Die E-Rechnung für Einzelunternehmer ist da – und zwar für alle.
Ab dem 1. Januar 2025 müssen auch Einzelunternehmer:innen in Deutschland bestimmte Anforderungen rund um die elektronische Rechnung erfüllen.
Doch was genau bedeutet das eigentlich?
Was ist eine E-Rechnung für Einzelunternehmer?
Die E-Rechnung – offiziell „elektronische Rechnung“ – ist kein PDF, sondern ein strukturierter Datensatz, der maschinell lesbar ist. Das heißt: Die Inhalte einer Rechnung werden nicht als Bild oder Fließtext dargestellt, sondern so formatiert, dass sie automatisch in Buchhaltungsprogramme übernommen werden können.
Nur zwei Formate gelten offiziell als E-Rechnungen: XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (BMF-Schreiben, Abschnitt I.4). Moderne Kassensoftware kann E-Rechnungen einlesen.
Für Einzelunternehmer:innen ist das eine wichtige Änderung – denn auch wenn du keine GmbH führst oder Millionenumsätze machst, musst du dich auf die neuen Pflichten einstellen.
Vor allem im Geschäftskundenbereich (B2B) wirst du ab 2025 mit strukturierten Rechnungen arbeiten müssen – und zwar zunächst beim Empfang, später auch beim Versand.
In diesem Artikel erfährst du unter anderem:
- Was du als Einzelunternehmer:in ab 2025 konkret beachten musst
- Welche Übergangsfristen und Ausnahmen gelten
- Wie du dich ohne Stress auf die neuen Regeln vorbereitest
- Und wie eine einfache Softwarelösung wie helloCash dir hilft, alles im Griff zu behalten – ohne technisches Vorwissen und ohne Papierkram
Die E-Rechnung für Einzelunternehmen im Detail
Rechnungen schreibst du wahrscheinlich regelmäßig – ob für Dienstleistungen, Produkte oder Projekte. Vielleicht nutzt du Word oder PDF-Vorlagen oder ein einfaches Rechnungs-Tool.
Aber ab 2025 genügt das nicht mehr – zumindest dann nicht, wenn du Rechnungen von Geschäftskund:innen empfängst.
Denn eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist nicht einfach „digital“, sondern ein strukturierter elektronischer Datensatz, der automatisiert verarbeitet werden kann.
Die offizielle Definition laut BMF-Schreiben (Abschnitt I.2):
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die:
- in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellt wird,
- elektronisch übermittelt wird (z. B. per E-Mail oder Schnittstelle),
- und maschinell weiterverarbeitet werden kann (z. B. in der Buchhaltung).
Warum das klassische PDF nicht mehr ausreicht
Viele Einzelunternehmer:innen arbeiten heute noch mit einfachen PDF-Rechnungen – erstellt in Word, Excel oder mit einer Kassenlösung.
Das wirkt digital, ist aber aus Sicht des Finanzamts veraltet, weil die Inhalte nicht strukturiert auslesbar sind.
Eine Buchhaltungssoftware oder ein Steuerbüro kann diese Daten nicht direkt übernehmen – es ist manuelle Arbeit nötig. Genau das soll sich mit der neuen Regelung ändern.
Neue Formate für Einzelunternehmer: XRechnung vs. ZUGFeRD – was steckt dahinter?
Zwei Formate gelten ab 2025 als gesetzlich anerkannt:
- XRechnung: Das ist ein rein technisches Format im XML-Stil. Für Menschen kaum lesbar, aber für Maschinen ideal – z. B. in der Zusammenarbeit mit Behörden.
- ZUGFeRD (ab Version 2.0.1): Dieses Format kombiniert ein PDF für den Menschen mit einem eingebetteten Datensatz für die Maschine – also besonders nutzerfreundlich.
Gerade für Selbstständige und Einzelunternehmen ist ZUGFeRD oft die bessere Wahl: Du kannst wie gewohnt ein PDF versenden, erfüllst aber gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen im Hintergrund.
„Gilt die E-Rechnungspflicht überhaupt für mich?“ – Was Einzelunternehmer beachten müssen
Wenn du allein arbeitest, wenig Bürokratie willst und vielleicht sogar noch keine Umsatzsteuer ausweist, fragst du dich zu Recht:
Betrifft mich das überhaupt? Muss ich als Einzelunternehmer:in E-Rechnungen verschicken oder empfangen? Die Antwort: Ja – aber mit Ausnahmen. Hier kommt der Überblick:
Empfangen musst du – ausnahmslos (ab 2025)
Ganz egal, ob du große Umsätze machst oder unter die Kleinunternehmerregelung fällst:
Ab dem 01.01.2025 musst du in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen entgegenzunehmen und sicher zu speichern (BMF-Schreiben, Abschnitt II.2).
Das bedeutet:
- Du brauchst eine E-Mail-Adresse oder Schnittstelle für den Empfang
- Du musst die Datei speichern (z. B. auf deinem Rechner oder in der Cloud)
- Du musst sie ggf. an deine Buchhaltung oder deinen Steuerberater weiterleiten können
Das gilt für alle Unternehmer:innen in Deutschland – auch für Kleinunternehmer:innen mit weniger als 22.000 € Jahresumsatz.
