Was ist eine TSE-Kasse? Vier Jahre nach der Einführung tauchen immer noch Fragen zur TSE auf. Ein guter Grund, den aktuellen Status Quo zur TSE aufzugreifen und sich den wichtigsten Fragen zu widmen, die in Zusammenhang mit der TSE-Kassenpflicht gestellt werden.
Bevor wir uns in diesem Artikel damit befassen, wie eine TSE-Kasse funktioniert, ob eine TSE-Kasse Pflicht ist und ob du auf eine TSE-Kasse wechseln solltest (und wie), wollen wir zuerst genau klären, worum es sich bei einer TSE-Kasse überhaupt handelt. Was ist eine TSE-Kasse – und was genau steckt hinter dieser Abkürzung?
Die wichtigsten Fragen zur TSE-Kasse: dein aktueller Guide
- Was ist eine TSE-Kasse?
- Ist eine TSE-Kasse Pflicht?
- Warum sollte ich von einer offenen Ladenkasse auf eine TSE-Kasse wechseln?
- Ist es notwendig, eine eigene TSE-Kasse zu kaufen?
- Wie aktiviere ich eine TSE-Kasse?
Was ist eine TSE-Kasse?
Kurz: Hinter der Abkürzung TSE steckt der Begriff der sogenannten „Technischen Sicherheitseinrichtung“. Dabei handelt es sich um eine Funktion, die seit einigen Jahren bei der Verwendung elektronischer Kassen Pflicht ist. Um das Vorbeischleusen von Einnahmen an der Finanz zu verhindern, wird genau dokumentiert, welche Transaktionen über die Kasse getätigt werden. Die Transaktionsdaten werden dabei verschlüsselt an die zuständige Finanzbehörde übertragen.
Für Unternehmerinnen und Unternehmer hat dies, abgesehen von einer klareren Geschäftsgebarung, einige Vorteile: Alle Kassenvorgänge werden gespeichert, so dass nichts verloren gehen kann. Du bist also auf der sicheren Seite, wenn es darum geht, einen Überblick über deine Umsätze und somit dein Business zu bewahren.
Wie sieht so eine TSE-Kasse aber nun in der Praxis aus? Musst du eine TSE-Kasse benutzen, oder kannst du weiterhin eine elektronische Kasse verwenden, ohne dieses Sicherheitsmodul aktiviert zu haben? Und was musst du tun, um die TSE in einer bestehenden Kasse zu installieren?
Wir klären die wichtigsten Fragen dazu in diesem Artikel.
Ist eine TSE-Kasse Pflicht?
Vor der Gründung eines Unternehmens poppen natürlich jede Menge Fragen auf. Bevor es also in medias res geht, kannst du dich dazu gerne in unserem Businessplan Guide schlaumachen. Neben Fragen zu Produkt und Preis, Werbung und Marketing geht es natürlich darum, bei einer Unternehmensgründung rechtlich auf der sicheren Seite zu sein. Dazu zählt auch die Frage nach der richtigen Kasse.
Im Folgenden einige Kernfragen zum Thema Fiskalisierung und TSE.
Wer braucht eine Kasse mit TSE?
Laut Kassensicherungsverordnung KassenSichV besteht für alle elektronischen Kassen seit dem 1.1.2020 die Pflicht zur Verwendung einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE). Das bedeutet für dich: Als Kassenbesitzer bist du zum Kauf einer TSE verpflichtet.
Wie merkst du, ob du bereits eine TSE-Kasse im Einsatz hast?
Du bist unsicher, ob dein Kassensystem bereits über eine TSE verfügt? Dann sieh ganz einfach am Kassenbon nach, ob deine Kasse TSE-konform ist. Dann ist nämlich ein QR-Code oder TSE-Vermerk (fortlaufende Zählung) am Bon aufgedruckt (du kannst die Auflistung der Signatur übrigens auch nachträglich ausblenden). Was genau auf deinem Kassenzettel vermerkt sein muss, kannst du in unserem Artikel zum Thema TSE-Kassenbon nachlesen.
Wer braucht keine TSE-Kasse? Gilt die TSE-Kassenpflicht auch für eine offene Ladenkasse?
Wenn du kein elektronisches Kassensystem verwendest, benötigst du natürlich auch keine TSE-Kasse. Schließlich können die Daten ja nur online übermittelt werden. Es gibt aber einige Gründe, warum die offene Ladenkasse – also die händische Abrechnung – heute nicht mehr zeitgemäß ist. Sie wird auch von den Behörden nicht gerne gesehen. Lies dazu gleich im nächsten Punkt weiter.
