wie helloCash zeichnen sich dadurch aus, dass sie die Erfüllung dieser Faktoren gewährleisten. So enthält die von ihnen bereitgestellt Software umfangreiche Funktionen, die jeder Anwender nach Belieben in dem von ihm gewählten Rahmen einsetzen kann. Diese Flexibilität ermöglicht es ihm, die Lösung auf seine individuellen Wünsche hin zu optimieren.
Das System wächst mit – auch bei der kleinen Registrierkasse
Sollten sich die Bedürfnisse ändern, weil beispielsweise das Geschäftsvolumen wächst, können Nutzer unkompliziert in ein anderes Angebotspaket wechseln. Das gewährleistet, dass die Geschäfte an der Kasse auch dann weiterhin reibungslos laufen. Diese Skalierbarkeit wird umso wichtiger, weil wachsende Unternehmen dadurch auf die gleichen eingespielten Abläufe setzen können, anstatt aufwändig auf ein neues System umzusatteln.
Dass sich regulatorische oder gesamtwirtschaftliche Voraussetzungen in einem kontinuierlichen Wandel befinden, weiß jeder Unternehmer. Da ist es umso bedeutsamer, dass die gewählte Kassenlösung mit dieser Entwicklung Schritt hält. Schließlich ist kaum etwas störender und kostenintensiver als ein System, das in Bezug auf die gesetzlichen oder wirtschaftlichen Rahmenbedingungen nicht auf dem letzten Stand ist. Hier bewahrt helloCash seine Kunden vor unliebsamen Überraschungen. So stellt der Anbieter sicher, dass etwaige Gesetzesänderungen im System hinterlegt werden, sobald sie rechtliche Gültigkeit erlangen.
Dabei kann der Dienstleister die Vorteile der Digitalisierung hervorragend ausspielen, denn die entsprechenden Änderungen werden einfach per Update auf die Kundensysteme überspielt. Da dies auch für die Datensicherheit und die Abwehr von unbefugten Dritten gilt, profitieren Nutzer von einem umfassenden Schutz ihres Kassensystem vor unliebsamen Besuchern.
Abo-Modelle bieten geringe Kosten
Die Abrechnung der SaaS-Lösung erfolgt meist auf monatlicher Abo-Basis. Hier hat die umfassende Anpassungsfähigkeit den Vorteil, dass auf Unternehmer mit nur wenigen zu erstellenden Rechnungen bei Wahl der Basisvariante keine Kosten zukommen. Auch bei erweitertem Funktionsrahmen übersteigt der Betrag kaum die 10 Euro-Marke. Die Investitionskosten für eine leistungsfähige Kasse halten sich damit absolut in Grenzen.
Als zusätzlichen Service bietet helloCash darüber hinaus eine Reihe weiterer kundenfreundlicher Vertragsbedingungen:
- kurze Vertragslaufzeit
- Anpassung an Bedarf
- kostenlose Testphase
Diese Faktoren sorgen dafür, dass insbesondere Einsteigern oder kleineren Unternehmen die Furcht vor der Wahl einer vielleicht nicht optimalen Lösung genommen wird. Stattdessen können sie anhand eines ersten Tests genau prüfen, inwieweit Hard- und Software ihren Erwartungen entsprechen. Und sollte sich die Lösung trotz allem nicht für den Anwender eignen, sichern ihn faire Vertragslaufzeiten mit sofortiger Kündigungsmöglichkeit vor einer langfristigen Bindung samt der damit einhergehenden Kosten.
Es zeigt sich also, dass eine hochmoderne Registrierkasse zu einem äußerst überschaubaren finanziellen Aufwand zu bekommen ist. Bei Bedarf lässt sich ihr Leistungsspektrum zudem unkompliziert aufwerten.
Eine Lösung, die sich lohnt
Die elektronische Registrierkasse ist viel mehr als ein notwendiges Übel, um Abrechnungen zu erledigen und das Finanzamt zufrieden zu stellen. Ihr erweiterter Funktionsrahmen sorgt dafür, dass die intelligenten Geräte Unternehmen vielfältige Aufgaben erleichtern oder gar abnehmen.
Dabei ist es unerheblich, ob es sich um kleine oder größere Firmen handelt. Die vielfältigen Features der digitalen Helfer sorgen bei jeder Unternehmensgrößere für schnellere und schlankere Prozesse im Geschäftsalltag. Dank der softwarebasierten Systeme gibt es für Anwender zudem eine große Auswahl an möglicher Hardware. Diese kann je nach Anspruch, Investitionssumme, Nutzungsfrequenz oder auch ihren Abmessungen flexibel gewählt werden. Danach wird sie einfach mit dem passenden helloCash-Softwarepaket kombiniert.
Darüber hinaus können sie bei wachsendem Bedarf leicht auf das nächsthöhere Angebot mit entsprechend vergrößertem Leistungsspektrum wechseln. So hält das Kassensystem stets mit der wirtschaftlichen Entwicklung Schritt. Niedrige Anschaffungskosten sowie monatliche Abo-Gebühren im niedrigen zweistelligen Eurobereich tun ihr Übriges, um Akzeptanz und Effizienz der kleinen Registrierkassen bei Anwendern zu steigern.
Das sorgt dafür, dass sich die elektronischen Systeme als rundum hilfreiche Lösungen beweisen, mit denen Unternehmen ihren geschäftlichen Alltag viel leichter und effizienter bewältigen können. Du kannst helloCash gerne kostenlos testen und dir die zahlreichen Funktionen direkt selbst ansehen, wir freuen uns auf dich!
Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.