Die Betriebsprüfung vom Finanzamt ist für jeden Unternehmer relevant – und häufig ein heikles Thema.
In diesem Beitrag bringen wir Licht ins Dunkle und geben dir konkrete Informationen zur Prüfung der Finanzbeamten an die Hand. So kannst du dir einen Überblick verschaffen und dich bestmöglich auf eine Betriebsprüfung vom Finanzamt vorbereiten.
Klingt das gut? Dann lass uns jetzt direkt loslegen.
Inhaltsverzeichnis
- Warum kommt es zu einer Betriebsprüfung vom Finanzamt?
- Was wird bei einer Betriebsprüfung gecheckt?
- Ablauf im Detail: Wie gehen Betriebsprüfer vor?
- 5 Tipps für eine entspannte Betriebsprüfung
- FAQ zur Betriebsprüfung: Wichtige Fragen, klare Antworten
- Fazit
Warum kommt es zu einer Betriebsprüfung vom Finanzamt?
Bei einer Betriebsprüfung vom Finanzamt handelt es sich um eine nachträgliche, abschließende Feststellung des Steuerfalls. Hierbei liegen die Mitwirkungspflichten vom Steuerpflichtigen – also dir – im Fokus.
Die Prüfungsgrundsätze werden im § 199 Abgabenordnung (AO) definiert. Hier heißt es sinngemäß, dass die Betriebsprüfung vom Finanzamt zur Feststellung der tatsächlichen Steuerschuld durchgeführt wird. Also?
Finanzbehörden führen regelmäßig Betriebsprüfungen durch, um sicherzustellen, dass Unternehmen ihre Steuern korrekt berechnen und abführen. Wichtig ist, dass Prüfungen auch spontan und oft unangekündigt stattfinden – bei vielen Unternehmern sorgt das natürlich für Unbehagen.
Unser Tipp: Mit einem digitalen Kassensystem sorgst du für eine ordnungsgemäße Buchführung und bereitest dich strukturiert und effektiv auf die nahende Betriebsprüfung vor.
Du bist Gastronom? Dann schau dir unbedingt unsere Artikel zur Betriebsprüfung in der Gastronomie an und vermeide die typischen Fehler.
Fest steht: Die Folgen einer Betriebsprüfung können schwerwiegend sein. Bei Verstößen gegen steuerliche Vorschriften drohen hohe Steuernachzahlungen und Bußgelder.
Aus diesem Grund schauen wir uns in diesem Beitrag die Prüfungsverfahren genauer an, damit du dir einen klaren Überblick verschaffen kannst.
Was wird bei einer Betriebsprüfung gecheckt?
Bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt gelten zunächst die Abgabenordnung und die Betriebsprüfungsordnung als Rechtsgrundlage. Was heißt das jetzt konkret?
Naja, eine Betriebsprüfung vom Finanzamt ist nach § 193 Absatz 1 Abgabenordnung (AO) bei folgenden Steuerpflichtigen zulässig:
- Gewerblicher oder land- und forstwirtschaftlichen Betrieb
- Freiberuflich tätig
- Erzielen bedeutender Einkünfte
In der Regel wird dir vor der Betriebsprüfung eine Prüfungsanordnung zugestellt. Hier findest du Informationen zu Art und Umfang der Prüfung. So kannst du dich grundlegend auf den Besuch des Prüfers vorbereiten.
Als Unternehmer bist du zur Mitwirkung verpflichtet. Das heißt du musst am Ablauf der Prüfung teilnehmen:
- Information über die Prüfung
- Betriebsprüfung vor Ort
- Schlussbesprechung der Betriebsprüfung
Aber was steht im Fokus der Betriebsprüfung?
Erfahrungsgemäß ist die Kassenprüfung ein essenzieller Bestandteil der Betriebsprüfung. Was heißt das genau? Naja, neben deinem Kassenbuch wird auch deine Kassenführung kontrolliert.
Die Prüfer möchten schließlich sicherstellen, dass alle Ein- und Ausgaben korrekt erfasst wurden und die Kassenführung den gesetzlichen Vorschriften entspricht. Um dir einen konkreten Überblick zu geben, findest du nachfolgend ein paar grundsätzliche Fragen, die du dir unbedingt regelmäßig stellen solltest:
- „Habe ich alle Kassenabschlüsse für die vorangegangenen Geschäftsjahre dokumentiert?“
- „Wurden alle Retouren gegen Barzahlung dokumentiert?“
- „Sind alle Stornierungen im Kassensystem hinterlegt?“
- „Habe ich alle Barausgaben mit Belegen dokumentiert?“
Dies sind nur ein paar Fragen, die du dir stellen solltest, um dich in die Lage des Prüfers hineinzuversetzen.
Wichtig ist, dass du alle geschäftlichen Transaktionen stets leicht nachprüfbar dokumentierst.
5 Tipps für eine entspannte Betriebsprüfung
Eine Betriebsprüfung kann Stress und Unbehagen auslösen. Wir möchten dir daher 5 wichtige Tipps mit auf den Weg geben, dank denen du im Rahmen einer Betriebsprüfung gelassen bleibst.
