Ein neues Kassensystem hat das Potenzial, die wirtschaftlichen Verhältnisse in deinem Unternehmen erheblich zu verbessern. Daher ist es auf jeden Fall legitim, eine Neuanschaffung in Betracht zu ziehen.
Aber wie viel kommt beim Kauf einer neuen Kasse am Ende wirklich zusammen? Im Gesamtdurchschnitt belaufen sich die Kosten bei einem mittelständischen Unternehmen in Deutschland auf rund 400–1000 €. Hinzu kommt eine monatliche Software-Lizenz von ca. 20-100 € im Monat. Bei größeren Kassensystemen können auch 2000–4000 € fällig werden. Für die Preisentwicklung spielt die Auswahl der Funktionen eine entscheidende Rolle. Häufig sind diese von der jeweiligen Branche des Unternehmens abhängig. Die Hardware etabliert sich in der Anschaffung zweifellos als größter Kostenfaktor.
Wie sich die Kosten im Einzelnen zusammensetzen, erfährst du in diesem Artikel.
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So setzen sich die Kosten zusammen
Starten wir direkt mit einer groben Kostenübersicht. Dann weißt du bereits im Vorfeld, was finanziell auf dich zukommt.
Du solltest wissen, dass die Preise für ein komplettes Kassensystem in erster Linie von zwei Faktoren abhängen:
- Der Art deines Unternehmens
- Der Anschaffung neuer oder die Nutzung bereits vorhandener Geräte
Punkt 1: In welcher Branche ist dein Unternehmen tätig? Anhand der Anforderungen musst du auch die richtigen Funktionen für dein neues Kassensystem ermitteln. Auf die Branchenspezifikation gehen wir noch unten etwas näher ein.
Wie groß ist dein Unternehmen? Besitzt du mehrere Filialen? Wenn das der Fall ist, musst du damit rechnen, dass die Preise über 4.000 € hinausgehen. In diesem Fall würden wir aber auch den Bereich eines typischen kleinen mittelständischen Unternehmens verlassen.
Für die Kalkulation bleiben wir aber zunächst bei kleinen Unternehmen, um für die Allgemeinheit zu sprechen.
Punkt 2: Besitzt du bereits ein modernes und leistungsfähiges Tablet oder iPad? Wenn ja, hervorragend, dann entfallen hier zum Beispiel die Kosten, die gut und gerne zwischen 380 und 550 € betragen.
Diese Anforderungen stellt das Finanzamt
Das Finanzamt stellt seit geraumer Zeit neue Anforderungen, wenn es um Kassensysteme geht. Damit du bei der steuerlichen Erfassung deiner Umsätze nicht auf die Nase fällst, folgen hier die wichtigsten Dinge, die zu beachten sind:
- Aufrufen gesamter Brutto-Einnahmen
- Wartungsprotokolle und Bedienungsanleitungen
- Protokollführung über Trainingsspeicherdaten
- Speichern sämtlicher Programmaufrufe nach best. Änderungen (z.B. Preisen)
- Aufbewahren von Originalbelegen
- Stornierungen, Kassenentnahmen und Retouren müssen übersichtlich sein
- Saubere digitale Kassenbuchführung (Positionen, Zahlungsarten etc.)
- Nummerierte und fortlaufende Z-Bons zur Aufbewahrung
Das Kassensystem erfüllt nicht die Anforderungen – Was jetzt?
Wenn du den Eindruck hast, dass deine Kasse den steuerlichen Anforderungen nicht genügt, sollte der Hersteller kontaktiert werden.
Denn im Jahr 2022 müssen alle neuen Kassensysteme bereits “finanzamtkonform” sein.
Das heißt, dass der Hersteller darauf ebenfalls achten muss, dass dein neues Kassensystem alle Voraussetzungen der Behörden erfüllt.
In manchen Fällen behebt ein Software-Update das Problem. Achte daher darauf, neue Softwareversionen sofort zu installieren, sobald diese vom Hersteller freigegeben sind.
Wenn all das nicht hilft, bleibt dir nichts anderes übrig, als nach einem neuen Kassensystem Ausschau zu halten. Das erhöht dann leider rasant deine Kosten.
Trotzdem ist das immer noch besser, als bei einer steuerlichen Prüfung des Finanzamtes durchzufallen. In diesem Fall könnten hohe Geldstrafen auf dich zukommen.
Zunächst gibt es aber keinen Grund zur Sorge: Heutzutage sind fast alle modernen Kassensysteme finanzamtkonform. Aber ein zweiter Blick kann ja bekanntlich nicht schaden.
