“Electronic-Cash” gibt es in der Kreditwirtschaft bereits etwas länger. Mittlerweile wird das Verfahren seit mehreren Jahrzehnten als elektronisches Zahlungssystem angewendet.
Wie genau werden die EC-Zahlungen mit dem Kassensystem verbucht? Hierbei werden die Tagesumsätze von dem bestehenden System erfasst. Das sind in der Regel alle bare und bargeldlose EC- und Kreditkartenzahlungen. Das EC-Terminal ist direkt an die Kasse angeschlossen und so erfolgt automatisch eine separate Erfassung der baren und unbaren Umsätze im Kassensystem. Ist das EC-Terminal von der Kasse getrennt, müssen die Zahlungen manuell als Kartenzahlung verbucht werden. Parallel erfolgt eine Eingabe des Zahlbetrags in das EC-Gerät. Der Tagesabschlussbericht lässt sich anschließend an dem sogenannten Z-Bon ablesen.
In der Vergangenheit nahm das Bundesministerium für Finanzen häufiger Stellung zu der Erfassung barer und unbarer Geschäftsvorfälle. Hier kam es teilweise zu kritischen Diskussionen. Du möchtest mehr darüber wissen? Im Folgenden findest du weitere Informationen zu diesem Thema.
Was ist EC-Cash?
“EC-Cash” steht für das Electronic Cash Verfahren. Hiermit ist ein elektronisches Debitkarten Zahlungssystem der deutschen Kreditwirtschaft gemeint. Heutzutage ist es auch als Girocard Verfahren bekannt.
Während des Vorgangs autorisiert der Karteninhaber die Zahlung durch die Eingabe seiner PIN – “die Personal Identification Number”. Das Ganze findet an einem Point-of-Sale-Terminal statt.
Die Geschichte des EC-Cash
Die Abkürzung EC geht auf das europaweit einheitliche Scheck Zahlungssystem Eurocheque zurück. 2001 wurde das Verfahren eingestellt und von “Electronic Cash” abgelöst. Ein klassisches Erkennungsmerkmal war das Piktogramm “EC Electronic Cash PIN-Pad”. Bekannt sind das blaue “E” und das rote “C”.
Im Jahr 2007 etablierten die deutschen Banken und Sparkassen die Girocard als neues Standard-Zahlungssystem in Deutschland. Nun hieß die Karte ganz offiziell Girocard. Prompt erfolgte auch eine Änderung des Piktogramms: die EC-Initialen wurden gegen blaue Girocard-Punkte ausgetauscht. Die Begriffe EC-Karte und EC-Terminal haben sich aber im Laufe der Zeit bis heute erhalten. Trotzdem lautet die korrekte Bezeichnung Girocard.
Die Buchung von EC-Kartenumsätzen im Kassenbuch
Wie sieht das ganze jetzt im Zusammenhang mit den Kassensystemen aus? Wie genau werden die EC-Zahlungen dort verbucht?
Die Praxis
Immer mehr Geschäfte in Deutschland, in denen lediglich Barzahlungen akzeptiert wurden, müssen inzwischen über die Option Kartenzahlung nachdenken – zumindest dann, wenn es um größere Beträge geht. Aus diesem Grund findest du auch mittlerweile auf Marktplätzen teilweise Stände, bei denen du mit EC-Karte bezahlen kannst.
Jetzt kommt es teilweise vor, dass alle täglichen Umsätze (EC-Karten mit eingeschlossen) im Kassenbuch erfasst werden.
Heutzutage ist das Kartenlesegerät bzw. das EC-Terminal direkt mit dem Kassensystem verbunden. Deine elektronische Registrierkasse erfasst dadurch automatisch direkt Unbare- und Barumsätze.
Wenn das EC-Terminal nicht direkt an die Kasse angeschlossen ist, müssen die Zahlungen manuell als Kartenzahlung verbucht werden. Der Zahlbetrag wird unmittelbar in das EC-Gerät eingegeben.
Der Tagesabschlussbericht der Kasse, auch Z-Bon genannt, gibt Auskunft darüber, was als Bareinnahme und was als EC-Karteneinnahme gilt.
