Seit dem 1. Januar 2020 gilt in Deutschland die Belegausgabepflicht – häufig auch als Bonpflicht bezeichnet. Sie verpflichtet Unternehmen, bei jedem Geschäftsvorgang einen Beleg auszustellen und der Kundin oder dem Kunden bereitzustellen. Ziel der Regelung ist es, Manipulationen an Kassensystemen zu verhindern und Kassenvorgänge transparenter zu machen.
Auch heute wirft die Belegausgabepflicht noch viele Fragen auf: Wer ist betroffen? Gibt es Ausnahmen? Welche Angaben muss ein Kassenbon enthalten? Und sind digitale Belege erlaubt?
In diesem Ratgeber erfährst du alles Wichtige zur aktuellen Rechtslage und wie du die gesetzlichen Anforderungen mit einem modernen Cloud-Kassensystem einfach erfüllst.
Belegpflicht, Bonpflicht oder Belegausgabepflicht – gibt es einen Unterschied?
Die Begriffe Belegpflicht, Bonpflicht und Belegausgabepflicht werden häufig synonym verwendet. Rechtlich korrekt ist jedoch der Begriff Belegausgabepflicht.
Er beschreibt die Verpflichtung, bei jedem Verkaufsvorgang einen Beleg zu erstellen und der Kundin oder dem Kunden bereitzustellen. Umgangssprachlich hat sich dagegen der Begriff Bonpflicht etabliert.
Wichtig zu wissen: Die Pflicht besteht für dich als Unternehmer. Deine Kundinnen und Kunden müssen den Beleg jedoch nicht annehmen oder mitnehmen.
Warum gibt es die Belegausgabepflicht?
Die Belegausgabepflicht ist Teil verschiedener Maßnahmen zur Bekämpfung von Steuerbetrug und Manipulationen an Kassensystemen.
Früher konnten Kassenvorgänge teilweise verändert oder gelöscht werden. Gemeinsam mit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) sorgt die Belegausgabepflicht dafür, dass Kassenvorgänge vollständig dokumentiert und nachträgliche Änderungen erschwert werden.
Dadurch erhalten Finanzbehörden bei einer Kassen-Nachschau oder Betriebsprüfung eine nachvollziehbare Grundlage zur Überprüfung der aufgezeichneten Umsätze.
Für wen gilt die Belegausgabepflicht?
Die Belegausgabepflicht gilt grundsätzlich für alle Unternehmen, die ein elektronisches Kassensystem verwenden. Dazu zählen unter anderem:
- Einzelhandel
- Gastronomie
- Cafés und Bäckereien
- Friseursalons
- Kosmetik- und Nagelstudios
- Apotheken
- Hotels
- Dienstleistungsunternehmen
- Marktstände
- Foodtrucks
Ganz gleich, ob du einen Kaffee verkaufst oder eine größere Rechnung ausstellst – für jeden Geschäftsvorgang musst du einen Beleg bereitstellen.
Gibt es Ausnahmen?
Ja, allerdings nur in bestimmten Fällen.
Unternehmen, die ausschließlich eine offene Ladenkasse verwenden, unterliegen grundsätzlich nicht der Belegausgabepflicht.
Außerdem besteht die Möglichkeit, beim zuständigen Finanzamt eine Befreiung zu beantragen, wenn die Ausgabe von Belegen aufgrund der Art des Geschäftsbetriebs eine unzumutbare Härte darstellen würde. Ob eine Ausnahme gewährt wird, entscheidet jedoch immer das Finanzamt im Einzelfall.
Wird die Belegausgabepflicht wieder abgeschafft?
Im aktuellen Koalitionsvertrag ist vorgesehen, die Belegausgabepflicht unter bestimmten Voraussetzungen zu überprüfen. Geplant ist, dass sie künftig entfallen könnte, wenn ein neues elektronisches Meldesystem zuverlässig funktioniert und dadurch die erforderliche Transparenz für die Finanzverwaltung gewährleistet ist.
Aktuell hat sich an der Rechtslage jedoch nichts geändert. Unternehmen müssen die Belegausgabepflicht weiterhin einhalten und für jeden Geschäftsvorgang einen Beleg bereitstellen. Erst wenn eine entsprechende Gesetzesänderung beschlossen und in Kraft getreten ist, würden sich die Anforderungen ändern. Bis dahin gelten die bestehenden Regelungen uneingeschränkt.
Welche Angaben muss ein Kassenbon enthalten?
Damit ein Beleg den gesetzlichen Anforderungen entspricht, muss er verschiedene Pflichtangaben enthalten.
Dazu gehören unter anderem:
- Name und Anschrift deines Unternehmens
- Datum und Uhrzeit des Geschäftsvorgangs
- Art und Menge der verkauften Waren oder Dienstleistungen
- Einzelpreise
- Gesamtbetrag
- Umsatzsteuersatz oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung
- Transaktionsnummer
- Seriennummer des Kassensystems oder der TSE
- Prüfwert der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
Mit einem modernen Kassensystem wie helloCash werden diese Angaben automatisch erstellt. So musst du dich nicht selbst um die gesetzeskonforme Erstellung deiner Belege kümmern.
