Das Jahr 2020 war ein sehr turbulentes Jahr. Umso mehr hat sich wahrscheinlich jeder auf den Jahreswechsel gefreut. Was das Jahr 2021 für deine Registrierkasse bedeutet und was das Jahr 2020 gebracht hat – hier ein kleiner Rückblick, und Fakten zum Thema Registrierkasse 2021.
Die Registrierkasse ist für viele Unternehmer ein ständiger Begleiter. Auch im Jahr 2020 war die Registrierkasse im Geschäftsalltag immer dabei. Laufend verändern sich gesetzliche Regelungen und neue Verordnungen müssen beachtet werden. 2020 waren wir ebenfalls nicht gefeit vor Veränderungen. Was sich in diesem Jahr alles geändert hat, erfährst du nun hier in diesem kleinen Rückblick.
Rückblick – Registrierkasse Fakten 2020
KassenSichV, TSE und Belegausgabepflicht – Diese Wörter prägten den Registrierkassen-Alltag in Deutschland im Jahr 2020. Du möchtest auf einem Blick alles Wichtige zu diesen Begriffen wissen? Hier folgen nun ein kleiner Rückblick und eine Zusammenfassung, welche Änderungen uns im Jahr 2020 begleitet haben.
Seit 01.01.2020 gilt die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), welche einen strengeren Umgang mit digitalen Registrierkassen zur Folge hat. Diese Verordnung wurde vom Bundesfinanzministerium erlassen und dient der Verhinderung von Steuerbetrug. Die KassenSichV enthält folgende wichtige Punkte:
- Belegausgabepflicht
- Kassenmeldepflicht
- Technische Sicherheitseinrichtung
Belegausgabepflicht
Die Belegausgabepflicht ist Teil der KassenSichV und sie gilt daher ebenfalls seit dem 01.01.2020. Diese Pflicht trifft nur elektronische Aufzeichnungssysteme. Das sind beispielsweise digitale Kassensysteme oder mobile Kassensysteme mit iPad. Die Belegausgabepflicht besagt, dass dem Kunden „in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall“ ein Beleg zur Verfügung gestellt werden muss. Dieser kann auch elektronisch ausgegeben werden, wenn er zum Download zur Verfügung gestellt wird. Der Kunde muss den Beleg aber nicht annehmen.
Kassenmeldepflicht
Auch die Kassenmeldepflicht ist Bestandteil der KassenSichV. Wie der Name bereits vermuten lässt, besagt diese Pflicht, digitale Kassensysteme beim zuständigen Finanzamt melden zu müssen. Diese Meldepflicht soll dem Finanzamt helfen, Manipulationen noch genauer nachvollziehen zu können. Welche Aspekte genau gemeldet werden müssen? Hier findest du eine kurze Übersichtsliste:
- Mitteilende Person
- Eindeutige Identifikation
- Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung
- Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
- Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme
- Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
- Datum der Anschaffung
- Datum der Außerbetriebnahme
Die vormals geplante Regelung der Meldefrist innerhalb eines Monats ab dem 01.01.2020 wurde zugunsten einer Nachrüstungsmöglichkeit und erstmaliger Meldung auf spätestens 30.09.2020 aufgegeben. Nach diesem Datum muss die Meldung einer neuen Kasse innerhalb der bereits erwähnten Frist eingehen. Zu beachten ist auch immer die rechtzeitige Meldung einer sogenannten Außerbetriebnahme, dazu zählen auch Diebstahl und Defekt des Gerätes.
Technische Sicherheitseinrichtung
Die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist der zentrale Bestandteil der KassenSichV. Dabei geht es um den Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen. Besitzt du ein digitales Kassensystem, benötigst du somit eine TSE. Ist diese in deinem Kassensystem eingebaut, werden alle Transaktionen elektronisch signiert. Dadurch können nicht nachvollziehbare nachträgliche Änderungen der Kassendaten nicht mehr durchgeführt werden. Die TSE wird durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert.
Diese Aspekte der KassenSichV traten am 01.01.2020 in Kraft. Welche Auswirkungen diese und neue Verordnungen nun auf deine Registrierkasse 2021 haben, erfährst du nun hier.
Was muss eine Registrierkasse ab 2021 können?