1) Die Prüfer sind nicht grundsätzlich dein Feind
Versuch, gelassen zu bleiben. Die Prüfer möchten ihren Job machen und legen viel Wert auf Ordnung, Struktur und Nachvollziehbarkeit. Wenn du kooperativ und freundlich auf die Anforderungen eingehst, wird die Betriebsprüfung problemlos verlaufen.
Um eine entspannte Betriebsprüfung zu gewährleisten, solltest du auf die richtigen Systeme zurückgreifen. Ein digitales Kassensystem hilft dir bei der strukturierten Dokumentation all deiner Prozesse und Belege.
2) Vorbereitung ist das A und O
Je weniger Fragezeichen im Laufe der Betriebsprüfung auftauchen, desto besser. Mit einer soliden Vorbereitung sorgst du dafür, dass die Prüfer von der Finanzbehörde schnell und effizient arbeiten können. Damit sammelst du nicht nur Pluspunkte auf der menschlichen Ebene, sondern zeigst außerdem, dass du alle relevanten Dokumente ordnungsgemäß abgelegt hast.
3) Kooperation ist Pflicht
Stelle unbedingt alle Dokumente bereit, die vom Prüfer verlangt werden. Im Idealfall schnell und auf Knopfdruck. Nutze also am besten digitale Systeme, um in Sekunden auf geforderte Daten oder Dokumente zuzugreifen.
4) Hol dir professionelle Unterstützung
Natürlich bist du bei einer nahenden Betriebsprüfung nicht zu 100 % auf dich allein gestellt. Denn du hast immer die Möglichkeit, dich an einen kompetenten Steuerberater zu wenden. Auch im Hinblick auf alle anderen bürokratischen Hürden solltest du die Kooperation mit einem Steuerberater in jedem Fall in Betracht ziehen.
5) Investiere in smarte Helfer
Ein intelligentes Kassensystem greift dir digital unter die Arme und hilft dir bei der Aufbereitung aller relevanten Daten und Dokumente. So kannst du den Prüfern auf Knopfdruck genau die Informationen liefern, die gefordert werden.
Ein weiterer riesiger Vorteil: Mit einer modernen Kassensoftware gestaltest du deinen gesamten Alltag effizient, ordnest Transaktionen automatisch zu und erstellst Rechnungen im Handumdrehen.
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Betriebsprüfung Finanzamt: Wichtige Fragen und klare Antworten
Wann findet eine Betriebsprüfung statt?
Eine Betriebsprüfung kann jederzeit und ohne Vorankündigung durchgeführt werden. Für eine Betriebsprüfung ohne Ankündigung werden in der Regel aber lediglich Unternehmen ausgewählt, bei denen das Risiko von steuerlichen Fehlern oder Unregelmäßigkeiten besonders hoch ist.
Wenn du dem Finanzamt also schon mal negativ aufgefallen bist, solltest du dich auf unangekündigte Prüfungen gefasst machen.
Was wird bei einer Betriebsprüfung geprüft?
Laut Experten wird in erster Linie die Buchführung deines Unternehmens geprüft. Hierbei steht insbesondere die ordnungsgemäße Kassenführung im Fokus. Aber auch deine Umsatzsteuervoranmeldungen und die Steuererklärungen können unter die Lupe genommen werden.
Tipp: Spare nicht am falschen Ende und investiere frühzeitig in die professionelle Unterstützung eines Steuerberaters. Wenn du ein stationäres Geschäft betreibst, lohnt sich zudem eine Investition in ein modernes Kassensystem.
Wie lange dauert eine Betriebsprüfung?
Die Dauer einer Betriebsprüfung hängt von verschiedenen Faktoren ab. Zum Beispiel spielen die Größe deines Unternehmens und die Komplexität der Buchhaltung eine Rolle. Mit einer strukturierten Vorbereitung und dem richtigen System kannst du die Dauer der Betriebsprüfung verkürzen.
Wie bereitet man sich auf eine Betriebsprüfung vor?
Achte vor allem auf eine ordnungsgemäße Buchhaltung und eine strukturierte Dokumentation aller Geschäftsprozesse und Transaktionen. Je digitaler du dich hier aufgestellt, desto besser.
Unübersichtliche Excel-Listen oder handschriftliche Notizen solltest du unbedingt vermeiden.
Ein digitales Kassensystem ist hier in jedem Fall die bessere Wahl.
Du siehst: Insgesamt kann eine Betriebsprüfung für Unternehmen ein zeitaufwendiger und vor allem stressiger Prozess sein. Um die Stress, Ärger und hohe Nachzahlungen zu ersparen, solltest du so früh wie möglich strukturierte Prozesse etablieren.
Durch eine ordnungsgemäße Buchhaltung und den Einsatz eines digitalen Kassensystems bereitest du dich bestmöglich auf die nahende Betriebsprüfung vor.
Fazit: Eine Betriebsprüfung kann drastische Folgen haben
In diesem Beitrag haben wir uns gemeinsam angeschaut, auf welcher Rechtsgrundlage die Betriebsprüfung vom Finanzamt begründet ist und worauf die Prüfer besonderen Wert legen.
Außerdem weißt du jetzt, warum strukturierte Prozesse so essenziell sind und welche Vorteile ein digitales Kassensystem in Bezug auf Betriebsprüfungen vom Finanzamt bietet.
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Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.