Papierbon oder digitaler Beleg?
Die Belegausgabepflicht bedeutet nicht, dass jeder Bon ausgedruckt werden muss. Du kannst deinen Kundinnen und Kunden den Beleg auch digital bereitstellen, beispielsweise per QR-Code, E-Mail, PDF oder Kunden-App.
Digitale Belege bieten zahlreiche Vorteile:
- weniger Papierverbrauch
- geringere Druckkosten
- nachhaltigere Prozesse
- einfache Archivierung
- moderner Kundenservice
Gerade Unternehmen mit vielen täglichen Transaktionen profitieren von digitalen Belegen. Mit helloCash kannst du deinen Kundinnen und Kunden sowohl klassische Papierbons als auch digitale Belege zur Verfügung stellen.
Muss der Kunde den Bon mitnehmen?
Nein. Die Belegausgabepflicht verpflichtet dich lediglich dazu, einen Beleg bereitzustellen. Ob deine Kundinnen und Kunden diesen tatsächlich annehmen oder mitnehmen, bleibt ihnen selbst überlassen.
Welchen Zusammenhang gibt es zwischen Belegausgabepflicht und TSE?
Die Belegausgabepflicht ist eng mit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) verbunden.
Während die TSE Kassendaten vor nachträglichen Veränderungen schützt, sorgt die Belegausgabepflicht dafür, dass jeder Geschäftsvorgang dokumentiert wird. Gemeinsam bilden beide Regelungen die Grundlage für eine manipulationssichere Kassenführung.
Mehr über die Technische Sicherheitseinrichtung erfährst du in unserem ausführlichen TSE-Ratgeber.
Wie unterstützt dich helloCash bei der Belegausgabepflicht?
Mit helloCash setzt du die gesetzlichen Anforderungen einfach und komfortabel um.
Das cloudbasierte Kassensystem unterstützt dich unter anderem durch:
- automatische Erstellung gesetzeskonformer Belege
- digitale und klassische Papierbelege
- integrierte TSE
- automatische Software-Updates bei gesetzlichen Änderungen
- revisionssichere Speicherung deiner Kassendaten
- einfache Bedienung im Arbeitsalltag
So kannst du dich auf dein Geschäft konzentrieren, während helloCash die technischen Anforderungen zuverlässig im Hintergrund erfüllt.
Welche Folgen drohen bei Verstößen?
Wer die gesetzlichen Vorgaben nicht einhält, riskiert Beanstandungen im Rahmen einer Kassen-Nachschau oder Betriebsprüfung.
Fehlende oder fehlerhafte Belege können Zweifel an einer ordnungsgemäßen Kassenführung aufwerfen und im Einzelfall steuerliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Ein modernes Cloud-Kassensystem hilft dir dabei, diese Risiken zu minimieren und die gesetzlichen Anforderungen zuverlässig einzuhalten.
Bei helloCash kannst du dein neues Kassensystem kostenlos und unverbindlich testen.
Fazit
Die Belegausgabepflicht gehört heute zum Geschäftsalltag vieler Unternehmen. Sie trägt gemeinsam mit der Kassensicherungsverordnung und der Technischen Sicherheitseinrichtung dazu bei, Kassenvorgänge transparenter und manipulationssicher zu gestalten.
Mit einem modernen Cloud-Kassensystem wie helloCash erfüllst du die gesetzlichen Anforderungen einfach und zuverlässig. Gleichzeitig profitierst du von digitalen Belegen, automatischen Updates und einer Lösung, die mit deinem Unternehmen wächst.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Ja. “Bonpflicht” ist der umgangssprachliche Begriff für die gesetzliche Belegausgabepflicht.
Ja. Die Pflicht gilt unabhängig von der gewählten Zahlungsart.
Nein. Du musst den Beleg bereitstellen, deine Kundinnen und Kunden sind jedoch nicht verpflichtet, ihn mitzunehmen.
Ja. Belege dürfen auch elektronisch bereitgestellt werden, beispielsweise per QR-Code oder E-Mail.
Ja. Sobald du ein elektronisches Kassensystem verwendest, gelten grundsätzlich dieselben gesetzlichen Vorgaben – unabhängig von der Unternehmensgröße.
In bestimmten Härtefällen kann beim zuständigen Finanzamt eine Ausnahme beantragt werden. Über die Genehmigung entscheidet die Behörde im Einzelfall.
Digitale Belege sparen Papier und Druckkosten, vereinfachen die Archivierung und bieten deinen Kundinnen und Kunden eine komfortable Alternative zum klassischen Kassenbon.
helloCash erstellt finanzamtkonforme Belege automatisch, unterstützt Papier- und digitale Belege, integriert die erforderliche TSE und wird bei gesetzlichen Änderungen regelmäßig aktualisiert. So erfüllst du die gesetzlichen Anforderungen einfach und zuverlässig.
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Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.