Die E-Rechnung ist eine digitale Rechnung im strukturierten Format – keine einfache PDF-Datei, sondern ein maschinenlesbarer Datensatz, der elektronisch verarbeitet, gespeichert und weitergeleitet werden kann.
Ab dem 1. Januar 2025 musst du als Unternehmer:in in Deutschland in der Lage sein, solche E-Rechnungen zu empfangen – auch, wenn du als Kleinunternehmer:in keine Umsatzsteuer ausweist.
Also? Was taugt eine E-Rechnung Software für Kleinunternehmer? Und was bedeutet das für dich?
Das klären wir in diesem detaillierten Leitfaden. In diesem Artikel erfährst du in unter 5 Minuten:
- Welche Anforderungen 2025 auf dich zukommen
- Warum eine E-Rechnungs-Software sinnvoll bzw. sogar notwendig ist
- Worauf du bei der Auswahl achten solltest
- Und wie helloCash dir hilft, den gesamten Prozess einfach auszulagern – damit du dich auf das konzentrieren kannst, was du am besten kannst: dein Business.
Klingt das gut? Dann lass uns durchstarten.
Brauche ich als Kleinunternehmer:in E-Rechnungssoftware – und ab wann?
Viele Selbstständige und Kleinunternehmer:innen fragen sich derzeit:
Gilt die neue E-Rechnungspflicht auch für mich – und was muss ich technisch vorbereiten?
Hier die wichtigsten Punkte laut BMF-Schreiben vom 15.10.2024:
Empfangen musst du – ab 2025:
Unabhängig vom Umsatz oder Steuerstatus musst du ab dem 1. Januar 2025 strukturierte E-Rechnungen entgegennehmen und speichern können – auch als Kleinunternehmer:in (§ 19 UStG).
Das betrifft z. B. Rechnungen von Lieferanten, Agenturen oder Dienstleistern im XRechnungs- oder ZUGFeRD-Format.
Erstellen musst du – ab 2028:
Aktuell gilt: Solange du keine Umsatzsteuer ausweist, bist du nicht verpflichtet, E-Rechnungen zu verschicken.
Aber: Ab dem 01.01.2028 bist du auch als Kleinunternehmer:in verpflichtet, im B2B-Bereich strukturierte E-Rechnungen zu erstellen, sofern der Betrag über 250 € liegt.
Kleinbetragsrechnungen (bis 250 €):
Für diese gilt auch langfristig eine Ausnahme (§ 33 UStDV): Sie dürfen weiterhin als PDF oder Papierbeleg ausgestellt und empfangen werden – auch über 2028 hinaus.
Unsere Meinung: Eine einfache, gesetzeskonforme E-Rechnungssoftware ist spätestens ab 2025 sinnvoll – und ab 2028 unverzichtbar.
E-Rechnung Software für Kleinunternehmer: So erfüllst du die neuen Anforderungen ab 2025
Eines vorweg: Als Kleinunternehmer:in darfst du deine Rechnungen aktuell weiterhin als PDF oder auf Papier versenden – sofern du keine Umsatzsteuer ausweist und unter die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG fällst.
Aber ganz wichtig: Die Regelung zur E-Rechnung wird zukünftig ein fester Bestandteil alltäglicher Geschäftsprozesse. Wenn du mit deinem Unternehmen wachsen willst, solltest du dich also frühzeitig mit den richtigen Werkzeugen ausrüsten.
Als Kleinunternehmer:in brauchst du vor allem eine Lösung, die dir den Umgang mit der neuen Gesetzeslage erleichtert und deine internen Prozesse vereinfacht.
Wir haben uns das aktuelle Schreiben vom Bundesministerium der Finanzen mal etwas genauer angeschaut und können dir sagen:
Ab 2025 reicht es für normale Unternehmer:innen nicht mehr, eine Rechnung als PDF zu verschicken oder zu empfangen – es geht um klare Standards, strukturierte Daten und revisionssichere Abläufe.
Viele Kleinunternehmer:innen sind jetzt verunsichert:
- Brauche ich eine E-Rechnung Software?
- Muss ich mein System umstellen?
- Wie funktioniert das Ganze technisch?
Nachvollziehbare und wichtige Fragen.
