Kassensysteme müssen im Lebensmittelhandel mit modernen Funktionen ausgestattet sein, um den Arbeitsalltag so effizient wie möglich zu gestalten. Das erleichtert den Verkauf und die Verwaltung der Waren im Lebensmittelgeschäft erheblich.
Doch welche Kassensysteme kommen überhaupt für den Lebensmittelhandel infrage? In großen Supermärkten wollen die meisten Kunden nicht länger als nötig Zeit verbringen. Ergo sollten Lebensmittelhändler ihre Geschäfte mit Kassensystemen ausstatten, die ein schnelles Abkassieren ermöglichen. Zusatzfunktionen wie automatische Gewichtserkennung zählen zum heutigen Standard ausnahmslos mit dazu. Für die Verwaltung der einzelnen Waren kommt eine moderne Kassensoftware zum Einsatz.
In Anbetracht der genannten Eigenschaften konnten sich in den letzten Jahren hauptsächlich robuste POS (Point-Of-Sale) Kassensysteme durchsetzen. Weiterhin ist ein gewisser Trend hin zu Selbstbedienungskassen erkennbar.
Was ein Kassensystem im Lebensmittelhandel genau mit sich bringen sollte, erfährst du hier in diesem Artikel.
Diese Anforderungen stellt der Lebensmittelhandel an ein Kassensystem
Damit du die richtige Kasse für dein Lebensmittelgeschäft findest, solltest du zunächst wissen, welche Anforderungen der Lebensmittelhandel an das Kassensystem stellt.
Stabilität und Schutz vor austretenden Flüssigkeiten
Wenn Menschen in Lebensmittelgeschäften einkaufen, dann kommt in den meisten Fällen eine große Menge an Waren zusammen. Das heißt, dass die Kasse mit dem Kassenband stabil genug sein muss, um möglichst viele Gegenstände auf einmal zu tragen.
Ansonsten kann es passieren, dass sich das Kassenband nach kurzer Zeit zu stark abnutzt oder sogar Schäden davonträgt.
Neben einer gewissen Stabilität sollte die Kasse auch vor austretenden Flüssigkeiten geschützt sein. Es kann immer vorkommen, dass eine Packung undicht ist und sich der Inhalt über der Kasse ausbreitet.
Für solche Fälle ist es wichtig, dass elektronische Bestandteile außerhalb der Gefahrenzone liegen. Anderenfalls können innerhalb kurzer Zeit gravierende Schäden am Kassensystem entstehen!
Schnelles Kassieren der Ware und kontaktloses Bezahlen
Denke daran, dass Kunden in der Lebensmittelbranche hauptsächlich viele kleine einzelne Waren kaufen. Ganz im Gegensatz beispielsweise zum Möbelhandel, wo Besucher eines Geschäfts sich größtenteils nur für einen Artikel oder wenige Waren entscheiden (ein Sofa, vielleicht drei Stühle etc.).
Für den Lebensmittelhandel heißt das: zügiges Abkassieren am Ladenausgang. Schließlich muss der Kassierer jede einzelne kleine Ware scannen. Wenn dann 20 bis 30 Waren auf dem Kassenband liegen, ist es ärgerlich, wenn der Zahlungsvorgang bei einem Artikel ins Stocken gerät. Das erschwert nicht nur den Prozess beim Abkassieren, sondern drückt zusätzlich nebenbei die Kundenzufriedenheit.
Die Kassiergeschwindigkeit lässt sich zunächst mit vielfältigen Zahlungsmöglichkeiten verbessern. EC- und Kreditkarten sollten daher an jeder Kasse angenommen werden. Neben Kartenzahlungen werden bargeldlose Alternativen immer beliebter.
In der Coronazeit war und ist es für viele Leute sehr wichtig, den Einkauf kontaktlos zu bezahlen.
Hier kommt unter anderem die sogenannte Near-Field-Communication – kurz die NFC Technik zum Einsatz. Bei dieser handelt es sich um einen kontaktlosen Austausch von Daten über eine kurze Distanz.
Dabei wird die Karte oder das Smartphone berührungslos vor ein Lesegerät gehalten, sodass der Zahlungsverkehr kontaktlos stattfinden kann.
Effektive Abläufe mit Wiegeartikeln
Im Supermarkt laufen sehr häufig Wiegeartikel über das Kassenband. Zu diesen zählen vorwiegend Obst, Gemüse und Fleisch. Häufig werden diese Artikel mit sogenannten Gewicht-Barcodes an der jeweiligen Theke versehen. Die Kasse erkennt dieses Etikett später dann automatisch. Die Barcodes geben Aufschluss über den Preis und das Gewicht der Ware.
