Komplette Kassensysteme sind aus der heutigen Warenwirtschaft kaum noch wegzudenken. Mittlerweile übernehmen sie bereits deutlich mehr Funktionen als nur die Verwaltung und den Austausch des Geldes. Auf dem Markt lassen sich heute Kassensysteme erwerben, die dem heutigen wirtschaftlichen Standard nicht mehr gerecht werden. Hier erfährst du deshalb, warum ein komplettes Kassensystem für dein Geschäft Sinn ergibt.
Aber was versteht man eigentlich unter einem kompletten Kassensystem? Ein komplettes Kassensystem soll dazu beitragen, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und den Verkaufsprozess zu beschleunigen. Die übergeordnete Sinnhaftigkeit liegt darin begründet, die Kundenanbindung zu erhöhen, konform mit dem Finanzamt abzurechnen und während der Arbeit im Geschäft den Aufwand zu minimieren und die Kosten gleichzeitig so gering wie möglich zu halten.
In der Praxis übernimmt ein Kassensystem daher die zentrale Rolle einer wirtschaftlichen Steuerungseinheit. Fehlt in deinem Geschäft ein komplettes Kassensystem, bekommst du Schwierigkeiten, den heutigen wirtschaftlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Für einen besseren Überblick folgt nun hier eine Aufzählung der Kassensysteme, die heute verwendet werden. Abschließend erfährst du, welche dieser Kassensysteme sich als komplette Einheit eignen und welche du lieber meiden solltest.
Welche Kassensysteme gibt es?
Im Laufe der Zeit haben sich grundlegend vier große Kassensysteme durchgesetzt. Einige eignen sich heute hervorragend als zentrales Kassensystem. Andere wiederum sind veraltet und weisen leider zu viele Mängel auf.
Offene Ladenkasse
Diese Kassen, auch Schubladen Kassen genannt, kennst du sicherlich von alten Läden oder von Flohmärkten. Offene Ladenkassen besitzen keinerlei technische Eigenschaften. Sämtliche Einnahmen müssen von dir handschriftlich dokumentiert und im Kassenbuch hinterlegt werden. Will der Kunde einen Beleg, musst du diesen manuell an den Käufer ausstellen.
Der zeitliche Aufwand verglichen mit anderen Kassensystemen ist viel zu groß und birgt für dich ein zu hohes Risiko.
Anfang 2020 gab es eine Gesetzesänderung des Kassengesetzes. Diese besagt, offene Ladenkassen endgültig abzuschaffen. Solltest du eine offene Ladenkasse verwenden, benötigst du also sehr zeitnah eine finanz-konforme Alternative.
Diese Schubladenkassen eignen sich daher in keinerlei Hinsicht als “komplettes Kassensystem”!
Elektronische Registrierkassen
Ebenfalls veraltet sind die sogenannten elektronischen Registrierkassen. Diese Kasse kann zwar Zahlungsvorgänge registrieren, ist aber nicht zu 100 % mit einer Kassensoftware kompatibel.
Der Preis und die Artikelnummer müssen von dem Verkäufer manuell eingegeben werden. Anderweitig muss der Verkäufer den Barcode per Scanner einlesen. Nach der Eingabe aller Artikel öffnet sich die Kassenlade und der Kunde kann zahlen.
Das Problem bei elektronischen Registrierkassen ist, dass die korrekte Erfassung der Umsätze von der Präzision der Mitarbeiter abhängt. Hier können sich schnell Fehler einschleichen, die dann zu einer inkorrekten Steuerabwicklung führen.
Aufgrund dieser Merkmale wurden elektronische Registrierkassen gerne zur Steuerhinterziehung benutzt. Heute musst du in deinem Geschäft ordnungsgemäß Buch führen. Nähere Informationen stehen in dem Gesetzestext der GoBD.
Moderne und komplette Kassensysteme sind in den allermeisten Fällen bereits GoBD-konform. Das heißt, dass sie bereits alle gesetzlichen Anforderungen für eine ordnungsgemäße Buchführung mit sich bringen.
