Konfiguration: Wie du helloCash schnell und einfach einrichtest.
June 9, 2019
Balu
Wenn du diesen Blog-Artikel angeklickt hast, bist du wahrscheinlich gerade helloCash-Kunde geworden. 🙂 Wir freuen uns dich als Kunden gewonnen zu haben und danken dir für dein Vertrauen in unsere Cloud-Kassensystem (Noch kein Kunde? Dann hier schnell anmelden, kostenlos und unverbindlich) . Wir werden alles uns Mögliche tun, dir den Einstieg so einfach zu machen. Mit diesem Blogpost erfährst du alles über die essentielle Konfiguration von helloCash.
1. Wo gebe ich meine Stammdaten ein? Wo kann ich meine Stammdaten verwalten?
Um zu diesem Bereich zu gelangen, klickst du im Menü deines Dashboards auf „Mein Konto“ und dann auf „Stammdaten“.
In diesem Fenster gibst du zunächst die Stammdaten ein, also deinen Firmennamen, Adresse, deine Website, die geschäftliche Telefonnummer sowie einen Ansprechpartner für Rückfragen. Auch weitere Daten wie deine Umsatzsteuer-Identnummer sowie Steuernummer und Bankverbindung. Bei Fragen darum, welche Nummern du wirklich brauchst, setze dich bitte mit deinem Steuerberater in Verbindung.
2. Wo gebe ich ein, dass ich Kleinunternehmer bin oder Differenzbesteuerung brauche?
Wenn die Stammdaten eingegeben sind, klicke als nächstes auf den Pfeil neben Registrierkasse, um das Kassensystem-Menü auszuklappen. Dort findest du unter „Einstellungen“ den Menüpunkt„Allgemein“.
In diesem Fenster kannst du weitere Einstellungen festlegen, wie etwa die Steuerbegünstigung deiner Firma sowie die Daten, die auf Rechnungen und Kassenbons angegeben werden sollen.
Steuerrecht: Ob du steuerrechtlich als Kleinunternehmer giltst oder für dich die Differenzbesteuerung gilt bzw. keines von Beiden solltest du bitte mit deinem Steuerberater klären.
Bezeichnung: Wähle zwischen der Bezeichnung Rechnungsnummer oder Belegnummer.
Kundendaten verbergen: Das ist eine Frage, je nachdem was du für ein Geschäft führst. In einem Restaurant beispielsweise wirst du eher nicht jeden einzelnen Gast als Kunden hinterlegen. Als Marketing-Agentur wahrscheinlich schon.
Umsatz-Zuweisung auf Positionsebene: Hier kannst du Rechnungspositionen an Mitarbeiter zuweisen. Das ist insbesondere für deine individuelle Auswertung interessant.
Stornierungen im Kassenbuch berücksichtigen: Die Führung eines Kassenbuchs ist wahrlich aufwendig. Doch mit helloCash wird es ganz einfach, denn alles passiert automatisch im Hintergrund. Entscheide dich hier, ob du deine Stornierungen im Kassenbuch berücksichtigen möchtest.
3. Wo definiere ich die Nummernkreise?
Weiterhin kannst du im allgemeinen Einstellungsmenü Nummernkreise festlegen. Hier stellst du ein, mit welchen Anfangsnummern beispielsweise deine Rechnungen beginnen sollen. Hast du bereits Rechnungen/ Belege erstellt? Dann gib einfach das Format bzw. die Zahl an, die damit der gesetzlich geforderten fortlaufenden Nummerierung entsprechend ist. Du kannst auch eine Jahreszahl am Anfang einfügen. Die fortlaufenden Nummern werden daraufhin um jeweils eins erhöht.
Diese Einstellung kannst du für Rechnungen bzw. Belege, Stornierungen, das Kassabuch und den Tagesabschluss gesondert vornehmen. Bitte beachte: Die Nummer darf maximal neunstellig sein.
4. Wo hinterlege ich die Steuersätze?
Die nächste wichtige Konfiguration, die du unter Allgemeine Einstellungen vornehmen kannst, sind die in deinem helloCash-Kassensystem verwendeten Steuersätze. Unter diesem Menüpunkt kannst du neue Steuersätze anlegen und vorhandene so bearbeiten wie du es für deine Tätigkeit benötigst.
