Seit dem 1. Januar 2020 greift die Kassensicherungsverordnung. Teil dieser ist die Bonpflicht. Nun muss jeder Unternehmer mit seinem Kassensystem dem Kunden einen Beleg aushändigen.
Was genau ist der Kassenbon und was muss dort drauf stehen? Teil der verpflichtenden Angaben auf dem Bon sind der vollständige Name und die Anschrift des ausstellenden Unternehmens, das Datum und die Uhrzeit der Belegausstellung, sowie die Art und Menge des verkauften Produkts. Wirtschaftlich betrachtet gilt der Kassenbon als Nachweis für einen ordnungsgemäß getätigten Umsatz.
Heutzutage besteht die Möglichkeit, seinen Kassenbon zu digitalisieren. Welche Vor- und Nachteile das bietet, erfährst du hier.
Diese Angaben sind verpflichtend
Starten wir direkt mit den Pflichtangaben auf dem Bon. Hierzu zählen:
- Vollständiger Name und die Anschrift des ausstellenden Unternehmens
- Art und Menge des verkauften Produkts beziehungsweise der Dienstleistung
- Genaue Uhrzeit der Belegausstellung mit Datum
- Betrag nach jeweiliger Zahlungsart
- Eine Nummer, die gezielt der vollbrachten Transaktion zugeordnet wird
- Gesamtbetrag aller Produkte oder Leistungen inklusive Steuersatz
- Seriennummer des Kassensystems
- Signaturzähler der Kasse oder des Sicherheitsmoduls
- Wahrheitsgetreuer Prüfwert der Rechnung
Diese Werte müssen als Text- und Zahlenkombination auf dem Beleg zu sehen sein.
Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, QR-Codes auf dem Kassenbon abzubilden. Dies ist allerdings nicht verpflichtend, vereinfacht jedoch den Ablauf einer Kassennachschau erheblich.
Tipp: Du bist frisch gebackener Unternehmer und befasst dich gerade derzeit intensiv mit deiner Existenzgründung? Dann solltest du darauf achten, dass deine neue Kasse allen aktuellen Anforderungen entspricht. Mit helloCash bist du auf der sicheren Seite. Bei uns findest du moderne Kassensysteme in verschiedenen Varianten und Ausführungen, die allen modernen Anforderungen gerecht werden.
Bon, Quittung, Beleg und Rechnung – das sind die Unterschiede
Damit du nicht durcheinanderkommst, gehen wir nun die Unterschiede zwischen den einzelnen Belegen durch. So kannst du beim nächsten Mal alle Begriffe klar voneinander unterscheiden.
Beleg
Dieses Wort dient als Oberbegriff für alle Dokumente, die als Nachweis eines geschäftlichen Vorgangs dienen.
Du solltest dir auf jeden Fall merken: Keine Buchung sollte ohne einen Beleg erfolgen.
Der Beleg kann zum Beispiel genutzt werden, um nachweisen zu können, dass ein Leistungsempfänger von dir eine Leistung erhalten und bezahlt hat.
Bon
Bon oder auch Kassenbons sind Dokumente und werden meist automatisch von deinem elektronischen Kassensystem erzeugt. Sie dienen als Nachweis für einen korrekt getätigten Umsatz.
Ein Kassenbon liefert nähere Informationen über den Kauf und die Bezahlung von Dienstleistungen oder Waren.
Quittung
Eine Quittung bestätigt, dass eine Zahlung oder eine Leistung empfangen wurde. Der Empfänger der Quittung, also der Kunde, ist dem Leistungserbringer, meistens einem Unternehmen, nichts mehr schuldig. Somit ist der Auftrag abgeschlossen.
Der Quittung steht die Rechnung gegenüber.
Rechnung
Eine Rechnung verwendet der Leistungserbringer, um den Leistungsempfänger über fällige Entgelte aufzuklären. Sie bestätigt in den meisten Fällen, dass der Kunde die Leistung oder das Produkt bereits in Anspruch genommen hat, dieses aber noch nicht komplett bezahlt ist.
Manchmal kann auf der Rechnung auch “Betrag dankend erhalten” stehen. Ist das der Fall, stellt die Rechnung auch eine Quittung dar.
