Wer sich eine neue Registrierkasse anschafft, muss jetzt einiges beachten.
Gerade hinsichtlich der stetigen Änderungen am Gesetzt macht es Sinn, sich für ein modernes Kassensystem zu entscheiden.
Aber lass uns ganz von vorne anfangen: Es gibt 5 Dinge, die du bei einer neuen Registrierkasse unbedingt machen musst.
Neue Registrierkasse: Diese 5 Dinge musst du beachten
1. Überprüfe, ob die neue Registrierkasse GoBD- und KassenSichV-konform ist
Das wichtigste an der neuen Registrierkasse ist, dass sie, den Anforderungen der GoBD und der Kassensicherungsverordnung entspricht.
Was selbstverständlich klingt, ist allerdings noch lange nicht einfach. Einige Hersteller hinken bei diesem Thema nämlich immer noch hinterher. Und wer weiß? Womöglich ist genau die neue Registrierkasse, die du dir ausgesucht hast, eine noch nicht angepasste, alte Version.
Kontaktiere auf jeden Fall den Hersteller und frage gezielt nach der GoBD und der KassenSichV, und ob die Kasse einfach und ohne hohe Kosten Updates erhalten kann, sollte die Gesetzeslage sich ändern.
2. Ist die neue Registrierkasse manipulationssicher?
Im Juli 2016 wurden entschieden, dass ab 2020 jede Registrierkasse über eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung verfügen muss.
Jetzt haben wir das Jahr 2021. Und was ist bisher passiert? Seit 31.03.2021 muss die TSE in jeder elektronischen Registrierkasse verbaut sein.
Mehr Infos dazu findest du im Artikel zur TSE 2021.
Deine Registrierkasse sollte also mittlerweile einen Manipulationsschutz haben. Wer am Ende nämlich keinen solchen Schutz installiert, muss mit hohen Strafen rechnen. Und seien wir mal ganz ehrlich: Geldstrafen sind doch das letzte, was du im Jahr 2021 kassieren möchtest, oder?
3. Speichere alle Vorgänge auf der alten Kasse
Gerade, wenn du ein neues Gerät einführt, kommt es manchmal dazu, dass du das Wesentliche vergisst.
Deswegen ist es besonders wichtig, dass alle Vorgänge, die über die alte Registrierkasse gelaufen sind, zunächst abgespeichert oder ausgedruckt werden, bevor du die neue Registrierkasse in Betrieb nimmst.
Die neue Kasse kann nur jene Vorgänge aufzeichnen, die ab ihrer Inbetriebnahme passieren, jedoch ist es für das Finanzamt natürlich wichtig, auch die “alten” Vorgänge zu sehen und zu prüfen.
Am besten lässt du die Aufzeichnungen der alten Kasse direkt deinem Steuerberater zukommen, damit dieser sich mit der Steuererklärung beschäftigen kann.
4. Hebe alle früheren Vorgänge auf
Die Vorgänge der alten Kasse aufzuheben ist besonders wichtig. Deswegen solltest du alle Vorgänge und Kassenstürze sowie alle weiteren Unterlagen ordnungsgemäß abheften.
Fehlen die Unterlagen, so ist das Finanzamt berechtigt, Schätzungen bezüglich der Einnahmen anzustellen. Und diese fallen meist zu deinem Nachteil aus.
5. Vergleiche Anbieter genau
Die richtige Wahl für die neue Registrierkasse zu fällen ist nicht einfach. Deswegen ist es wichtig, die verschiedenen Hersteller und Modelle zu vergleichen.
Achte darauf, wie oft und einfach sich Updates auf der neuen Registrierkasse installieren lassen und wie der Kundenservice funktioniert.
Auch die Handhabung ist wichtig. Am sichersten ist es, sich Modelle vor Erwerb einmal genau anzusehen, um feststellen zu können, ob sie einfach zu bedienen sind.
Bei helloCash kannst du dir sehr einfach einen Überblick verschaffen, was du geboten bekommst.
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Neue Registrierkasse: Welches Kassensystem passt wirklich zu mir?
Du hast es sicherlich schon gemerkt: Es dauert eine Weile, bis man die geeignete Registrierkasse für das eigene Unternehmen gefunden hat.
Denn am Ende ist jedes Geschäft 100 % individuell.
Damit du ungefähr abschätzen kannst, worauf du am meisten achten musst, haben wir dir 5 Tipps zusammengestellt:
Neue Registrierkasse: 5 Tipps beim Kauf
- Gesetzliche Bestimmungen: Sorgt der Kassenanbieter für Sicherheit und automatische Updates?
- Definiere vorher Anforderungen an deine neue Registrierkasse
- Lege fest, anhand welcher Kriterien du deine Entscheidung beim Registrierkasse kaufen fällst
- Günstig ist nicht immer besser: Achte lieber auf Qualität und langfristige Funktion
- SaaS-Lösungen (Software as a Service) überzeugen mit kurzen Vertragslaufzeiten – informiere dich am besten über innovative Kassensysteme
Rechtliche Bestimmung für deine neue Registrierkasse
Klar: Gesetze liest niemand gern. Aber gegen Gesetze verstoßen ist meist noch übler. Denn das kann zu saftigen Strafen führen.
Grundsätzlich gibt es keine Pflicht, eine Registrierkasse in Deutschland zu führen. Jedoch werden immer neue Gesetze erlassen, die zu einer logischen Schlussfolgerung führen:
In naher Zukunft braucht jedes Unternehmen eine elektronische Registrierkasse, die die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
Wenn du eine elektronische Registrierkasse verwenden willst, musst du beim Kauf einer neuen Registrierkasse in Deutschland auf die Einhaltung folgender gesetzlichen Bestimmungen achten:
- dauerhafte Datenspeicherung
- Manipulationssicherheit (Stichwort TSE)
- Anmeldung beim Finanzamt
- Belegausgabepflicht
Worauf kommt es beim Kauf einer neuen Registrierkasse denn nun an?
Wir möchten dich direkt auf einen Punkt hinweisen, an den viele Unternehmer nicht denken: Das Layout der Kasse.
Warum ist das so wichtig? Nun, kein Geschäft gleicht dem anderen und nicht überall ist für die Kassen gleichermaßen Platz vorhanden.
Du solltest daher auf ein cleveres Design genauso viel Wert legen, wie auf die technischen Funktionen.
Schauen wir uns mal im Detail an, was wirklich wichtig ist:
- Einfachheit: Schlichte, benutzerfreundliche Oberfläche
- Schnelligkeit: Intuitive Abwicklung von Zahlungsvorgängen
- Zuverlässigkeit: Langfristiger Einsatz im täglichen Arbeitsalltag
Am Ende solltest du auch auf eine hohe Qualität achten. Denn was nützt dir ein billiges Kassensystem, wenn es dir im Alltag keinen Mehrwert bietet und vielleicht sogar noch Lücken in der Gesetzeskonformität aufweist? Richtig: Es bringt dir eher Ärger als Vorteile.
Gleichzeitig sollte die gewählte Lösung den eigenen Anforderungen in Bezug auf Funktionen und Erweiterungsmöglichkeiten entsprechen.
Denn wer rund um seine Kasse ständig neue Anwendungen hinzufügen muss, um seine Zahlungsvorgänge zu verwalten, wird mit einem solchen System nicht glücklich!