Die gute Nachricht: Mit der richtigen Lösung an deiner Seite wird alles viel einfacher, als du denkst.
Hinweis zu Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro:
In § 33 UStDV ist geregelt:
„Eine Rechnung ist eine Kleinbetragsrechnung, wenn der Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt.“
Das wird im BMF-Schreiben vom 15.10.2024 auch noch mal aufgegriffen.
Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 Euro brutto dürfen auch nach dem 01.01.2025 weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Dokumente verwendet werden.
Diese Ausnahme betrifft vor allem B2C-Geschäfte – also z. B. typische Kassenbons und Dienstleistungsrechnungen. Eine strukturierte E-Rechnung ist in diesem Fall nicht erforderlich.
Aber warum eigentlich eine E-Rechnung Software für Kleinunternehmer:innen?
„Muss ich als Kleinunternehmer:in E-Rechnungen empfangen oder erstellen?“
Wir gehen jetzt ins Detail. Denn viele Kleinunternehmer:innen fragen sich derzeit: Bin ich von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Die Antwort: Ja – aber nicht in jeder Hinsicht.
Das Bundesfinanzministerium hat im BMF-Schreiben vom 15.10.2024 festgelegt:
- Du musst ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen können – ganz gleich, ob du Umsatzsteuer ausweist oder nicht.
- Das betrifft alle Unternehmer:innen mit Sitz in Deutschland, auch wenn du nur ein paar Rechnungen im Monat bekommst.
Du brauchst also:
- eine Möglichkeit, strukturierte Rechnungen zu empfangen (z. B. per E-Mail)
- und einen Ort, wo du sie ordnungsgemäß archivieren kannst
Noch keine Pflicht besteht beim Versand von E-Rechnungen, solange du als Kleinunternehmer:in nach § 19 UStG tätig bist und keine Umsatzsteuer ausweist.
Eine dauerhafte Ausnahme betrifft sogenannte Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro brutto: Diese dürfen auch weiterhin ganz normal als PDF oder Papierbeleg verarbeitet werden – unabhängig vom Format oder der Umsatzsteuer.
Warum ist eine spezielle Software für E-Rechnungen notwendig?
Rechnungen schreiben? Kein Problem. Das hast du als Selbstständige:r oder Kleinunternehmer:in schon hundertmal gemacht – per Word, PDF oder vielleicht sogar mit einer digitalen Software.
Aber mit der E-Rechnungspflicht ab 2025 ändert sich das Spiel: Plötzlich gelten technische Standards, Dateiformate wie XRechnung oder ZUGFeRD, und du musst sicherstellen, dass deine Rechnungen maschinell verarbeitet werden können.
Was gilt konkret für Kleinunternehmer:innen?
Laut §14 UStG und Abschnitt II.3 des BMF-Schreibens gilt:
- Kleinunternehmer:innen sind noch nicht verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen.
- Du darfst deine Rechnungen weiterhin als PDF oder auf Papier versenden – sofern du keine Umsatzsteuer ausweist und unter die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG fällst.
- Aber: Du bist ab dem 01.01.2025 verpflichtet, strukturierte E-Rechnungen empfangen und speichern zu können. Diese Empfangspflicht gilt ohne Übergangsfrist.
Das bedeutet: Auch wenn du keine E-Rechnungen erstellen musst, brauchst du dennoch ein System, mit dem du sie verwalten und nachvollziehbar speichern kannst. Spätestens wenn dein erster Geschäftskunde dir eine XRechnung schickt, wird es ernst.
Denn …
… PDF reicht nicht mehr aus
Ein normales PDF sieht zwar aus wie eine Rechnung – ist aber nicht strukturierter Text. Das Finanzamt und viele Geschäftspartner akzeptieren es künftig nicht mehr als gültige E-Rechnung, weil die Daten nicht automatisch ausgelesen werden können.
Die Folge?
Immer mehr Unternehmen stellen auf die neuen Formate um (XRechnung und ZUGFeRD). Diese musst du empfangen können – auch als Kleinunternehmer:in.
Fest steht also: Der Gesetzgeber verlangt Rechnungen im strukturierten Format – das ist klar im BMF-Schreiben vom 15.10.2024 (Abschnitt I.2) geregelt.
