Kassensicherungsverordnung:
Das musst du jetzt wissen
Du möchtest mehr über die Kassensicherungsverordnung erfahren? Dann bist du hier genau richtig. Es ist nicht gerade einfach, bei den etlichen Verordnungen den Überblick zu behalten. Daher möchten wir dir direkt zu Beginn einen kleinen historischen Rückblick geben, damit du die Relevanz der Kassensicherungsverordnung ungefähr einordnen kannst.
| Jahr | Verordnung |
|---|---|
| 2010 | Einzelaufzeichnungspflicht |
| 2015 | GoBD |
| 2018 | Kassennachschau |
| 2020 | Kassensicherungsverordnung |
Du siehst: In nur 10 Jahren wurden ganze vier Verordnungen an den Start gebracht. Da wir wissen, dass du grundsätzlich wichtigere Dinge zu tun hast, als dich jeden Tag in neue Verordnungen einzulesen, möchten wir dir die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) einfach und schnell näherbringen.
Was ist die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)?
Der Kassensicherungsverordnung, kurz KassenSichV, liegt das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen zugrunde. Verordnungen sind Anleitungen, die festlegen, wie Gesetze in der Praxis umgesetzt werden. Die KassenSichV enthält somit Anforderungen an dein Kassensystem betreffend Abrechnung, Sicherung und Aufzeichnung. Grundsätzlich sollen alle digitalen Aufzeichnungen erfasst werden, um Manipulationen zu verhindern.
Die KassenSichV wurde vom Bundesfinanzministerium erlassen und trat am 01.01.2020 in Kraft. Die neuen Standards, welche die Verordnung enthält, müssen verbindlich zur Verhinderung von Manipulationen an Registrierkassen umgesetzt werden. Warum es diese Verordnung gibt, welche wesentlichen Bestandteile sie enthält und noch viele weitere Fragen, beantworten wir hier in diesem Beitrag.
Warum gibt es die Kassensicherungsverordnung?
Im Zuge der Digitalisierung sind vermehrt elektronische Kassensysteme im Einsatz. Für Unternehmer bedeutet das eine große Erleichterung im Alltag. Doch dadurch ergeben sich auch erhöhte Herausforderungen für die Steuerprüfung, wenn es darum geht, Kassenmanipulationen aufzudecken. Durch manipulierte Systeme entgehen dem Fiskus jedes Jahr Milliarden an Steuereinnahmen. Mit dem Ziel, dem einen Riegel vorzuschieben und Transparenz bei der Verwendung von elektronischen Registrierkassen zu schaffen, wurde die Kassensicherungsverordnung 2020 eingeführt.
Neben der GoBD und einem Kassenbuch ist die Kassensicherungsverordnung also ein wichtiges Instrument für den Staat, um Steuerhinterziehung zu vermeiden. Rechtlich wurde dies im "Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen" (BGBl. I S. 3152) festgelegt.
Welche Bestandteile hat die KassenSichV?
Die Kassensicherungsverordnung gilt seit 01.01.2020. Diese Verordnung müssen elektronische Kassensysteme und Registrierkassen befolgen. Offene Ladenkassen sind davon nicht betroffen. Folgende wesentliche Aspekte sind Bestandteil der KassenSichV:
- Belegausgabepflicht
- Pflicht zur Verwendung einer Technischen Sicherheitseinrichtung
- Kassenmeldepflicht
- Pflicht zur Datenüberlassung (DSFinV-K)
Belegausgabepflicht
Die Belegausgabepflicht, auch Bonpflicht genannt, beinhaltet, dass dem Kunden „in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall“ ein Beleg zur Verfügung gestellt werden muss. Die Belegausgabepflicht gilt ausschließlich bei der Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems.
Technische Sicherheitseinrichtung
Die Technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE , ist der zentrale Bestandteil der KassenSichV. Die TSE dient als Schutzmaßnahme, um die Vollständigkeit der aufgezeichneten Daten herzustellen und Manipulationen am Kassensystem zu verhindern.
Kassenmeldepflicht
Die Kassenmeldepflicht ist ein weiterer Bestandteil der Kassensicherungsverordnung und besagt, dass du deine digitale Kasse inklusive deiner TSE dem zuständigen Finanzamt melden musst.
DSFinV-K
Die sogenannten DSFinV-K steht für “Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme”. Hierdurch wird eine einheitlich festgelegte Struktur bei der Datenerfassung und beim Datenexport für computergestützte Kassensysteme vorgegeben.
