Inventur Einzelhandel: 5 Tipps für einen reibungslosen Ablauf

Die Inventur im Einzelhandel steht an und du möchtest dir einen Überblick zum Prozess verschaffen? Dann bist du hier an der richtigen Adresse. 

Wir zeigen dir, was eine Inventur ist, wie du sie in 5 Schritten reibungslos durchgeführt und welche gesetzlichen Rahmenbedingungen du beachten musst.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist eine Inventur?
2. Inventur im Einzelhandel in 5 Schritten durchführen: So geht’s
3. Zahlen, Daten Fakten: So zählst du deinen Bestand
4. Inventur im Einzelhandel: Wann ist der richtige Zeitpunkt?
5. Fazit

Inventur Einzelhandel: Was versteht man unter Inventur im Einzelhandel?

Unter Inventur im Einzelhandel versteht man die Bestandsaufnahme und Bewertung des Warenlagers und der Vorräte eines Einzelhandelsgeschäfts zu einem bestimmten Zeitpunkt. 

Die Inventur ist eine wichtige Aufgabe, um einen Überblick über den aktuellen Warenbestand zu erhalten. Außerdem stellst du durch eine Inventur im Einzelhandel sicher, dass du deine Bücher korrekt führst.

Im Rahmen der Inventur werden deine tatsächlichen Lagerbestände mit den im System erfassten Beständen verglichen – mit dem richtigen System kannst du schnell und einfach mögliche Abweichungen ermitteln. 

Aus deinen Ergebnissen leitest du dann wiederum Maßnahmen ab, um deine Buchhaltung auf den aktuellen Stand zu bringen und mögliche Fehler zu vermeiden.

Aber wie sorgst du jetzt für eine strukturierte Inventur im Einzelhandel? Im nächsten Abschnitt schauen wir uns diese Frage genauer an.

Inventur Einzelhandel Ablauf: In 5 Schritten zur strukturierten Bestandsaufnahme

Eine Inventur im Einzelhandel erfordert eine sorgfältige Vorbereitung und Planung. Denn nur so stellst du sicher, dass alles reibungslos und effektiv abläuft. 

Also? Wie wickelst du deine Inventur nun im Idealfall ab? Lass uns den Prozess am besten in 5 Schritte unterteilen.

5 Schritte: Inventur im Einzelhandel richtig durchführen

1) Inventurplanung

Je detaillierter dein Plan, desto besser. Stell dir während der Planung am besten verschiedene Fragen, um den Prozess bestmöglich auszuarbeiten.

• Wann möchtest du die Inventur durchführen? 
• Wer ist an der Inventur beteiligt? 
• Und wer übernimmt die Leitung und Verantwortung? 
• Welches System wird bei der Inventur eingesetzt? 
• Wie stellst du sicher, dass aufkommende Fragen umgehend beantwortet werden können?

Achte außerdem auf die gesetzlichen Rahmenbedingungen. Laut Handelsgesetzbuch gibt es 5 Voraussetzungen, die du auf dem Schirm haben solltest:

• Vollständige Bestandsaufnahme (sogenannte Bilanzwahrheit)
• Richtigkeit der Bestandsaufnahme (gemäß § 246 Abs. 1 HGB)
• Stetigkeit der Inventur (gemäß § 252 HGB)
• Aus der Bestandsaufnahme muss die Einzelerfassung hervorgehen
• Nachprüfbarkeit bzw. Bilanzklarheit muss gegeben sein (bestenfalls durch ein digitales Kassensystem)

2) Vorbereitung des Inventursystems

Für eine erfolgreiche Inventur im Einzelhandel ist eine clevere Systematik das A und O. Du möchtest schließlich deinen aktuellen Warenbestand fehlerfrei widerspiegeln. 

Achte also darauf, dass dein Inventur-Team aus Menschen besteht, die möglichst genau und sorgfältig arbeiten.

Nutze außerdem unbedingt ein digitales Kassensystem mit Inventur-Funktion. So sparst du wertvolle Zeit und reduzierst gleichzeitig die Fehlerquote. 

Wie genau?

Naja, mit einer digitalen Kasse erstellst du deine Inventarliste auf Knopfdruck und ordnest deine Artikel in passende Kategorien ein. All deine Daten kannst du im Handumdrehen als CSV-Datei exportieren, um sie problemlos weiterzuverarbeiten.

3) Durchführung der Inventur 

Nach der Vorbereitung ist vor der Durchführung. Du hast deine Mitarbeiter mit einem klaren Briefing versorgt – sie wissen also genau, worauf es bei der anstehenden Inventur ankommt.

Außerdem ist dein digitales Kassensystem einsatzbereit, damit du alle Artikel im Lagerbereich sorgfältig und genau erfassen kannst.

