Die TSE für dein Kassensystem - einfach erklärt

Was ist die zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)?

Eine TSE dient der Erfassung von Transaktionen. Eine Transaktion kann dabei beispielsweise ein Waren-Verkauf sein. Durch die von der Sicherheitseinrichtung erzeugten Daten können Finanzbehörden leicht nachprüfen, ob du dein Kassensystem ordnungsgemäß eingesetzt hast. Hierzu überträgt das interne elektronische Aufzeichnungssystem der Kasse die zur Sicherung bestimmten Daten. Eine eindeutige Signatur wird im Zuge dessen auf die Belege gedruckt. Zusätzlich wird jede Transaktion in einem exportierbaren Journal in dem Speicher der TSE gesichert, welches das Finanzamt mit einer Prüfsoftware auf Veränderungen oder Lücken prüfen kann.

Was ist eine BSI-Zertifizierung?

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) ist dafür verantwortlich, TSE-Lösungen zu zertifizieren. Die Hersteller solcher Lösungen müssen bestimmte technische Anforderungen einhalten. Hat der Hersteller eine Lösung entwickelt, stellt er einen Antrag auf Evaluierung beim BSI. Die Prüfung wird von einem akkreditierten Unternehmen vorgenommen. Zwei der akkreditierten Unternehmen sind bspw. die “Deutsches Forschungszentrum für Künstliche Intelligenz GmbH” und die “TÜV Informationstechnik GmbH”. Die Evaluation dauert zwischen sechs und neun Monaten. Fällt die Prüfung positiv aus, erfolgt die Zertifizierung durch das BSI. Die Zertifizierung ist anschließend 5 Jahre gültig. Achte immer darauf, nur eine vom BSI zertifizierte TSE zu verwenden. Denn nur mit dem Zertifikat wird die Umsetzung nach den gesetzlichen Bestimmungen bescheinigt.

Technische Sicherheitseinrichtung als Cloudlösung

Eine Cloud TSE eignet sich zum Beispiel für Unternehmen, die mehrere Kassensysteme verwenden. Alle Kassen können aus der Einrichtung gespeist werden. Wenn du viele Kassen hast, musst du nicht mehrere Sicherheitseinrichtungen anschaffen, sondern kannst mit zahlreichen Kassen auf die eine Sicherheitseinrichtung in der Cloud zugreifen.

Die TSE wird per Internet über die Cloud bereitgestellt, weshalb es keine zusätzliche Hardware gibt, die vor Ort installiert werden muss. Allerdings benötigst du eine stabile Internetverbindung, sodass es keine Probleme mit den Signaturen gibt. Sollte das Internet einmal ausfallen, muss das Problem schnellstmöglich behoben werden, um den Vorgaben nach § 146a AO zu entsprechen. Die Belege, die ohne Signatur erstellt wurden, werden gekennzeichnet. Auf diese Weise können sie nachträglich ordnungsgemäß signiert werden, sobald die Kassen wieder mit dem Internet verbunden sind. Sollte die TSE selbst ausfallen, werden auch diese Belege gekennzeichnet. Der Cloudanbieter muss den Vorfall beheben.

Die ausgestellten Belege werden in der Cloud des Serviceanbieters und/oder auf einem eigenen Speichermedium archiviert. Dies hängt davon ab, was dir lieber ist. Wenn du dem Anbieter vertraust, kannst du das Journal in der Cloud abspeichern. Möchtest du deine Daten lieber selbst archivieren, so verwende eigene Speichermedien.

Die Anschaffungskosten sind üblicherweise gering, dafür fallen laufende Kosten für den Service in der Cloud an, z. B. für das Bereitstellen des Speicherplatzes für die Belege. Dafür musst du dich nicht um den Speicher kümmern, da er nie voll wird. Bei einem eigenen Speichermedium musst du dieses regelmäßig austauschen und die vollen Medien an einem sicheren Ort aufbewahren.

Die Cloud TSE hat kein Verfallsdatum, da Updates regelmäßig aufgespielt werden können. Um die Belege mit der Signatur zu versehen, muss eine konstante Internetverbindung vorhanden sein. Sie kann für alle Plattformen verwendet werden, darunter für iOS, PC und Android.

