Die Führung eines Kassenbuchs gehört wahrlich wohl nicht zu den Lieblingsbeschäftigungen eines jeden Geschäftsinhabers. Aber musst du überhaupt ein Kassenbuch führen? Welche gesetzlichen Grundlagen gelten hierfür? Und wie kannst du es dir mit helloCash noch einfacher machen? Wir haben die Antworten auf deine Fragen.
Was ist ein Kassenbuch?
Das Kassenbuch ist ist ein sogenanntes Hauptbuch innerhalb des Rechnungswesens. Hier werden sämtliche Bar-Zahlungsvorgänge eingetragen (Einnahmen, Ausgaben, Einlagen und Entnahmen). Das Kassenbuch dient letztendlich der Ermittlung des Kassenbestands.
Wer muss ein Kassenbuch führen?
Grundsätzlich lässt sich feststellen, das jedes Unternehmen das auch buchführungspflichtig ist, ein Kassenbuch führen muss. Dies ergibt sich aus § 146 der Abgabenordnung sowie dem § 22 des Umsatzsteuergesetzes. Demnach ist jeder Umsatz aufzuzeichnen.
Ob dein Unternehmen buchführungspflichtig ist, solltest du am Besten mit deinem Steuerberater abklären. Ferner solltest du abklären, inwieweit für deine Branche bzw. Unternehmen etwaige weitere Pflichten bestehen, wie beispielsweise die Führung von Stundenzetteln.
Wie lange muss ich ein Kassenbuch und die Belege aufbewahren?
Für das Kassenbuch sowie Kassenberichte gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Sollte aber beispielsweise die Steuer für das betreffende Steuerjahr noch nicht festgesetzt wurden sein, dürfen diese noch nicht vernichtet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 147 der Abgabenordnung. Für Belege gilt ferner auch die 10 Jahresfrist.
Was passiert wenn ich das Kassenbuch und die Belege nicht lange genug aufbewahrt habe?
Grundsätzlich reicht es nicht aus, nur das Kassenbuch aufzubewahren und beispielsweise die Belege zu vernichten. Ferner sind auch die sogenannten Zählprotokolle aufzubewahren.
Bei Fehlen entsprechender Unterlagen besteht u.a. die Gefahr einer sogenannten Hinzuschätzung (§ 162 der Abgabenordnung). Eine Hinzuschätzung ist faktisch eine Schätzung durch die Finanzverwaltung. So wird der Gewinn des Unternehmens durch die Finanzverwaltung ermittelt, welche i.d.R. entsprechende Nachzahlungen nach sich zieht. Dazu kommen entsprechende Strafzinsen.
Doch Achtung, auch wenn dein Unternehmen nicht buchführungspflichtig ist, sind trotz dessen alle Belege aufzubewahren. Selbst auch dann, wenn Einzelaufzeichnungen (z.B. bei Würstchenverkäufern auf einer Kirmes und Erlaubnis durch das Finanzamt) nicht zumutbar sind, § 148 der Abgabenordnung.
Also, lieber aufbewahren denn jeder Beleg und das Kassenbuch hat immer auch eine Beweisfunktion, für dich aber auch für das Finanzamt.
Welche Strafen drohen mir?
Sollte ein Kassenbuch grundsätzlich nicht geführt werden bzw. fehlerhaft kann dies den Anfangsverdacht auf eine Steuerhinterziehung (§ 370 der Abgabenordnung) erfüllen. Grundsätzlich besteht aber immer das Risiko einer etwaigen Schätzung sowie Zahlung von Strafzinsen.
Wie funktioniert die Führung des Kassenbuchs mit helloCash?
HelloCash macht es dir besonders einfach. Mit unserem Kassensystem bist du auf der sicheren Seite, was das Führen eines Kassenbuchs betrifft. Dein Kassenbuch wird ganz einfach im Hintergrund geführt und ist jederzeit für den Export bereit, egal ob für deinen Steuerberater oder der unangemeldeten Kassennachschau durch das Finanzamt.
Bist du bereit für den einfachen Weg?
Wo finde ich das helloCash-Kassenbuch?
Nachdem du dich bei helloCash eingeloggt hast, navigierst du einfach im Reiter “Kassensystem” auf “Kassenbuch”. Hier findest du sämtliche bereits getätigten Aufzeichnungen, geordnet nach Datum. Du suchst eine Buchung? Nichts leichter als das! Suche direkt nach der Belegnummer im entsprechenden Feld. Du brauchst deinen aktuellen Kassenstand? Auf einen Blick kannst du hier sämtliche Eingänge/ Ausgänge und den entsprechenden Saldo bzw. Kassenbestand einsehen.
Wie nehme ich Einzahlungen bzw. Auszahlungen vor?
Klicke einfach auf den blauen Button “Ein/ Auszahlung”. Und das folgende Fenster erscheint:
Hier kannst du ganz einfach deine Einzahlung oder Auszahlung hinterlegen. Du hast Blumen in bar zur Dekoration deines Ladengeschäfts gekauft? Dann handelt es sich wahrscheinlich um eine betriebliche Entnahme. Nutze auch das Feld “Beschreibungen”, so fällt es dir nochmal leichter auch am Ende des Jahres, noch zu wissen, worum es geht. Wie beschrieben, hebe aber trotz dessen bitte den Beleg bzw. die Rechnung auf.
Hast du Geld für private Zwecke entnommen? Eine Privatentnahme kannst du ganz leicht im in helloCash hinterlegen, wähle dafür “Auszahlung” und “Private”. Voilá.
Wie kann ich die Daten exportieren? In welchem Format?
Der Export sämtlicher Daten ist in helloCash nur wenige Klicks entfernt. Und da macht auch unser Kassenbuch keine Ausnahme.
Wähle einfach den Zeitraum sowie in welchen Format du die Daten brauchst. Ob CSV oder PDF, du hast die Wahl.
Standardmäßig haben wir den Modus “Echt-Daten” angegeben. Doch mit helloCash kannst du beispielsweise im Testmodus oder Demo-Modus auch neue Mitarbeiter anlernen. Um es plastischer für neue Mitarbeiter zu machen, können die generierten Test-Daten auch hier heruntergeladen werden.
Wir haben hier auch noch eine Vorlage eines Kassenzählprotokolls für dich, um dir das Führen deines Kassenbuch zu erleichtern.
P.S. Bist du schon bereit für die Kassensicherungsverordnung und die Belegpflicht ab 2020?
Übrigens unsere auf Herz und Nieren geprüften Bondrucker findest du hier…
Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.