Z-Bon – Ist er wirklich so wichtig? [Guide 2022]

Inhaltsverzeichnis:

1. Ist der Z-Bon wirklich so wichtig?
2. Was ist der Z-Bon?
3. Welche Angaben muss der Z-Bon enthalten?
4. Was muss ich tun wenn ich den Z-Bon vergessen habe?
5. Wie muss ich den Z-Bon aufbewahren?
6. Wie lange muss der Z-Bon aufbewahrt werden?
7. Warum ist der Z-Bon so wichtig?
8. Z-Bon und andere wichtige Dokumente: Deine To-dos
9. Muss ich einen Z-Bon täglich erstellen?
10. Kann ich die Einzelaufzeichnungen nach dem Druck des Z-Bons löschen?
11. Abschließende Hinweise zur korrekten Kassenführung
12. Geschäftsprozesse optimieren durch smartes Kassensystem
13. Multitalent Unternehmer: So bringst du Gesetze, Marketing und Technologie unter einen Hut
14. Fazit

IST DER Z-BON WIRKLICH SO WICHTIG? 

Kurz gesagt: Ja. Auf den Z-Bon kannst du bei einer sachgemäßen Kassenführung mittlerweile nicht mehr verzichten. Warum der Z-Bon so wichtig ist und welche Angaben er unbedingt enthalten muss, verraten wir dir in diesem Artikel.

Schon gewusst? Ein innovatives Kassensystem übernimmt die ordnungsgemäße Belegerstellung für dich. So kannst du dich sorgenfrei auf das Wachstum deines Unternehmens fokussieren. 

WAS IST DER Z-BON? 

Auf einem Z-Bon werden alle Umsätze des Tages abgebildet. Er ist daher auch als Kassenabschlussbeleg bekannt. Grundlegend beinhaltet der Z-Bon also die Abrechnung aller Tagesabschlüsse.

WELCHE ANGABEN MUSS DER Z-BON ENTHALTEN? 

Ein ordnungsgemäßer Z-Bon muss folgende Informationen enthalten:

• Datum und Uhrzeit der Erstellung
• Fortlaufende Nummer (automatisch erstellt)
• Name des Unternehmens
• Alle Bruttoeinnahmen des Tages (aufgeteilt nach Umsatzsteuersätzen)
• Alle Umsätze aus Kartenzahlungen
• Stornobuchungen
• Rabatte
• Entnahmen
• Information zum Nullstellungszählers (Kasse muss nach dem Tagesabschluss immer auf null gesetzt werden)

Du merkst: Auf dem Z-Bon müssen spezifische Informationen abgebildet werden, damit auch wirklich sichergestellt ist, dass deine Kassenführung ordnungsgemäß läuft. Wenn du tiefer ins Thema einsteigen willst, empfehlen wir dir unseren Artikel zum Thema rechtskonformer Kassenbon.

Und wann ist ein Z-Bon ungültig?

Du fragst dich sicher, wann ein Z-Bon ungültig ist. Nun, die Antwort ist banal: Auf einem nicht ordnungsgemäßen Z-Bon würden Angaben fehlen. Außerdem sind manuelle Ergänzungen auf dem Z-Bon nicht gestattet.

Wenn du die Umsätze nur periodisch in der Registrierkasse abrufst, gibt es ebenfalls ein Problem. Denn diese Vorgehensweise ist untersagt, auch wenn dies theoretisch möglich ist. 

Merke dir also: Der Z-Bon muss täglich erstellt werden. Dies solltest du durch eine fortlaufende, lückenlose Nummerierung belegen.

WAS MUSS ICH TUN, WENN ICH DEN Z-BON VERGESSEN HABE?

Wer die Erstellung des Z-Bons versäumt, muss schnellstmöglich und nachprüfbar kenntlich machen, welche Geschäftsprozesse nicht aufgezeichnet wurden. Der Z-Bon für den entsprechenden Tag muss dementsprechend nachgeliefert werden.

Wichtig: Alle gespeicherten Daten müssen jederzeit manipulationssicher sein. Daher dürfen Veränderungen nachträglich nicht gemacht werden. 

Die Kassenprüfung steht im Fokus der Finanzbehörden. Bei einer Betriebsprüfung werden Registrierkassen bzw. Kassensysteme also sehr genau unter die Lupe genommen. 

Wenn du dich nicht an die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung hältst, musst du mit Hinzuschätzungen rechnen. Und die können schnell eine Höhe von 10 % des Jahresumsatzes erreichen. Zusätzlich wird ein Sicherheitszuschlag fällig. Es ist also nicht gerade ein Kavaliersdelikt, die Kassenführung zu vernachlässigen.

