Nach dem Kauf eines neuen Kassensystems stellt sich meist die Frage, wie es mit dem Finanzamt weitergeht. Schließlich müssen die Umsätze steuerlich erfasst werden.
Wie läuft also die Anmeldung beim Finanzamt ab? Bereits seit dem 01. Januar 2020 hätten Unternehmen, die ein elektronisches Kassensystem benutzen, das Finanzamt kontaktieren müssen. Momentan ist allerdings die Meldepflicht vorläufig ausgesetzt, bis eine elektronische Übertragungsmöglichkeit eingeführt wird. Bis jetzt gehen die Behörden davon aus, dass dafür bis spätestens September 2023 eine Lösung gefunden wird.
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Meldepflicht für elektronische Kassensysteme im Jahr 2022
Der Grundgedanke hinter der Anmeldung beim Finanzamt ist die Bekämpfung von Schwarzgeld.
Diese Kassenmeldepflicht bildet einen wichtigen Teil der neuen Kassensicherungsverordnung (KassensichV).
Das Finanzamt und die KassenSichV
Mit der KassenSichV will das Finanzamt Kassenmanipulation vorbeugen. Für ein besseres Verständnis folgen hier die Vorgaben zur Umsetzung einer korrekten Kassenführung.
- Kassenmeldepflicht: Alle elektronischen Registrierkassen mit der zugehörigen TSE müssen beim Finanzamt registriert werden.
- Technische Sicherheitseinrichtung: Seit dem 01. Januar 2020 ist die technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, eine Pflicht bei jedem Kassensystem. Diese Vorrichtung verhindert, dass Umsatzdaten im Nachhinein nicht mehr verändert oder gelöscht werden können.
- DSFinV-K 2.0: Eng verbunden mit der TSE ist die DSFinV-K 2.0. Sie dient als Exportschnittstelle und ermöglicht, dass alle Kassendaten beim Finanzamt in einer bestimmten Form zu jeder Zeit ankommen.
- Bonpflicht: Die Bonpflicht – oder genauer gesagt die Belegausgabepflicht – besagt, dass für jeden Geschäftsvorgang ein Bon gedruckt und an den Kunden weitergegeben werden muss. Dieser Vorgang soll laut Gesetzgeber “in einem unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang” geschehen.
So kannst du als Unternehmer von der KassenSichV profitieren
Natürlich klingen erneute Vorschriften zunächst nicht sehr begeisternd. Dennoch: Die neue Investition in die Maßnahmen kann für dich als Unternehmer auch Vorteile mit sich bringen. Unter anderem, weil der Vorgang die Buchführung und den Umgang mit dem Finanzamt erleichtert. Hier einige Beispiele:
- Vereinfachung: Du kannst sämtliche Aufzeichnungen jederzeit standardisiert beim Finanzamt nachweisen. Hierfür sind nur wenige Klicks notwendig.
- Sicherheit vor dem Gesetz: In der Vergangenheit musstest du als Unternehmer immer beweisen, dass deine Aufzeichnungen sauber geführt wurden. Dank der TSE ist es nun andersherum: Das Finanzamt geht davon aus, dass deine Kassendaten vollständig sind und der Wahrheit entsprechen.
- Sicherheit vor Manipulation: Deine Daten sind so gut wie manipulationssicher. Genauer gesagt bedeutet das, dass deine Kasse vor Zugriffen Dritter sicher ist. So kannst du dich, ohne dir Sorgen zu machen, auf deine Mitarbeiter verlassen.
Absicherung vor Geld- und Freiheitsstrafen
Wenn du eine elektronische Kasse nutzt, die nicht den aktuellen Rechtsvorschriften entspricht, können heftige Strafen auf dich zukommen.
- Fehlerhafte Geschäftsvorfälle kosten rund 5.000 € Bußgeld.
- Bei digitalen Kassensystemen ohne TSE fallen Bußgelder von bis zu 25.000 € an.
- Gibt es keinen Bon oder Beleg, können ebenfalls 25.000 € Strafe verhängt werden.
Erkundige dich immer regelmäßig bei deinem Anbieter, ob dein Kassensystem noch regelkonform arbeitet. Sollte das nicht der Fall sein, musst du dein bestehendes System aufrüsten oder ein neues Kassensystem erwerben.
Tipp: Versuche gleich zu Fristbeginn, die Umstellungen zeitnah anzugehen. Dadurch erwirbst du in der Übergangszeit etwas mehr Spielraum. Diesen kannst du nutzen, wenn zusätzlich noch etwas angepasst werden muss.
Welche Kassensysteme müssen angemeldet werden?
Jetzt kennst du die Maßnahmen und Vorteile, die der KassenSichV dienen. Bedeutet das, dass alle Kassen mit diesen Vorgaben bei dem Finanzamt registriert werden müssen?