Jetzt hast du 3 Möglichkeiten, deine Inventur durchzuführen:

• Körperliche Inventur: Hierbei liegt der Fokus auf der Bestandsaufnahme von materiellen Vermögensgegenständen. Was heißt das konkret? Naja, du zählst, misst oder wiegst deinen Lagerbestand.
• Buchinventur: Wenn immaterielle Vermögensgegenstände existieren, dokumentierst du diese im Rahmen der Buchinventur. Zum Beispiel, indem du Schulden, Forderungen, Rechte, Lizenzen etc. strukturiert in einer Liste festhältst.
• Anlageninventur: Hast du einen Fuhrpark, Maschinen oder andere Betriebs- und Geschäftsausstattungen? Dann handelt es sich um bewegliche materielle Vermögenswerte. Diese musst du im Anlagenverzeichnis auflisten. Vermerke hier unbedingt Informationen, wie Datum und Kosten der Anschaffung, exakte Bezeichnung des Vermögensgegenstandes oder Nutzungsdauer.

Übrigens: Um die Inventur im Einzelhandel schneller durchzuführen, kannst du Barcode-Scanner oder mobile Geräte einsetzen. So beschleunigst du den Prozess und erhöhst die Genauigkeit.

4) Inventurkontrolle

Sobald deine Inventur abgeschlossen ist, prüfst du deine Ergebnisse. Hierbei korrigierst du mögliche Fehler und überprüfst Differenzen zwischen den erfassten und den erwarteten Beständen.

Wichtig: Je digitaler dein Prozess, desto weniger Aufwand hast du in der Inventurkontrolle.

5) Nachbereitung der Inventur

Nach der Inventur dokumentierst du deine Ergebnisse, um sie abschließend im Detail auszuwerten. 

Schließlich geht es hier um bares Geld. 

Denn nicht nur das Finanzamt interessiert sich für deine Ergebnisse – auch du solltest ganz genau hinschauen und bei Bedarf Maßnahmen einleiten.

Folgende Fragen helfen dir bei der Nachbereitung:

• Wie sieht mein Bestand aus?
• Welche Produkte verkaufen sich gut und sind Umsatztreiber?
• Wo besteht Verbesserungsbedarf?
• Wie kann ich meinen Warenbestand optimieren?
• Was lief bei der Inventur gut?
• Wo können wir nächstes mal Prozesse optimieren? 

Wir haben uns jetzt 5 Schritte für deine Inventur im Einzelhandel angeschaut. Lass uns jetzt ins Detail gehen. Was muss bei einer Inventur eigentlich gezählt werden?

Was muss bei der Inventur gezählt werden?

Der Begriff Inventur hat seine Wurzeln im Lateinischen und bedeutet „Gesamtheit des Gefundenen“.

Bei der Inventur im Einzelhandel werden grundsätzlich alle Vermögensgegenstände gezählt, die sich im Lager des Unternehmens befinden (also Waren, Vorräte, etc.).

Hierbei achtest du auf zwei Bestände: den Ist-Bestand und den Soll-Bestand. Diese Bestandsaufnahme ist laut § 240 Abs. 1 des Handelsgesetzbuches (HGB) für jeden Kaufmann mindestens einmal im Jahr verpflichtend.

Neben materiellen Gegenständen (Produkte, Lebensmittel, …) musst du auch immaterielle Gegenstände wie zum Beispiel Forderungen oder Schulden in der Inventur berücksichtigen.

Hier ein paar weitere Beispiele:

• Produkte im Regal, im Keller, in der Kühlkammer oder im Lager
• Waren, die du zum Zeitpunkt der Inventur bereits bestellt hast, aber noch nicht geliefert wurden
• Verpackungsmaterialien und sonstige Materialien, die zum Betrieb des Einzelhandelsgeschäfts gehören

Wichtig: Wie im Abschnitt „Durchführung der Inventur“ bereits beschrieben, gibt es verschiedene Arten der Inventur und dementsprechend auch unterschiedliche Zählweisen. 

Wann machen Supermärkte Inventur?

Wenn du als Kaufmann zur doppelten Buchführung verpflichtet bist, musst du deine Inventur mindestens einmal jährlich durchführen. In der Regel erfolgt die Inventur am 31.12. eines Kalenderjahres (zum Bilanzstichtag).

Laut § 240 HGB bist du zusätzlich dazu verpflichtet, bei einer Neueröffnung, Schließung oder Übernahme eine Inventur durchzuführen.

Tipp: Um saisonale Schwankungen im Geschäft realistisch zu dokumentieren, solltest du sogenannte Zwischeninventuren durchführen. So kannst du deinen Warenbestand noch genauer steuern und sorgst durch smarte Werbeaktionen für ein Umsatzwachstum.

Fazit: Wer die Inventur sorgfältig plant und digitale Systeme einsetzt, spart viel Zeit und Energie

In diesem Beitrag haben wir uns angeschaut, was eine Inventur überhaupt ist und welche gesetzlichen Rahmenbedingungen du unbedingt kennen solltest. 

Außerdem weißt du jetzt, wie du deine Inventur im Einzelhandel in 5 Schritten durchführen kannst.

Erfolgreiche Einzelhändler gestalten die jährliche Inventur effizient und reibungslos, indem sie smarte digitale Systeme nutzen. 

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Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.