Hier einige weitere Informationen, die auf dem Z-Bon stehen:
- Summe der Tageserlöse
- Aufteilung der Barerlöse und EC-Karten-Umsätze
- Aufgeteilte Umsatzsteuer nach Steuersätzen (19 und 7 Prozent)
- Aufteilung der Summe nach Steuersätzen
Das Kassenbuch erfasst daraufhin die Gesamtumsätze des Z-Bons. Das bedeutet, dass an dem gleichen Datum die EC- und Kreditkartenzahlungen wieder als Ausgabe deklariert werden.
Daraus folgt: Der Barerlös bleibt als Saldo im Kassenbuch stehen.
Dadurch werden alle Umsätze mit der richtigen Umsatzsteuer vollständig erfasst – ein erheblicher Vorteil.
Darüber hinaus gibt es zu jedem Zeitpunkt die Möglichkeit eines Kassensturzes.
Statement des BMF und der DStV
Das BMF betonte, dass bare und unbare Geschäftsvorfälle in der Regel getrennt voneinander zu buchen sind. Im Kassenbuch sollten demnach nur Bareinnahmen und Barausgaben stehen.
Die Auffassung des BMF lautet klar und deutlich: Die Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle im Kassenbuch ist eindeutig ein formeller Mangel.
Es bestünde ein Widerspruch zur wahrheitsgetreuen kaufmännischen Buchführung. Die steuerliche Relevanz einer bestimmten Kassensituation hängt von den Umständen des Einzelfalls ab.
Um diese Forderung durchzusetzen, müsstest du deine EC-Kartenumsätze beispielsweise in einer Zusatzspalte bzw. einem Nebenbuch zum Kassenbuch erfassen.
Der große Nachteil: Es sind umfangreiche Zusatzdokumentationen nötig.
Aufgrund dessen haben sich einzelne Verbände an die obersten Finanzbehörden der Länder gewandt. Sie baten um eine nachhaltige Lösung zur Erfassung der bargeldlosen Girocard- bzw. Kreditkartenumsätze.
Am 29.06.2018 nahm das BMF hierzu Stellung:
- Wie im Schreiben vorher bereits genannt, ist die Erfassung der EC-Karten-Umsätze weiterhin ein formeller Mangel. In dem Kassenbuch seien lediglich Barbewegungen zu erfassen. Der Zweck eines Kassenbuches bestünde in der Dokumentation des jeweils aktuellen Barbestands der Kasse.
- Wenn trotzdem EC-Kartenumsätze im Kassenbuch vermerkt werden, muss der Zahlungsweg ausreichend dokumentiert sein. Der tatsächliche Kassenbestand ist ausnahmslos nachprüfbar. Eine Überprüfung kann jederzeit stattfinden.
- Das Kassenbuch soll einen objektiven Überblick über den Bargeldbestand des Steuerpflichtigen darstellen. Das Ganze sollte so aufgebaut sein, dass der Sollbestand jederzeit mit dem Istbestand verglichen werden kann. Dieser Vorgang ermöglicht die oben bereits angesprochene Kassensturzfähigkeit.
Auffassung der DStV
Während der ganzen Diskussion meldete sich auch die DStV zu Wort.
Wer ist die DStV?
Der Deutsche Steuerberaterverband (DStV) ist eine Organisation, die Angehörige der steuerberatenden und wirtschaftsprüfenden Berufe vertritt.
Der Verband ist auf nationaler und internationaler Ebene aktiv. Die DStV steht den Interessen der Politik, der Verwaltung und weiteren Stakeholdern gegenüber.
Die DStV besteht aus 15 Mitgliedsverbänden mit über 36.500 Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern, Steuerbevollmächtigten, vereidigten Buchprüfern und Rechtsanwälten.
Stellungnahme der DStV
Die DStV fordert einen stärkeren Fokus auf die kaufmännische Übung. Laut ihrer Auffassung ist die Ersterfassung der Gesamtumsätze über das Kassenbuch durchaus praktikabel. Der größte Vorteil sei aber die korrekte Erfassung der Umsatzsteuer.
In der Praxis kommt dies besonders dann zum Tragen, wenn die EC-Umsätze im Kassensystem nicht getrennt nach Steuersätzen ausgewiesen werden. Der Fokus soll ausschließlich auf den Gesamtumsätzen liegen.
