Möglicherweise kennst du die Situation, dass Kunden bei dir einkaufen und später bezahlen. Leider stellt sich später heraus, dass der Kunde den Forderungen nicht mehr nachkommen und die Rechnung bzw. einen Teil der Rechnung unbezahlt bleibt. Hierfür haben wir in helloCash eine neue Funktion entwickelt, um uneinbringliche Forderungen ausbuchen zu können. Dazu empfehlen wir aber, dass du dich mit deinem Steuerberater vorab abstimmst.
In diesem FAQ Artikel beantworten wir dir folgende Fragen rund um unbezahlte Rechnungen und das Ausbuchen von Forderungen in helloCash:
- Was ist eine Ausbuchung?
- Wann dürfen Forderungen ausgebucht werden?
- Wie können in helloCash Forderungen ausgebucht werden?
Was ist eine Ausbuchung? – Forderungen ausbuchen
Unter einer Ausbuchung versteht man das Entfernen eines Vermögenswertes oder einer uneinbringlichen Forderung (ganz oder teilweise) aus der Unternehmensbilanz.
Durch den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen gegen spätere Bezahlung entstehen Forderungen gegenüber dem Kunden (= Offene Rechnungen). Bei der Einzelbewertung der Forderungen wird zwischen drei Arten unterschieden:
- Voll einbringlichen Forderungen
- Zweifelhafte (dubiose) Forderungen
- Uneinbringlichen Forderungen
Erfolgt eine volle Bezahlung der Rechnung, wird die Forderung ausgeglichen und es gibt keine offene Rechnung mehr.
Forderungen oder Teile davon, die nicht mehr eingebracht werden können, werden voll abgeschrieben (= Ausbuchung der Forderung), meistens im Zuge der Jahresabschlussarbeiten, die von deinem Steuerberater getätigt werden.
Exkurs rechtliche Grundlage: Im UGB (§201) sind die allgemeinen Grundsätze der Bewertung von Wirtschaftsgütern im Rahmen der Bilanzierung (GoBi) geregelt. Es herrschen das Einzelbewertungsprinzip, das strenge Niederstwertprinzip (§207 UGB) und das Vorsichtsprinzip. Forderungen, deren voller Eingang zweifelhaft ist, sind mit dem Wert anzusetzen, mit dem sie wahrscheinlich eingehen werden. Uneinbringliche Forderungen sind abzuschreiben.
Wann dürfen Forderungen ausgebucht werden?
Es kann vorkommen, dass der Kunde seine offene Rechnung aus diversen Gründen nicht bezahlt. In diesem Zusammenhang darf eine Ausbuchung der offenen Rechnung nur erfolgen, wenn die Forderung uneinbringlich ist, d.h. wenn
- ein Insolvenzverfahren (Sanierung oder Konkurs) abgeschlossen wurde.
- ein Schuldenerlass außergerichtlich vereinbart wurde.
- eine Insolvenz mangels Masse abgelehnt und aus diesen Gründen keine Bezahlung mehr zu erwarten ist.
Buchst du eine uneinbringliche Rechnung aus, dann wird der Betrag unter „Offene Rechnungen“ auf € 0,- gestellt.
ACHTUNG: Bevor Rechnungen im System ausgebucht werden, wende dich bitte mit deinem genauen Sachverhalt an deinen Steuerberater. Mache bitte hier keine Ausbuchungen ohne die Freigabe deines Steuerberaters.
Wie können in helloCash Forderungen ausgebucht werden?
Seit Anfang des Jahres gibt es die Ausbuchen-Funktion. Diese ist unter dem Menüpunkt Kassensystem / Offene Rechnungen zu finden. Wenn du auf eine offene Rechnung klickst und sich die weiteren Informationen ausklappen, hast du nun auch die Möglichkeit, eine Rechnung auszubuchen.
Wenn du auf den Button „Ausbuchen“ klickst, öffnet sich ein weiteres Fenster. Hier musst du das Bilanzjahr sowie die Begründung der Ausbuchung eingeben.
Wurde die Ausbuchung bestätigt, wird der offene Betrag auf € 0,- gesetzt und es erscheint bei der ausgebuchten Rechnung die Information „Rechnung wurde ausgebucht.“.
Alle ausgebuchten Rechnungen scheinen zusätzlich in der Auswertung separat auf, damit man weiß, was an den Steuerberater für die Bilanzerstellung weiterzugeben ist.
Diese sind in helloCash in der Monatsauswertung und in der Umsatzauswertung unter offene Rechnungen zu finden und können als .csv oder als .pdf exportiert werden.
Hier ein Beispiel der ausgebuchten Rechnungen in der Auswertung:
Diese Auswertung kann im Zuge der Jahresabschlussarbeiten dem Steuerberater für das Ausbuchen der uneinbringlichen Forderungen übermittelt werden.
Hast du noch Fragen zu dieser Funktion, dann kannst du dich auch gerne an unser Support-Team wenden. Wir helfen dir gerne weiter!
Zum Schluss möchten wir dich nochmal darauf hinweisen, dass du dieses Thema unbedingt mit deinem Steuerberater abstimmst. Mache bitte keine Ausbuchungen ohne die Freigabe deines Steuerberaters.