Bonpflicht und Kassensicherungsverordnung
Wenn du als Unternehmer eine elektronische Registrierkasse besitzt, bist du grundsätzlich verpflichtet, jedem Kunden einen Kassenbon auszuhändigen.
Bei offenen Ladenkassen greift diese Regelung nicht.
Im Jahr 2016 wurde die Kassensicherungsverordnung verabschiedet. Die Belegausgabepflicht ist Teil dieser Regelung. Das neue Gesetz soll Kassenmanipulationen verhindern und Steuerhinterziehungen vorbeugen.
Jeder Beleg muss mit einer eindeutigen Identifikationsnummer versehen werden. Erfolgt eine Unterbrechung der Nummernkette, schlägt der Fiskus Alarm und kann aufgrund der Unregelmäßigkeiten Ermittlungen einleiten.
Neben den Pflichten erhalten Unternehmen aber auch nennenswerte Vorteile. Hierzu zählt zum Beispiel die Rechtssicherheit. Wenn dein elektronisches Kassensystem mit einer technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet ist, musst du nicht länger nachweisen, dass die Aufzeichnungen stimmen.
Ergänzend gibt es den einheitlichen DSFinV-K Export. Sämtliche Aufzeichnungen sind jederzeit standardisiert nachweisbar.
Für wen gilt die Bonpflicht nicht?
Grundsätzlich gibt es Möglichkeiten, sich von der Belegausgabepflicht befreien zu lassen.
Besonders dann, wenn du Waren an eine Vielzahl an Kunden verkaufst, die eher unbekannt sind. Sollte dies der Fall sein, muss eine individuelle Belegausgabe als unzumutbar eingeschätzt werden.
Frage dazu unbedingt bei der zuständigen Finanzbehörde nach. Hier kannst du einen Antrag auf Befreiung stellen.
Die alleinige Entstehung von Kosten ist kein Argument, um dich von der Bonpflicht befreien zu lassen.
Du musst in der Lage sein beweisen zu können, dass du aufgrund deiner Dienstleistung oder deines Produkts keine Belege ausstellen kannst.
Beachte vor allem diese Dinge, wenn du dich von der Bonpflicht befreien lassen willst:
- Der Kunde kann immer noch eine Quittung verlangen. Diese muss er bekommen.
- Die TSE-Pflicht bleibt weiterhin bestehen.
- Du musst trotzdem noch Eigenbelege für die Buchhaltung erstellen.
Folgen bei Verstoß
Der Verstoß gegen die Belegausgabepflicht hat zunächst keine direkten rechtlichen Folgen. Das wurde vom BMF bestätigt. Allerdings wird das Interesse der zuständigen Steuerfahndung geweckt.
Das heißt, dass Kassenprüfer Testkäufe durchführen. Findet keine Belegausgabe statt, führt das meistens zu weiteren Prüfungen. Somit kann es zu teuren Steuernachzahlungen kommen.
Digitaler Kassenbon
Wenn du keine Lust auf die “Zettelwirtschaft” hast, kannst du auch auf digitale Kassenbons setzen. Absolut einen Versuch wert, denn in ca. 90 % der Fälle landet der Bon direkt in dem Mülleimer.
Leider zu spät: Wer hat nicht schonmal einen Bon weggeschmissen, obwohl er ihn eigentlich für eine mögliche Produktrückgabe gebraucht hätte?
Darüber hinaus ist ein ausgedruckter Kassenbon heutzutage ökologisch fragwürdig und passt nicht wirklich mit den modernen und digitalisierten Prozessen, die an der Kasse stattfinden, zusammen.
Funktionsweise
Es gibt viele Möglichkeiten, einen Bon in digitalisierter Form zu erstellen. Die Übermittlung erfolgt auf verschiedenen Wegen. Möglich sind QR-Codes, NFC, SMS oder E-Mails.
Entscheidest du dich für die E-Mail-Variante, brauchst du logischerweise die E-Mail-Adressen deiner Kundschaft.
