Verfahrensdokumentation Checkliste: 5 Punkte musst du beachten

Du fragst dich, wie du deine Verfahrensdokumentation bestmöglich aufbauen solltest?

In diesem Beitrag liefern wir dir eine strukturierte Verfahrensdokumentation Checkliste, mit der du deine Abläufe klar und einfach dokumentieren kannst. Lass uns direkt loslegen.

Inhaltsverzeichnis

1. Was versteht man unter Verfahrensdokumentation?
2. Verfahrensdokumentation Checkliste: 5 essenzielle Faktoren
3. Verfahrensdokumentation clever vereinfachen
4. Fazit

Was versteht man unter Verfahrensdokumentation?

In den GoBD wird die Verfahrensdokumentation genau definiert. Es handelt sich also nicht um eine lockere Anforderung mit viel Spielraum, sondern um klare Vorgaben.

In den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff heißt es:

„Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.“

Klingt das bürokratisch? Ja. Ist das hilfreich? Eher bedingt.

Deswegen zeigen wir dir im nächsten Schritt eine klare Checkliste, mit der du deine Verfahrensdokumentation wasserdicht aufbaust.

Übrigens: Einen detaillierten Überblick zur Verfahrensdokumentation liefern wir dir in diesem Guide.

Lass uns noch einen Blick auf die Ziele des Bundesministerium der Finanzen werfen, bevor wir uns die Verfahrensdokumentation Checkliste anschauen.

Grundlegend geht es darum, die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchführung und Belegablage zu optimieren.

Konkret: Steuerprüfer sollen sich schnell und einfach einen Überblick zu all deinen geschäftlichen Dokumenten verschaffen können.

Verfahrensdokumentation Checkliste: 5 Punkte, die du unbedingt beachten musst

Eine Verfahrensdokumentation bedeutet für dich als Unternehmer vor allem eines: Mehraufwand. Um diesen Aufwand zu minimieren, haben wir dir eine Checkliste erstellt.

Außerdem solltest du all deine Transaktionen über ein digitales Kassensystem abwickeln, um eine ordnungsgemäße Dokumentation zu gewährleisten.

Checkliste zur Verfahrensdokumentation: 5 essenzielle Punkte

1. Allgemeine Dokumentation: Welche Verfahren und welche Prozesse dokumentierst du? Wie sehen die rechtlichen Rahmenbedingungen aus? Wo werden deine Daten erhoben? In deiner allgemeinen Dokumentation schaffst du einen Rahmen für deine Verfahrensdokumentation.
2. Anwenderdokumentation: Welche Prozesse laufen täglich in deinem Unternehmen ab? Wie verarbeitest du eine Eingangsrechnungen? Wie legst du deine Dokumente ab? Gibt es Arbeitsanweisungen für dein Team? Werden Schulungen dokumentiert? Wie sorgst du für eine effiziente Administration?
3. Betriebliche Dokumentation: Wie überwachst du deinen Betrieb? Welche Sicherheitsvorkehrungen triffst du? Wie sieht dein IT-Sicherheitskonzept aus? Welche Maßnahmen zur Datensicherung wurden getroffen?
4. Technische Dokumentation: Welche Systeme nutzt du, um deine Prozesse zu digitalisieren? Beschreibe hier jede von dir eingesetzte Software und Hardware. Gehe außerdem auf die Kombination der einzelnen Systeme ein. Welche Schnittstellen nutzt du?
5. Interne Kontrolle: Wie sicherst du die Qualität der einzelnen Prozesse? Gibt es Kontroll-Mechanismen? Führst du regelmäßige Analysen durch? Welche Mitarbeiter verfügen über Kompetenzen in diesen Bereichen?

Diese Verfahrensdokumentation Checkliste dient als grobe Übersicht zu den Punkten, die du in deiner Dokumentation unbedingt erfassen solltest. Bei Detailfragen solltest du dich unbedingt an einen Experten wenden.

Über 35.000 Unternehmen nutzen bereits ein digitales Kassensystem, um die Verfahrensdokumentation zu vereinfachen

Digitale Kassensysteme helfen dir dabei, die Verfahrensdokumentation nach GoBD zu erfüllen. Wie genau? In der nachfolgenden Liste zeigen wir dir wichtige Funktionen, die bereits von über 35.000 Unternehmen genutzt werden.

• Automatische Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen: Ein modernes Kassensystem erfasst automatisch alle Transaktionen und speichert die Daten in einem elektronischen Kassenbuch.
• Datensicherheit: Sensible Daten werden professionell verschlüsselt und so vor unbefugtem Zugriff geschützt.
• Smarte Datenspeicherung: Alle Daten werden leicht nachprüfbar archiviert, sodass der Zugriff bei einer Betriebsprüfung schnell und einfach abläuft.
• Berichtsfunktion: Auswertungen, Berichte und Statistiken können auf Knopfdruck erstellt und weitergeleitet werden.
• Flexibler Einsatz: Dank innovativer Cloud-Technologie können Unternehmen flexibel und ortsunabhängig auf Geschäftsdaten zugreifen.

Bei helloCash liefern wir dir außerdem weitere wertvolle Ressourcen zu den Themen GoBD und Verfahrensdokumentation:

• Allgemeine Informationen
• Verfahrensdokumentation Muster
• GoBD konforme Rechnung

Fazit: Wer eine GoBD konforme Verfahrensdokumentation erstellen möchte, muss systematisch vorgehen

In diesem Beitrag haben wir dir gezeigt, was eine Verfahrensdokumentation ist und warum du sie mit System erstellen solltest.

Mit der Verfahrensdokumentation Checkliste kannst du deine Dokumentation strukturiert planen und sorgst dafür, dass du die Anforderungen der GoBD erfüllst.

Durch ein digitales Kassensystem optimierst du deine internen Abläufe und sorgst für eine klare Struktur. Wenn du deine Geschäftsprozesse digitalisieren möchtest, dann schließe dich jetzt einfach 35.000 erfolgreichen Unternehmen an und nutze das innovative Kassensystem von helloCash.

Klingt das gut? Hier kannst du unsere digitale Kasse kostenlos und unverbindlich testen.

_{Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.}