Warum sollte ich von einer offenen Ladenkasse auf ein elektronisches Kassensystem wechseln?
Die Frage, warum es sich auszahlt, ein elektronisches Kassensystem im Einsatz zu haben, ist aus zwei Gründen schnell beantwortet. Einerseits hilft es dir selbst, wenn du alle Transaktionsvorgänge mit nur einem Klick abrufen kannst. Dazu gehört neben der Auswertung deiner Umsätze auch die Verwaltung von Kundendaten und Warenbestand.
Ein Kassensystem macht dein Leben als Unternehmer:in einfacher
Mit modernen Kassenprogrammen wie dem einfachen und günstigen Kassensystem von helloCash kannst du deine Belege auch von unterwegs ausstellen (ganz einfach vom Handy oder Tablet). Erweiterte Funktionen wie der angebundene Terminplaner sorgen dafür, dass sich dein Kundenkalender von alleine füllt.
Sieh dir gleich die Preise dafür an. In der Basisversion kannst du helloCash sogar kostenlos nutzen.
Die offene Ladenkasse: fehleranfällig und ein Fall für das Finanzamt
Der zweite Grund, warum der Einsatz eines Kassensystems Sinn macht, ist die Tatsache, dass das Finanzamt gerne Unternehmer:innen auf die Finger klopft, die noch mit einem manuellen System arbeiten. Werden dabei Unregelmäßigkeiten bei deinen Aufzeichnungen (Tagesabschluss & Co) entdeckt, kann das schnell teuer werden. Fehler können bei einer händischen Aufzeichnung immer wieder einmal vorkommen. Eine daraus folgende Steuerschätzung geht dann meist nicht zu deinen Gunsten aus. Vor diesem Hintergrund macht ein elektronisches Kassensystem ebenso Sinn.
Wofür du dich nun aber entscheidest: Mach nicht den Fehler, eine elektronische Kasse OHNE TSE zu verwenden. Warum, erfährst du im nächsten Abschnitt.
TSE-Pflicht: Welche Strafen erwarten mich?
Es kann teuer kommen, wenn du eine elektronische Kasse ohne TSE verwendest – der Strafrahmen reicht dabei bis zu € 25.000,-. Eine ungleich höhere Summe als die, die für die Aktivierung einer TSE-Kasse anfällt.
Du musst für die Aktivierung einer TSE-Kasse auch gar nicht viel tun (außer du verwendest eine unzeitgemäße elektronische Kasse). Hast du ein cloudbasiertes Kassensystem wie helloCash im Einsatz, wird das Update ganz einfach und schnell eingespielt. Die Details dazu haben wir im folgenden Abschnitt zusammengefasst.
Dir fehlt noch die TSE: Ist es nun notwendig, eine eigene TSE-Kasse zu kaufen?
Noch immer werden elektronische Kassen gerne mit den wuchtigen Ungetümen aus früheren Zeiten assoziiert, die am Ladentisch nicht gerade wenig Platz einnahmen. Mittlerweile sind allerdings moderne Kassensysteme im Einsatz, die als cloudbasierte Software auf jedem Endgerät (also auch auf Handy und Tablet) einsetzbar sind. In diesem Fall wird das Update für die TSE vom Kassenanbieter eingespielt.
Muss ich meine Kasse nun umrüsten?
Natürlich kannst du auch deine alte Kasse nachrüsten, um daraus eine TSE-Kasse zu machen. Das geht mit einem einfachen USB-Stick.
Der Vorteil bei einem cloudbasierten Kassensystem wie helloCash liegt allerdings auf der Hand: Du kannst damit auf jedem Endgerät arbeiten und benötigst keine zusätzlichen TSE-Lizenzen, solltest du mehrere Geräte im Einsatz haben.
Welche Kosten entstehen für die Aktivierung einer TSE-Kasse?
Die Kosten für die TSE betragen bei helloCash € 129,- im ersten Jahr. Danach sind € 149,- pro Jahr für die TSE in deiner Kasse zu bezahlen.
Wie aktiviere ich eine TSE-Kasse?
Du möchtest wissen, wie du zu einem TSE-Zertifikat kommst bzw. wer dir die TSE in der Kasse installiert?
Nun, für die TSE-Aktivierung brauchst du bei helloCash nur in die Kassenoberfläche einzusteigen. Dort kannst du selbst die TSE aktivieren. Wir haben eine genaue Anleitung verfasst, wie du die TSE einrichten kannst.
Du hast noch weitere Fragen zur TSE-Kasse?
Die wichtigsten Fragen (und Antworten) zum Thema TSE-Kasse findest du in unserem FAQ-Artikel: Was ist die TSE