Was sind die Unterschiede bei iPad, Touchscreen und Tablet Kassensystemen?
Kommen wir nun zu den einzelnen Unterschieden zwischen den Kassensystemen und den jeweiligen Preisen.
Einfache Registrierkasse
Diese Variante zählt zu den simplen Ausführungen. Der Funktionsumfang ist mit älteren Kassensystemen vergleichbar. Die Wahrscheinlichkeit, dass eine einfache Registrierkasse die Anforderungen des Finanzamtes erfüllt, ist verhältnismäßig niedrig.
Allerdings liegen die Preise dafür auch bei günstigen 150-500 €.
Digitale Registrierkasse
Hier ist das Angebot bereits deutlich größer. Das macht sich auch bei der Preisgestaltung bemerkbar.
Je nach Funktionsumfang liegen hier die Preise zwischen 500 und 1000 €. Wie bei einfachen Registrierkassen auch, ist hier Vorsicht geboten. Es kann vorkommen, dass bei älteren Modellen die Kasse nicht mehr den aktuellen gesetzlichen Standards entspricht.
Touchscreen Kasse
Die simple Bedienung einer Touchscreen Kasse ermöglicht schnelles und effizientes Arbeiten. Das Ganze hat aber auch seinen Preis: Je nach Funktionsumfang kommen bis zu 1500 € zusammen.
iPad/Tablet Kasse
Eine iPad- oder Tablet Kasse funktioniert nur mit einer modernen Kassensoftware. Wir empfehlen aktuelle Modelle, die leistungsstark genug sind. Denn eins ist sicher: Bei einer langen Rechnung hat keiner Lust auf ein streikendes Gerät.
Bei Apple-Geräten musst du bekannterweise tiefer in die Tasche greifen. So kommen schnell 500 € zusammen. Tablets sind in der Regel günstiger.
Hardware
Widmen wir uns nun den einzelnen Hardware-Komponenten eines vollwertigen Kassensystems. Die Hardware dient als Peripherie-Stellglied im Kassensystem.
Bondrucker
Aufgrund der seit 2022 gültigen Belegausgabepflicht ist es ratsam, wenn du dir gleich zu Beginn einen Bondrucker anschaffst. In Österreich gilt das Gesetz schon etwas länger. Die Preise variieren hier zwischen 50 und 300 €.
Barcodescanner
Sowie bei den meisten Peripherie-Geräten zeigen sich ebenfalls große Preisschwankungen. Je nach Einsatzbereich sind Beträge zwischen 15 und 682 € realistisch.
Bist du im medizinischen Bereich tätig? Dann solltest du dir einen antibakteriellen Scanner anschaffen, um das Ansteckungsrisiko zu senken. Der Preis hierfür kann auf knappe 700 € inklusive Mehrwertsteuer ansteigen.
Im Handel sind auch Geräte erhältlich, die weit über 2000 € kosten. Bei diesen handelt es sich aber um Barcodescanner, die ausschließlich logistischen Zwecken dienen.
Kartenterminal und Zahlungskosten
Kartenterminals sind in der Regel mit keinem Vertrag verbunden. Hier fallen für dich Gebühren an, wenn entsprechende Zahlungen getätigt werden, sprich bei einer Transaktion.
Als preislich erschwinglicher gelten Terminals, die in Kombination mit einem Smartphone oder Tablet arbeiten. Hier liegen die Kosten bei ungefähr 60 € zuzüglich Mehrwertsteuer.
Alternativ kommen eigenständige Terminals infrage, die aber dann etwas teurer sind. Häufig geht es um Preise zwischen 130 und 150 €.
Zusätzlich gibt es auf dem Markt auch Terminals mit einem eingebauten Belegdrucker, die inklusive Mehrwertsteuer zwischen 249 und 720 € kosten. Hinzu kommen die Quittungsrollen. Der Preis für eine Packung mit 20 Belegrollen liegt bei circa 10 €.
Wenn du kein Kartenterminal kaufen willst, steht dir auch eine Mietoption offen. In diesem Fall wird aber meistens der Abschluss eines Vertrags zur Pflicht. Dieser beinhaltet dann eine Mindestlaufzeit.
EC-Terminals und geeignete Ständer
Willst du das Terminal auf einer Arbeitsplatte befestigen? Dann kann man über einen passenden Ständer nachdenken. Solche Halterungen können rund 20-200 € kosten inklusive Mehrwertsteuer.