Genauso wie offene Ladenkassen zählen auch elektronische Registrierkassen längst nicht mehr zum heutigen Standard. Eine Anschaffung ist somit nicht zu empfehlen und liefert den Finanzbehörden nur eine unangenehme Vorlage zur Kontrolle der GoBD-Verordnung!
PC-Kassen
PC-Varianten haben gegenüber den Registrierkassen den Vorteil, dass die Produkte elektronisch in der Software hinterlegt werden. Die Mitarbeiter müssen dadurch die Preise nicht einzeln eintragen. Das vorliegende Betriebssystem des PCs muss mit der vorhandenen Kassensoftware kompatibel sein.
PC-Kassen gibt es im Handel zwar als komplette Kassensysteme zu erwerben, allerdings sind PC Kassen meist nicht mobil und müssen so an einem festen Platz stehen.
Hinzu kommt, dass ältere Modelle kein Touch-System aufweisen und dadurch hauptsächlich nur durch Maus und Tastatur gesteuert werden. An Tagen mit viel Kundschaft kann das bei der Abwicklung zu Problemen und Wartezeiten kommen.
POS-Kassensysteme
Dieses Kassensystem zählt heute zum wirtschaftlichen Standard.
Die Hardware ist deutlich flexibler als bei PC Kassen. Du kannst als Kassenhardware Desktop-Geräte, Tablets oder auch das Smartphone nutzen.
Die Zahlungsvorgänge werden im System auf einer Cloud hinterlegt, was die Buchführung und die Übermittlung der Daten an das Finanzamt erleichtert.
POS-Systeme kannst du problemlos um zusätzliche Kassen erweitern, sodass auch andere Läden oder Filialen mit der gleichen Software arbeiten können.
Du kannst POS-Kassensysteme speziell an die Anforderung deines Geschäfts anpassen. Achte jedoch darauf, dir ein komplettes Kassensystem zusammenzustellen, um nicht hinterher am falschen Ende zu sparen!
iPad-Kassensystem
Die wohl modernste und flexibelste Variante ist das iPad-Kassensystem. Hier wird stationärer Handel mit Onlinehandel verknüpft.
Mitarbeiter sind dazu in der Lage, sich mit dem Tablet in dem Geschäft frei zu bewegen. Somit dient das iPad nicht nur zur ortsunabhängigen Abrechnung, sondern auch als Informationsquelle für den Kunden.
Wenn dein Arbeitstag endet, kannst du deine “iPad-Kasse” ganz einfach in einem Tresor oder einem abschließbaren Schrank verstauen. Das minimiert die Gefahr eines Diebstahls.
Die Investition in ein komplettes iPad Kassensystem ist zu Beginn ohne eigene Hardware zwar etwas teuer, lohnt sich aber dank der Flexibilität im späteren Geschäftsverlauf enorm!
Wichtigste Bestandteile eines Kassensystems
Ein komplettes Kassensystem besteht aus sogenannten Peripheriegeräten. Welche das sind, siehst du hier in der Übersicht:
- Kassenschublade: Dient zur Aufbewahrung des Geldes.
- Mobile Handheld-Geräte: Handheld-Geräte werden vollständig mit der Kasse verbunden. Kunden haben es dadurch leichter, z.B. in der Gastronomie ihr gewünschtes Essen zu bestellen. Häufig kommen dabei Boniersysteme zum Einsatz, die die gewünschte Bestellung direkt zur Küche oder Bar weiterleiten.
- Bondrucker: Der Bondrucker druckt Kassenbelege für den Kunden, aber auch Nachweise für Barausgaben, Spareinlagen bei Entnahmen oder Stornobeträgen.
- Barcodescanner: Dieser Scanner hilft beim Kassieren von Verkaufsartikeln, die mit einem QR-Code versehen sind. Weiterhin kommt er bei der Inventur zum Einsatz, um die Waren einfach zu erfassen.
- Kartenterminal: Die bargeldlose Kartenzahlung nimmt auch in der Gastronomie einen immer wichtigeren Platz ein. Kontaktloses Bezahlen wird durch ein modernes Kartenterminal vereinfacht und steigert so die Hygiene in dem jeweiligen Betrieb.