Unabhängig von der E-Rechnung: Manuelles Arbeiten wird zum Risiko
Und zwar nicht nur wegen der E-Rechnung. Wer weiterhin manuell arbeitet, riskiert:
- Fehlerhafte Rechnungen, die nicht anerkannt werden
- unbeabsichtigte Verstöße gegen geltende GoBD Pflichten
- Zeitverluste durch Rückfragen oder technische Probleme
- Stress mit Kund:innen und Buchhaltung
- und im schlimmsten Fall: Probleme bei Betriebsprüfungen
Allein diese 5 Punkte sprechen für eine professionelle E-Rechnung Software für Kleinunternehmer:innen.
E-Rechnung Software nimmt dir Arbeit ab
Wenn du dich zu 100 % auf dein Kerngeschäft fokussieren möchtest, lohnt sich eine smarte Kassensoftware, die …
- dich automatisch durch alle Pflichtfelder führt,
- das richtige Format erzeugt,
- und deine Rechnungen ordnungsgemäß archiviert.
Klingt technisch? Muss es nicht sein – mit der richtigen Lösung läuft all das im Hintergrund ab.
helloCash ist dein digitaler Freund und Helfer – auch wenn es um das Thema E-Rechnungen geht.
Im nächsten Abschnitt schauen wir uns an, welche Funktionen deine E-Rechnungssoftware wirklich haben muss.
Wichtige Funktionen einer E-Rechnungs-Software für Kleinunternehmer:innen
Nicht jede Software ist gleich – und gerade für Kleinunternehmer:innen zählt vor allem eins: Einfachheit.
Du brauchst kein überdimensioniertes ERP-System, sondern eine Lösung, die genau das erledigt, was gesetzlich gefordert ist – ohne dich zu überfordern.
Hier sind die Funktionen, auf die du achten solltest:
1. Unterstützung der offiziellen Formate
Die Software muss in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen gemäß § 14 UStG zu verarbeiten – also entweder:
- XRechnung (reines XML-Format, maschinenlesbar), oder
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (hybrides Format mit PDF + XML-Daten)
helloCash setzt ab 2025 auf das ZUGFeRD-Format, da es sowohl für Empfänger:innen als auch für dich als Ersteller:in besonders nutzerfreundlich ist.
Hier kannst du die helloCash Kassensoftware kostenlos und unverbindlich testen.
2. Intuitive Erstellung von Rechnungen
Du solltest deine Rechnungen weiterhin schnell und unkompliziert schreiben können – so, wie du es gewohnt bist.
Gute Software führt dich Schritt für Schritt durch den Prozess und macht automatisch einen E-Rechnung-konformen Datensatz daraus – ohne dass du verstehen musst, was eine XML-Struktur ist.
3. GoBD-konforme Archivierung
GoBD ist die elegante Abkürzung für:
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
Klingt nach Bürokratie pur, oder?
Gesetzlich bist du verpflichtet, Rechnungen ordnungsgemäß, vollständig und revisionssicher zu speichern.
Eine smarte Software hilft dir bei der finanzamtkonformen Ablage von Eingangsrechnungen.
4. Übersicht & Exportfunktionen
Gerade bei E-Rechnungen ist es wichtig, dass du den Überblick behältst:
- Welche Rechnungen wurden als E-Rechnung verschickt?
- Wurden alle Pflichtfelder korrekt ausgefüllt?
- Können Rechnungsdaten direkt an den oder die Steuerberater:in übergeben werden?
Eine gute E-Rechnung Software für Kleinunternehmer:innen bietet dir Exports, Kundenverwaltung und Rechnungsübersicht auf einen Blick.
Als Preis-Leistungs-Sieger mit 93 % Kundenzufriedenheit bieten wir erstklassigen Support und eine transparente Preisstruktur.
5. Kein Technikstress
Das Wichtigste zum Schluss: Du solltest dich nicht jeden Tag aufs Neue mit Formaten, Fristen und Dateistrukturen beschäftigen müssen.
Eine gute E-Rechnungs-Software für Kleinunternehmer:innen erledigt das im Hintergrund. Du machst einfach weiter wie bisher – und alles ist vorbereitet, sobald du auf „Senden“ klickst.
helloCash: Die einfache Lösung für E-Rechnungen ab 2025
Du willst dich auf dein Tagesgeschäft konzentrieren – nicht auf XML-Standards, Dateiformate und rechtliche Details? Dann ist helloCash genau das richtige System für dich.
helloCash ist speziell für Selbstständige und Kleinunternehmer:innen entwickelt worden – und nimmt dir den technischen Aufwand rund um die E-Rechnung einfach ab.
