Die einheitliche digitale Schnittstelle ist eines der Elemente der Kassensicherungsverordnung. Aber was ist das eigentlich? Was hat es mit einer TSE zu tun? Und TSE? Wir haben die Antworten und verraten dir dazu, wie du Strafen von bis zu 25.000 € ganz einfach umgehst.
Unternehmen die Bareinnahmen generieren und damit auch über ein Kasse verfügen stehen mehr und mehr im Fokus der Finanzbehörden. So sind insbesondere in den letzten Jahren die Anforderungen an Kassensysteme ständig gestiegen. So ist beispielsweise die gesetzlich geforderte Einzelaufzeichnungspflicht bereits seit 2017 in Kraft.
Einheitliche digitale Schnittstelle als Teil der technischen Sicherheitseinrichtung
Mit der Kassensicherungsverordnung vom 06. Oktober 2017 (BGBL I 2017, 3515) wurde der Rahmen der sogenannten technischen Sicherheitseinrichtung abgesteckt. So ist die einheitliche digitale Schnittstelle, also die Schnittstelle mit welcher die Finanzbehörden die Kassendaten übertragen können, ein Teil eines Gesamtpakets die auch TSE bzw. technische Sicherheitseinrichtung genannt wird.
Technische Sicherheitseinrichtung – Was ist das genau?
Viele Namen und Begriffe geistern derzeit durch das Internet und können ganz schön verwirren. Kein Problem, wir von helloCash wollen Licht ins Dunkel bringen. Die technische Sicherheitseinrichtung ist im Endeffekt nichts Anderes als ein kleiner USB-Stick/ SD-Karte oder extern in der Cloud gespeicherte Einrichtung, die kontrolliert, das sämtliche Regelungen einer ordnungsgemäßen Buchführung auch eingehalten werden.
Die technische Sicherheitseinrichtung besteht dabei aus drei einzelnen Elementen:
- Sicherheitsmodul: Das Sicherheitsmodul sorgt dafür das alle Eingaben in deiner Kasse entsprechend protokolliert werden. So soll es unmöglich sein, diese im nachhinein zu verändern.
- Speichermedium: Sämtliche Aufzeichnungen und Protokolle werden hier gespeichert. Dazu gehört auch das Wahren der Fristen zur Aufbewahrung (beispielsweise für dein Kassenbuch 10 Jahre-Aufbewahrungsfrist).
- Einheitliche digitale Schnittstelle: Und hier ist sie, die digitale Schnittstelle die dafür sorgt, dass die Daten auch an das Finanzamt bzw. den Finanzbeamten vor Ort entsprechend ausgehändigt werden können.
Was ist der Hintergrund?
Kurzum geht es um die Vermeidung von Manipulationen an Kassensystemen. So sorgt die TSE dafür das neben den eigentlichen Buchungen auch sämtliche Löschungen, Veränderungen oder Stornos entsprechend im System hinterlegt werden. Um es deutlich herauszustellen, selbstverständlich hast du weiterhin die Möglichkeit beispielsweise ein Storno vorzunehmen oder auch eine Buchung zu löschen, jedoch wird diese protokolliert und entsprechend gespeichert. Registrierkassen die beispielsweise nur die Tagesumsätze speichern und nach dem Z-Bon alle Daten löschen, sind bereits mit Einführung der GoBD nicht mehr erlaubt.
Was wird da genau protokolliert und aufgezeichnet?
Man spricht hier auch häufig von sogenannten “aufzeichnungspflichtigen Vorgängen”. Die technische Richtlinie, die für alle Kassenhersteller veröffentlicht wurde unterteilt diese Vorgänge in 3 Kategorien:
- Geschäftsvorfälle: Hiermit gemeint sich alle Vorgänge die sich auf deine Gewinn- und Verlustrechnung auswirken. Also sprich “reale, echte” Buchungen. Dazu gehören Einnahmen, Ausgaben aber eben auch Einlagen oder Entnahmen (beispielsweise Privateinlagen oder Entnahmen).
- Andere Vorgänge: Damit gemeint sind Vorgänge die zwar in der Kasse vorgenommen werden, aber keine realen Geschäftsvorfälle sind. Dabei zu nennen sind beispielsweise sogenannte “Trainingsbuchungen”, z.B. um neue Mitarbeiter anzulernen. Aber auch der sogenannte Demo-Modus. Sprich du hast dich noch nicht für ein Kassensystem entschieden (helloCash 😉 ) und testest eine Kasse aus.
- Technische Vorgänge: Dabei handelt es sich um Prozesse im Hintergrund, wie das richtige Setzen von Datum und Uhrzeit etc.
Jede Aufzeichnung oder auch Vorgang wird dabei protokolliert. Die Protokollierung in mehreren Schritten wird als “Transaktion” bezeichnet. Dabei wird jeweils eine eindeutige, manipulationssichere, fortlaufende Transaktionsnummer vergeben. Zusätzlich wird ein sogenannter Prüfwert erzeugt.
Beim Export der Daten mit der einheitlichen digitalen Schnittstelle muss es auch möglich sein, nicht nur die kompletten Transaktionen herunterzuladen, sondern auch nur teilweise. Ferner gibt es noch Mechanismen für die TSE in der Cloud, sodass sichergestellt wird, dass auch im Falle das kein Internet verfügbar ist, die Aufzeichnung aller Transaktionen erfolgt.
Erwähnenswert hierbei ist das eine “Aufzeichnung” sofort beginnt. Im Gegensatz zu unserem Nachbarn Österreich, bei denen die vergleichbare “Signatur” erst mit Abschluss einer “Transaktion” aufzeichnet, beginnt die TSE bereits mit der ersten Eingabe und ist damit sogar noch strenger und restriktiver.
Was ist wenn mein Kassensystem/ meine TSE ausfällt?
Der Gesetzgeber hat hier bereits vorgesorgt und hat Aufzeichnungen auf Papier erlaubt.
Dabei gilt jedoch das Ausfallzeiten entsprechend dokumentiert werden müssen und möglicherweise auch belegt werden müssen (beispielsweise das Tablet/ der Rechner geht kaputt und am kommenden Tag repariert – Rechnung für Reparatur/ Ersatzteil/ Neugerät aufbewahren).
Welche Arten von TSE gibt es?
TSE wird es in verschiedenen Varianten geben. Vom USB-Stick, über SD-Speicherkarte bis zur Cloud-TSE etc. Dazu gehört auch das die Preise hierfür höchst unterschiedlich sein werden.
Grundsätzlich lässt sich festhalten das Cloud-Kassensysteme wie helloCash günstiger sind.
Wo kann ich eine TSE kaufen?
Frag am besten den Hersteller bzw. Anbieter deines Kassensystems, wie du zur TSE kommst, oder ob diese automatisch implementiert wird.
Was bedeutet das für mich als helloCash-Kunde?
Als helloCash-Kunde hast du dich für einen der günstigsten Kassenanbieter in Deutschland erschienen. Innovation und ein sensationelles Preis-Leistungsverhältnis gehören bei uns zusammen. Vom kostenlosen Basis-Kassensystem bis zur Premium und Gastro-Kasse werden wir dich auch mit einer günstigen TSE-Lösung versorgen, sodass du dich um das Wichtigste kümmern kannst: Dein Geschäft. Wir informieren dich direkt per Mail und halten dich auf dem Laufenden. Zusätzlich findest du auch in unserem Blog Artikel zum TSE Status bei helloCash Informationen.
Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.