Weiterhin kann der Kunde immer passend zahlen und ihm und dir als Verkäufer bleibt eine nervige Geldsortierung erspart.
- Apps: Die digitalen Anwendungen sind häufig mit dem Kassensystem vernetzt. Dabei spielen Smartphones und Tablets als Bedienungshilfen eine entscheidende Rolle. Zusätzlich dienen Apps als Abfrage Geräte für eine Auswertung oder als Alternative für den Barcode Scanner.
Warenwirtschaftssystem und komplette Kassenlösungen
Moderne komplett Kassenlösungen gehen oft Hand in Hand mit einem Warenwirtschaftssystem.
Was ein Warenwirtschaftssystem genau ist und welche Vorteile es für ein Unternehmen bietet, erfährst du im nächsten Absatz.
Was versteht man unter einem Warenwirtschaftssystem?
Ein Warenwirtschaftssystem bildet einen Teilbereich der Betriebswirtschaft. Hier geht es zentral um die Verwaltung aller materiellen Güter in deinem Geschäft.
Ein Software-gestütztes Warenwirtschaftssystem erleichtert die Abbildung, Analyse und Steuerung von Warenströmen.
Eine komplette Kassenlösung kann ein entscheidender Teil dieses Warenwirtschaftssystems sein. Je besser dein Warenwirtschaftssystem, desto besser ist der wirtschaftliche “Flow” in deinem Unternehmen.
Die Vorteile und Ziele eines Warenwirtschaftssystems
Für ein besseres Verständnis sind hier die Ziele eines Warenwirtschaftssystems noch einmal aufgelistet:
- Marketing: Kenntnisse über das Kundenverhalten und Werbung der eigenen Waren.
- Zeitersparnis: Reduzierung von Fehlerquoten und manuellen Aufgaben.
- Zentraler Datenbestand: Alle Daten laufen in einem System zusammen.
- Hohe Transparenz: Alle Daten stehen den Nutzern in Echtzeit zur Verfügung.
- Auftragsabwicklung: Wiederkehrende Aufgaben werden auf Knopfdruck erledigt.
- Lagerverwaltung: Maximale Lager Transparenz dank elektronischer Lieferscheine.
- Inventur: Beschleunigung der Inventur durch Scannen von Barcodes.
- Verkauf: unkomplizierte Anbindung von einem Shopsystem.
- Einkauf: Automatische Bestellvorschläge minimieren Versorgungsengpässe.
Aus den oben genannten Zielen ergeben sich folgende Vorteile:
- Automatisierung von Arbeitsabläufen
- Wachstumsunterstützung
- verbesserte Kundenzufriedenheit
- mehr Transparenz
- gesteigerte Effizienz
- Zeiteinsparung
Die Software eines kompletten Kassensystems
Für ein funktionierendes Warenwirtschaftssystem spielt die Software des Kassensystems eine entscheidende Rolle.
Heutzutage kann gesagt werden, dass eine Kassensoftware das eigentliche Herz einer Kasse bildet. Darum wird der endgültige Preis bei einem kompletten Kassensystem in erster Linie durch den Umfang der Software bestimmt.
Hier zum besseren Verständnis eine Übersicht mit den Funktionen, die ein komplettes Kassensystem haben kann:
- Stammdatenverwaltung
- Warenwirtschaft
- Bestellungen, Retouren und Korrekturen
- Auftragsbestätigungen
- Lieferscheine und Rechnungen
- Verwaltung von Inhaltsstoffen
- Analysen
- Statistiken
- Artikelfrequenzbericht
- Retourenüberwachung
- Lagerverwaltung
- Lieferantenbestellungen
- Inventuren
- Ansteuerung der wichtigen Glieder in der Peripherie
- DATEV-Schnittstellen
Für ein vollwertiges Kassensystem benötigst du aber vor allem diese Funktionen:
- Kundenverwaltung: Ein modernes Kassensystem hilft dir dabei, deine Kunden zu binden, die Einkaufhistorie zu erfassen, um so individuelle Vorlieben des Kunden zu ermitteln.
- Generelle Warenwirtschaft: Komplette Kassensysteme sind direkt an die Warenwirtschaft angeschlossen. Die Durchführung einer Inventur, das Festhalten von Lieferdaten, die Verwaltung von Bestellungen fällt dir dadurch viel leichter.