Nein. Wenn du etwa unter dem jährlichen Freibetrag bleibst und für die Barzahlungen eine offene Ladenkasse nutzt, bist du nicht verpflichtet, die Daten an das Finanzamt zu senden, weil du steuerfrei bist.
Du solltest dich im Allgemeinen aber von offenen Ladenkassen bewusst distanzieren und dich digitalen Varianten zuwenden. Alte Ladenkassen sind längst nicht mehr zeitgemäß.
Das Gesetz gilt im allgemeinen Sprachgebrauch für elektronische bzw. computergestützte Kassensysteme. Und diese kommen in erster Linie für steuerpflichtige Unternehmen infrage und bilden heute auch den industriellen Standard.
Wer muss sein neues Kassensystem bei der Finanzbehörde melden?
Eigentlich war bereits ab dem 1. Januar 2020 (KassenSichV) die Meldung innerhalb eines Monats Pflicht. Aufgrund diverser Übergangsfristen hat man die Zeitspanne auf den 30. September 2020 verlängert.
Beachte, dass du auch Außerbetriebnahmen eines Kassensystems melden musst. Hierzu zählen zum Beispiel auch Defekte und Diebstähle.
Welche Informationen gehen an das Finanzamt?
Du solltest im Vorfeld wissen, ob es sich bei dem Vorhaben um eine Anmeldung, Abmeldung oder Korrektur handelt.
Sollten dir zwischenzeitlich Fehler passieren, ist das weniger tragisch – Du kannst jederzeit deine Angaben korrigieren.
Hier eine Übersicht von den Angaben, die Pflicht sind:
- Mitteilende Person: Da du steuerpflichtig bist, gibst du deinen Namen an. Die Mitteilung kann aber auch eine von dir bevollmächtige Person ausführen.
- Anzahl: Bei diesem Punkt musst du jedes elektronische Aufzeichnungsgerät mit Kassenfunktion in Abhängigkeit von der Betriebsstätte bzw. im Einsatzort angeben.
- Eindeutige Identifikation: Hier gibst du deine Steuernummer an. Es kann aber gut sein, dass das Finanzamt nach der Wirtschafts-Identifikationsnummer fragt.
- Art der technischen Sicherheitseinrichtung: An diese Stelle trägst du die Zertifizierungs-ID mit der Seriennummer deiner zertifizierten TSE ein. Die ID erhältst du von der BSI. Die Nummer bildet sich aus einer vierstelligen Normierung und einer Jahreszahl.
- Art der elektronischen Aufzeichnung: Hier stellt das Finanzamt während des Meldeverfahrens die Informationen.
- Seriennummer: Du hinterlegst neben der TSE Seriennummer auch die Nummer deines Aufzeichnungssystems. Diese ist vom jeweiligen Hersteller abhängig.
- Datum der Außerbetriebnahme (je nach Bedarf): Wenn du deine Geräte außer Betrieb nehmen möchtest, reicht eine Mitteilung pro Einsatzort. Die Aufführung jedes einzelnen Geräts ist nicht notwendig.
- Datum der Anschaffung: Solltest du dir ein neues Kassensystem zulegen, musst du angeben, wann der Kauf erfolgt ist. Hast du dich für einen Leasingvertrag entschieden, gibst du hier den Beginn der Laufzeit an.
Vordruck
Für die oben genannten Punkte soll es ein zugeschnittenes Formular vom Finanzamt geben. Das ist aber momentan noch nicht im Umlauf. Es wird davon ausgegangen, dass spätestens im September 2023 die elektronische Vermittlungsmöglichkeit eingeführt wird.
Die zeitliche Angabe kannst du den Informationen auf der Webseite des bayerischen und sächsischen Finanzamtes entnehmen.
Bis es so weit ist, sollen Meldepflichtige von einer Mitteilung an das Finanzamt absehen.
Die Meldepflicht ist bis auf Weiteres außer Kraft gesetzt. Die Angaben stützen sich auf die Aussagen vom BMF.
Nichtbeanstandungsregelung
Trotz der Meldepflicht musst du dir keine Sorgen machen: Solange es keine elektronische Übertragungsmöglichkeit gibt, wirst du auch nicht belangt, die Daten einzureichen. Im Gegenteil: Das BMI spricht sogar davon, die Daten zunächst zu verwahren, da die Informationen derzeit nicht vom Finanzamt verarbeitet werden können.
Neuerungen werden offiziell im Bundessteuerblatt I bekannt gegeben.
Fazit: Unternehmen müssen abwarten und die Informationen vorbereiten
Dir bleibt also als Unternehmer derzeit nichts anderes übrig, als abzuwarten. Versuche bei den aktuellen Entwicklungen zu diesem Thema stets, auf dem neuesten Stand zu bleiben, und halte deine Unterlagen bereit.
Mit dieser Vorgehensweise bist du bestens auf alle Eventualitäten vorbereitet und die Registrierung beim Finanzamt im Jahr 2023 wird zum Kinderspiel.
Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.