Das kann sich als Problem herausstellen, da nicht jeder diese gerne rausgibt. Viele ziehen dann eher den Papierbon vor. Das Gleiche gilt für die SMS. Hier brauchst du die Handynummern deiner Kunden.
Egal für welche Variante du dich entscheidest: Bei beiden erhält der Kunde einen Download-Link für den Bon.
Die wenigsten Datenschutzprobleme gibt es mit NFC – “Near Field Communication”. Die entsprechenden Chips sind heutzutage mittlerweile in vielen Geräten verbaut.
Der Vorgang ist einfach: Der Kunde hält sein Smartphone einfach an die Kasse und erhält nach der Transaktion den Kassenbon. Allerdings ist die Technologie bei Apple oder Google Pay noch nicht weit verbreitet und wird somit nur selten genutzt.
Die beste Methode derzeit ist der QR-Code: Der Händler braucht hierzu nicht die Zustimmung des Kunden und er handelt zeitgleich datenschutzkonform. Der Kunde muss weder eine App oder ein Kundenkonto nutzen, noch irgendwelche Daten preisgeben.
Der Aufwand für die Installation ist relativ gering: Du musst lediglich die Kassensoftware entsprechend programmieren. An der Kasse reicht ein kleines Kundendisplay, über das der QR-Code angezeigt wird. Anschließend scannt der Kunde diesen Code mit seiner Kamera und bekommt danach den Kassenbon als PDF auf sein Handy zugeschickt.
Die QR-Code-Methode spart nicht nur Papier, sondern ist auch weniger zeitintensiv, verglichen mit der E-Mail oder SMS.
Vorteile digitaler Kassenbons
- Kostensparend: Digitale Kassenzettel verbrauchen kein Papier. Somit werden Ressourcen eindeutig eingespart. Hinzu kommt, dass die Kosten für die Entsorgung ebenfalls wegfallen.
- Umweltschutz: Für die Kassenbons kommen nach wie vor umwelt- und gesundheitsschädliches Thermopapier zum Einsatz. Digitale Bons würden diesen Prozess unterbinden und zudem die CO₂-Emissionen senken, die bei dieser Produktion anfallen. Darüber hinaus wird im Allgemeinen schädlicher Müll deutlich reduziert.
- Einfache Verwaltung: Die Verwaltung der Kassenbons ist für die Kunden spielend leicht. Auch der Kunde hat seine Ausgaben jederzeit im Blick und der Kassenbon ist für eine eventuelle Produktrückgabe jederzeit schnell wieder auffindbar.
- Optimierter Kassenprozess: Der digitale Kassenbeleg rundet moderne Check-outs an Kassensystemen perfekt ab und wird Smartwatch- und Wallet Besitzern ein Lächeln ins Gesicht zaubern.
Nachteile digitaler Kassenbons
Natürlich gibt es auch immer die Kehrseite der Medaille. Hier einige Gründe, warum der digitale Kassenbon auch Probleme mit sich bringen kann.
- Veraltete Kassensysteme: Ist das Kassensystem zu alt, kann man sich von einem digitalen Bon verabschieden. Das Gleiche gilt für die Software.
- Käuferskepsis: Es wird noch eine gewisse Zeit brauchen, bis Käufer die digitalen Vorteile anerkennen. Viele stehen dem Ganzen noch skeptisch gegenüber. Die Adaption ist aber bereits im vollen Gange.
- Datenschutzprobleme: Die steigende Digitalisierung stellt neue Herausforderungen an den Datenschutz. Hier sollte darauf geachtet werden, dass alle Beteiligten einfach und schnell an ihren Bon kommen, ohne persönliche Daten weiterzugeben.
Fazit: Der Kassenbon wird digitalisiert – Die Informationen auf dem Bon bleiben
Der Kassenbon wird aufgrund der Belegausgabepflicht weiterhin als wirtschaftlicher Nachweis eine wichtige Rolle spielen – nur eben im digitalen Format.
Die größte Herausforderung ist dabei der Datenschutz. Es bleibt abzuwarten, welche Maßnahmen in Zukunft notwendig sein werden, um die Privatsphäre und die Daten aller Teilnehmer gezielt zu schützen.
Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.