Fiskalisierung
Im Zusammenhang mit der KassenSichV muss auch der Begriff Fiskalisierung erklärt werden. Dieser Begriff bezeichnet die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen an dein Kassensystem. Die Daten müssen nachhaltig vor Manipulationen geschützt und ordnungsgemäß archiviert werden.
Welche Strafen drohen, wenn man sich nicht an die KassenSichV hält?
Aber was genau erwartet dich, wenn du die Kassensicherungsverordnung nicht ganz so ernst nimmst? Nun, hier kann es wirklich teuer werden. Nachfolgend möchten wir dir ein paar Beispiele mit auf den Weg geben.
- Wenn du aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorgänge gar nicht oder falsch aufzeichnest, musst du mit einem Bußgeld in Höhe von 5.000 Euro rechnen.
- Wenn du ein digitales Kassensystem ohne TSE nutzt, musst du mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 Euro rechnen.
- Wenn du deinen Kunden bzw. Gästen keine Belege zur Verfügung stellst, werden im schlimmsten Fall 25.000 Euro fällig.
- Wenn du gegen die Belegausgabepflicht verstößt, drohen zwar keine Bußgelder, jedoch musst du mit einer strengeren Kontrolle des Finanzamtes rechnen.
Du siehst: Die Kassensicherungsverordnung solltest du lieber nicht auf die leichte Schulter nehmen. Aber wie genau kannst du dich absichern?
Wie kann ich mich absichern? 3 Tipps zur Kassensicherungsverordnung
Wir möchten dir 3 konkrete Tipps geben, wie du hinsichtlich der KassenSichV auf Nummer sicher gehst.
- Lerne alles über deine eigene Kasse
Du solltest unbedingt deinen Kassenhersteller kontaktieren und nachfragen, inwieweit dein Kassensystem den Regularien entspricht. So kannst du schnell feststellen, ob du deine Kasse aufrüsten musst. - Sorge zeitnah für Konformität
Die Zeit vergeht oft im Flug. Und unter Zeitdruck lässt sich nie gut arbeiten. Daher solltest du dich frühzeitig um die Aufrüstung deiner Kasse kümmern und eine TSE installieren. Beachte auch, dass es durch die hohe Nachfrage ggf. zu Engpässen bei der Beschaffung kommen kann. - Arbeite schnellstmöglich mit dem aktualisierten Kassensystem
Warte nicht bis zum Verstreichen aller Fristen. Denn so hast du einen kleinen Puffer, falls etwas nicht richtig läuft oder noch technische Anpassungen vorgenommen werden müssen. Wenn keine Übergangsfrist mehr da ist, werden alle Buchungen ohne TSE vom Finanzamt als illegal bewertet.
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Wie ist die Übergangsfrist der KassenSichV zu verstehen?
Grundsätzlich muss dein Kassensystem den Anforderungen der GoBD entsprechen. Registrierkassen, die du nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft hast, aber nicht aufrüstbar sind und somit nicht den Anforderungen des § 146a AO entsprechen, darfst du längstens bis zum 31.12.2022 nutzen.
Der Gesetzgeber räumt dir somit eine gewisse Übergangsfrist ein, in der du Zeit hast, deine Geschäftsausstattung zu erneuern.
Wichtig: Wenn du die Übergangsfrist in Anspruch nehmen möchtest, solltest du dir eine Bestätigung des Kassenherstellers einholen. Nur so bist du auf der sicheren Seite, wenn mal eine Prüfung seitens des Finanzamtes durchgeführt wird.
Was ist die Nichtbeanstandungsregel der Kassensicherungsverordnung?
Die KassenSichV trat bereits am 01.01.2020 in Kraft. Ursprünglich sollten damit auch alle enthaltenen Pflichten gelten. Aufgrund von mangelnden Zertifizierungen im Bereich der TSE wurde eine Nichtbeanstandungsregel der Kassensicherungsverordnung bis 01.10.2020 erlassen. Mit Ausnahme von Bremen haben alle Bundesländer im Juli 2020 per Erlass die Nichtbeanstandungsregel der KassenSichV vom 01.10.2020 auf den 31.03.2021 verlängert.
Dies wurde jedoch an Bedingungen geknüpft:
- Unternehmen müssen die erforderliche Anzahl an TSE bis 30.09.2020 nachweislich anschaffen (in Berlin, Brandenburg, Sachsen, Rheinland Pfalz und Niedersachsen am 31.08.2020).
- Falls eine Nichtverfügbarkeit auftritt, ist diese nachzuweisen.
- Alle Nachweise sind im Rahmen der allgemeinen Aufbewahrungsfristen aufzubewahren.
- Die Aufrüstungen müssen so "umgehend wie möglich" erfolgen.
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