TSE Kassenbon 2022: Begriffe und ihre Funktionen verstehen

Inhaltsverzeichnis:

1. Der TSE Kassenbon und die Belegausgabepflicht 2022
2. Was muss auf dem Kassenbon seit 2020 stehen?
3. TSE Kassenbon Bestandteile mit helloCash optimieren
4. Was bedeuten die Begriffe auf den TSE Kassenbons?
5. Was speichert die TSE?
6. Wie funktioniert die TSE?
7. Welche Schritte laufen bei einer Transaktion ab?
8. Was ist eine TSE Signatur?
9. Clever Papier sparen dank E-Bon
10. Kurz nachgehakt: Fragen und Antworten zum TSE Kassenbon
11. Fazit

DER TSE KASSENBON UND DIE BELEGAUSGABEPFLICHT 2022

Seit 2016 soll die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) vor Manipulation bei elektronischen Registrierkassen schützen. Die Belegausgabepflicht und der daraus resultierende TSE Kassenbon stellen einen weiteren Schritt in diesem Bestreben dar. Bekannt wurde diese Pflicht zuvor durch Länder wie Österreich oder Italien, in denen Kassenbetreiber bereits zur Belegausgabe verpflichtet wurden.

Mit dem innovativen Kassensystem von helloCash erstellst du effizient konforme Belege und sorgst gleichzeitig für effiziente Arbeitsabläufe. 

Der 1. Januar 2020 markierte den Beginn der Belegausgabepflicht auch in Deutschland: Seitdem müssen deutsche Unternehmen ihren Kunden bei jeder Transaktion einen Beleg ausstellen. Die einzige Ausnahme bilden Härtefälle. Bei diesen können sich betroffene Unternehmen von der Bonpflicht befreien lassen. 

Für alle anderen gilt: Für jeden Kunden muss ein Beleg ausgestellt werden. Dies kann sowohl gedruckt als auch elektronisch erfolgen, z. B. in Form eines Belegs per E-Mail.

Aber warum kam es zu diesen umfassenden Regeländerungen? Nun, die Belegausgabepflicht soll zusätzlich Transparenz schaffen und vor Steuerbetrug schützen. Der ausgestellte TSE Kassenbon dient dabei als Nachweis darüber, dass der Umsatz ordnungsgemäß erfasst wurde. Darüber hinaus gilt er als Bestätigung, dass die Transaktion abgehandelt wurde, sowohl für den Kunden als auch für die Behörden, die das korrekte Führen einer Kasse überprüfen.

Um eine solche Prüfung zu erleichtern, müssen seit dem Jahr 2020 bestimmte Informationen auf jedem TSE Kassenbon zu finden sein, die mithilfe der sogenannten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auf dem TSE Bon aufgeführt werden.

In diesem Beitrag erklären wir dir, welche Informationen auf dem Kassenbon 2022 stehen müssen, was die einzelnen Begriffe bedeuten und wie die TSE funktioniert.

WAS MUSS AUF DEM TSE KASSENBON SEIT 2020 STEHEN?

Seit 2020 gibt es verpflichtende und optionale Angaben, die auf einem TSE Kassenbon stehen müssen. Neben dem Datum und der Uhrzeit gehören auch Angaben zum Produkt und zur TSE auf den TSE Bon.

Die folgenden Angaben müssen auf jeden Fall vorhanden sein:

• Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
• Art und Menge des Produkts bzw. der Leistung
• Gesamtbetrag sowie Steuersatz der Produkte bzw. der Leistungen
• Betrag je Zahlungsart
• Eindeutige, fortlaufende Transaktionsnummer
• PublicKey für den Algorithmus
• Seriennummer deines Kassensystems oder deines Sicherheitsmoduls
• Signaturzähler deiner Kasse oder deines Sicherheitsmoduls
• Verwendeter Hashalgorithmus
• Zeitformat des Kassenbons
• Prüfwert deiner Rechnung
• Vollständiger Name und die Anschrift deines Unternehmens

Sofern du einen Gastronomiebetrieb führst, musst du darüber hinaus den Start- und Endzeitpunkt der Bestellung aufführen, z. B. wenn deine Kunden mehrere Bestellungen nacheinander aufgeben.

Am 25.06.2021 hat der Bundesrat bezüglich der TSE Kassenbon Bestandteile eine Änderung der KassenSichV vorgenommen. Zuvor war es Pflicht, dass die TSE Angaben in ausgeschriebener Form am Bon enthalten sein müssen und nur optional ein TSE-QR-Code am TSE Kassenbon 2022 zusätzlich gedruckt werden kann. Da die Beleggröße seitdem häufig kritisiert wurde, trat nun eine entsprechende Änderung in Kraft.