Ausstellen: Noch keine Pflicht für Kleinunternehmer:innen (bis 2028)
Du musst keine E-Rechnungen versenden, wenn:
- du unter die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG fällst
- du keine Umsatzsteuer ausweist
- du ausschließlich an Privatpersonen (B2C) verkaufst oder abrechnest
Erst ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmer:innen – also auch Einzelunternehmer:innen und Kleinunternehmen – strukturierte E-Rechnungen ausstellen, sofern sie mit anderen Unternehmen (B2B) abrechnen.
Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro brutto
Für alle Rechnungen unter 250 Euro Gesamtbetrag (inkl. USt) bleibt es beim Altbewährten:
Du darfst diese weiterhin per PDF oder auf Papier ausstellen und versenden (§ 33 UStDV + BMF-Schreiben Abschnitt II.4).
Diese Ausnahme gilt dauerhaft – egal, ob du B2B oder B2C tätig bist.
E-Rechnung für Einzelunternehmer:innen: Beispiele aus der Praxis
- Du bist Einzelunternehmer:in mit einer Fußpflegepraxis und rechnest ausschließlich mit Privatkund:innen ab: Keine Pflicht zur E-Rechnung, aber Empfang wird verpflichtend.
- Du arbeitest als Freelancer:in und schickst Rechnungen an Agenturen oder Unternehmen: Ab 2028 Pflicht zur E-Rechnung (bei >250 € oder außerhalb Kleinbetragsgrenze).
- Du nutzt die Kleinunternehmerregelung und stellst Rechnungen unter 250 €: Keine Pflicht zur E-Rechnung, aber Empfang ist Pflicht.
Zwischenfazit: Auch wenn du (noch) keine E-Rechnungen verschicken musst, ist es wichtig, rechtzeitig vorbereitet zu sein – vor allem für den Empfang und die spätere Umstellung.
Im nächsten Abschnitt schauen wir uns an, wie das Ganze in der Praxis einfach umzusetzen ist.
Wie du dich als Einzelunternehmer:in einfach vorbereitest
Auch wenn du aktuell keine E-Rechnungen verschickst, ist eines klar: Die gesetzlichen Anforderungen steigen – und viele Unternehmen erwarten bereits ab 2025, dass du strukturierte E-Rechnungen empfangen und korrekt verarbeiten kannst.
Das gilt laut BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Abschnitt II.2 auch für alle Einzelunternehmer:innen, unabhängig von Unternehmensgröße oder Umsatzhöhe.
Was bedeutet das konkret?
Damit du rechtlich auf der sicheren Seite bist, solltest du ab dem 1. Januar 2025 sicherstellen, dass du:
- Rechnungen im XRechnungs- oder ZUGFeRD-Format empfangen kannst (z. B. per E-Mail)
- diese digital und ordnungsgemäß abspeicherst (auf deinem PC, in der Cloud oder im System)
- die Rechnungsdaten bei Bedarf weitergeben oder auslesen kannst – etwa für deine Buchhaltung oder Steuerberatung
Ein manuelles Ablagesystem mit PDF-Rechnungen ist für die strukturierte Ablage von E-Rechnungen nicht mehr ratsam. Im Idealfall setzt du auf eine einfache, digitale Software.
Wie hilft helloCash dabei?
Mit der Kassensoftware von helloCash kannst du:
- alle Rechnungen an einem Ort speichern – revisionssicher und GoBD-konform
- Kundendaten und Rechnungen automatisch zuordnen
- bei Bedarf strukturierte E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format direkt in der Software erstellen und verwalten (ab 2025 verfügbar)
- deine Belege direkt an deine:n Steuerberater:in exportieren
- und deine Rechnungsprozesse ohne Umstellung fortführen – die E-Rechnungsstruktur wird im Hintergrund abgebildet
Das heißt: Du arbeitest wie bisher – helloCash kümmert sich um Format, Konformität und Archivierung. So sparst du Zeit, reduzierst Fehler und bist ab 2025 auf der sicheren Seite.
Im nächsten Abschnitt zeige ich dir, warum sich der frühzeitige Umstieg auch strategisch lohnt – selbst wenn du noch nicht gesetzlich verpflichtet bist.
Warum die E-Rechnung auch für Einzelunternehmer:innen sinnvoll ist
Du bist (noch) nicht verpflichtet, E-Rechnungen zu verschicken? Stimmt vielleicht. Aber je früher du dich mit der Umstellung beschäftigst, desto leichter wird dir der Übergang fallen.
Und tatsächlich bringt die E-Rechnung für viele Einzelunternehmer:innen konkrete Vorteile – auch vor 2028.
