Kassengesetz – Worauf musst du jetzt achten?

Den Begriff Kassengesetz hast du sicherlich schon einmal gehört, wenn du als Unternehmer mit deinem eigenen stationären Geschäft tätig bist. Aber was verbirgt sich hinter diesem Begriff und worauf solltest du unbedingt achten, um saftige Geldstrafen zu vermeiden? Wir zeigen dir Schritt für Schritt, was es mit dem Kassengesetz auf sich hat und wie du dich bestmöglich vorbereitest, um hohe Bußgelder zu vermeiden.

Was ist das Kassengesetz ?

Das Kassengesetz dient zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen. Mit dieser umgangssprachlichen Formulierung werden verschiedenste Verordnungen und Vorschriften rund um Kassen zusammengefasst, wie die KassenSichV oder der § 146a AO. Das Kassengesetz enthält somit verschiedenste Anforderungen, welche elektronische Kassensysteme erfüllen müssen. Wir erklären dir in weitere Folge alle wichtigen Aspekte dazu.

Für wen gilt das Kassengesetz 2021?

Das Kassengesetz gilt auch 2021 für alle steuerpflichtigen Unternehmer – also auch für Friseure, Inhaber von Beauty-Salons oder Gastronomen. In der Kassensicherungsverordnung wurden zuletzt zusätzlich drei Vorgaben definiert, an die sich Besitzer einer Registrierkasse halten müssen, um auch wirklich finanzamtkonform zu handeln. Diese drei Vorgaben für das Kassengesetz sind:

  • die Bonpflicht
  • die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)
  • und die Mitteilungspflicht

Wer unterliegt der Bonpflicht?

Grundsätzlich gilt im Kassengesetz bei der Bonpflicht: Unternehmer, die im Einzelhandel, in der Gastronomie oder im Dienstleistungsgewerbe (z. B. Friseure) tätig sind, müssen ihren Kunden seit dem 01.01.2020 aufgrund der Bonpflicht immer einen Kassenbeleg ausgeben.

Tipp

Es gibt eine Ausnahmeregelung für die Bonpflicht

Der § 146 Absatz 2 AO (Abgabenordnung) gibt Aufschluss über eine Ausnahmeregelung für die Bonpflicht. Hier heißt es nämlich:

"Bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen können die Finanzbehörden nach § 148 aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen von einer Belegausgabepflicht nach Satz 1 befreien. Die Befreiung kann widerrufen werden."

Zudem kannst du von der Ausnahmeregelung für die Bonpflicht profitieren, wenn nachweislich eine "sachliche oder persönliche Härte" vorliegt. Hier das Zitat:

"Eine Befreiung von der Belegausgabepflicht kommt laut Absatz 6.9 des AO Anwendungserlasses nur dann in Betracht, wenn nachweislich eine sachliche oder persönliche Härte für den einzelnen Steuerpflichtigen besteht."

Was heißt das konkret?
Nun, glücklicherweise muss durch diese Ausnahmeregelung für die Bonpflicht nicht jeder Bäcker für jeden verkauften Laib Brot zwingend einen Kassenbon herausgeben.
Die Voraussetzung: Der Unternehmer muss zuvor von den Finanzbehörden freigestellt werden. Denn jeder "Härtefall" wird individuell von den verantwortlichen Behörden geprüft und entschieden. Wenn du von dieser Ausnahmeregelung Gebrauch machen möchtest, solltest du also zeitnah mit den für dich zuständigen Behörden in Kontakt treten.

Ab wann ist die TSE Kasse Pflicht?

Mit Stichtag 31.03.2021 müssen Registrierkassen in Deutschland laut Kassengesetz mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Die TSE speichert alle Transaktionen des Kassensystems auf einem internen Speicher. Aus diesen Informationen wird ein Code generiert, der dann zurück an die Kasse übertragen wird.

Die TSE Kasse – Worauf du als Unternehmer unbedingt achten musst

Für die Umrüstung der Kasse wurde Unternehmern bereits ein zeitlicher Aufschub gewährt. Eine weitere Fristverlängerung lehnte das Bundesfinanzministerium jedoch ab. Nach dem Verstreichen der Frist vom 30.09.2020 gab es jedoch noch keine zertifizierten Anbieter. Daher haben einige Bundesländer die Frist auf 31.03.2021 verschoben.

Wer braucht eine TSE?

Wer eine elektronische Registrierkasse verwendet, muss eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verwenden. Betroffen sind Registrierkassen mit eigener Software und eigenem Betriebssystem, PC-Kassensysteme und App-Kassensysteme, die via Tablet oder Smartphone betrieben werden. Wenn du noch kein helloCash Kunde bist, kannst du unser Kassensystem kostenlos testen.

Das helloCash FAQ zum Kassengesetz

Warum gibt es das Kassengesetz?