TSE KASSENBON BESTANDTEILE: SO OPTIMIERST DU DEINEN BON MIT HELLOCASH

Die TSE Kassenbon Bestandteile müssen entweder

• für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar ODER
• aus einem QR-Code auslesbar sein.

In der helloCash Kasse kannst du deshalb nun selbst entscheiden, ob 

• du die TSE Daten inkl. QR-Code auf deinem Bon wie gehabt beibehältst oder 
• ob du lediglich den QR-Code drucken möchtest.

Entscheidest du dich nur für den QR-Code kannst du dies wie folgt in helloCash optional einstellen: 

1. Logge dich in deinen helloCash Account ein

2. Navigiere zu Kassensystem / Einstellungen / Allgemein

3. Setze unter dem Register „Bon” bei „Nur QR-Code anzeigen“ den Haken

4. Dasselbe ist auch unter dem Register „PDF“ möglich

5. Klicke „Speichern“

WAS BEDEUTEN DIE BEGRIFFE AUF DEN TSE KASSENBONS?

Die Begriffe auf dem Kassenbon bezeichnen die einzelnen Faktoren des Sicherungsmoduls, wie z. B. die Anzahl der Transaktionen oder den Start- und Endzeitpunkt der Bearbeitung.

Die Transaktionsnummer

Die TSE-Transaktionsnummer bezeichnet eine eindeutige, fortlaufende Nummer, die jeden Beleg einzigartig kennzeichnet. Lücken oder doppelt vergebene Nummern sind nicht zulässig und deuten im schlimmsten Fall auf einen Manipulationsversuch hin. Die Transaktionsnummer wird von der TSE automatisch vergeben.

Die Signaturnummer bzw. der Signaturzähler

Bei der Signaturnummer bzw. dem Signaturzähler handelt es sich um einen fortlaufenden, internen Zählwert der TSE. Dieser kann sich von der Transaktionsnummer unterscheiden, weil mit diesem Zähler die Anzahl der Anfragen an die TSE wiedergegeben wird. Eine Anfrage kann wiederholt gesendet werden, bevor die TSE diese beantwortet. Auf diese Weise entsteht der höhere Zählwert beim Signaturzähler im Vergleich mit der Transaktionsnummer.

Start und Stop der Transaktion

Die Begriffe „Start“ und „Stop“ bezeichnen den Start- und Endzeitpunkt der Transaktion, d. h. den Start- und Endpunkt der Bearbeitung durch die TSE. Diese protokolliert die TSE automatisch und druckt sie auf den TSE Kassenbon.

Die Seriennummer

Sowohl Sicherungsmodul als auch Kassensystem besitzen jeweils eine einzigartige Seriennummer, die auf den TSE Kassenbon gedruckt werden. Dadurch kann stets nachvollzogen werden, mit welchem Sicherungsmodul bzw. mit welcher Kasse der Bon signiert wurde. Diese Seriennummer besteht aus 65 Ziffern und Kleinbuchstaben.

Die TSE Signatur bzw. der Prüfwert

Die TSE Signatur wird von der Sicherheitseinrichtung berechnet und beruht auf den Daten des jeweiligen Kassiervorgangs. Zudem beruht die Berechnung auf der Blockchain-Technologie, wodurch nachträglich veränderte Kassenbons erkannt werden können. Der Prüfwert ist 88-stellig: Er besteht aus Ziffern, Klein- und Großbuchstaben sowie Sonderzeichen. Dieser Code stellt die Voraussetzung für deinen KassenSichV-konformen TSE Kassenbon dar.

Darüber hinaus müssen Angaben zum Zeitformat, dem verwendeten Hashalgorithmus und dem PublicKey auf dem TSE Kassenbon vorhanden sein. Ob diese in Zukunft ausgelassen werden können, wird derzeit debattiert. Das Auslassen würde zu kompakten Bons führen und dementsprechend Papier sparen.

Zeitformat

Das Zeitformat gibt an, welche Zeitzone die TSE verwendet, um deine Kassenbons zu signieren, z. B. die koordinierte Weltzeit UTC.

Hashalgorithmus

Der Hashalgorithmus gibt Auskunft darüber, welcher Algorithmus genutzt wurde, um die Signatur zu erstellen.

PublicKey

Der PublicKey dient dazu, die Signatur mit dem Hashalgorithmus zu generieren.

Status

Der TSE Status gibt an, ob die verwendete TSE bereits vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert wurde oder nicht. Wenn der Wert „Evaluierung“ gedruckt wird, dann bedeutet dies, dass sich das Zertifikat in der Evaluierungsphase beim BSI befindet.

WAS SPEICHERT DIE TSE?

Die TSE speichert jede Transaktion in einem für den Export verfügbaren Journal ab. Dieses Journal kann das Finanzamt mit einer Prüfsoftware auslesen. Auf diese Weise ist eine Prüfung auf Lücken und Veränderungen möglich.

