Die häufigsten Fragen rund um die Gutscheinverwaltung haben wir dir hier zusammengefasst.
Unterschied Einzweckgutschein vs. Mehrzweckgutschein
Die Behandlung von Gutscheinen ist ein sehr umfassendes (v.a. steuerrechtliches Thema). Wir empfehlen dir unbedingt die Abklärung mit deinem Steuerberater (hinsichtlich Gutscheinverkauf, Einlösung, Dokumentation,…), da der deine (u.a. steuerliche) Situation am besten kennt.
Was ist ein Einzweckgutschein?
Von einem „Einzweckgutschein“, auch „Artikel-/Dienstleistungsgutschein“, wird dann gesprochen, wenn der Ort der Leistungen und die dafür geschuldete Umsatzsteuer zum Zeitpunkt der Ausstellung des Gutscheins feststehen. Ist dies nicht der Fall, wird von einem „Mehrzweckgutschein“ gesprochen.
Die umsatzsteuerlichen Folgen von Einzweck- und Mehrzweckgutscheinen unterscheiden sich grundlegend: Während bei einem Einzweckgutschein bereits zum Zeitpunkt der Ausstellung von der Erbringung der Leistung ausgegangen (fingiert) und sofort Umsatzsteuer ausgelöst wird, ist dies beim Mehrzweckgutschein nicht der Fall. Hier entsteht die Umsatzsteuerschuld erst mit der späteren tatsächlichen Erbringung der Leistung.
Da ein Einzweckgutschein sofort als Barumsatz inklusive Umsatzsteuer in der Kasse erfasst werden muss, ist bei der Einlösung dieser Gutscheine kein gesonderter Kassenbeleg mehr auszustellen. Bitte kläre jedoch mit deinem Steuerberater, wie du dies am besten löst.
Was ist ein Mehrzweckgutschein?
Ein „Mehrzweckgutschein“, auch „Wertgutschein“, charakterisiert sich dadurch, dass die geschuldete Umsatzsteuer noch nicht feststeht und damit eine Ware oder Dienstleistung nach freier Wahl bezogen werden kann.
Mehrzweckgutscheine sind keine registrierkassen- und belegerteilungspflichtigen Barumsätze. Das heißt, dass der Verkauf nicht verpflichtend in der Registrierkasse erfasst werden muss. Falls dieser in der Kasse erfasst wird, ist es wichtig, dass dies als 0%-Umsatz geschieht. Der Gutschein wird dementsprechend im Anschluss als 0%-Umsatz ausgewiesen.
Wichtiger Hinweis! Bitte frage immer deinen Steuerberater, ob und wie du Wertgutschein-Verkäufe in deinem Kassensystem erfassen sollst.
Wie verkaufe ich einen Gutschein mit der helloCash Gutscheinverwaltung?
Dies ist ganz einfach in der Gutscheinverwaltung von helloCash möglich. Klicke dazu auf Kassensystem > Gutscheinverwaltung. Hier in der Übersicht werden dir alle Gutscheine mit den relevanten Daten (z. B. Code, Datum, Betrag, etc.) angezeigt. Um einen Gutschein zu verkaufen, klicke auf den Button rechts oben „+Gutschein verkaufen“.
Fülle die Felder Bezeichnung, Wert und Anzahl aus und entscheide, ob es sich um einen Mehrzweck- oder Einzweckgutschein handelt. Bei einem Mehrzweckgutschein wird automatisch 0 % USt hinterlegt. Wird ein Einzweckgutschein ausgewählt, muss der entsprechende USt-Satz hinterlegt werden (z. B. 20 %).
Mit dem Klick auf Zahlung und der Angabe der Bezahlmethode schließt du den Verkauf genau gleich ab, wie bei einer normalen Rechnung.
Wie werden Verkäufe von Mehrzweckgutscheinen in Auswertungen erfasst?
