Seit dem 1. Januar 2017 gelten neue, umfangreiche Anforderungen an elektronische Kassensysteme. Diese wurden im Jahr 2020 nochmals verschärft.
Was wichtig ist und warum Vorsorge besser als Nachsorge ist, erfährst du jetzt hier.
Bereits seit 2017 dürfen elektronische Kassen nur noch dann eingesetzt werden, wenn diese alle Umsätze einzeln und vollständig aufzeichnen.
Dazu kommt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Dabei müssen diese ferner auch unverändert und maschinell lesbar gespeichert werden. Gab es früher die Möglichkeit, nach der Erstellung des Z-Bons alle Daten zu löschen bzw. aufgrund eines begrenzten Speichers löschen zu müssen, ist dies heute nicht mehr möglich.
Erfüllt deine Kasse all diese Anforderungen?
1. Merkmale einer ordnungsgemäßen Kassenführung
Die folgenden Anforderungen gelten für jede Kasse. Egal ob elektronisches Kassensystem, wie bei helloCash oder doch die sogenannte “offene Ladenkasse“.
Abkürzungen:
AO: Abgabenordnung
HGB: Handelsgesetzbuch
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nach § 145 Abs. 1 AO, § 238 Abs. 1 HGB
- Keine Buchung ohne Beleg
- Sämtliche Buchungen müssen für einen sogenannten “sachverständigen Dritten” innerhalb angemessener Zeit nachvollziehbar sein
- Buchungen, sowie die gesamte Buchhaltung, müssen überprüfbar sein
- Eine Verfahrensdokumentation muss verfügbar sein
Vollständigkeit nach § 146 Abs. 1 AO, § 239 Abs. 2 HGB
- Jeder Geschäftsvorfall muss einzeln aufgezeichnet sein, keine Doppelbuchungen
- Wenn Verdichtungen vorgenommen worden sind, müssen diese nachvollziehbar, sowie auch einzeln aufschlüsselbar sein
- Lückenlose Aufzeichnungen
- Beachtung von branchenspezifischen Aufzeichnungen (z.B. Taxigewerbe mit Stundenzettel)
- Einzelaufzeichnungen bei Bargeschäften über 15.000 €(Bitte kontaktiere hierzu deinen Steuerberater)
Richtigkeit nach § 146 Abs. 2 AO, § 239 Abs. 2 HGB
- Sämtliche Geschäftsvorfälle sind richtig aufzuzeichnen, sodass sie die tatsächlichen Verhältnisse wiedergeben
Unveränderbarkeit nach § 146 Abs. 4 AO, § 239 Abs. 3 HGB
- Änderungen und Löschungen sind zu protokollieren
- Keine Unterbrechungen in der Protokollkette von Belegen, Buchungen sowie Grundaufzeichnungen
- Sämtliche Buchungen, Stammdaten, Metadaten, Schlüssel (für Artikel, Dienstleistungen) sind in einer Historie festzuhalten
- Keine Änderung der Historie nachträglich
Zeitgerechtigkeit nach § 146 Abs. 1 AO, § 239 Abs. 2 HGB
- Alle Buchungen sind laufend und zeitgerecht vorzunehmen
- Sämtliche Einnahmen und Ausgaben sind täglich festzuhalten (Kassenbuchung, falls eine offene Ladenkasse vorhanden ist im Kassenberichtsheft)
- Unbare Geschäftsvorfälle können i.d.R. auch innerhalb von 10 Tagen erfasst werden
- Möglichkeit bei unbaren Geschäftsvorfällen diese monatlich zu erfassen (Vollständigkeit muss gesichert sein)
- Rechnungsabgrenzung durch periodengerechte Verbuchung (monatlich, quartalsweise, jährlich)
Ordnung nach § 146 Abs. 1 AO, § 239 Abs. 2 HGB
- Bare und unbare Geschäfte sind getrennt aufzuzeichnen
- Trennung von steuerfreien, steuerpflichtigen und nicht steuerbaren Umsätzen
- Nachvollziehbarkeit von Buchungen mittels systematischer Erfassung
- Sachliche Ordnung (im Hauptbuch und Kontenfunktion), sowie zeitliche Ordnung (Grundbuch und Journal)
Anforderungen an elektronische Kassensysteme – Der Beleg
Wie bereits der Grundsatz besagt: “Keine Buchung ohne Beleg”, besitzen Belege eine Beweisfunktion in der Gewinnermittlung. Sollte kein Beleg (mehr) vorhanden sein, ist ein sogenannter Eigenbeleg zu erstellen.