Auch für das Jahr 2021 ist die TSE ein wichtiges Thema. Im Juli 2020 wurde zuerst von einigen Bundesländern in Deutschland per Erlass die Frist zur Aufrüstung mit einer TSE bis 31.08.2020 verschoben. Grund dafür war, dass kein einziger Anbieter zertifiziert wurde. Da auch die Zertifizierung eines Cloud-TSE-Anbieters später nicht erfolgte, wurde in einigen Bundesländern die Frist bis zum 31.03.2021 verlängert. Das heißt dieses Datum ist 2021 von hoher Bedeutung. Beachte hierbei aber, dass die Regelungen dahingehend von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich sind. Daher ist es besonders wichtig, sich immer über die aktuelle Rechtslage im eigenen Bundesland zu informieren.
Ein weiterer wichtiger Aspekt gleich zu Beginn am 01.01.2021 ist die Rückführung der Mehrwertsteuersätze. Im Zuge der Corona-Pandemie wurden die Sätze von 01.07.2020 bis 31.12.2020 von 19 % auf 16 % gesenkt und der ermäßigte Steuersatz von 7 % auf 5 %. Diese Sätze sind ab 01.01.2021 nicht mehr gültig. Sie müssen daher in der Registrierkasse wieder richtig mit 19 % und 7 % vermerkt werden.
In deiner helloCash Registrierkasse funktioniert die Änderung der Steuersätze super einfach. Du möchtest wissen, wie genau die Änderung funktioniert? Hier findest du eine detaillierte Anleitung, wie du das ganz einfach bei allen Artikeln durchführen kannst.
Bis jetzt wissen wir, was eine Registrierkasse ab 2021 können muss. Doch dabei stellt sich noch die generelle Frage: Ist es überhaupt notwendig im Jahr 2021 eine Registrierkasse zu haben?
Brauche ich 2021 eine Registrierkasse?
Wie bisher gilt auch im Jahr 2021 weiterhin, dass es in Deutschland keine Pflicht gibt, eine elektronische Registrierkasse zu verwenden. Es gibt die Möglichkeiten einer offenen Ladenkasse oder einer elektronischen Registrierkasse. Egal für welche Möglichkeit du dich entscheidest, damit sind jeweils verschiedene Pflichten verbunden. Was diese zwei Möglichkeiten unterscheidet und welche verschiedenen Pflichten diese zwei Möglichkeiten mitbringen, erklären wir dir nun im Folgenden.
Was bedeutet offene Kasse?
Als offene Ladenkasse wird eine Kasse ohne jegliche technischen Elemente verstanden. Das kann somit sowohl eine Kassette sein, aber genauso auch eine Kiste oder ein Karton, wo du dein Bargeld und Wechselgeld aufbewahrst. Eine offene Ladenkasse hat nicht dieselben Pflichten zur Folge, wie die Verwendung einer elektronischen Registrierkasse. Hier erfährst du nun, welche Pflichten mit einer offenen Ladenkasse einzuhalten sind und von welchen du befreit bist.
Verwendest du die Möglichkeit der offenen Ladenkasse, bist du beispielsweise von der Belegausgabepflicht befreit. Auch eine TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) ist nicht notwendig, da ja keine technischen Elemente vorhanden sind. Es muss jedoch täglich ein Kassenbericht angefertigt werden. Dabei werden alle Bargeldeinnahmen und -ausgaben ausgezählt. Eine Kassennachschau kann jedoch auch bei einer offenen Ladenkasse durchgeführt werden.
Möchtest du mehr Informationen zum Thema offene Ladenkasse erhalten? Dann sieh doch bei diesem Beitrag auf unserer Website vorbei.
Was bedeutet elektronische Registrierkasse?
Im Unterschied dazu gibt es die Möglichkeit der elektronischen Registrierkasse bzw. des digitalen Kassensystems. Entscheidest du dich für die Nutzung einer elektronischen Registrierkasse kommen verschiedenste Pflichten auf dich zu, welche auch bereits zu Beginn dieses Beitrages erwähnt wurden. Im Folgenden findest du eine kurze Übersicht über diese Pflichten:
- KassenSichV inkl. Belegausgabepflicht, Meldepflicht und TSE
- Fälschungssicherheit
- nicht angekündigte Kassennachschauen
- DSFinV-K
Diese Pflichten umfasst die gesamte KassenSichV inklusive der Belegausgabepflicht, der Meldepflicht beim Finanzamt und der TSE. Ebenfalls seit 01.01.2020 müssen elektronische Registrierkassen fälschungssicher sein.