Wenn du auf Nummer sicher gehen, und gleichzeitig deine internen Geschäftsprozesse optimieren willst, solltest du in ein innovatives Kassensystem investieren.helloCash bietet dir verschiedene Funktionen, durch die du die verschiedensten Prozesse in deinem Unternehmen vereinfachen kannst. Schau dir direkt an, welche Funktionen das Kassensystem von helloCash bietet.

WIE MUSS ICH DEN Z-BON AUFBEWAHREN?

Zuerst musst du klären, ob du ein Kassenbuch bzw. Kassenberichte führst. Ist dies der Fall, musst du die Z-Bons in einem zusätzlichen Ordner aufbewahren. 

Bei einer Betriebsprüfung wird in der Regel verlangt, dass du die Z-Bons zusammen mit dem Kassenbuch vorlegst. Sei also am besten immer vorbereitet und sorge dafür, dass alle Geschäftsprozesse in deinem Unternehmen leicht nachprüfbar vorhanden sind.

Aber was heißt „leicht nachprüfbar“ eigentlich? Im Grunde musst du einerseits dafür sorgen, dass alle oben genannten Daten auf dem Z-Bon enthalten sind. Zudem macht es Sinn, die Dokumente einfach und geordnet zu archivieren. Je sorgfältiger sie abgelegt sind, desto gutmütiger wird der Betriebsprüfer sein.

Achte außerdem unbedingt darauf, dass die Angaben im Kassenbuch immer mit den Nummerierungen auf deinen Bons übereinstimmen. Zudem ist es essenziell, dass die Papier-Bons nicht unleserlich werden. Eine Kopie oder digitale Ablage macht daher besonders viel Sinn. 

Wichtig: Bitte beachte, dass Finanzprüfer seit 2018 bei dir im Unternehmen unangekündigt eine Kassennachschau durchführen können. 

Du möchtest deine Z-Bons zuverlässig ausdrucken, hast aber noch keinen passenden Drucker parat? Kein Problem! In unserem Shop findest du die perfekte Hardware für dein Unternehmen.

WIE LANGE MUSS DER Z-BON AUFBEWAHRT WERDEN?

Auch bei einem Z-Bon beträgt die Aufbewahrungsdauer mindestens 10 Jahre. Wichtig ist, dass die Z-Bons immer mit einer fortlaufenden Nummer versehen werden. Der Hintergrund: Durch diese fortlaufende Nummer kann das Finanzamt schnell erkennen, ob ein Bon fehlt.

WARUM IST DER Z-BON SO WICHTIG?

Das Kassengesetz wurde in den vergangenen Jahren immer weiter verschärft. Insbesondere im Jahr 2018 wurden verschiedene neue Vorschriften erlassen, die die ordnungsgemäße Buchführung in den Fokus rücken.

Nachfolgend ein paar wichtige Daten:

• Eine technische Sicherheitseinrichtung ist seit 01.01.2020 grundsätzlich Pflicht.
• Seit 01.01.2020 gilt eine sogenannte Belegausgabepflicht für elektronische Kassen.
• Die Einzelaufzeichnungspflicht wurde ergänzt, sodass jeder Verkaufsvorgang detailliert im elektronischen System aufgezeichnet werden muss (nur ein Z-Bon ist nicht ausreichend).
• Seit 2018 wurde die sogenannte Kassennachschau eingeführt (Prüfer dürfen unangekündigt dein Kassenbuch überprüfen.)
• Verfahrensdokumentation ist erforderlich (alle Infos zum eingesetzten Kassensystem müssen vorliegen)

Z-BON UND ANDERE WICHTIGE DOKUMENTE: DEINE TO-DOS

Damit du wirklich auf der sicheren Seite bist, haben wir dir nachfolgend eine Liste von praxisnahen To-dos zusammengestellt. 

• Täglicher Z-Bon

Achte darauf, dass du jeden Tag einen Z-Bon mit allen rechtlichen Angaben erstellst. Nur so gehst du sicher, dass bei einer Betriebsprüfung keine unangenehmen Fragen gestellt werden.

• Detaillierte Einzelaufzeichnung

Sorge dafür, dass jeder deiner Verkaufsvorgänge aufgezeichnet wird. Mit allen nötigen Angaben. Diese Kassenaufzeichnung ist zudem chronologisch und fortlaufend zu nummerieren. Trenne außerdem zwischen den Steuersätzen (7 % und 19 %).

• Ordnungsgemäßes Kassenbuch

Halte deine Einnahmen und Ausgaben täglich fest.

