Die elektronische Registrierkasse war früher das einzige erschwingliche Kassensystem für Kleinunternehmen. Mit dem Fortschritt der computergestützten und mobilen Aufzeichnungssysteme gibt es heutzutage eine Menge preiswerter Kassenlösungen. Mehr dazu erfährst du in diesem Blogartikel.
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Was ist eine elektronische Registrierkasse?
Die elektronische Registrierkasse kann auch als Kassenterminal oder POS-Terminal (POS steht für Point of Sale) bezeichnet werden. Mit einer solchen Kasse werden am Ende eines Kaufprozesses Daten erfasst und verarbeitet. So werden beispielsweise Karten- oder Barzahlungen erfasst, berechnet und dokumentiert.
Ist eine elektronische Registrierkasse Pflicht?
Nein. Im Grunde gilt, dass Betriebe in Deutschland nicht dazu verpflichtet sind, eine elektronische Registrierkasse zu nutzen. Als Unternehmer kannst du also frei entscheiden, ob du eine elektronische Kasse oder eine offene Ladenkasse nutzen willst.
Welche Alternativen gibt es für eine elektronische Registrierkasse?
Mittlerweile gibt es verschiedene innovative Alternativen zur elektronischen Kasse. Moderne Kassensysteme bieten Unternehmern weiterführende Funktionen, mit denen Geschäftsprozesse optimiert oder Neukunden gewonnen werden können. Zudem ist ein Kassensystem smart mit anderen Geräten vernetzt und passt sich individuell an die Unternehmensstruktur an.
Was sind die Vor- und Nachteile einer elektronischen Registrierkasse?
Vorteile:
- Auswertungen möglich (Warenbewegungen, Umsätze, etc.)
- Menschliche Fehler werden vermieden
- Sichere Geldaufbewahrung
- Rechtssichere Archivierung von Dokumenten
- Effiziente Arbeitsweise
Nachteile:
- Papierverbrauch hoch
- Hohes Investment
- Teilweise komplexe Bedienung
DIE ELEKTRONISCHE REGISTRIERKASSE & CO.
Falls du gerade erst registrierkassenpflichtig geworden bist oder einfach auf der Suche einer modernen und benutzerfreundlichen Kasse bist, dann bieten sich dir gegenwärtig eine Vielzahl von gesetzeskonformen Lösungen an, die auch für Kleinunternehmer oder Start-Ups erschwinglich sind.
DIE TRADITIONELLE ELEKTRONISCHE REGISTRIERKASSE
Das wohl bekannteste Kassenmodell ist die traditionelle elektronische Registrierkasse, die mit einer Kassensoftware ausgestattet ist und alle üblichen Transaktionen verarbeiten kann. Natürlich gibt es in dieser Kategorie unterschiedliche Modelle, Marken und Preissegmente. Eine einfache elektronische Registrierkasse ist im Normalfall auch für Kleinunternehmer durchaus erschwinglich. Je nach Ausstattung und Zusatzfunktionen können aber solche Kassensysteme schnell ganz schön ins Geld gehen.
DIE PC-KASSE ALS FLEXIBLE LÖSUNG
Flexibler als eine elektronische Registrierkasse sind PC-Kassen. Da bei dieser Kassenart die Hardware unabhängig von der Kassensoftware ist, kannst du als Unternehmer selbst entscheiden, was du alles brauchst damit der Laden läuft. Ganz sicher braucht es ein Peripheriegerät wie einen Computer, ein Tablet oder ein Handy. Je nach Bedarf kannst du für deine PC-Kasse dann auch noch einen Zusatzbildschirm, einen Drucker, einen Codescanner oder andere Zusatzoptionen wie ein Kartenlesegerät erwerben.
Auch hier sind die Preise unterschiedlich, da aber oft bestehende Geräte eingesetzt werden können, sind PC-Kassen oft durchaus preisgünstig. Einen besonders guten Deal machst du hier auch, wenn du eine gute, aber günstige Kassensoftware installierst.
ONLINE-PROGRAMME FÜR EINE SORGENFREIE KASSENNUTZUNG
Natürlich geht auch der Markt der Registrierkassen absolut mit der Zeit. So ist es kein Wunder, dass die elektronische Registrierkasse sowie die PC-Kasse mit fest installiertem Kassenprogramm langsam aber sicher von moderneren und noch flexibleren Kassenlösungen verdrängt werden.
Webbasierte Kassensoftwarelösungen oder Apps bieten nämlich den entscheidenden Vorteil, dass sie immer up to date sind. Wie du ja bestimmt weißt, kommen in Sachen elektronische Registrierkasse laufend neue Gesetzesanforderungen auf dich als Kassenbesitzer zu. Deshalb ist eine Online-Kassensoftware mehr als zu empfehlen. Du kannst dir damit nämlich Updates ersparen und brauchst dir überhaupt keine Gedanken über die Konformität deiner Kassenversion zu machen, denn dein Kassenanbieter kümmert sich um alles.
Darüber hinaus bieten Online-Kassenprogramme in der Regel viele interessante und oft personalisierbare Zusatzfunktionen und das meist zu absolut bezahlbaren Preisen.