- Buchhaltung: Eine umfangreiche Software optimiert die buchhalterischen Abläufe in deinem Unternehmen. Die Verwaltung deiner Daten erfolgt übersichtlich und gesetzeskonform.
- Sicherheit an der Kasse mit DATEV: Die DATEV dient als Online-Kassenarchiv für deine Daten. Komplette Kassenlösungen besitzen eine Schnittstelle, von wo die Daten automatisch aus der Kassensoftware in das Archiv übertragen werden können. Wenn deine Kassendaten geprüft werden müssen, kannst du diese ganz einfach exportieren und Drittparteien zukommen lassen.
Sind diese Funktion gegeben, ergibt ein komplettes Kassensystem mit umfangreicher Software und entsprechender Hardware schnell Sinn und ist eine lohnenswerte Investition!
Wann brauchst du ein komplettes Kassensystem?
Da moderne und komplette Kassensysteme viele Vorteile mit sich bringen, ist zunächst ein Umstieg von Registrierkassen auf elektronische Karten mittlerweile unabdingbar.
Vor allem in der Gastronomie haben sich POS Kassensysteme und iPad Kassensysteme durchgesetzt. Insbesondere aufgrund der Verbesserung der internen Arbeitsstrukturen und ihrer Mobilität.
Aber auch im Einzelhandel punkten komplette POS- und iPad Kassensysteme. Hier sind vorwiegend die Waren-wirtschaftlichen Vorteile zu nennen.
Wenn du vorhast, ein florierendes Unternehmen aufzubauen, ist die Investition in ein komplettes Kassensystem notwendig. Für eine Teilnahme an einem Jahrmarkt oder Flohmarkt tut es auch eine offene Ladenkasse oder Registrierkasse. Das wäre so ziemlich die einzige Situation, in der eine moderne Kassenlösung fehl am Platz ist.
Das kostet ein komplettes Kassensystem
Die Preise von Kassensystem können in der Anschaffung deutlich variieren. Eine Preisspanne von 30 bis 2000 € ist möglich. Für ein modernes und komplettes Kassensystem musst du damit rechnen, ungefähr 1000 € auf den Tisch zu legen.
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Häufig sind die eigenen Bedürfnisse dafür ausschlaggebend, wie viel du am Ende für dein komplettes Kassensystem bezahlst.
iPad Kassensysteme sind in der Anschaffung die günstigsten. Der Grund ist, dass du dein Tablet, wenn du schon eins besitzt, möglicherweise als Hardware verwenden kannst. Wenn das nicht geht und du neue Hardware benötigst, steigt der Preis allerdings schnell an. Anschließend musst du nur noch eine entsprechende Kassensoftware installieren und das Kassieren kann losgehen.
Fazit: Die Wahl eines kompletten Kassensystems
Zusammengefasst solltest du mitnehmen, dass ein komplettes Kassensystem zunächst in der Anschaffung etwas teuer sein kann, sich allerdings im späteren Verlauf rentiert. Zu nennen sind hier primär die Vorzüge in der Geschäftspraxis, wenn es um die Buchhaltung und Waren-wirtschaftliche Prozesse geht.
Von herkömmlichen Registrierkassen und offenen Ladenkassen lässt du am besten gleich die Finger. Diese veralteten Kassensysteme sind längst nicht mehr zeitgemäß und bringen bei dem heutigen wirtschaftlichen Standard zu viele Risiken mit sich.
Grundsätzlich kann man also sagen: Ein Unternehmen kann nur wachsen, wenn alle Glieder gut aufeinander abgestimmt sind und problemlos funktionieren. Schwächelt ein Glied in der Kette, kommt das ganze Konstrukt ins Wanken. Da ein Kassensystem die Funktion einer zentralen Steuerungseinheit übernimmt, können Probleme beim Kassensystem zu schweren ungewollten wirtschaftlichen Schäden führen.
Eine Investition gleich zu Beginn der Geschäftstätigkeit in ein komplettes Kassensystem verhindert also Schlimmeres!
Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.