Das Statement der DStV lautet wie folgt:
- Das Kassenbuch muss stets am Ende eines Tages geführt werden. Die EC-Kartenumsätze werden bereits wieder ausgetragen, wenn im selben Moment die Gesamtumsätze im Kassenbuch erfasst sind. Folglich zeigt das Kassenbuch unmittelbar im Zeitpunkt der Eintragung der Umsätze parallel neben der Austragung der EC-Kartenumsätze den korrekten Tagesendbestand auf. Hierdurch soll eine hohe Transparenz und ein hoher Informationsgehalt im Kassenbuch gewährleistet werden.
- Die Kassensturzfähigkeit gibt es jederzeit innerhalb eines angemessenen Zeitraums. Die getrennte Erfassung von Bar und EC-Kartenzahlung im Kassensystem ermöglicht eine jederzeitige Abstimmung, weil diese auf dem Vorweg geschieht. Alle Geschäftsvorfälle sind fortwährend nachvollziehbar. Die Erfassung der Umsatzsteuer sei sicher.
- Die Erfassung der EC-Karten Umsätze in einer Zusatzspalte oder eines extra Nebenbuchs zum Kassenbuch sei zu umständlich und für die Praxis mit einem zu hohen Arbeitsaufwand verbunden.
Kurz gesagt: Die strenge Auslegung des BMF und der obersten Finanzbehörden sei zu streng und belaste die Unternehmen zu stark. Trotz des “Formellen Mangels” gäbe es keinen entsprechenden Mehrwert, sodass harte Verschärfungen unverhältnismäßig sind.
Wird EC vielleicht bald abgeschafft?
Debitkarten und Kreditkarten, wie VISA oder Mastercard sind immer weiter auf dem Vormarsch. Viele gehen daher von einem zeitnahen Ende der EC-Karte bzw. der Girocard aus.
Eins steht fest: Die Girocard wird nicht sofort abgeschafft. Allerdings sollen ab dem 1. Juli 2023 keine Girocards mit Maestro-Funktion mehr ausgegeben werden.
Das hat unter anderem mit dem Online-Handel zu tun, weil hier Karten mit dem Maestro-Logo nicht uneingeschränkt genutzt werden können. Die Girocard gibt es also weiterhin – allerdings wird sie nur noch in Deutschland nutzbar sein.
Diese Veränderungen führen dazu, dass die Girocard nicht mehr als kostenloses Standardprodukt angeboten wird.
Mastercard und die Maestro-Kooperation
Mastercard will seine Kooperation mit Maestro beenden. Unter anderem, weil die eigene Debit Mastercard verbreitet werden soll.
Die Debit-Mastercard ist wie eine Girocard auch mit dem Girokonto des Nutzers verbunden.
Wenn du z.B. direkt Geld ausgibst, kann der ausgegebene Geldbetrag nicht über das Kontoguthaben oder den festgelegten Kreditrahmen des Kontos hinausgehen.
Der größte Konkurrent, genannt VISA, bringt mit VISA Debit eine ähnliche Debitkarte auf den Markt.
Grundsätzlich gibt es somit zwei große Gründe für die Abschaffung der EC-Karte:
- Die Girocard eignet sich nicht für E-Commerce und für die Zahlung zwischen Einzelpersonen.
- Das EC-Verfahren funktioniert nur in Deutschland. Das liegt an der Abwicklung, die über autorisierte Netzbetreiber der deutschen Kreditwirtschaft erfolgt.
Fazit: Sichere deine eingehenden Umsätze immer regelmäßig in deiner Buchhaltung
Aufgrund des Statements des BMF erkennst du, dass es wichtig ist, alle seine eingehenden Umsätze immer regelmäßig in der Buchhaltung zu sichern.
Kommt es zu Verständigungsproblemen, ist es immer notwendig nachweisen zu können, welche Einnahmen bar und welche unbar erfolgt sind.
Sollten neue Gesetzesänderungen eintreten, bietet es sich an, aktuelle Statements des BMF und der DStV genau zu lesen. Dadurch kannst du als Selbstständiger mit deinem Kassensystem viele steuerliche Unklarheiten vermeiden.
Zudem bietet es sich an, die Änderungen im EC-Karten Bereich genau zu verfolgen, da sich eventuell auch hier Veränderungen für dein Kassensystem ergeben können.
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Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.