KOSTEN EINER ELEKTRONISCHEN KASSE
Natürlich hängt der Preis einer elektronischen Registrierkasse stark von deinen Anforderungen an die Kassenlösung ab. Je mehr Funktionen du in deinem Unternehmen nutzen möchtest, desto höher das Investment.
Die Basisversion einer Registrierkasse kannst du dir bereits für unter 300 Euro anschaffen. Wenn du deine neue Kasse aber individuell auf deine Geschäftsprozesse anpassen möchtest, musst du mit einer Investition von mehreren Tausend Euro rechnen.
In großen Unternehmen kann das auch schon mal in den 5-stelligen Bereich gehen. Informiere dich also vorher genau, welchen Funktionsumfang du dir für dein Unternehmen konkret wünschst.
SO FUNKTIONIERT EINE ELEKTRONISCHE REGISTRIERKASSE
Durch eine elektronische Registrierkasse kannst du Kassiervorgänge auf unterschiedliche Wege erfassen. Eine Möglichkeit ist die manuelle Eingabe des Preises oder einer Artikelnummer. Wer es etwas moderner mag, kann auch einen Handscanner nutzen.
Nach der Erfassung aller Artikel ermittelt die elektronische Kasse dann den zu zahlenden Gesamtbetrag. Du musst anschließend nur noch den Betrag in die Kasse eintippen, den du vom Kunden erhalten hast.
Im nächsten Schritt öffnet sich die Geldschublade der elektronischen Registrierkasse und zeigt dir optional die Höhe des Wechselgeldes an. Natürlich können je nach System auch weitere Zahlungsmethoden in Empfang genommen werden. Du bist also nicht auf Bargeld angewiesen.
Neben der Barzahlung kannst du mit einer elektronischen Kasse auch EC- oder Kreditkartenzahlung und sogar Wertgutscheine verarbeiten. Für den Tagesabschluss liefert dir eine moderne elektronische Registrierkasse zudem eine automatische Tagesauswertung.
Diese Auswertung wird durch den sogenannten „Z-Bon“ ermöglicht. Dieser weist detailliert die Tagessumme der Einnahmen aus. Hinsichtlich der Buchführung ist der Z-Bon ein wichtiges Instrument. Er dient dem Abgleich des Soll-Kassenbestands mit dem Istbestand.
Hier gehen wir nochmal detaillierter auf die Funktionen einer elektronischen Registrierkasse ein.
PRAXIS-TIPP: DAS MUSST DU BEIM TAGESENDSUMMENBON BEACHTEN
Wer eine elektronische Registrierkasse benutzt, sollte sich genau darüber informieren, wie die Tagesendsummenbons (sog. Z-Bons) aufbewahrt werden müssen.
Denn hier verstehen Prüfer keinen Spaß. Wichtig ist, dass die Bons in jedem Fall vollständig aufbewahrt werden müssen. Zudem musst du sie fortlaufend nummerieren.
Achte darauf, dass die folgenden Daten vorhanden sind:
- Name deines Unternehmens,
- Zeitangabe des Abrufs,
- Datum,
- Tagessumme,
- Kennzahl von Kunde,
- Information bzgl. Bar-oder Kreditkartenzahlung,
- Stornierungen,
- Retouren,
- Tagesabschlussauswertungen.
Gerade bei Stornierungen musst du aufpassen. Denn wer hier Bons entsorgt, muss sich auf Ärger mit dem Prüfer einstellen. Bewahre daher sicherheitshalber einfach alle Belege auf. So bist du auf der sicheren Seite.
ELEKTRONISCHE KASSE: BEWAHRE DIE BEDIENUNGSANLEITUNG AUF
Apropos aufbewahren. Wenn du dir eine neue elektronische Kasse anschaffst, solltest du die Bedienungsanleitung gut aufbewahren.
Warum? Nun, die Anleitung sagt viel über die technischen Voraussetzungen der Datenerfassung und deren Möglichkeiten der Änderung aus. Hinsichtlich der Gesetzgebung solltest du daher auch Handbücher und Wartungsprotokolle sorgfältig dokumentieren.
Eine elektronische Registrierkasse erfasst regelmäßig alle Einnahmen einzeln (pro Kunde). Die summarische Erfassung deiner Umsätze reicht daher nicht aus.
Du siehst: Es gibt in Bezug auf elektronische Registrierkassen einiges zu beachten. Aber keine Sorge. Auf unserem Blog informieren wir dich regelmäßig über die neuesten Updates zu den Themen Kassensysteme, Registrierkassen und mehr.
FRAGEN & ANTWORTN ZUR ELEKTRONISCHEN REGISTRIERKASSE
Welche Ausnahmen gibt es für sogenannte mobile Gruppen?
Bei mobilen Gruppen handelt es sich um Personen, die ihre Leistungen außerhalb ihrer Betriebsstätten erbringen. Mobile Gruppen müssen keine Registrierkasse mit sich führen.
