Wie ist deine Kasse technisch ausgerüstet? Auch 2021 ist die Kassensicherungsverordnung immer noch gültig. Bei all den vorgegebenen Pflichten innerhalb dieser Verordnung bleibt die Frage, was genau muss deine Kasse eigentlich können? Und welche Fristen sind zu beachten? Alles dazu erfährst du in diesem Blogpost.
In Deutschland gibt es schätzungsweise über 2,5 Millionen Kassensysteme, von der klobigen Registrierkasse bis hin zur PC-Kasse über moderne Cloud-Kassensysteme und Apps.
Seit 2020 müssen alle elektronischen Kassen über neue technische Voraussetzungen zum rechtmäßigen Betrieb verfügen. Basierend auf der erlassenen Kassensicherungsverordnung kommen damit Änderungen auf jeden Kassenbesitzer zu.
Für welche Kassen gilt die Kassensicherungsverordnung?
Die Kassensicherungsverordnung gilt für alle elektronischen Kassensysteme. Bereits seit 2017 müssen sämtliche Kassensysteme GoBD-konform sein. Durch die Kassensicherungsverordnung werden diese Regelungen nun nochmals vom Gesetzgeber verschärft.
Wie muss meine Kasse nun technisch ausgerüstet sein?
Jedes elektronisches Kassensystem muss über eine sogenannte zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Ein Sicherheitsmodul innerhalb der TSE gewährleistet dabei, dass sämtliche Kasseneingaben mit dem Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert werden. So soll verhindert werden, dass nachträgliche Änderungen nicht mehr unerkannt bleiben. Natürlich bleibt die Möglichkeit der Löschung bzw. Stornierung weiterhin vorhanden, nur das diese nunmehr aufgezeichnet werden.
Einige Bundesländer hatten die Frist für die Umstellung der Kassensysteme (Stichwort TSE) auf 31.03.2021 verlängert. Du bist jedoch verpflichtet, Nachweise über eine fristgerechte Aufrüstung oder Bestellung vorzuweisen. Informiere dich genau, welche Regelungen für dein Bundesland gelten. Wenn du mehr über die TSE erfahren möchtest, klicke einfach hier.
Auf einem Speichermedium werden alle Transaktionen und Aufzeichnungen, im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert. Mit einer digitalen Schnittstelle wird die reibungslose Datenübertragung gewährleistet.
Wie bekomme ich eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE)?
Seitdem die Kassensicherungsverordnung eine TSE Pflicht vorschreibt, haben verschiedenste Anbieter bereits einen Antrag auf Zertifizierung gestellt. Auf der Website des BSI kannst du immer nachsehen, welche Unternehmer ein Zertifikat möchten und wie der Stand der Zertifizierung ist.
Es gibt bereits einen Anbieter, welcher eine Zertifizierung seiner Cloud TSE erhalten hat. Die Deutsche Fiskal GmbH und Bundesdruckerei-Tochter D-TRUST haben gemeinsam eine Cloud TSE entwickelt, und eine Zertifizierung erhalten.
Ab wann brauche ich die technische Sicherheitseinrichtung?
Die Kassensicherungsverordnung und damit auch die Verpflichtung für eine technische Sicherheitseinrichtung ist seit dem 01.01.2020 in Kraft.
Jedoch gab es einige Verzögerungen und Unsicherheiten. Hinzu kommt, dass die meisten Unternehmer sich noch gar nicht mit der Thematik beschäftigen konnten.
Wie bereits erwähnt, wurde die Frist in einigen Bundesländern auf 31.03.2021 verlängert.
Auf drängen von Verbänden aber auch der IHK hat der Bund gemeinsam mit den Länderfinanzverwaltungen reagiert. So wurde eine sogenannte Nichtaufgriffsregelung oder auch Nichtbeanstandungsregelung am 26. September 2019 beschlossen. Das heißt, bis einschließlich 30. September 2020 wurde Unternehmern mehr Zeit gegeben, sich auf die neuen Regelungen einzustellen. Diese Frist wurde von fast allen Bundesländern auf den 31.03.2021 verlängert.
Was regelt die Kassensicherungsverordnung noch?