Der Verkauf von Wertgutscheinen wird als 0%-Umsatz in Auswertungen erfasst. Beim Einlösen wird der Gutschein entsprechend der bezogenen Leistung/Lieferung besteuert und als x-%Umsatz dargestellt.
Wie kann ein Gutschein in helloCash eingelöst werden?
Eine Gutschein in helloCash kann auf unterschiedliche Möglichkeiten eingelöst werden. Bitte stimme dich auch hier mit deinem Steuerberater ab.
Möglichkeit 1:
Möchte ein Kunde einen Gutschein einlösen (Mehrzweck- oder Einzweckgutschein), kannst du das in deiner Kasse direkt unter Kassensystem > Rechnung erstellen durchführen. Wähle bei den Bezahloptionen „Gutschein“ aus.
Nun kannst du den Code eines Gutscheins oder auch mehrerer Gutscheine eingeben und überprüfen. Den Gutscheincode findest du in der Gutscheinverwaltung und auch am entsprechenden Verkaufsbeleg. Es ist sowohl die Einlösung des gesamten Betrages als auch eine Teileinlösung möglich.
Solltest du keinen Code haben oder diesen Service nicht nutzen wollen, bitte einfach auf „ohne Überprüfung fortfahren“ klicken. Beachte, dass seit 01.01.2019 eine gesetzliche Änderung bei der Behandlung von Gutscheinen in Kraft getreten ist. Demnach ist zu prüfen, ob ein Einzweckgutschein oder Mehrzweckgutschein vorliegt. (siehe dazu auch Unterschied Einzweckgutschein vs. Mehrzweckgutschein)
Bei der Einlösung eines Einzweckgutscheines muss dieser bei der Einlösung mit 0 % USt zur Rechnung hinzugefügt werden, da die Umsatzsteuer bereits beim Verkauf des Gutscheines feststeht.
Möglichkeit 2:
Alternativ kannst du die (Teil-)Einlösungen auch über die Gutscheinverwaltung selbst (Möglichkeit 2) durchführen – in diesem Fall erfolgt die Erfassung der Einlösung nicht beim Umsatz, jedoch natürlich in der Gutscheinauswertung (zb. offene und eingelöste Gutscheine). Somit darfst du nur Einzweckgutscheine über diese Möglichkeit einlösen.
Sprich dich hierbei vorab unbedingt mit deinem Steuerberater ab, damit du jene Option wählst, die für dein Unternehmen am besten passt.
Achtung: In der Gastroversion kann beim Kassiervorgang leider keine Gutscheinnummer eingegeben werden. Natürlich können deine Gäste trotzdem mit Gutschein(en) bezahlen. Hier musst du lediglich die eingelösten Gutscheine danach noch in der Gutscheinverwaltung manuell “entwerten”.
Gutscheinverwaltung: Wie kann ein Gutschein storniert werden?
Damit du einen Gutschein stornieren kannst, musst du zwei Schritte durchführen. Einerseits musst du unter „Rechnung verwalten“ die Rechnung des zugehörigen Gutschein-Verkaufs stornieren und andererseits in der „Gutscheinverwaltung“ den Gutschein selbst.
1. Rechnung des Gutschein-Verkaufs stornieren:
Klicke dazu unter Kassensystem > Rechnungen verwalten auf die entsprechende Rechnung und dann auf den Stornieren-Button. Gib den Grund der Stornierung an und klicke wieder auf Stornieren.
2. Gutschein selbst stornieren:
Unter Kassensystem > Gutscheinverwaltung muss nun auch noch der Gutschein storniert werden. Klappe den entsprechenden Gutschein herunter (Pfeil rechts) und klicke auch hier auf Stornieren. Gib wieder den Grund der Stornierung an und schließe den Vorgang mit erneutem Klick auf Stornieren ab.
Hast du noch offene Fragen zum Thema Gutscheinverwaltung? Dann kontaktiere unseren Support. Wir helfen dir gerne weiter!
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