Kassenlade
Ohne Kassenladen geht in deinem Geschäft natürlich nichts: Barzahlungen spielen im täglichen Zahlungsverkehr immer noch eine wichtige Rolle. Aus diesem Grund benötigst du eine sichere Schublade für Münz- und Papiergeld.
Die Preise für die meisten Kassenladen liegen bei 50-120 €.
Für kleine Geschäfte, wie einen Imbiss oder Foodtruck, eignen sich kompakte Kassenladen mit eingebautem Bondrucker. Diese Kombigeräte kosten rund 370 € (inklusive Mehrwertsteuer).
Software
Während die Hardware zum größten Teil als einmaliger Kostenpunkt fungiert, fallen mit der Kassensoftware die monatlichen Fixkosten an.
Je nach Funktionsumfang bewegen sich die Kosten pro Monat bei den meisten Anbietern zwischen 10 – 20 €. Erhöht sich neben dem Funktionsumfang auch die Geräteanzahl, fallen hier manchmal einmalige Aktivierungsgebühren an.
Bei vielen Anbietern kannst du im Voraus bezahlen und so die monatlichen Fixkosten senken. Das bietet sich unter anderem dann an, wenn du ausreichend Startkapital zur Verfügung hast.
In der Regel gilt eine Software-Lizenz pro Tablet oder Computer, je nachdem für welches Gerät du dich entscheidest.
Eine Kassensoftware ist heutzutage essenziell. Ohne sie kannst du keinen Touchscreen bedienen.
Einzelhandelssysteme
Kassensysteme im Einzelhandel sind insbesondere für komplexe Produktbestände und das Lieferantenmanagement spezialisiert. Die Preisspanne liegt hier zwischen 20 und 49 € (zuzüglich Mehrwertsteuer).
Kassensysteme für die Gastro
Im Gastgewerbe kannst du von höheren Softwaregebühren ausgehen. Der Grund liegt an der spezifischen Anpassung an die Gastro selbst. Wichtige Anhaltspunkte sind komplexe Bestellungen und die verwendeten Inhaltsstoffe. Dazu kommt die richtige Koordination des Tischservices.
Gastronomie-Unternehmen zahlen daher pro Monat 29 €, mit schnell steigender Tendenz je nach Funktionsumfang.
Kassensoftware und ROI
in einigen Fällen ergibt es Sinn, bestimmte Funktionen beim Erwerb der Software-Lizenz hinzuzubuchen.
Das wären zum Beispiel Kundenbindungsprogramme, Tools für die Buchhaltung, E-Commerce etc.
Der ROI (Return on Investment) kann sich rentieren, wenn du dich dazu entscheidest, gleich zu Beginn mehr in dein Kassensystem zu investieren. Je nach wirtschaftlicher Situation kannst du so Zeit und Geld sparen.
Internet und Offlinemodus
Für die optimale Nutzung der Kassensoftware ist heutzutage eine stabile Internetverbindung notwendig. Der Grund liegt bei den 100%-Cloud-basierten Kassensystemen, die nicht funktionieren, wenn das Internet ausfällt.
Eine unzureichende Internetverbindung kann dazu führen, dass schnell versteckte Kosten auftreten, weil die Verkäufe sinken.
Es sei denn, du bist auf einen solchen Ausfall bestens vorbereitet. Das geschieht am besten mit einer Backup-WLAN-Verbindung. So hast du zumindest noch über den WLAN-Hotspot eines Smartphones die Möglichkeit, weiterhin Verkäufe zu tätigen.
Neben dem WLAN-Hotspot des Smartphones kannst du auch einen WLAN-Dongle nutzen. Dieser kostet in der Anschaffung zwischen 3 und 100 €. Hinzu kommen die Kosten für die Datennutzung.
Für eine optimale Verteilung des Highspeed-Internets bieten sich auch WLAN-Booster oder Repeater an. Am besten platzierst du diese Geräte an strategisch wichtigen Punkten im Raum. Dadurch erhöht sich die Stabilität deiner Internetleitung und es entstehen deutlich weniger WLAN Ausfälle.
WLAN-Booster und Repeater kosten im Handel zwischen 5 und 150 €.
Hybrides Kassensystem
Bei etwas schlechteren Internetbedingungen kannst du dich optional für ein hybrides Kassensystem entscheiden. In diesem Fall kannst du deinen Browser-Cache weiterhin nutzen, selbst wenn das System offline ist.