• Keine Buchung ohne Beleg

Zu jeder Buchung muss ein Beleg als Nachweis vorgelegt werden können. Beachte außerdem die Belegausgabepflicht.

• Korrekte Aufbewahrung deiner Rechnungen

Rechnungen müssen geordnet sowie leicht nachprüfbar abgelegt und mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden.

• Smartes Kassensystem

Sorge dafür, dass dein Kassensystem aktuell und innovativ ist. Nur so kannst du deine Geschäftsprozesse optimieren und bist für die digitale Zukunft gewappnet.

Du fragst dich, was ein modernes Kassensystem dir bieten kann? Wir zeigen es dir. Informiere dich jetzt über die genialen Funktionen von helloCash und teste unser System kostenlos und unverbindlich.

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MUSS ICH EINEN Z-BON TÄGLICH ERSTELLEN?

Ja. Du musst täglich einen Z-Bon erstellen, um die Buchführung ordnungsgemäß abzuschließen. Da der Z-Bon den Tagesabschluss darstellt, muss er den Unterlagen für die Kassenführung immer beigefügt werden.

KANN ICH DIE EINZELAUFZEICHNUNGEN NACH DEM DRUCK DES Z-BONS LÖSCHEN?

Nein. Auf keinen Fall solltest du diese Aufzeichnungen löschen. Denn auch hier gilt: Einzelaufzeichnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Zudem besteht die Pflicht zur Einzelaufzeichnung.

ABSCHLIESSENDE HINWEISE ZUR KORREKTEN KASSENFÜHRUNG

Uns ist bewusst, dass das Thema Kassenführung nicht zu den beliebtesten Themen gehört. Fest steht, dass du dich lieber mit deinem Kerngeschäft auseinandersetzen möchtest. 

Zwar kannst du dir dank des innovativen Kassensystems von helloCash mehr Zeit für die wichtigen Dinge nehmen – aber trotzdem schadet es nicht, genau zu wissen, wie korrekte Kassenführung funktioniert.

Aus diesem Grund gehen wir nachfolgend auf die wichtigsten Punkte bei der Kassenführung ein und zeigen dir, welche Fehler du unbedingt vermeiden solltest.

Kassenführung – Die wichtigsten Punkte

• Tägliche Aufzeichnung

Alle Kassenbewegungen müssen täglich erfasst werden. Die rückwirkende Erfassung (z. B. für mehrere Tage oder gar eine Woche) ist nicht möglich und führt zu Mängeln bei der Kassenführung.

• Nummerierung

Am Jahresanfang wird die Nummerierung bei 1 gestartet. Eine durchgängige Nummerierung ist Pflicht. Nur so kann eine Zuordnung durchgeführt werden.

• Geldtransfer

Wenn du Geld aus der Kasse entnimmst und zur Bank bringst, muss dies als Auszahlung verbucht werden. Auch beim Einbringen von Geld muss dies dokumentiert werden.

• Privateinlagen und Privatentnahmen

Privateinlagen und Entnahmen müssen täglich aufgezeichnet werden. Achte darauf, dass Nachtragungen häufig zu Fehlern führen. Sorge also dafür, dass du die Einlagen und Entnahmen taggenau dokumentierst.

• Einnahmen durch EC-Karten und Kreditkarten

Hierbei handelt es sich um unbare Vorgänge. Sie dürfen in der Kasse nicht erfasst werden.

• Tagessummenbon

Der Z-Bon muss täglich als Tagesabschluss erstellt werden.

• Mehrere Betriebsstätten

Wenn du mehrere Betriebsstätten hast, musst du dafür sorgen, dass in jedem Geschäft eine ordnungsgemäße Kassenführung stattfindet.

Kassenführung – Typische Fehler

• Aufzeichnungen nicht vollständig

Achte immer darauf, dass deine Dokumentation wahrheitsgemäß und vollständig abgelegt wird. Wenn keine lückenlose Erfassung erfolgt, musst du mit einer besonders genauen Prüfung der Finanzbehörde rechnen. Auch Strafen können drohen.

• Nachbuchung über Privatkonto

Wenn Barbelege beim Jahresabschluss über ein Privatkonto nachgebucht werden, ist die Buchhaltung nicht ordnungsgemäß. Auch hier können Strafzahlungen drohen.

• Falsche Datierung von Geldtransit

Wenn ein Geldtransit zwischen Bank und Kasse durchgeführt wird, musst du unbedingt auf die richtige Datierung achten. Zugänge und Abgänge müssen also taggenau dokumentiert werden.