Dabei handelt es sich um einen selbst erstellten Beleg. Alle rechtlich notwendigen Bestandteile eines Belegs kannst du in unserem Blogpost nachlesen.
Hast du noch keinen Bondrucker? Dann lass uns das hier schnell ändern. In unserem helloCash Onlineshop kannst du ganz einfach einen Bondrucker kaufen.
2. Protokolle und Verfahrensdokumentationen
Diese Pflicht betrifft alle Nutzer eines elektronischen Kassensystems. Hierbei geht es darum über die Nutzung, also z. B. Einsatzorte und Einsatzzeiten der Kasse, entsprechende Protokolle anzufertigen.
Zusätzlich muss ersichtlich sein, wer die Kasse benutzt hat und wie lange der Trainingsspeicher zum Einsatz gekommen ist. Ein Trainingsspeicher ist dabei nichts anderes als beispielsweise die helloCash-Kasse im Testmodus laufen zu lassen, um neue Mitarbeiter anzulernen.
Die Verfahrensdokumentation beinhaltet alle Daten zur Entstehung, Speicherung und Verarbeitung, sowie sämtliche Arbeitsanweisungen zur Kassennutzung. Ferner auch Informationen wann und wie die Einhaltung der Anweisungen überprüft wurde.
Für alle helloCash-Kunden haben wir einen Blogpost zur GoBD-Verfahrensdokumentation 2021 mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung erstellt.
3. Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (Kassengesetz)
Alles zum Thema “Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“, sowie den Pflichten die dadurch für dich entstehen, kannst du in unserem Blogpost nachlesen.
Hier erfährst du alles was du über die Belegpflicht, Einzelaufzeichnungspflicht, Technische Sicherheitseinrichtung, sowie zur Kassenmeldepflicht wissen musst.
4. Nichtbeanstandungsregelung
Aufgrund fehlender zertifizierter TSE-Anbieter, wurde eine Nichtbeanstandungsregelung beschlossen, die bis zum 30. September 2020 gültig war. Diese betraf auch die Meldepflicht von Kassensystemen.
In einigen Bundesländern gab es auch eine Fristverlängerung bis zum 31.03.2021.
Für alle helloCash-Kunden arbeiten wir stetig an der Implementierung sämtlicher Regelungen und halten dich unter anderem via Mail, oder in deiner Kasse, auf dem Laufenden. Zusätzlich lohnt es sich, regelmäßig in unserem Blog vorbeizuschauen, wo wir umfassende Artikel zu sämtlichen Thematiken zur Verfügung stellen.
5. UPDATE 2021: TSE für elektronische Registrierkassen ab 31.03.2021
Das Thema TSE ist im Jahr 2021 besonders wichtig. Aber was ist eine TSE genau?
Bei einer TSE, auch Technische Sicherheitseinrichtung, handelt es sich um eine Sicherheitseinrichtung, die Manipulation von Kassendaten verhindern soll.
Bei diesem Prozess werden die Einzelaufzeichnungen deiner Kasse lückenlos und unveränderbar aufgezeichnet. Diese Aufzeichnung wird von den Finanzbehörden forciert, da es in der Vergangenheit immer wieder zu Steuerhinterziehungen gekommen ist.
Die TSE ist für elektronische Registrierkassen seit 31.03.2021 Pflicht.
Die gesetzliche Grundlage dazu ist die Kassensicherungsverordnung.
Wenn ein Hersteller eine TSE anbieten will, müssen die Richtlinien des BSI genau eingehalten werden.
Eine solche Einhaltung wird durch ein Zertifikat bescheinigt. Achte beim Kauf eines neuen Kassensystems also unbedingt darauf, das dieses eine gültige und vor allem zertifizierte TSE besitzt.
Fazit: Die Anforderungen an elektronische Kassensysteme werden immer wieder verändert
Speziell die Kassensicherungsverordnung brachte einige tiefgreifende Änderungen mit sich, die natürlich auch das helloCash Kassensystem betreffen. Informationen und Updates diesbezüglich bekommst du zum Beispiel via unserem Newsletter, oder oft auch direkt in deiner Kasse selbst. Auch auf unserem Blog veröffentlichen wir laufend Artikel zu relevanten Themen und News, ebenso wie auf Facebook. Natürlich kannst du dich auch sehr gerne an unseren Support wenden. Wir helfen dir gerne weiter!
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Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.