Einnahmen, Ausgaben, Einlagen, Entnahmen – all diese geschäftlichen Transaktionen musst du strukturiert und ordnungsgemäß in einem Kassenjournal dokumentieren.
Aber wie genau? Und welche Möglichkeiten gibt es?
In diesem Artikel schaffen wir Klarheit. Lass und direkt loslegen!
Inhaltsverzeichnis
- Was ist ein Kassenjournal?
- Wer muss ein Kassenjournal führen?
- Warum ist ein Kassenbuch so wichtig?
- Excel vs. Smartes System: Dein Kassenjournal muss ordnungsgemäß sein
- Digitales Kassensystem als Freund und Helfer
- Fazit
Was ist ein Kassenjournal?
Bei einem Kassenjournal (auch Kassenbuch) handelt es sich um ein Dokument, in dem alle geschäftlichen Transaktionen ordnungsgemäß festgehalten werden. Zum Beispiel:
- Eingänge
- Ausgänge
- Einlagen
- Entnahmen
Dein Kassenjournal liefert dir einen strukturierten Überblick zur Liquidität deines Unternehmens und dient gleichermaßen als zentrale Stelle für die Dokumentation.
Die leicht nachprüfbare Dokumentation von Geschäftsprozessen ist gerade bei einer spontanen Betriebsprüfung extrem wichtig. Schließlich möchtest du Ärger mit dem Finanzamt in jedem Fall vermeiden, oder?
In deinem Kassenbuch müssen alle Einträge chronologisch und lückenlos erfasst werden. Ein Betriebsprüfer muss sich also jederzeit problemlos einen Überblick zu den Geschäftsvorfällen verschaffen können.
Im nächsten Abschnitt schauen wir uns an, wer ein Kassenjournal führen muss.
Wer muss ein Kassenjournal führen?
Grundsätzlich ist jedes buchführungspflichtige Unternehmen dazu verpflichtet, die Bewegungen von Bargeld in einem ordnungsgemäßen Kassenjournal zu dokumentieren.
Wirft man einen Blick in §§ 238 bis 241 HGB, lässt sich folgendes festhalten:
- Buchführungspflichtige Unternehmer müssen eine ordnungsgemäße Kassenführung vorweisen
- Von der Pflicht zur Führung eines Kassenjournals sind lediglich Einzelkaufleute befreit, die in zwei aufeinanderfolgenden Jahren nicht mehr als 600.000 Euro Umsatzerlöse und 60.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen
Ganz wichtig: Als Unternehmer solltest du in jedem Fall ein Kassenjournal führen – egal, ob du gesetzlich dazu verpflichtet bist oder nicht.
Insbesondere Einzelunternehmen, Dienstleister und kleine Unternehmen sollten hier in ein cleveres System investieren, um auf Basis der erfassten Umsätze entsprechende Maßnahmen zur geschäftlichen Entwicklung zu ergreifen.
Warum ist ein Kassenjournal so wichtig?
Ein ordnungsgemäß geführtes Kassenbuch ist ein essenzieller Bestandteil der Buchhaltung und des Finanzmanagements eines jeden Unternehmens. Warum? Naja, nur wenn du deine Finanzen strukturiert im Blick behältst, kannst du langfristig richtige Entscheidungen treffen.
Aus diesem Grund setzen erfolgreiche Unternehmen seit Jahren auf digitale Kassensysteme, um die Geschäftsentwicklung clever zu planen und Prozesse zu automatisieren.
Dein Kassenjournal hilft dir außerdem dabei, Unregelmäßigkeiten frühzeitig zu erkennen und Betrug zu verhindern – denn mit einem digitalen System werden all deine Bargeldtransaktionen lückenlos aufgezeichnet.
Neben den wirtschaftlichen Vorteilen sorgt ein smartes Kassenjournal außerdem für eine ordnungsgemäße Buchführung. In Bezug auf die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“) spielt dein Kassenbuch also eine wichtige Rolle.