Wurde die Ware vorher nicht gewogen, übernimmt die Kasse am Ladenausgang diese Aufgabe. Hier darf man wie schon erwähnt keine Zeit verlieren. Das Wiegen an der Kasse muss schnell, effektiv und genau stattfinden. Hier fällt meistens der Begriff “Checkout-Waage”.
Pfandverwaltung
Viele Kunden entsorgen in Supermärkten ihr Pfand. Eine fehlerfreie und schnelle Verrechnung mit dem Kaufpreis an der Kasse ist heute absoluter Standard und muss daher gewährleistet werden.
Benutzerfreundliches Bildschirmlayout
Für eine optimale Anpassung an Betriebsabläufe und an das Warensortiment bietet es sich an, wenn die Nutzeroberfläche individuell konfiguriert werden kann. Das ermöglicht neuen Kassierern und auch Aushilfen den Arbeitseinstieg – egal in welcher Filiale.
Zu der freien Gestaltung zählen unter anderem verschiedene Designs wie Buttons, Farben, Schriftarten, Größen und unterschiedliche Bilder.
Ein übersichtliches Display hilft, den Kunden schnell zu vermitteln, was sie bezahlen müssen.
Umfangreiche Kassensoftware
Jetzt kennst du schon einmal viele wichtige Aspekte eines Kassensystems für den Lebensmittelhandel. Nun geht es um die zentrale Steuerungseinheit deines neuen Kassensystems – die Software.
Eigenschaften einer Kassensoftware in der Lebensmittelbranche
An dieser Liste kannst du dich orientieren, wenn du nach der passenden Software für dein Kassensystem suchst.
Hier ein paar wichtige Eigenschaften, die eine Kassensoftware in der Lebensmittelbranche haben sollte.
- Preisaktionen (Rabattwochen oder ähnliches)
- Einzelne Kundengruppen (Mitarbeiter zahlen andere Preise als “normale Kunden”)
- Kassieren nicht angelegter Artikel
- Schnittstelle zum Warenwirtschaftssystem (fillialübergreifend)
- Pfand auf Flaschen und Kisten
- Unterstützung von Set-Artikeln
- Parken von Kassiervorgängen
Für ein besseres Verständnis werden hier einzelne Punkte noch näher erläutert.
Moderne Warenwirtschaft und Backoffice
Zu einer modernen Warenwirtschaft zählen Funktionen, die den Betriebsablauf “wirtschaftlicher”, sprich effizienter, gestalten.
Dazu zählen Tagesabschlüsse, Monatsabschlüsse, Umsatzstatistiken, Rennerlisten und beispielsweise eine Lagerverwaltung. Je nach Umfang des Kassensystems können hier noch weitere Punkte mit dazu kommen.
Du kannst vom Backoffice aus sämtliche Kassen filialübergreifend steuern. So behältst du alle Prozesse stets im Blick.
Unterstützung von Set-Artikeln
Hiermit ist gemeint, dass an der Kasse beispielsweise auf Knopfdruck alle Sorten einer Cola angezeigt werden. Der Kassierer muss dann nur die richtige Sorte auswählen. Das kann unter anderem dabei helfen, wenn kein Scanner zum Einsatz kommt.
Parken von Kassiervorgängen
Folgendes Beispiel: Ein Mitarbeiter hat schon angefangen, bei einem Kunden zu kassieren. Jetzt hat dieser aber etwas vergessen und muss schnell einen zusätzlichen Artikel aus dem Sortiment holen. Damit der Kassierer die anderen Kunden in der Schlange nicht warten lässt oder gar die gescannten Waren storniert, “parkt” er den Kassiervorgang. So kann er sofort beim nächsten Kunden schon mal weiter kassieren.
Jetzt kommt der Kunde mit der “geparkten Ware” zurück. Der Kassierer nimmt die gestoppte Bestellung mit einem Knopfdruck wieder auf und der Kassiervorgang setzt sich nahtlos fort.
Daten- und Betriebssicherheit
Sicherlich möchtest du, dass in deinem Lebensmittelgeschäft die Kassierung ohne Datenverlust stattfindet.
Eine mehrfache Datensicherung auf dem PC, der Kasse selbst, einem Stick, der Cloud oder dem Backoffice sollte daher selbstverständlich vorliegen.
