Es gibt keine Pflicht in Deutschland eine Registrierkasse zu verwenden. Offene Ladenkassen sind ebenso legitim wie elektronische Registrierkassen. Dessen ungeachtet gibt es unterschiedliche Pflichten, die mit den beiden Kassensystemen einhergehen und die du bedenken solltest, bevor du dich für eines der Systeme entscheidest.
Dieser Artikel informiert dich kurz und bündig darüber, welche Pflichten bei offenen Laden- und bei elektronischen Registrierkassen in Deutschland gelten.
Pflichten bei der Nutzung der offenen Ladenkasse
Wenn du statt einer elektrischen Registrierkasse eine offene Ladenkasse verwendest, bist du von einigen Regelungen und Pflichten ausgenommen. Dennoch solltest du die folgenden Punkte beachten:
1. Es muss ein Kassenbericht angefertigt werden. Nach §146 Abs. 1 AO müssen die Bargeldeinnahmen und Bargeldausgaben täglich ausgezählt werden. Hierfür werden die Anfangs- und Endbestände in der Kasse in einem Kassensturz-Protokoll aufgezeichnet. Darüber hinaus wird die Art und Anzahl aller Münzen und Scheine in der Kasse gezählt. Das Protokoll wird anschließend unterschrieben und aufbewahrt.
Sind die Aufzeichnungen unvollständig oder der Kassensturz nicht durchführbar, kann das Finanzamt eine Umsatzhinzuschätzung vornehmen. Im schlimmsten Fall führen diese Schätzungen zu hohen Steuernachzahlungen.
2. Die Kassennachschau gilt auch für offene Ladenkassen. Sowohl elektronische Registrierkassen als auch offene Ladenkassen werden seit dem 1. Januar 2018 bei der sogenannten Kassennachschau unangemeldet überprüft. Finden die Prüfer Ordnungswidrigkeiten vor, drohen bis zu 25.000 € Strafe. Zusätzlich kann eine Außenprüfung des gesamten Betriebs erfolgen. Verschiedenen Quellen zufolge prüfen Finanzämter häufiger offene Ladenkassen, weshalb der Kassenbericht täglich sorgfältig angefertigt werden sollte.
Pflichten bei der Nutzung einer elektronischen Registrierkasse
Seit dem 1. Januar 2017 kamen verschiedene Neuerungen für Unternehmen mit elektronischen Registrierkassen hinzu. Zunächst wurde die dauerhafte Datenspeicherung Pflicht. Nach dieser Regelung müssen Einzeldaten 10 Jahre lang jederzeit verfügbar, unveränderbar und maschinell auslesbar aufbewahrt werden. Lies hier nach, was du zu einer TSE-Kasse wissen musst.
Ab dem 1. Januar 2018 traten für sämtliche Kassensysteme die nicht angekündigten Kassennachschauen in Kraft. Bei der Prüfung müssen die Registrierkassen den aktuellen Vorgaben entsprechen. Werden Mängel festgestellt, kann eine Außenprüfung des gesamten Geschäfts eingeleitet werden.
Für alte Systeme besteht eine Nichtbeanstandungsfrist bis zum 30. September 2020. Bis zu diesem Stichtag haben Unternehmen Zeit, ihre alten Kassensysteme aufzurüsten. Eine Ausnahme bilden elektronische Registrierkassen, die nicht aufgerüstet werden können. Diese müssen bis zum 31.12.2022 ersetzt werden. Diese Ausnahme gilt allerdings nur, wenn die Kassen zwischen dem 25. November 2012 und dem 31. Januar 2019 angeschafft wurden und sie den aktuellen Sicherheitsvorgaben entsprechen.
Mit dem 1. Januar 2020 wurden einige der Regelungen verschärft:
- Elektronische Registrierkassen müssen fälschungssicher sein, d. h. nicht manipuliert werden können. Zertifizierungen werden vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) ausgegeben.
- Jede neu angeschaffte elektronische Registrierkasse muss nach §146a Abs. 4 AO innerhalb eines Monats ab Gebrauch beim Finanzamt angemeldet werden.
- Es besteht eine Belegausgabepflicht. Auch wenn ein Kunde keinen Beleg möchte, muss dieser elektronisch oder in Papierform ausgestellt werden. In Ausnahmefällen kannst du nach §148 AO in Härtefällen Erleichterungen von dieser Pflicht beantragen.
Offene Ladenkasse oder elektronische Registrierkasse?
Elektronische Registrierkassen als auch offene Ladenkassen besitzen Vor- und Nachteile. Während offene Ladenkassen Unternehmer von einigen der Pflichten entbinden, muss täglich ein handschriftlicher Kassenbericht angefertigt werden. Obendrein lassen sich Z-Bons nur mühsam erstellen. Wenn du dagegen ein elektronisches Kassensystem benutzen möchtest, erhältst du die Vorzüge von Management- und Verwaltungsfunktionen. Im Gegenzug muss deine Registrierkasse den geltenden Vorschriften entsprechen.
Insgesamt solltest du vor der Anschaffung deines Kassensystems gründlich abwägen, welches für dich infrage kommt. helloCash ist zum Beispiel auf Kleinunternehmer in verschiedenen Branchen ausgelegt. Wenn du Hilfe bei deiner Entscheidung benötigst, welches Preismodell für dich geeignet ist, dann kontaktiere einfach unser Team oder teste gleich helloCash völlig kostenlos und unverbindlich!