Um die GoBD zu kontrollieren, führen die Finanzbehörden regelmäßig Betriebsprüfungen bzw. Kassenprüfungen durch. Hierbei werden zahlreiche Vorgaben geprüft. Wer sich nicht an die GoBD hält, muss mit hohen Strafen rechnen.
Mit einem digitalen Kassensystem führst du dein Kassenjournal nicht nur digital, sondern auch ordnungsgemäß.
Dank helloCash erstellst du im Handumdrehen Rechnungen und dokumentierst all deine Transaktionen einfach und schnell. Außerdem erstellst du auf Knopfdruck übersichtliche Berichte, die du jederzeit problemlos auswerten kannst.
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Excel vs. Digitales Kassensystem: Diese Fehler musst du vermeiden
Eine Excel-Tabelle als Kassenbuch? Das ist eher keine gute Idee. Steuer-Experten raten von Excel als Kassenjournal sogar ab – denn diese Methode kann zu einer Vielzahl von Problemen führen.
Zum einen ist die manuelle Erfassung von Geschäftstransaktionen aufwändig und fehleranfällig.
Ungenaue und inkorrekte Daten lassen sich daher nicht vermeiden. Außerdem ist Excel nicht ausreichend gegen Manipulation und Betrug geschützt. Denn Änderungen können jederzeit im Handumdrehen vorgenommen werden, ohne dass dies nachvollziehbar ist.
Das Thema TSE spielt hier eine wichtige Rolle.
Neben der Fehleranfälligkeit und den vielen Unsicherheiten, kostet die Führung eines Kassenjournals in Excel viel Zeit.
Daraus ergeben sich große Probleme in folgenden Bereichen:
- Wirtschaftlichkeit des Unternehmens
- Unsichere Basis für unternehmerische Entscheidungen
- Mögliche Strafen (Betriebsprüfung)
Im Idealfall umgehst du diese Probleme so früh wie möglich. Aber wie genau?
Erfolgreiche Unternehmen setzen digitale Kassensysteme ein, um ihre Prozesse zu optimieren und das Kassenjournal so übersichtlich wie möglich zu gestalten.
Im nächsten Abschnitt schauen wir uns an, wie eine digitale Kasse deinen Arbeitsalltag vereinfacht.
Digitales Kassensystem als smarter Freund und Helfer
Intelligente Software hilft dir in erster Linie bei der Führung deines Kassenbuches. Einfach, schnell und übersichtlich. Die Finanzbehörden definieren konkrete Anforderungen für Kassenjournals.
Ein digitales Kassensystem hilft dir bei der Erfüllung dieser Anforderungen, indem es dich unter anderem in folgenden Bereichen unterstützt:
- Nachvollziehbarkeit und einfache Nachprüfbarkeit
- Vollständigkeit (lückenlose Aufzeichnung aller Geschäftsprozesse)
- Chronologische Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle
- Systematische Erfassung
- Unveränderbarkeit (inkl. Technischer Sicherheitseinrichtung)
Neben diesen Funktionen bieten moderne Kassensysteme natürlich noch viele weitere geniale Features.
Auch die Rechnungserstellung geht dank smarter Software in Sekunden von der Hand. Mit wenigen Klicks erstellst du professionelle Rechnungen, die dann automatisch im System hinterlegt werden.
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Fazit: Ein strukturiertes Kassenjournal bildet die Basis für unternehmerische Entscheidungen und schützt vor hohen Geldstrafen
In diesem Beitrag haben wir dir gezeigt, warum ein ordnungsgemäß geführtes Kassenjournal so wichtig ist und welche Maßnahmen du schnellstmöglich ergreifen solltest, um dich ideal auf eine Betriebsprüfung vorzubereiten.
Außerdem weißt du jetzt, warum Excel keine gute Alternative zur Führung eines Kassenjournals ist.
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Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.