Am Donnerstag, den 17. Dezember 2020, fand das helloCash Webinar zum Thema „Top 5 Schritte in helloCash“ statt, um helloCash besser kennen zu lernen und damit wir euch den Start mit helloCash erleichtern.
Ihr habt uns eure persönlichen Fragen gestellt. In diesem Beitrag “Q&A zum Webinar” möchten wir nun alle Fragen im Detail beantworten. Wir wünschen euch viel Spaß beim Durchlesen!
Q&A zur Artikel- bzw. Dienstleistungsverwaltung und zur Warenwirtschaft
Wie kann man bei der Erstellung eines Artikels das Produktfoto hinterlegen?
Um einen Artikel erstellen zu können, gehe zum Menüpunkt Kassensystem/ Artikel / Artikelverwaltung. Mit Klick auf den Button „Anlegen“, kannst du einen Artikel erstellen. Unter dem Register „Erweitert“ hast du die Möglichkeit, das Artikelbild hochzuladen. Sobald du alle Informationen zum Artikel eingetragen hast, klicke auf Speichern.
Kann man auch andere Details, wie z.B. Farbrezepturen, speichern?
Details zu den jeweiligen Produkten, z.B. Farbrezepturen, können direkt bei der Artikelerstellung hinterlegt werden. Wenn du unter Kassensystem / Artikel / Artikelverwaltungen einen neuen Artikel anlegst, kannst du unter dem Register „Erweitert“ eine Beschreibung hinzufügen.
Wie legt man Dienstleistungen in helloCash an, z.B. Yogastunden?
Um eine Dienstleistung anlegen zu können, gehe im Menü unter Kassensystem / Dienstleistungen. Mit Klick auf den Button „Anlegen“, kannst du deine Dienstleistung inklusive aller Details erstellen.
Falls eine Liste mit Dienstleistungen bereits vorhanden ist, kannst du diese auch über das 3-Punkte-Symbol rechts oben importieren. Verwende dazu am besten unsere Vorlage, die du downloaden kannst, oder gleiche vor dem Import die Spalten deiner Liste mit den Spalten unserer Vorlage ab, damit hier keine Probleme beim Upload entstehen.
Können Artikel mit einer csv-Datei importiert werden?
Ja, ein Artikelimport ist möglich. Wenn du dich in der Artikelverwaltung befindest, klicke rechts oben auf das 3-Punkte-Symbol und auf „Import“. Es erscheint dieses Modal, in dem du deine Artikelliste hochladen kannst. Bitte beachte, dass die Spalten der csv-Datei gleich den Spalten unserer Vorlage sind, damit die Informationen zu den Artikeln in helloCash richtig hinterlegt werden. Du kannst aber auch direkt unsere Vorlage downloaden, ausfüllen und wieder hochladen.
Kann man in helloCash den Anfangsbestand bei Artikeln auch händisch eintragen?
Wenn du deine Artikel vor deiner Geschäfts- bzw. Saloneröffnung erstellen möchtest, kannst du hier auch den Anfangsbestand pro Artikel hinterlegen. Gehe dazu im Menü unter Kassensystem / Artikel / Artikelverwaltung und klicke auf den Button „Anlegen“, um einen neuen Artikel zu erstellen. Unter dem Register „Lagerbestand“ können sie den aktuellen Bestand bzw. Anfangsbestand pro Artikel hinterlegen sowie auch einen Mindestbestand definieren.
Unter dem Menüpunkt Kassensystem / Artikel / Warenwirtschaft kannst du deine Artikelbestände einsehen. Beispielsweise wurde hier eine Handcreme als Artikel mit einem Anfangsbestand von 25 Stück angelegt. Sobald diese 1x verkauft wird, ist diese Bestandsminderung in der Warenwirtschaft als Ausgang zu erkennen und der neue Bestand wird angezeigt.
Q&A zur Kundenverwaltung
Können Kundenkontakte aus Outlook importiert werden?
Nein, aktuell ist ein Kontaktimport aus Outlook in helloCash nicht möglich. Du kannst aber in der Kundenverwaltung über das 3-Punkte-Symbol mithilfe unserer Kundenimport-Vorlage deine Kundendaten hochladen.
Bleiben bereits angelegte Kunden bei einem Kundenimport unverändert?
Ja, beim Kunden-Import werden die Kunden immer neu angelegt, bestehende Kunden werden nicht verändert.
Sieht man in der Kundenverwaltung auch, was der Kunde gekauft hat?
Ja, die Details zum Kauf können in der Kundenverwaltung auch eingesehen werden, d.h. du siehst nicht nur, wie oft der Kunde bereits bei dir eingekauft und welchen Umsatz er generiert hat, sondern auch welche Produkte er wann gekauft hat.
Gehe dazu im Menü unter Kunden / Kunden und klicke beim gewünschten Kunden rechts auf den Dropdown-Pfeil. Es klappen sich nun die Detailinformationen auf, unter anderem die Übersicht über seine Rechnungen (rechts). Du kannst nun bei jeder Rechnung die gekauften Produkte einsehen, wenn du auf den Button „Details“ klickst.