Die Daten können entweder in der TSE selbst oder extern gespeichert werden. Hierbei gibt es vier Varianten:

• interner Speicher
• externer Speicher
• Cloud-Lösung
• LAN-Hub

Externe Speicher sowie Cloud-Lösungen und LAN-Hubs mit externen Speichern werden häufiger empfohlen, weil es bei internen Speichern zu Unterbrechungen des laufenden Geschäfts kommen kann. Wenn das Finanzamt eine Prüfung vornimmt, muss es die teils mit mehreren Gigabyte beschriebenen Speicher auslesen. Dies kostet wertvolle Zeit, in der die Kasse nicht verwendet werden kann.

Ein weiterer Nachteil besteht im Speicherplatz: Sobald dieser voll ist, muss eine neue Hardware erworben werden. Was heißt das konkret? Naja, wenn du viele Kassenbons druckst, kann es durchaus sein, dass du alle zwei bis drei Jahre eine neue TSE mit internem Speicher erwerben musst.

Externe Speicher wie SD-Karten oder Micro-USBs dagegen können jederzeit ausgetauscht werden. Darüber hinaus ist es möglich, mehrere Sicherungskopien auf verschiedenen Speichermedien anzulegen. 

Der klare Vorteil: Beim Verlust eines Mediums wird der Geschäftsalltag kaum beeinflusst, wenn du zuvor auf weiteren Medien Kopien gesichert hast.

LAN-Hubs greifen ebenfalls auf externe Speichermedien zu, die in den Hub gesteckt werden. Die Hubs funktionieren dementsprechend wie die externen Speicher. 

Die Cloud-Lösungen dagegen setzen eine schnelle Internetverbindung voraus. Bei diesem Modell wird das Journal häufig sowohl lokal als auch auf einem Server gesichert. Viele Anbieter bieten ihren Kunden zusätzlich regelmäßige Backups an.Mehr zu den verschiedenen Speichermedien findest du in der Übersicht zur TSE.

WIE FUNKTIONIERT DIE TSE?

Die TSE erfasst alle Einzelaufzeichnungen und sorgt dafür, dass keine Manipulation dieser Aufzeichnungen im Nachhinein möglich ist. Das heißt, alle von der TSE gespeicherten Daten sind nach der Speicherung unveränderbar. Dadurch ist die Manipulation von Umsatzdaten unmöglich.

Die TSE besteht aus zwei weiteren Komponenten. Der Secure Module Application (SMA) und dem Crypto Service Provider (CSP):

• Der CSP erstellt die einzigartige Signatur für jeden deiner Kassenbons. 
• Die SMA stellt das Sicherungsmodul dar, das die Daten sowie die Signatur in dem Journal verschlüsselt abspeichert.

WELCHE SCHRITTE LAUFEN BEI EINER TRANSAKTION AB?

Transaktionen mit TSE laufen folgendermaßen ab:

1. Die Kasse sendet alle relevanten Daten an die TSE. Deine technische Sicherheitseinrichtung entscheidet dann, wer auf die Daten zugreifen kann und wer nicht. Sie fungiert also als eine Art Torwächter.
2. Sobald die TSE die Anfrage der Kasse zugelassen hat, schickt sie die Daten an die SMA weiter. Ihre Aufgabe ist es, den gesamten Prozess sicherzustellen, sodass keine Daten manipuliert werden können. Darüber hinaus ist sie für die fortlaufende Transaktionsnummer verantwortlich. Die SMA verwahrt die erhaltenen Daten und schickt gleichzeitig eine Anfrage an den CSP.
3. Der CSP erzeugt daraufhin die elektronische Signatur und gibt diese an die SMA weiter. Außerdem führt er den fortlaufenden Signaturzähler.
4. Nun ist es an der SMA, die Signatur und die gesicherten Daten zusammenzuführen.
5. Sobald dieser Vorgang abgeschlossen ist, wird das Gesamtpaket – also die Daten inklusive der Signatur – verschlüsselt im Journal gespeichert. Dieses Journal lässt sich im Anschluss ganz einfach exportieren und auslesen.
6. Die Signatur wird zusätzlich an die Kasse gesendet und auf den TSE Kassenbon gedruckt – entweder digital oder auf Papier.

Wir haben den Vorgang hier extra vereinfacht dargestellt, damit du die Funktionsweise grundlegend vor Augen hast. 

In Wirklichkeit werden zwei Signaturen erstellt: Eine Startsignatur und eine Endsignatur. Bei der Endsignatur handelt es sich um jene, die final auf den Bon gedruckt wird.Brichst du die Erstellung eines TSE Kassenbons ab, werden eine Signatur und ein Abbruch-Beleg generiert. Dadurch entstehen auch bei einem Abbruch keine Lücken, da diese mit einer Signatur im Journal hinterlegt werden.