So funktioniert E-Rechnung mit helloCash
Ab dem 1. Januar 2025 stellt helloCash eine integrierte E-Rechnungsfunktion im ZUGFeRD-Format (ab Version 2.0.1) bereit – ein vom Bundesfinanzministerium anerkanntes Standardformat, das PDF und strukturierte XML-Daten kombiniert.
So kann dein:e Geschäftspartner:in die Rechnung lesen, und die Buchhaltung kann sie direkt maschinell verarbeiten.
Und du? Musst nichts weiter tun, als deine Rechnung wie gewohnt zu schreiben.
Schritt-für-Schritt zur E-Rechnung (so einfach ist das mit helloCash):
- Erstelle deine Rechnung in der übersichtlichen helloCash Software.
- Ordne der Rechnung eine:n Kund:in zu – dafür gibt’s im Rechnungsbereich einen eigenen Button.
- Sobald alle Pflichtfelder korrekt ausgefüllt sind, erscheint ein grünes Häkchen.
- Klick auf „E-Mail“ oder „PDF“ – und helloCash generiert automatisch die E-Rechnung im richtigen Format und verschickt sie auf Wunsch direkt.
Also?
Du musst dich nicht mit technischen Standards, XML-Editoren oder manuellem Versand befassen. helloCash erledigt das im Hintergrund – sicher, finanzamtkonform und digital.
Weitere Vorteile auf einen Blick:
- E-Rechnung im korrekten Format – bereit für alle Geschäftspartner:innen
- GoBD-konforme Archivierung & digitale Belegverwaltung
- Kunden- & Rechnungsübersicht an einem Ort
- Kein zusätzlicher Aufwand, keine Schulung notwendig
- Cloud-System mobil und flexibel einsetzbar (ganz ohne teure Hardware auf all deinen Geräten)
- Regelmäßige Updates – helloCash bleibt automatisch auf dem neuesten Stand und informiert dich über alle gesetzlichen Neuerungen
Mit helloCash lagerst du den ganzen Bürokratie-Stress aus – und kannst dich mit ruhigem Gewissen auf deine Kund:innen und dein Business konzentrieren.
Klingt gut? Hier kannst du die helloCash Kassensoftware kostenlos und unverbindlich testen.
E-Rechnung Software Kleinunternehmer: Entspannt zur E-Rechnung – mit der richtigen Software
Die Einführung der E-Rechnungspflicht mag auf den ersten Blick nach viel Bürokratie klingen – besonders für Selbstständige und Kleinunternehmer:innen.
Vorerst bist du als Kleinunternehmer:in auf Basis der Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG zwar nicht dazu verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden. Du musst sie jedoch empfangen können.
Eine E-Rechnung Software ist für dich aus verschiedenen Gründen trotzdem sinnvoll. Mit dem richtigen System musst du weder technische Vorkenntnisse mitbringen noch deine Prozesse umkrempeln.
Wichtig ist nämlich, die E-Rechnungen in Zukunft revisionssicher zu archivieren. Du brauchst eine Software, die gesetzliche Formate wie ZUGFeRD unterstützt. Und vor allem: eine Lösung, die einfach funktioniert, ohne dich von deinem eigentlichen Tagesgeschäft abzulenken
helloCash ist genau dafür gemacht. Als Preis-Leistungs-Sieger mit 93 % Kundenzufriedenheit wissen wir, worauf es für Kleinunternehmer:innen wirklich ankommt.
Du erstellst Rechnungen wie gewohnt – und im Hintergrund übernimmt das System alles, was für die E-Rechnung nötig ist: vom richtigen Format über den Versand bis zur Archivierung. Sicher, finanzamtkonform und zeitsparend.
Klingt gut? Dann teste helloCash jetzt kostenlos und unverbindlich
Hinweis:
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung. Für verbindliche Auskünfte zu deiner konkreten steuerlichen Situation wende dich bitte an eine:n Steuerberater:in oder das zuständige Finanzamt.