Das sind ganz schön viele Vorgaben, oder? Du fragst dich, wie genau du diese Vorgaben einhalten sollst? Im Grunde ist es gar nicht so schwierig. Im nächsten Abschnitt verraten wir dir, durch welche Kombination du nachhaltig deine Geschäftsprozesse optimieren kannst.

Du willst mehr zum Thema Kassenführung erfahren? Die IHK Nordschwarzwald veröffentlicht regelmäßig aktuelle Infos.

GESCHÄFTSPROZESSE OPTIMIEREN DURCH SMARTES KASSENSYSTEM 

Du hast sicher schon einmal von modernen Kassensystemen gehört, oder? Der Grund: Sie liefern einen echten Mehrwert und helfen dir nicht nur bei der Buchführung bzw. bei Zahlungsabwicklungen.

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Mit dem helloCash Kassensystem kannst du nicht nur schnell und einfach Zahlungsprozesse abwickeln, sondern auch ganz bequem Auswertungen erstellen, Gutscheine an deine Kunden weitergeben, Kundendaten speichern und deine Wareninventur vornehmen. 

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MULTITALENT UNTERNEHMER: SO BRINGST DU GESETZE, MARKETING UND TECHNOLOGIE UNTER EINEN HUT

Unternehmer müssen heutzutage in etlichen Fachbereichen glänzen, um sich effektiv gegen die Konkurrenz durchzusetzen. Es reicht heute nicht mehr, Spezialist auf genau einem Gebiet zu sein. Vielmehr muss das Kerngeschäft clever mit Gesetzen, Marketing und Technologie verknüpft werden. Lass uns einen Blick auf diese 3 Kerngebiete werfen.

Gesetze kennen und verstehen: Z-Bon und weitere wichtige Vorgaben

In diesem Beitrag geht es primär um den Z-Bon und die ordnungsgemäße Kassenführung. Aber auch andere Gesetze, Verordnungen und Richtlinien spielen im Alltag von Unternehmern eine essenzielle Rolle. 

Denn klar ist: Ohne ein grundlegendes Verständnis für die spezifische Gesetzeslage, können Unternehmen sich nicht langfristig am Markt halten.

Es ergibt dementsprechend Sinn, in clevere Technologie zu investieren, um ordnungsgemäße Geschäftsprozesse gewährleisten zu können. Ein innovatives Kassensystem bildet hier die Basis für den Erfolg als Unternehmer.

Marketing meistern und Neukunden gewinnen: helloUmsatz für mehr Wachstum

Fest steht: zu viele Unternehmer sind überarbeitet und unterbezahlt. Oft bleibt neben der operativen Arbeit einfach keine Zeit und Energie mehr für eine effektive Akquise von Neukunden. Eine große Schwachstelle! Denn Marketing ist heute wichtiger denn je. 

Bei helloCash arbeiten wir täglich mit interessanten Gründern zusammen, die ihren Traum verwirklicht haben. Deshalb kennen wir die verschiedenen Schmerzpunkte von Kleinunternehmern ganz genau. 

Aus diesem Grund gibt es helloUmsatz. Die Mission ist glasklar: Die Welt für Kleinunternehmer besser gestalten.

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Technologie smart einsetzen:

Im 21. Jahrhundert geht ohne digitale Helfer nichts mehr. Ob Marketing oder im operativen Geschäft – die Digitalisierung schreitet mit riesigen Schritten voran. Wie genau kannst du als Unternehmer nun davon profitieren? 

Die Investition in ein modernes und vor allem smartes Kassensystem ist sicherlich der erste Schritt, den du machen solltest. Denn mit einem professionellen Kassensystem automatisierst du nicht nur deine Geschäftsprozesse, sondern sorgst auch für eine spürbare Entlastung im Kerngeschäft. 

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FAZIT: BEI DER ERSTELLUNG DES Z-BONS MUSST DU EINIGE DINGE BEACHTEN

Wir haben uns in diesem Artikel angeschaut, warum die Erstellung des Z-Bons so wichtig ist und welche Informationen auf dem Beleg nicht fehlen dürfen. Neben Datum, Uhrzeit, fortlaufender Nummer und dem Namen deines Unternehmens gibt es noch etliche weitere Daten, die auf deinem Z-Bon abgedruckt werden müssen. Es macht dementsprechend Sinn, in ein professionelles System zur Erstellung des Belegs zu investieren. 

Außerdem weißt du jetzt, wie du deine Geschäftsprozesse smart und einfach optimieren kannst, um deiner Konkurrenz immer einen Schritt voraus zu sein. Du hattest bisher noch keine Zeit, dich mit modernen Kassensystemen zu beschäftigen? Dann schau dir unser helloCash Kassensystem unbedingt mal an – natürlich kostenlos und unverbindlich!

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