WAS IST EINE TSE SIGNATUR?

Die Signatur von deinem TSE Kassensystem besteht aus 88 Zeichen: Klein- und Großbuchstaben, Ziffern und Sonderzeichen. Dank der Signatur kann das Finanzamt Manipulationen an den Belegen aufdecken. Hierzu gehören beispielsweise Veränderungen oder Lücken.

Die TSE Signatur wird mit dem Sicherungsmodul der TSE erstellt. Entweder durch eine Cloud- oder Hardware-Lösung. Kryptographisch belegt die Signatur, dass die Daten auf deinem TSE Kassenbon auch in dem exportierbaren Journal in deiner TSE gesichert wurden und diese Daten identisch sind. Indem ein Finanzprüfer dein Kassenbuch mit einer Prüfsoftware kontrolliert, kann er die Richtigkeit der Einträge mit einem Klick kontrollieren.

Aus diesem Grund muss die TSE jederzeit erreichbar sein. Dabei spielt es keine Rolle, ob du die Cloud- oder Hardware-Lösung nutzt. 

Noch mal zur Erinnerung: Hardware-Lösungen funktionieren offline. Bei einer Cloud-Lösung solltest du dagegen für eine permanente Internetverbindung sorgen.

Einige Anbieter stellen dir inzwischen aber auch Cloud-Lösungen mit einer Offline-Funktion zur Verfügung. In diesem Fall werden die Daten vorübergehend lokal gespeichert und nachträglich signiert, sobald Kasse und TSE wieder mit dem Internet verbunden sind. Achte jedoch darauf, überwiegend mit dem Internet verbunden zu sein.In unserem FAQ Artikel zum Thema TSE findest du weitere Informationen. Zusätzlich erfährst du hier noch mehr zur Fiskalisierung allgemein.

CLEVER PAPIER SPAREN DANK E-BON

Du suchst nach einer umweltfreundlichen Methode und hast keine Lust, bergeweise Thermopapier zu drucken? Verständlich! In der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) gibt es glücklicherweise eine Regelung, die der Umwelt zugutekommt. 
Wenn du die Zustimmung des Käufers einholst, kannst du gemäß §6 KassenSichV einen E-Bon ausgeben. So reduzierst du nicht nur Müll, sondern sparst auch clever Geld.

KURZ NACHGEHAKT: FRAGEN UND ANTWORTEN ZUM TSE KASSENBON

Müssen Kunden den TSE Kassenbon mitnehmen?

Nein. Der Kassenbon muss dem Kunden lediglich zugänglich gemacht werden. Ob er ihn letztendlich mitnimmt, liegt nicht in deiner Verantwortung.

Wie sollten Unternehmer den TSE Kassenbon entsorgen?

TSE Kassenzettel gehören in den Restmüll, da das Thermopapier von Kassenbons in der Regel verschiedene Chemikalien enthält.

Wo finden Unternehmer weitere Informationen zu den Themen Umsatz und Marketing?

Auf unserer neuen Plattform helloUmsatz zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du deinen Umsatz durch cleveres Wachstum nachhaltig steigerst. 

Kurz gesagt: helloUmsatz ist das ideale Portal für Unternehmen, die wachsen wollen, aber wenig Zeit haben, sich mit den Themen Umsatz und Marketing auseinanderzusetzen.

FAZIT: DER TSE KASSENBON SPIELT AUCH 2022 EINE WICHTIGE ROLLE

In diesem Beitrag haben wir dir gezeigt, welche Rolle der TSE Kassenbon 2022 spielt und wie die Übermittlung der einzelnen Daten im Detail funktioniert. Fest steht, dass Unternehmer sich an die 2016 erlassene Verordnung zur Kassensicherung (auch KassenSichV) halten müssen. Die Belegausgabepflicht wurde 2020 erlassen. Durch diesen Schritt möchte der Staat einen effektiven Weg schaffen, nachhaltig gegen Manipulationen vorzugehen. Leider bedeutet dieser Schritt für Unternehmer vor allem eines: Mehraufwand.

Durch den Einsatz eines innovativen Kassensystems kannst du diesen Mehraufwand auf ein Minimum reduzieren.

Teste also am besten noch heute völlig kostenlos das helloCash Kassensystem, um deine Geschäftsprozesse 2022 gesetzeskonform und sicher aufzuzeichnen.

Du möchtest mehr über die Bonpflicht im Zusammenhang mit technischen Sicherheitseinrichtungen erfahren oder hast spezifische Fragen zum Einsatz eines modernen Kassensystems? Dann schreib uns! Wir sind gerne für dich da.

_{Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.}