Darüber hinaus muss eine moderne Kassensoftware finanzamtkonform und manipulationssicher abrechnen.
Neues Kassengesetz seit 01.01.2020
Die Verordnung besagt, dass alle Kassensysteme über eine TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) verfügen müssen. Darüber hinaus ist die Meldung an das zuständige Finanzamt absolute Pflicht. Hierzu zählen insbesondere alle Umsatzsteuerdaten.
Bis zum 31.3. 2021 galt in einigen Bundesländern eine sogenannte “Nichtbeanstandungsregelung”. Das heißt, dass bis zu diesem Tag alle Betriebe Zeit hatten, sich auf die Veränderung einzustellen. Seit dem 01.04.2021 wirkt das neue Gesetz.
Diese Kassensysteme punkten im Lebensmittelbereich
Doch welche Kassensysteme machen jetzt eigentlich in der Lebensmittelbranche das Rennen? Die eindeutigen Gewinner sind robuste POS (Point-of-Sale) Kassensysteme mit Touchscreen und integriertem System zum Wiegen von Waren.
PC Kassen liegen hier ebenfalls weit vorn. Allerdings ist der “Workflow” mit einem Touchscreen deutlich besser als mit einer Maus und Tastatur.
Alte Registrierkassen sind ungeeignet
In einigen kleinen Lebensmittelgeschäften hast du sicherlich noch alte Registrierkassen gesehen. Diese entsprechen längst nicht mehr dem heutigen Standard und befinden sich daher auf der Verliererseite.
Das Kassieren dauert einfach zu lange, weil die Mitarbeiter die Artikelnummer der Waren händisch eingeben müssen. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit für Flüchtigkeitsfehler und Pannen bei der Erfassung der Umsatzsteuer.
Selbst wenn du einen kleinen Lebensmittelladen hast, solltest du bewusst auf moderne Kassensysteme setzen, um die Wirtschaftlichkeit deines Unternehmens zu verbessern. Darüber hinaus ersparst du dir den Ärger mit dem Finanzamt.
Selbstbedienungskassen werden beliebter
In großen Supermärkten sieht man immer häufiger Selbstbedienungskassen. Der Ablauf ist dabei relativ einfach: Der Kunde scannt die Ware, legt diese in die Einkaufstüte oder den Einkaufswagen und bezahlt anschließend per EC- oder Kreditkarte.
Für einen reibungslosen Ablauf sorgen meist zwei Mitarbeiter. Bei eventuellen Problemen helfen Sie dem Kunden. Darüber hinaus finden auch stichprobenartige Kontrollen der Kassenbons statt. Damit soll verhindert werden, dass es in Lebensmittelgeschäften an den Selbstbedienungskassen zu Diebstahl kommt.
Zuerst galt Frankreich als Vorreiter. Mittlerweile haben sich solche “Self-Services” auch nach und nach in Deutschland etabliert und werden von der Kundschaft akzeptiert und vermehrt genutzt.
Die Coronakrise verstärkt den Trend
Zu beobachten ist auf jeden Fall, dass die Coronakrise diesen Trend befeuert: Viele Menschen wollen aufgrund der erhöhten Ansteckungsgefahr ihre Waren selbst über den Scanner ziehen und bezahlen.
Welche Auswirkungen das auf die bisherigen Kassenvorgänge hat, bleibt unklar. Diese sogenannten “Self-Services” werden aber definitiv in großen Lebensmittelgeschäften weiterhin eine wichtige Rolle einnehmen.
Fazit: Setze auf den ein modernes Kassensystem – egal, wie groß dein Lebensmittelladen ist
Die POS Kassensysteme sind also die großen Gewinner im Lebensmittelhandel. Unter anderem dank ihrer Eigenschaft, schnell abzukassieren. Hinzu kommt eine ausgeklügelte Schnittstelle zur Warenwirtschaft, sowie eine einfache Umsetzung steuerlicher und rechtlicher Kassenvorschriften.
Selbst für kleine Lebensmittelläden eignen sich POS Kassensysteme. Wenn du wünschst, kannst du selbst entscheiden, welche Funktionen dir wichtig sind. Einige kannst du bewusst auslassen und so beim Anbieter einige Kosten sparen.
Selbstbedienungskassen werden dazu immer beliebter und werden nicht so schnell aus großen Lebensmittelgeschäften verschwinden.
Du interessierst dich für Kassensysteme, die immer den modernen Standards entsprechen? Dann schaue bei unserem Shop auf helloCash vorbei und wirf einen Blick auf unsere Angebote.
Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.