Q&A zur Rechnungserstellung und Rechnungsverwaltung
Kann man bei der Rechnungserstellung den Gesamtrabatt auch in € abziehen?
Ein Gesamtrabatt in € auf die gesamte Rechnung ist leider nicht möglich. Du kannst einen Prozentsatz aus unserer Liste auswählen oder selbst einen beliebigen Prozentsatz eintragen (z.B. 13).
Man kann aber bei einzelnen Positionen einen Rabatt in € abziehen. Klicke dazu beim gewünschten Artikel / bei der gewünschten Dienstleistung auf das Bleistift-Symbol zur Bearbeitung. Es öffnet sich ein Fenster, wo du nun auf diese einzelne Position einen Rabatt in % oder in € vergeben kannst.
Kann der Kunde erst bei Abholung zahlen (ohne Vorkasse)?
Ja, wähle dazu beim Abschluss der Rechnung unter Zahlungsmethode „Kreditrechnung (unbar)“ aus. Diese Zahlungsmethode entspricht der Überweisung und der Kunde kann die Rechnung zu einem späteren Zeitpunkt begleichen, wenn er die Ware erhalten bzw. abgeholt hat.
Kann man im Rechnungsformular eine Zusatzspalte für Auftragsnummern einrichten?
Nein, das Einrichten von Zusatzspalten auf der Rechnung ist aktuell nicht möglich. Du kannst aber die Auftragsnummer im vorgesehenen Zusatzfeld eintragen. Dieses Zusatzfeld findest du bei der Rechnungserstellung, wenn du die Zahlung abschließen möchtest.
Diese Information scheint nach Zahlungsabschluss auf der Rechnung im unteren Bereich auf.
Kann am Monatsende eine Sammelrechnung erstellt werden?
Das Erstellen einer Sammelrechnung über mehrere Aufträge ist in helloCash aktuell leider nicht möglich.
Einen Überblick über alle Geschäftsaktivitäten am Ende des Monats erhältst du über die Auswertung des Monatsabschlusses. Der Monatsabschluss kann unter Kassensystem / Auswertungen / Monatsabschluss erstellt werden. Hier kann ab der Medium Variante mit einigen Zusatz-Parametern gearbeitet werden, wie z.B. die Artikel- bzw. Dienstleistungsauswertung.
Q&A Bondrucker
Welche Bondrucker empfehlen wir?
In unserem helloShop bieten wir drei verschiedene Bondrucker an. Alle sind mit helloCash kompatibel. Je nachdem, in welcher Branche du tätig bist bzw. ob du den Bondrucker direkt in deinem Geschäft / Salon benötigst oder für unterwegs, empfehlen wir dir einen unserer drei Bondrucker:
Star SM-L200: Gerade, wenn du viel unterwegs bist eignet sich der SM-L200 besonders gut für dich. Denn durch die 13 Stunden Akkulaufzeit bist du den ganzen Tag in der Lage Belege zu erstellen. Durch Bluetooth 4.0 kannst du dich kinderleicht mit deinen Geräten verbinden und den Bondrucker bedienen.
Epson TM T20-III: Gerade für die POS-Arbeitsbereiche in Bars, Lebensmittelgeschäften, Restaurants oder Gaststätten ist der Bondrucker von Epson sehr gut geeignet. Durch seine hohe Geschwindigkeit musst du dir keine Sorgen beim Abkassieren machen.
Star mPOP Bluetooth-Drucker / Kassenladen Kombination: Der Bluetooth-Drucker von Star ist besonders gut für dich geeignet, wenn du ein Friseursalon, Kosmetikstudio, Café oder ein kleines Restaurant betreibst. Gerade, wenn deine Kunden gerne bar zahlen, ist der Star mPOP ein idealer Helfer.
In unserem helloShop kannst du auch Bondrucker-Papier bestellen oder du entscheidest dich gleich für das Star Package oder das Epson Package. In diesen Paketen sind der Bondrucker sowie die dazugehörigen Papierrollen enthalten.
Q&A API-Schnittstellen
Gibt es Anbindungen zu bestehenden Webshops?
Wir bieten diverse API-Schnittstellen an. Du findest diese in unserer API-Dokumentation. Aktuell besteht noch nicht die Möglichkeit, den Webshop mit helloCash zu verbinden, dies ist aktuell aber geplant.
Ist eine Schnittstelle zu Buchhaltungssystemen (z.B. Lexware) möglich?
Es gibt einen Datev-Export, und in Deutschland einen GoBD-Export. Diese Dateien können exportiert und in der Buchungssoftware eingepflegt werden.
Eine direkte Schnittstelle zu einer Buchungssoftware, z.B. Lexware, können wir derzeit nicht anbieten. Natürlich halten wir dich aber immer auf dem Laufenden und informieren dich, sobald eine API -Schnittstelle geplant ist.
Wir hoffen, dass wir alle eure Fragen im Rahmen des Q&A zu “Top 5 Schritte in helloCash” beantworten konnten, und freuen uns auf das nächste Webinar mit euch 😊
Es sind noch Fragen aufgetreten oder du hast allgemeine Fragen zu helloCash? Dann buche ein Telefongespräch mit unseren Experten. Wir helfen dir gerne weiter!
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