Das Kassengesetz dient zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen. Am 22.12.2016 wurde § 146a AO neu hinzugefügt. Dieser Paragraph besagt, dass elektronische Aufzeichnungssysteme ab dem 1. Januar 2020 (mit Fristverlängerung auf 01.10.2020 und danach in einigen Bundesländern auf 31.03.2021) über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen müssen.
Der Hauptgrund für diese Anpassung: Manipulationen an digitalen Daten sollen verhindert werden. Hierzu gehören auch nachträglich hinzugefügte Manipulationen der Daten.
Möglich wird das durch eine Protokollierung der Transaktionsdaten, die zeitgleich mit dem Zeitpunkt der Eingabe der Daten beginnt. Und genau hier kommt die TSE Kasse ins Spiel. Sie sorgt dafür, dass alle Transaktion mit einer Transaktionsnummer versehen werden, um Lücken in den digitalen Aufzeichnungen leicht erkennbar zu machen.

Warum kommt die Bonpflicht?

Die Bonpflicht soll für eine stärkere Transparenz im Kampf gegen Steuerbetrug sorgen. Denn auf die Belege werden in Zukunft zusätzliche Daten aufgedruckt (siehe auch nächster Abschnitt).
Durch den ausgegebenen Beleg kann mittels einer sogenannten Kassennachschau oder einer steuerlichen Außenprüfung relativ leicht nachgeprüft werden, wie ein Geschäftsvorfall (Transaktion) einzeln festgehalten, aufgezeichnet und aufbewahrt wurde. Daher ist im Kassengesetz die Bonpflicht verankert, um auch hier einen wichtigen Schritt gegen Steuerbetrug zu setzen.

Welche Angaben müssen auf dem Kassenbon vorhanden sein?

Folgende Daten muss der Kassenbon enthalten:

  • den Zeitpunkt des Vorgangsbeginns,
  • eine eindeutige und fortlaufende Transaktionsnummer,
  • die Art des Vorgangs,
  • die Daten des Vorgangs,
  • die Zahlungsart,
  • den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung oder des Vorgangsabbruchs,
  • einen Prüfwert sowie
  • die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls.

Was, wenn der Kunde keinen Bon haben möchte?

Du musst immer sicherstellen, dass der Bon auf Papier oder elektronisch (z. B. im PDF-Format) erstellt und dem Kunden angeboten wird. Wenn der Kunde den Bon nicht haben möchte, kann dieser dem Kassengesetz nach vernichtet werden.

Welche Strafen drohen, wenn man sich nicht an die Bonpflicht hält?

Zwar drohen dir beim Verstoß gegen die Bonpflicht keine Bußgelder, jedoch wird das Nichteinhalten von den Behörden häufig als Anlass genommen, doch etwas genauer hinzuschauen. Eine Betriebsprüfung ist daher um einiges wahrscheinlicher. Deshalb solltest du dich besser an alle Kassengesetz-Vorschriften halten, und damit auch an die Bonpflicht.

Wie wird die Bonpflicht in anderen Mitgliedstaaten behandelt?

In vielen anderen europäischen Mitgliedstaaten wie z. B. Österreich, Italien, Portugal, Schweden und Slowenien wird die Bonpflicht bereits erfolgreich umgesetzt, um die Transparenz zu stärken und eine effiziente Überprüfung durch die Finanzverwaltung zu ermöglichen.

Müssen auch Tablets und Smartphones an eine TSE angebunden werden?

Hier muss zwischen on- und offline betriebenen Tablets und Smartphones unterschieden werden. Mobile Endgeräte, die über die Cloud bzw. online mit einem Kassensystem verbunden sind (z. B. via helloCash), sind bereits darüber an eine TSE angebunden, sofern du diese innerhalb deines Kassensystems erworben hast. Wenn du ein Tablet oder Smartphone aber im Offline-Modus nutzt, um deine Kunden abzukassieren, muss das mobile Endgerät separat über eine TSE verfügen. Denn nur so kann sichergestellt werden, dass alle Transaktionen auch wirklich erfasst werden.

Wie werden Trinkgelder behandelt?

Alle Trinkgelder, die an den Unternehmer gerichtet sind, sind laut Kassengesetz als Teil des Umsatzes zu verstehen und müssen daher erfasst werden.

Wie lange kann ich meine TSE nutzen?

Die TSE kann bis zum Ablauf des kryptografischen Zertifikats genutzt werden. Mehr hierzu findest du auf der Website des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik Wir haben auch hier die unterschiedlichsten Arten von TSE für dich zusammengefasst und wie lange diese in der Regel verwendet werden können.

Wo finde ich heraus, ob eine TSE Kasse zertifiziert wurde?

Auch hier wirst du auf der Website des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik fündig. Jedoch werden hier keine Informationen zu laufenden Zertifizierungsverfahren veröffentlicht. Wenn du wissen möchtest, was eine TSE kostet, dann lies dir unseren Beitrag zu diesem Thema durch.

Brauche ich Internet, um eine TSE Kasse zu betreiben?

Es ist immer abhängig vom Typ der TSE Kasse. Neben lokalen Lösungen hast du auch die Möglichkeit, eine Cloud TSE Kasse zu nutzen. Hier ist eine konstante Verbindung mit dem Internet nötig.

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