In den letzten Jahren hat der Gesetzgeber die Vorschriften für Registrierkassen verschärft – eine ordnungsgemäße Kassenführung ist daher wichtiger, als je zuvor. Doch wie führt man eine Kasse ordnungsgemäß?
Das ist einfacher, als du denkst. Du musst lediglich ein paar Dinge beachten, die wir dir mit diesem Artikel auf den Weg geben. Hältst du alle Tipps ein, musst du dir keine Gedanken mehr über die ordnungsgemäße Kassenführung machen. Eine strukturierte Vorgehensweise ist das Wichtigste. Sobald man diese verinnerlicht, bzw. routiniert hat, läuft alles fast wie von alleine.
- Die Ordnungsgemäße Kassenführung: Das Finanzamt benötigt eine verlässliche Übersicht aller Einnahmen
- Auch für das Unternehmen von Nöten: Eine ordnungsgemäße Kassenführung verschafft einen guten Überblick über die finanzielle Lage des Unternehmens, und einen Überblick über die Arbeitnehmer.
- Hältst du dich an alle gesetzlichen Vorschriften, musst du normalerweise nicht mit einer Steuernachzahlung rechnen.
- Unwissenheit schützt nicht vor Strafe. Unternehmer sind verpflichtet, sich ordnungsgemäß zu informieren und eine ordnungsgemäße Kassenführung zu haben.
Die Ordnungsgemäße Kassenführung erfordert einige Grundsätze
Ein Kassensystem das von Unternehmen genutzt wird, darf nicht manipulierbar sein. Das bedeutet, dass die Kasse über einen zertifizierten Manipulationsschutz verfügen muss. Dies solltest du unbedingt vor Erwerb der Registrierkasse bzw. eines Kassensystems klären. Wenn du ein Modell ohne Schutz anschaffst, bist du rechtlich angreifbar und musst dir zwangsweise eine zweite Registrierkasse besorgen, welche die alte ersetzt. Wenn du dir bei deiner Kasse nicht sicher bist, ob sie über einen Manipulationsschutz verfügt, solltest du dich an den Kundenservice des Herstellers wenden. Dieser kann zweifelsfrei sagen, welchen Schutz die Kasse hat. Wenn die Registrierkasse keinen oder einen unzureichenden Schutz hat, hast du zwei Möglichkeiten: Entweder du sprichst mit dem Kundenservice und rüstest deine Kasse auf, oder du schaffst dir eine andere Kasse an.
Umsätze müssen in Echtzeit registriert werden
Deine Registrierkasse muss in der Lage sein, Rechnungen oder Bons mit den erforderlichen Informationen in Echtzeit ausstellen zu können. Das bedeutet, dass du entweder einen Bondrucker brauchst, oder jedem Kunden per Email die Rechnung zukommen lassen musst. Der Bon bzw. die Rechnung müssen ausreichend Informationen enthalten um rechtskonform zu sein. Dabei handelt es sich um Datum und Uhrzeit, Serviceleistung oder Produkt, Anzahl und Umsatz. Des Weiteren muss der Bon Informationen über dein Geschäft enthalten, zum Beispiel Name und Adresse. Das Ausstellen der richtigen Bons bzw. Rechnungen ist wichtig. So können Kunden einen Überblick erhalten, du beweist Professionalität, und das Finanzamt sieht zweifelsfrei, wie viel du umgesetzt hast.
Tägliche Kassenstürze für eine ordnungsgemäße Kassenführung
Kassenstürze sind Pflicht. Laut Gesetz musst du jeden Tag nach Geschäftsschluss einen Kassensturz machen. Das bedeutet, dass du eine tägliche Übersicht hast, was den Umsatz in deinem Unternehmen angeht. Wichtig für dich ist, dass du täglich nachzählst, ob du genau den Betrag in der Kasse hast, der im Kassenbuch steht. Es kann durchaus vorkommen, dass ein Angestellter oder du selbst mal zu viel oder zu wenig Rückgeld gibt. Fehler sind schließlich menschlich. Dennoch ist eine genaue Aufzeichnung der Zahlen wichtig.
Welche Arten von Kassen gibt es?
Eine ordnungsgemäße Kassenführung ist mit zweierlei Kassensystemen möglich: Es gibt physische Registrierkassen und jene, die via Internet oder Software laufen. Wenn du besonders viele Kleingeldumsätze hast, macht es sicherlich Sinn, sich eine physische Registrierkasse mit Kassenladen anzuschaffen. Diese öffnet sich bei jedem Umsatz und hat jegliches Kleingeld so sortiert, dass du sicher und einfach deinem Kunden das Rückgeld aushändigen kannst. Auf der anderen Seite gibt es Registrierkassen, die per Software oder Internetzugang laufen. Auch mit Ihnen ist eine ordnungsgemäße Kassenführung möglich. Der Vorteil dieser Kassen ist klar:
- Du hast geringere Anschaffungskosten
- Updates sind meist einfacher durchzuführen
- Du musst dir nicht irgendwann eine neue, physische Kasse zulegen
- Sie ist dezenter und eignet sich besonders, wenn du Wert auf das Optische legen.
Das Kassensystem von helloCash ist eine solche Kasse, die über das Internet läuft. Mit dieser Registrierkasse ist nicht nur eine ordnungsgemäße Kassenführung möglich. Sie ist außerdem einfach zu handhaben und du kannst sogar von Unterwegs oder Zuhause auf deine Umsätze zugreifen.
Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.