Die Kassensicherungsverordnung regelt ferner, dass nunmehr auch für jeden einzelnen Geschäftsfall ein Beleg auszustellen ist. Diese sogenannte Belegausgabepflicht kann in Papierform, aber auch elektronisch erfolgen. Bitte beachte, für einen elektronischen Beleg brauchst du i.d.R. die Einwilligung deines Kunden. Der Beleg muss ferner direkt bzw. in einem nahen zeitlichen Verhältnis ausgegeben werden. Der Kunde muss den Beleg selbstverständlich nicht tatsächlich mitnehmen.
Des Weiteren gibt es nunmehr eine Meldepflicht von Kassensystemen. Das heißt, nach Anschaffung eines neuen Kassensystems muss dieses, innerhalb eines Monats, an das zuständige Finanzamt gemeldet werden. Diese Pflicht gilt auch für bereits bestehende Kassensysteme, jedoch ist nunmehr bis zum Inkrafttreten der Nichtbeanstandungsregelung abzuwarten, welches Datum das Bundesfinanzministerium hierfür vorgesehen ist.
Die Meldung erfolgt per amtlichen Vordruck mit Angaben wie, Anzahl der Kassensysteme, Art, Anschaffungsdaten, Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung.
Diese Daten werden seitens der Finanzverwaltung u.a. dafür genutzt, um eine risikoorientierte Fallauswahl für Außenprüfungen zu nutzen. Unabhängig von Bußgeldern, die durch Nichteinhaltung entstehen, ist es damit im Eigeninteresse diese Regelungen auch umzusetzen. Denn neben dem eigentlichen Bußgeld besteht immer die Gefahr der Verwerfung der Buchhaltung und damit einer möglichen Umsatz-/ Gewinnschätzung durch das Finanzamt.
Welche Bußgelder können verhängt werden?
Der Gesetzgeber hat Bußgelder von bis zu 25.000 € vorgesehen. Ferner, wie bereits angesprochen, könnte eine etwaige Schätzung durch das Finanzamt auf einen zukommen.
Gibt es Ausnahmen oder Fristen für die technische Sicherheitseinrichtung von Kassensystemen?
Ein klares “Jein”. Für Kassensysteme und Registrierkassen die nach dem 25.11.2010 und noch vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden gilt eine Ausnahme, ABER nur insoweit die Kasse technisch nicht umgerüstet werden kann. Sollte dies der Fall sein, gilt eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2022.
Wer braucht eine TSE?
Ab 31.03.2021 müssen alle Unternehmer mit einer elektronischen Registrierkasse über eine funktionsfähige TSE verfügen.
Es gibt jedoch eine Ausnahme für Registrierkassen, die zwischen 25.11.2010 und 31.12.2019 angeschafft wurde. Sind diese nicht umrüstbar, entsprechen aber der GoBD, dann gilt für dich eine Übergangsfrist. Bis 31.12.2022 hast du dann Zeit, eine neue Kasse mit TSE anzuschaffen.
Wie erkenne ich, ob meine Kasse nicht technisch umrüstbar ist?
Das ist eine gute Frage. Grundsätzlich ist es empfehlenswert dich hierfür mit deinem Kassenanbieter in Verbindung zu setzen und im Idealfall diese Information auch schriftlich zu haben (im Falle das es nicht möglich ist und du die Übergangsfrist bis 31.12.2022 nutzen möchtest).
Unseres Erachtens ist es aber insbesondere bei modernen PC-Kassen bis Cloud-Kassen oder modernen Kassensystemen nur schwer darstellbar. Diese Kassensysteme sollten daher fristgerecht umgerüstet werden und über eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen.
Fazit: Technisch sollte deine Kasse im Jahr 2021 auf jeden Fall aufgerüstet werden
Bei der technischen Ausstattung deines Unternehmen kann es schon einmal komplex werden. Merke dir auf jeden Fall, dass du im Jahr 2021 Änderungen an deiner Kasse vornehmen solltest, wenn das bisher noch nicht passiert ist. Fakt ist nämlich, dass seit 31.03.2021 alle Unternehmer mit einer elektronischen Registrierkasse über eine funktionsfähige TSE verfügen müssen.
Wenn du noch Fragen zum Thema TSE hast, helfen wir dir in unserem FAQ gerne weiter.
Haftungsausschluss:
Diese Information ist unverbindlich. helloCash (mRaP GmbH) empfiehlt den Kunden, sich selbst über die Technische Sicherheitseinrichtung, die aktuelle Rechtslage und deren Umsetzung zu informieren. Die Haftung von helloCash (auch für Strafen der Kunden) ist ausgeschlossen.
Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.