Seit Januar 2020 gilt die Belegausgabepflicht. Aber wie sehr bist du davon betroffen? Und was passiert, wenn du dich nicht an diese Belegausgabepflicht hältst?
Wir haben dir in diesem Beitrag alle wichtigen Fragen und Antworten zusammengestellt, sodass du dich sorglos weiter um das Wachstum deines Unternehmen kümmern kannst.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Belegausgabepflicht gilt ab dem 01.01.2020
- Die Pflicht soll einen Schutz vor Manipulationen gewährleisten
- Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen ab dem 01.01.2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen
- Als Unternehmer mit einem elektronischen Kassensystem bist du dazu verpflichtet, jedem Kunden einen Kassenbon auszuhändigen
Warum gibt es eigentlich eine Belegausgabepflicht?
Durch Manipulationen an Ladenkassen entgehen dem Staat jährlich wichtige Steuergelder. Mit der Belegausgabepflicht soll mehr Transparenz geschaffen werden, indem Manipulationen aufgedeckt werden.
In Zukunft werden auf Belegen zusätzliche Daten aufgedruckt sein, sodass eine steuerliche Außenprüfung leichter nachvollziehbar ist.
Ein konkretes Beispiel:
Bei einer Steuerprüfung würden dann die gedruckten Belege bzw. abgelegten PDF-Dateien mit den Aufzeichnungen der Kassensoftware abgeglichen werden. Durch dieses Vorgehen kann der Staat leicht nachvollziehen, ob Manipulationen durchgeführt wurden.
Welche Angaben müssen auf dem Pflichtbeleg gedruckt werden?
In diesem Fall muss man sich § 6 der Kassensicherungsverordnung anschauen. Keine Sorge – wir haben das für dich übernommen.
Diese Angaben gehören auf den Pflichtbeleg:
- vollständigen Namen sowie vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
- Datum der Belegausstellung
- Zeitpunkt des Vorgangsbeginns sowie des Vorgangsendes
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang der Dienstleistung
- Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder Leistung
- Anzuwendender Steuersatz
Du siehst: Es gibt einige Dinge, die du hier beachten musst. Daher ist es unabdingbar, dass dein Kassensystem all diese Vorgaben unterstützt, sodass du dir keine Sorgen über die Korrektheit der Belege machen musst.
Unser Tipp:
Informiere dich direkt nach dem Lesen dieses Artikels über die Funktionen deiner Kasse und investiere bei Bedarf in ein neueres, modernes Kassensystem. Das innovative helloCash-Kassensystem kannst du sofort völlig kostenlos testen.
Muss ich Papierbelege erstellen?
Nein. Glücklicherweise wurde die Belegausgabepflicht technologie-neutral gestaltet. Das heißt konkret, dass du Belege z. B. auch via E-Mail oder App an deine Kunden übermitteln kannst.
Was passiert, wenn ich mich nicht an die Belegausgabepflicht halte?
Bei Nichteinhaltung wirst du von den Behörden zwar nicht zu einem Bußgeld verdonnert, jedoch macht dies den Eindruck, dass du deine Aufzeichnungspflichten verletzt. Dies gibt daher Anlass zur weitergehenden Prüfung. Und um ehrlich zu sein: niemand hat Lust auf eine weitergehende Prüfung durch die Finanzbehörden, oder?
Wie finde ich heraus, ob mein Kassensystem alle Vorgaben erfüllt?
Hier lohnt es sich, die Website deines Kassensystem-Herstellers zu besuchen. Je nach Alter und Ausstattung deines Kassensystems solltest du auf jeden Fall auf eine technische Sicherheitseinrichtung achten. Solltest du dir immer noch nicht ganz sicher sein, frag einfach direkt beim Hersteller nach.
Reicht ein elektronisch erzeugter Kassenbeleg auf meinem Server zum Download aus, um die Belegausgabepflicht zu erfüllen?
Wie bereits erwähnt, wurde bei dem Erlass der Belegausgabepflicht dafür Sorge getragen, dass es mit der fortschreitenden Digitalisierung vereinbar ist. Digitale Belege sind also grundsätzlich kein Problem.
Die einzige Vorgabe:
Eine Transaktion muss vor Bereitstellung des Belegs abgeschlossen sein. Da ein elektronischer Beleg, der zum Download angeboten wird, jedoch in der Regel eine abgeschlossene Transaktion darstellt, ist hiermit die Belegausgabepflicht erfüllt.
Der Kunde möchte den Kassenbeleg nicht haben – und nun?
“Den Bon brauche ich nicht, danke.“ Hast du diesen Satz an der Kasse im Supermarkt auch schon mal gesagt? Grundsätzlich muss ein Beleg in jedem Fall auf Papier oder elektronisch (z. B. als PDF-Datei) erstellt und dem Kunden angeboten werden.
Wenn der Kunde den Beleg nicht mitnehmen möchte, kann dieser anschließend vernichtet werden.
Wir hoffen, dass hier noch Änderungen erfolgen, um den Verbrauch von Bonpapier zu reduzieren und die Umwelt zu schonen.
Die Belegausgabepflicht auf einen Blick
Du bist noch immer etwas verwirrt, wenn es um die verschiedenen Pflichten, Verordnungen und Gesetze geht? Keine Sorge, wir verstehen dich. In erster Linie willst du dich natürlich um die Entwicklung deines Unternehmens kümmern – da sind trockene Gesetze nicht unbedingt das, was dich weiter nach vorne bringt.
Aus diesem Grund übernehmen wir für dich die Arbeit und verfassen auf unserem Blog regelmäßig kurze, informative Artikel über die neuesten Änderungen im Bereich Kassensysteme.
Warum ist es wichtig, immer auf dem neuesten Stand zu sein?
Klar, niemand wälzt gerne Gesetzbücher – gerade wenn das Kerngeschäft wartet und man sowieso nicht viel Zeit hat. Jedoch kann man sich schnell Probleme mit den Behörden aufhalsen, wenn man neu erlassene Gesetze, Verordnungen oder Pflichten vernachlässigt oder missachtet. Denn leider gilt auch hier: Unwissenheit schützt vor Strafe nicht.
Es ist also leider ein notwendiges Übel, sich immer über die aktuelle Gesetzeslage schlau zu machen. Hier kann dir aber auch dein Steuerberater behilflich sein. Zusätzlich unterstützt dich sicher auch gerne der Anbieter deines Kassensystems, solltest du Fragen zu dessen Gesetzeskonformität haben.
Für alle weiteren Informationen empfehlen wir dir einen Besuch auf der Website des Bundesfinanzministeriums. Hier werden weitere wichtige Fragen von Unternehmerinnen und Unternehmern aufgegriffen.
Fazit: Ein modernes Kassensystem erspart dir im Dschungel der Gesetze, Verordnungen und Pflichten viel Arbeit, Zeit und Nerven.
Achte bei der Wahl deines (zukünftigen) Kassensystems auf jeden Fall auf Gesetzeskonformität, um dich vor unnötigen Strafen zu schützen. Idealerweise werden Gesetzesänderungen in einem modernen Kassensystem sofort implementiert, so dass du dir keine Sorgen machen musst. Im Zweifel gilt aber immer: Frage nach! Und wie gesagt: Auch dein Steuerberater ist dir in diesen Dingen bestimmt behilflich.