Je nach Geschäftstätigkeit können mehrere Steuersätze zutreffen, der Regelsteuersatz beträgt in Deutschland derzeit 19 %, der ermäßigte Satz beträgt 7 %. Weitere Informationen zu den jeweiligen Steuersätzen findest du auf der Website des Bundesfinanzministeriums.
Du kannst Standard-Steuersätze einstellen, mit denen Artikel als Standard angezeigt werden sollen. Nicht mehr verwendete Steuersätze kannst du entweder deaktivieren oder ganz löschen.
Bitte beachte, hier geht es nur um die allgemein vorhandenen Steuersätze in deinem Unternehmen. Den anzuwendenden Steuersatz für deine Artikel bzw. Dienstleistungen kannst du bei jedem Produkt einzeln hinterlegen.
5. Wo hinterlege ich die Zahlungsarten?
Hier kannst du einstellen, mit welchen Zahlungsmethoden deine Kunden für Dienstleistungen oder Waren bezahlen können. Es sind bereits mehrere Zahlungsmethoden vordefiniert, die du je nach Bedarf aktivieren, deaktivieren oder löschen kannst. Du kannst Zahlungsmethoden als Standard definieren und auch neue Zahlungsmethoden hinzufügen.
6. Wie kann ich das Aussehen meiner Rechnungen und Belege verändern?
Unter diesem Punkt kannst du die Konfiguration und das Aussehen deiner Rechnungen und Belege bestimmen. Bitte beachte es gibt einmal PDF-Einstellungen (sprich ganz klassische A4-Rechnungen) und die Möglichkeit deine Bons individuell anzupassen. Beide unterscheiden sich nur minimal.
Gib einen kurzen Einleitungs- und Schlusstext für deine Kunden ein/ Fußzeile im Bon. Für PDF-Rechnungen sind das klassischerweise vorgegebene Inhalte einer rechtmäßigen Rechnung. Aber, diese Felder eignen sich wunderbar, um sich beispielsweise bei deinen Kunden für Ihren Einkauf zu bedanken. Bei Bons, hast du gerade eine Rabatt-Aktion oder demnächst einen Sale, wie Sommer- oder Winterschlussverkauf? Dann mache deinen Kunden darauf aufmerksam.
Gib folgend die Absenderadresse an, die oben auf der Rechnung oder dem Beleg angezeigt wird und lege fest, welche Daten deiner Firma im Rechnungskopf angezeigt werden sollen. Du kannst beispielsweise entscheiden, ob die E-Mail-Adresse oder Website angezeigt werden soll oder nicht und du kannst auch deine Bankdaten direkt auf die Rechnung drucken lassen.
Auf der gleichen Seite kannst du auch die Schriftgröße und Schriftart für deinen Firmennamen definieren und die Seitenränder einstellen.
Wenn du dein eigenes Briefpapier hast, kannst du dieses als Bilddatei hochladen, um deine Rechnungen und Belege auf diesem Papier drucken zu lassen.
Zu guter Letzt kannst du dein Firmenlogo hochladen, um es auf deine PDF-Dateien zu drucken. Die gleiche Möglichkeit steht dir auch bei Bons selbstverständlich zur Verfügung. helloCash gibt dir damit alle Möglichkeiten zur Konfiguration deines Cloud-Kassensystems, ganz nach deinen individuellen Bedürfnissen, in deinem Unternehmen.
7. Wie kann ich Standard-Texte für den Mail-Rechnungsversand hinterlegen? Blindkopie von Rechnungen automatisch versenden.
Deine Zeit als Unternehmer ist streng bemessen und warum solltest nicht auch du dir das Leben einfacher machen? So kannst du eine individuelle Betreffzeile und einen vorgefertigten E-Mail-Text eingeben, um deinen Kunden ihre Rechnungen zukommen zu lassen. Ferner kannst du die E-Mail-Adresse definieren, an die eine Blindkopie (d.h. dein Kunde sieht nicht, dass du diese Rechnung auch an eine Mail-Adresse gesendet hast) der an den Kunden versendeten Rechnungen geschickt werden soll.
Jedem Anfang wohnt ein Zauber inne. Aber wir wollen dich nicht nur am Anfang verzaubern. Daher, hast du Fragen zur Konfiguration? Kommst du irgendwo nicht weiter? Setze dich bitte mit uns in Verbindung, wir freuen uns auf dich. Ob per Chat direkt über die Startseite oder einfach per Telefon.
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