Bereits seit dem Jahr 2017 gilt die dauerhafte Datenspeicherung. Dabei müssen Einzeldaten 10 Jahre lang jederzeit verfügbar, unveränderbar und maschinell auslesbar aufbewahrt werden. Zusätzlich können auch nicht angekündigte Kassennachschauen ab 01.01.2018 durchgeführt werden.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die DSFinV-K. Die Abkürzung DSFinV-K steht für den Begriff “Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme”. Er steht als Datenstandard für Registrierkassen für eine Struktur von Daten in elektronischen Kassensystemen. Seit dem 01.01.2020 findet diese Struktur bei der Nutzung der gesetzlich vorgeschriebenen digitalen Schnittstelle ihre Anwendung (§ 146a AO).
Du möchtest noch mehr über die Pflichten bei der Verwendung einer elektronischen Registrierkasse wissen? Dann lies dir diesen Artikel durch und du erhältst weitere Informationen.
Was kostet eine Registrierkasse 2021?
Die Kosten einer elektronischen Registrierkasse sind zum Teil sehr unterschiedlich. Es gibt ein breites Spektrum an verschiedensten Angeboten für digitale Kassensysteme und auch die Palette an Anbietern selbst ist groß. Viele Anwender fürchten deshalb meistens einen sehr hohen Preis von elektronischen Registrierkassen aufgrund der umfangreichen Ausstattung. Doch du musst nicht zwingend einen hohen Preis für hochwertige Funktionen zahlen. Es ist leicht möglich, eine gesetzeskonforme Registrierkasse unter 500 € im Jahr zu kaufen. Die meisten Preise für elektronische Registrierkassen werden auf Monatsbasis verrechnet, wie es beispielsweise bei helloCash der Fall ist. Viele Unternehmen bieten auch verschiedenste Preismodelle an. Bei helloCash gibt es nicht nur ein kostenloses Modell, sondern auch die Modelle Medium, Premium und Gastro. Hier erfährst du mehr über die Vorteile von helloCash.
Beim Kauf eines elektronischen Kassensystems solltest du auf jeden Fall darauf achten, ob es leicht möglich ist, zwischen diesen Preismodellen zu wechseln. Dann kannst du nämlich deine Kosten immer individuell an die Bedürfnisse deines Unternehmens anpassen. Am besten ist es natürlich, die elektronische Registrierkasse zuerst kostenlos testen zu können. So kannst du dir ein Bild von den Funktionen machen.
Besitzt du noch keine helloCash Registrierkasse? Dann wird es höchste Zeit. Melde dich gleich hier an und teste helloCash kostenlos.
Wo kann ich eine Registrierkasse kaufen?
Wie vorhin bereits gesagt, gibt es viele verschiedene Anbieter von Registrierkassen. Entscheidest du dich gegen eine elektronische Variante und für eine offene Ladenkasse musst du lediglich eine Kassette kaufen. Diese kannst du ganz einfach in vielen stationären Büroläden erwerben.
Möchtest du aber eine elektronische Registrierkasse, musst du meist dein Zuhause für den Kauf gar nicht verlassen. Kaufst du dir ein cloudbasiertes Kassensystem kannst du das ganz einfach zuhause online machen. Achte aber darauf, ob die Erstverwendung auch wirklich selbst gemacht werden kann, oder ob dafür die Unterstützung des Anbieters benötigt wird.
Hier bei helloCash musst du dich lediglich mit E-Mail-Adresse und einem Passwort anmelden, dein gewünschtes Preismodell wählen und schon kannst du loslegen.
Fazit
Das Jahr 2020 war sehr turbulent und hat nicht nur so einige rechtliche, sondern auch wirtschaftliche Herausforderungen mit sich gebracht. Umso mehr Hoffnung und Zuversicht liegt im (Wirtschafts-)Jahr 2021. Auch das Jahr 2021 wird höchstwahrscheinlich einige Herausforderungen mit sich bringen. Falls diese Herausforderungen deine Registrierkasse betreffen, erfährst du dies natürlich von uns. In diesem Sinne wünschen wir dir und deinem Unternehmen alles Gute! 😊
Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.