Das Synchronisieren von Kassendaten in Echtzeit ist dann aber nicht möglich. Die Kassensoftware lässt sich jedoch weiterhin problemlos bedienen.
Am besten setzt du dich mit dem Kassensystem-Anbieter in Verbindung. Er kann dir genau sagen, welche Funktionen auch offline genutzt werden können.
Es gibt Kartenzahlungen, die offline weiterhin funktionieren. Allerdings kann die Transaktion erst dann vom Kartenaussteller genehmigt werden, wenn du wieder online bist.
Du weißt also bei einer offline-Zahlung nicht, ob die Transaktion erfolgreich war.
Es gibt allerdings hierfür eine Alternative: Du kannst dir ein Ersatzkartenterminal zulegen. Dieses operiert unabhängig vom Kassensystem mittels einer 3G-Verbindung. Diese Terminals kosten um die 30 €.
Anzahl der Mitarbeiter
Die Zahl der Mitarbeiter ist genauso wichtig, wie die Anzahl der Filialen deines Unternehmens.
Ein Beispiel: Du betreibst in deinem italienischen Restaurant ein stationäres Tablet-Kassensystem. Aufgrund der hohen Besucherzahlen stellst du sechs Kellner ein. Jetzt stattest du alle mit einem Kartenlesegerät aus, um mobiles Abkassieren zu ermöglichen.
Dementsprechend musst du auch für sechs Personen sechs Endgeräte kaufen.
Aus diesem Beispiel wird deutlich, welchen großen Einfluss die Mitarbeiteranzahl in deinem Unternehmen auf die Kosten des Kassensystems ausübt.
Kassensicherungsverordnung & TSE
Die neu in Kraft getretene Kassensicherungsverordnung definiert alle rechtlichen Vorschriften und Fristen zur sachgemäßen Führung einer Kasse.
Einhergehend mit der KassenSichV wurde die Integration einer technischen Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, zur Pflicht.
Cloud-TSE
Die Cloud-TSE bietet sich hervorragend für Unternehmen an, die durchgehend eine schnelle Internetleitung zur Verfügung haben, und auch ständig mit dieser arbeiten.
Die Beträge für die Cloud-TSE werden häufig zusammen mit modernen Kassensystemen im Monatsabonnement verbucht. Achte also darauf, dass die Gebühren für die TSE bereits im Monatsabo mitenthalten sind.
Bei den meisten Anbietern kommen rund monatlich 10 € zusammen.
Hardware-TSE
Im Gegensatz zur Cloud-TSE benötigt die Hardware-TSE SD-Karten oder USB-Sticks, um zu funktionieren.
In den meisten Fällen kaufst du eine Hardware-TSE Lösung einmalig für den Lizenzzeitraum. Für diesen kommen dann mindestens 220 € zusammen.
Manchmal kommt auch ein Aufschlag für die Software und Einrichtungsgebühr obendrauf. Das Zertifikat für eine Hardware-TSE gilt mindestens fünf Jahre. Anschließend bist du verpflichtet, dich um eine neue TSE mit gültigem Zertifikat zu kümmern.
Branchenspezifikation
Jede Branche hat ihre spezifischen Eigenheiten, wenn es um die Anforderungen an ein Kassensystem geht. Zum Beispiel wäre das eine Tischreservierung im Restaurant, die Inventur in einem Einzelhandelsgeschäft oder die Terminbuchung bei einem Friseur.
Diese sehr diversen Anforderungsbereiche haben dazu geführt, dass Anbieter Kassensysteme entwickelt haben, die perfekt auf die unterschiedlichen Branchen angepasst werden können.
Es gilt der Grundsatz: Ein Kassensystem, das gut auf die Anforderungen deiner Branche zugeschnitten ist, ist oft deutlich effizienter als übergreifende Standardlösungen.
Zusatzfunktionen
Mittlerweile hast du bestimmt bereits erkannt, dass moderne Kassensysteme heute als wirtschaftliche Multi-Talente gelten.
Neben den normalen Kassiervorgängen, kann dich deine neue Kasse im Geschäftsalltag sehr kompetent unterstützen.
Das sollte ein Kassensystem im Jahr 2022 können
Bevor du den Kauf abschließt, kommt hier eine kleine Checkliste, die aufzeigt, was eine moderne Kasse im Jahr 2022 können sollte.
- Lieferantenmanagement: Überblick über Lieferketten, Bestellungen etc.
- Moderne Zahlungsarten: VISA, Master, Maestro, EC-Karte, Handyzahlung usw.