Jedoch muss bei der Leistungserstellung ein Beleg ausgestellt werden. Die Durchschrift muss dann unmittelbar bei der Rückkehr in die tatsächliche Betriebsstätte in die Registrierkasse aufgenommen werden.
Aber wer gehört zu den mobilen Gruppen? Beispielsweise sind das Masseure, Friseure oder Ärzte, die viel unterwegs sind und dort ihre Dienstleistungen erbringen.
Welche Registrierkasse brauche ich?
Diese Frage lässt sich pauschal nicht so leicht beantworten, da es natürlich auf deine individuellen Anforderungen ankommt. Trotzdem können wir dir ein paar wichtige Hinweise zu den Funktionen geben, die deine neue elektronische Kasse mitbringen sollte:
- Ausstellung von Belegen
- Speicherung von Eingaben
- Exportfunktion für Finanzamt
- Aufdruck von handelsüblichen Bezeichnungen auf den Beleg
- Signaturfunktion
- QR-Code Funktion
Brauche ich eine Registrierkasse für meinen Verein?
Du bist für einen Verein verantwortlich? Auch hier besteht natürlich keine Registrierkassenpflicht. Möglicherweise greift aber die Belegausgabepflicht, also diesbezüglich am besten den Steuerberater des Vertrauens zurate ziehen. Wenn Waren verkauft werden, muss auch eine ordnungsgemäße Buchführung sichergestellt werden.
TECHNISCHE SICHERHEITSEINRICHTUNG IN DEUTSCHLAND
Es gibt Unternehmer, die noch immer mit einer offenen Ladenkasse und einem Kassenbuch arbeiten. Das ist zwar nicht gerade zeitgemäß, es gibt jedoch bisher keine gesetzliche Pflicht, eine elektronische Registrierkasse oder eine PC-Kasse zu nutzen.
Wer das aber macht, muss sie zwingend mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) aufrüsten bzw. sich eine neue anschaffen.
Das Problem in Deutschland: Zum Stichtag (1. Januar 2020) waren noch nicht ausreichend TSE auf dem Markt verfügbar. Aus diesem Grund räumte der Gesetzgeber eine Übergangsfrist bis 30. September 2020 ein.
Bis zu diesem Zeitpunkt galt eine Nichtbeanstandungsregelung. Finanzämter haben bis September also nicht beanstandet, wenn eine alte, nicht zertifizierte Kasse eingesetzt wurde.
Wichtig: Diese Nichtbeanstandungsregelung betraf lediglich die TSE. Jegliche weiteren gesetzliche Regelungen mussten weiterhin eingehalten und erfüllt werden.
Außerdem solltest du beachten, dass die Nichtbeanstandungsregelung nur für Kassen gilt, die nachträglich mit einer TSE aufgerüstet werden können. Im Dezember 2019 stellte das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) die ersten beiden Zertifikate aus.
Es gilt eine Übergangsphase bis 31. Dezember 2022. So kannst du deine nicht aufrüstbare Altkasse, die zwischen dem 26. November 2010 und 31. Dezember 2019 angeschafft wurde und die den gesetzlichen Anforderungen vom 1. Januar 2017 entspricht, noch nutzen.
Nicht aufrüstbare Kassen, die wiederum vor dem 26. November 2010 gekauft wurden, dürfen nicht mehr verwendet werden.
WAS BRINGT DIE REGISTRIERKASSENPFLICHT GENAU UND GIBT ES AUSNAHMEN?
Durch die Registrierkassenpflicht sollen Schwarzumsätze und Abgabenverkürzungen vermieden werden. Weiter soll zwischen Unternehmen eine Wettbewerbsgleichheit hergestellt werden.
Mobile Gruppen werden von der Registrierkassenpflicht z. B. entlastet. Denn sie müssen ihre Barumsätzen außerhalb ihrer Betriebsstätte nicht mittels elektronischer Kasse einnehmen.
Das hat praktikable Gründe. Denn Tierärzte, Ärzte oder Reiseleiter können die elektronische Registrierkasse natürlich nicht den ganzen Tag bei sich führen.
Wie bereits beschrieben, reicht es, wenn mobile Gruppen die Umsätze an ihrer tatsächlichen Betriebsstätte in der Registrierkasse verbuchen.
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Du bist dir noch nicht sicher, welche elektronische Registrierkasse wirklich für dich geeignet ist? Keine Sorge. Auf unserem Blog findest du regelmäßig neue, interessante Informationen über alle Themen im Bereich Kassensysteme.
Wir bieten nicht nur ein eigenes innovatives Kassensystem an, sondern liefern dir auch wertvolles Wissen, das du direkt in deinem eigenen Unternehmen integrieren kannst.
Gerade im Bereich Steuern und Buchführung solltest du nämlich besonders vorsichtig sein. Hier lauern nämlich verschiedene Verordnungen und Gesetze, die du unbedingt einhalten solltest. Bei Verstößen kann es nämlich sehr teuer werden.
Um immer auf dem neuesten Stand zu sein raten wir dir daher zu einem innovativen Kassensystem, bei dem Gesetzesänderungen automatisch via Update berücksichtigt werden.
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