Mehr Effizienz im Tagesgeschäft
Wer strukturiert arbeitet, spart Zeit. Mit einer passenden Software entfällt das manuelle Ablegen, Sortieren und Suchen von Rechnungen. Eingehende Belege werden automatisch archiviert, korrekt gespeichert und sind jederzeit abrufbar – ohne Papierstapel oder Zettelwirtschaft.
Zukunftssicherheit ohne Stress
Ab dem 1. Januar 2028 endet die Übergangsphase: Dann gilt die E-Rechnungspflicht für alle B2B-Unternehmer:innen in Deutschland – also auch für dich, sofern du mit Geschäftskunden arbeitest.
Wenn du bereits heute eine Lösung nutzt, die strukturierte Formate unterstützt, musst du später nicht aufwendig umstellen.
Professionelles Auftreten gegenüber Geschäftspartner:innen
Du möchtest mit Behörden, Agenturen oder größeren Unternehmen zusammenarbeiten? Dann ist die E-Rechnung oft schon heute Voraussetzung. Wenn du strukturierte Rechnungen liefern kannst, wirkst du professionell – und erfüllst die Erwartungen deiner Kund:innen.
helloCash: Für heute und morgen
Mit helloCash bereitest du dich schon heute optimal auf die E-Rechnungspflicht vor. Als Preis-Leistungs-Sieger mit 93 % Kundenzufriedenheit bieten wir dir eine Software, mit der du all deine Rechnungen GoBD-konform speicherst.
Ab 2025 erstellst du E-Rechnungen dann ganz einfach im ZUGFeRD-Format und bleibst auch in Zukunft immer auf dem neuesten Stand – ohne zusätzliche Programme oder Schulungen. Du kannst also wie gewohnt arbeiten – und bist trotzdem vorbereitet.
Häufige Fragen zur E-Rechnung für Einzelunternehmer:innen (FAQ)
Müssen Einzelunternehmer:innen ab 2025 E-Rechnungen erstellen?
Nein, nicht sofort. Wenn du als Einzelunternehmer:in unter die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) fällst und keine Umsatzsteuer ausweist, musst du bis einschließlich 31.12.2027 keine E-Rechnungen im strukturierten Format ausstellen (BMF-Schreiben, Abschnitt II.3).
Wichtig: Ab dem 1. Januar 2028 gilt die allgemeine Pflicht für alle Rechnungen im B2B-Bereich – unabhängig von Umsatz oder Unternehmensform.
Gilt die Pflicht zur E-Rechnung auch für Solo-Selbstständige oder Freiberufler:innen?
Ja. Die Form deiner Selbstständigkeit ist dabei unerheblich. Ob Einzelunternehmen, Freelancer:in oder Solobetrieb – alle Unternehmer:innen mit Sitz in Deutschland müssen ab 2025 strukturierte E-Rechnungen empfangen können.
Was ist, wenn ich nur mit Privatkund:innen arbeite (B2C)?
Für reine B2C-Geschäfte gibt es keine Pflicht zur E-Rechnung, weder für den Empfang noch für den Versand.
Die neuen Regelungen gelten ausschließlich im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmer:innen (B2B).
Wie lange darf ich noch Rechnungen als PDF versenden?
Wenn du unter die Kleinunternehmerregelung fällst und B2C arbeitest, darfst du PDF- oder Papierrechnungen auch nach 2025 weiterhin verwenden.
Im B2B-Bereich gilt: Ab 2028 musst du strukturierte E-Rechnungen versenden – ein PDF allein reicht dann nicht mehr aus.
Was gilt bei Kleinbetragsrechnungen?
Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 Euro brutto dürfen dauerhaft als PDF oder Papierbeleg ausgestellt und empfangen werden – unabhängig von der Unternehmensgröße oder vom Umsatz (siehe auch: § 33 UStDV und BMF-Schreiben, Abschnitt II.4).
E-Rechnung für Einzelunternehmen: Rechtzeitig vorbereiten – ohne Stress
Die Umstellung auf die E-Rechnung wirkt auf den ersten Blick technisch – und vielleicht sogar übertrieben für Solo-Selbstständige. Doch wer sich mit den Fakten beschäftigt, merkt schnell: Auch Einzelunternehmer:innen sind betroffen – und zwar schon ab dem 01.01.2025.
Zwar musst du vorerst keine E-Rechnungen ausstellen, solange du unter die Kleinunternehmerregelung fällst, aber du musst in jedem Fall strukturierte Rechnungen empfangen und korrekt archivieren können – das ist gesetzlich vorgeschrieben.
Wichtig: Ab 2028 wird die Ausstellung für alle B2B-Unternehmen Pflicht – unabhängig vom Umsatz oder Steuerstatus.
Mit helloCash stellst du heute schon die richtigen Weichen:
- Rechnungen GoBD-konform erstellen und speichern
- Kundendaten und Rechnungsnummern automatisch zuordnen
- E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format ab 2025 erstellen
- und jederzeit die Übersicht über Einnahmen, Belege und Zahlungen behalten
Also? Du fokussierst dich auf dein Kerngeschäft – helloCash kümmert sich um die technischen Anforderungen im Hintergrund. Klingt gut?