- Kundenmanagement: Bsp. Rabattprogramme zu einer bestimmten Jahreszeit
- Mitarbeiterverwaltung: Gestaltung der Schichtpläne, einfache Benutzerwechsel etc.
- DATEV-Schnittstelle: Zusammenarbeit mit dem Steuerberater wird gefördert
- Warenwirtschaft
- Verkaufsstatistiken & Reports: Umsatzentwicklung, Überblick über Trends etc.
Und hier noch einmal Funktionen, die besonders in der Gastronomie ausschlaggebend sind:
- Happy-Hour
- Bewirtungsbelege
- Menügangauswahl
- Beilagenmanagement
- Lieferservice & Take-Away
- Tischübersicht
- Funkbonieren
- Rechnungen, die aufgeteilt werden können
Das mögen zwar effiziente Funktionen sein, die dir im Alltag viel Arbeit abnehmen, aber diese sind nicht bei jedem Anbieter inklusive, im Gegenteil: Du musst einige kostenpflichtig dazubuchen.
Alternative Anschaffungsmöglichkeiten
Moderne Kassensysteme haben ihren Preis und das so sehr, dass einige Unternehmer die hohen Kosten nicht tragen können. Das gilt insbesondere für Neugründer mit einem geringen Startkapital.
Aufgrund dieser Umstände stellen viele Anbieter Leasing oder Mietangebote zur Verfügung.
So hast du die Chance, die hohen Anschaffungskosten zu Beginn etwas zu senken.
Allerdings bedarf es aufgrund dieser Entscheidung Argusaugen, wenn es um die monatliche Kalkulation der Kosten geht. Behalte laufende Kosten daher immer genau im Blick.
Diese Personen benötigen ein neues Kassensystem
Seit dem 01. Januar 2015 gilt, dass bei einem jährlichen Umsatz von 15.000 € und Barumsätzen von 1.500 € eine Registrierkasse verpflichtend ist, um die Umsätze zu erfassen.
Solange du als Person wenig Geld umsetzt, bist du also von diesem Gesetz ausgenommen.
Das gleiche gilt für Dienstleister, die über das Internet arbeiten oder keine Barzahlung anbieten.
Diese Strafen drohen bei einer alten Registrierkasse
In keinem Fall solltest du den Versuch unternehmen, eine etwas ältere Registrierkasse zu erwerben, nur um kurzfristig Kosten zu sparen.
Das ergibt aus einer wirtschaftlichen Perspektive nicht nur wenig Sinn, sondern kann dich auch juristisch in eine Bredouille bringen. Insbesondere dann, wenn in deinem Unternehmen eine steuerliche Betriebsprüfung ansteht.
Selbst, wenn der Versuch nicht als Steuerbetrug abgetan wird, sind Strafen bis zu 25.000 € keine Seltenheit.
Wirst du des Steuerbetrugs beschuldigt, können Freiheitsstrafen auf dich zukommen.
Fazit: Die Kosten hängen von dem Vorhaben des Unternehmens ab
Nach diesem Artikel bist du nun vielleicht etwas verwirrt, weil du alle Peripherie-Geräte und sämtliche Software Funktion kennst.
Wahrscheinlich hast du dich jetzt gefragt, ob es besser wäre, direkt ein komplettes Kassensystem zu kaufen oder Geräte einzeln zu erwerben.
Das hängt ganz von der Situation und deinem Vorhaben im Unternehmen ab. Ist das jetzige Kassensystem veraltet und entspricht längst nicht mehr den modernen Standards? Dann ist eine Komplettlösung sicherlich die beste Wahl.
Wenn einzelne Glieder in der Peripherie den modernen Standards entsprechen und diese gut miteinander harmonieren, dann ist sicherlich der Kauf einzelner Geräte sinnvoller.
Sprich am besten direkt mit deinem Anbieter und erkläre ihm die Situation in deinem Unternehmen. In vielen Fällen erhältst du ein Angebot, dass genau auf die Unternehmenssituation zugeschnitten ist.
Dementsprechend gestalten sich die Kosten. Bei einer Komplettlösung wirst du zweifellos tiefer in die Tasche greifen müssen.
Aufgrund der umfassenden Bandbreite an Informationen, die vor dem Kauf wichtig sind, lohnt es sich, wenn du dir im Vorfeld genug Zeit nimmst und einen Überblick verschaffst.
Das ist wichtig, denn deine Kaufentscheidung trägt maßgeblich dazu bei, wann sich die gemachten Kosten in deinem Unternehmen anfangen zu rentieren.
Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.