Technische Sicherheitseinrichtung mit externem Datenspeicher

Eine Hardware TSE sieht aus wie ein normaler USB-Stick oder wie eine SD-Karte. Der Stick hat sowohl einen Speicher als auch ein Sicherheitsmodul. Dieser wird direkt mit der Kasse über einen USB- oder SD-Steckplatz verbunden. Die Signatur für die einzelnen Belege wird direkt auf dem Stick oder der Karte erstellt. Langfristig werden die Belege jedoch nicht auf dem Stick, sondern auf einem separaten Speichermedium archiviert.

Dabei gehört dem Kassenbesitzer die TSE, nicht dem Anbieter wie bei einer Cloudlösung. Du bezahlst einmalig Anschaffungskosten, danach fallen keine laufenden Kosten an. Die Hardwarelösung in Form eines Sticks oder einer Speicherkarte verfällt nach 3 bis 5 Jahren.

Die technische Sicherheitseinrichtung als Hardwarelösung eignet sich deshalb eher für einzelne Kassensysteme. Da jede Kasse eine eigene Sicherheitseinrichtung in Form einer Micro-SD-Karte, SD-Karte oder eines USB-Sticks benötigt, eignet sie sich weniger für zahlreiche Kassen.

Für die Verwendung der TSE wird keine Internetverbindung benötigt. Die Signaturen werden auf dem Stick oder der Karte erstellt und an die Kasse gesendet. Sollte die Einrichtung einmal ausfallen, werden die unsignierten Belege wie bei der Cloudlösung gekennzeichnet. Du musst dich an den Kassenanbieter wenden, der das Problem behebt.

Um Datenverlust zu vermeiden, sollten die Daten regelmäßig auf das externe Medium überspielt werden.

TSEs mit externen Speichermedien sind nur für Geräte geeignet, die einen USB-Port oder einen SD-Karten-Slot besitzen, z. B. Laptops, Tablets, PCs und Kassen. iPads können eine Funkverbindung oder andere Hardware, z. B. einen dafür geeigneten Drucker, verwenden, um die Signaturen zu empfangen.

Technische Sicherheitseinrichtung ohne externen Datenspeicher

Die technische Sicherheitseinrichtung ohne externen Speicher ähnelt der mit externem Speicher. Auch sie enthält einen Speicher und ein Sicherheitsmodul. Sie kann als USB-Stick, Micro-SD- oder SD-Karte gekauft werden. Die Belege werden jedoch direkt auf dem Stick oder der SD-Karte gespeichert. Auf diese Weise kann der Speicher nach einer Weile voll sein. Dann muss eine neue TSE angeschafft werden. Die Lösung ohne externen Speicher ist also die potenziell teuerste, da auch diese Lösung nur für jeweils eine Kasse verwendet werden kann.

Zusätzlich verfällt die Hardware nach 3 bis 5 Jahren, sodass eine neue Version angeschafft werden muss. Sollte die Sicherheitseinrichtung einmal nicht mehr funktionieren, muss auch hier der Kassenanbieter kontaktiert werden, der das Problem behebt. Geht die TSE überhaupt verloren, sind alle Daten und damit Belege weg. Diese TSE, ohne externen Speicher, ist, wie jene mit externem Speichermedium, für alle Geräte mit USB- oder SD-Karten-Slot geeignet.

Technische Sicherheitseinrichtung als lokaler LAN-Hub

Die LAN TSE ist eine weitere Lösung, wie mehrere Kassensysteme mit einer Sicherheitseinrichtung verbunden werden können. Bei dieser Lösung wird dieselbe Hardware, also eine SD-Karte, Micro-SD-Karte oder ein USB-Stick, verwendet. Diese werden in den LAN-Hub gesteckt, der mit den Kassensystemen verbunden ist. Je mehr Kassensysteme an den Hub angeschlossen sind, desto langsamer wird die LAN TSE. Das liegt daran, dass die Reaktionszeit durch die Anzahl der gleichzeitig betriebenen Kassen aufgeteilt wird.

Die Anschaffungskosten sind etwas höher als bei den einfachen Hardwarelösungen. Dafür entstehen auch hier keine laufenden Kosten. Allerdings fallen alle Kassen aus, sollte es Probleme mit dem Hub geben.