Was du über die GoBD wissen musst

GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Eigentlich eine recht selbsterklärende Bezeichnung, oder? Die Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen ist aber gar nicht so einfach zu verstehen. Daher gehen wir in den nachfolgenden Absätzen genauer auf die Verwaltungsvorschrift des Finanzministeriums ein.

Was sind die GoBD?

Wie bereits erwähnt, bedeutet die Abkürzung GoBD ausgeschrieben „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die GoBD beinhalten also Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung für die elektronische Buchhaltung. Diese Grundsätze traten am 01.01.2015 in Kraft und lösten folgende Vorgänger ab:

  • GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme)
  • GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen)

Ziel der Grundsätze ist die Vermeidung von Manipulationen und Steuerbetrug bei digitalen Aufzeichnungen. Im Jahr 2020 gab es einige Änderungen an den GoBD.

Für wen gelten die GoBD?

Die GoBD gelten nicht nur für buchführungspflichtige Unternehmen, sondern schließen alle Unternehmen, vom Kleinunternehmen bis zum großen DAX-Konzern, ein. Grundsätzlich gilt also die Regel: Unternehmer sind in jedem Fall zur Einhaltung der GoBD verpflichtet.

GoBD im Detail: Was bedeuten die Grundsätze?

Aber was genau enthalten die Grundsätze nun? Aus der Sicht der Finanzverwaltung sind die GoBD für alle EDV-Systeme Thema, die in irgendeiner Form steuerrelevante Daten verarbeiten. Dementsprechend auch dein Kassensystem.

Kerninhalte der GoBD sind insbesondere:

  • Maßnahmen zum Schutz der Daten (unberechtigter Zugriff oder Verlust)
  • Vorgaben, dass die Daten und Buchungen nicht veränderbar sein dürfen (Manipulationsschutz)
  • Vorschriften in Bezug auf die GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung) übertragen auf die digitale Welt (Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Korrektheit, Zeitnähe und Unveränderbarkeit aller Buchungen)
  • Aufzeichnungspflichten (zeitlich korrekt sowie sachlich gegliedert)
  • Aufbewahrungspflichten – 10 Jahre

Was sind die GoBD 2020? - Die wesentlichen Änderungen

Und was hat sich durch die GoBD 2020 wirklich verändert? Das zeigen wir dir anhand der nachfolgenden Liste.

  • Die Aufbewahrung strukturierter Daten anstatt bildhafter Dokumente ist bei sog. "Mehrstücken" ausreichend

    Wenn du über eine Banking- oder Zahlungsdienstschnittstelle strukturierte Daten abrufst, reicht eine Aufbewahrung dieser Daten aus. Inhaltsgleiche Dokumente (z. B. PDF-Dokumente oder E-Mails) mit Übersichten zum Umsatz müssen hingegen nicht mehr zwingend aufbewahrt werden. Du musst jedoch darauf achten, dass sich die Daten ebenso gut auswerten lassen, wie ein bildhaftes Dokument.

  • Die bildliche Erfassung ist auch durch mobile Endgeräte zulässig

    Der neu eingeführte Begriff "bildliches Erfassen" löst den bisherigen Begriff "Scannen" ab. Hintergrund sind die aktuellen technischen Entwicklungen. So kannst du Belege nun auch via Smartphone einscannen bzw. abfotografieren (z. B. mit einer App wie Scanbot). Die Verfahrensdokumentation ist jedoch weiterhin notwendig.

  • Der Fokus liegt auf Einzelaufzeichnungspflicht und zeitgerechtem Buchen

    Werden Geschäftsvorfälle in Bar abgewickelt, musst du die Grundsätze zur Einzelaufzeichnungspflicht und zum zeitnahen Buchen ganz klar beachten. Diese werden in der GoBD nämlich nochmal explizit erwähnt. Positiv ist aber, dass bare und unbare Geschäftsvorfälle kurzzeitig auch gemeinsam in einem Grundbuch festgehalten werden können. Das erleichtert die Arbeit besonders, wenn du deinen Kunden viele verschiedene Zahlungsoptionen bietest.

  • Es gibt eine Klarstellung zu Stornobuchungen

    Wenn du eine Stornobuchung tätigst, muss diese klar auf die ursprüngliche Buchung referenzierbar sein.

Was bedeutet GoBD konform?

Ein EDV-System ist dann GoBD konform, wenn es alle Regelungen und Grundsätze beachtet. Damit sind sowohl die zuvor genannten generellen Grundsätze gemeint als auch die Änderungen der GoBD 2020. Sind deine Systeme nicht GoBD konform , zieht das beträchtliche Strafen nach sich. Wie hoch die Strafen sind, erfährst du im nächsten Abschnitt.

Welche Strafen gibt es, wenn ich die Regelungen der GoBD nicht beachte?

Grundsätzlich entscheidet natürlich das zuständige Finanzamt und deren Prüfer. Jedoch kann beispielsweise seit 2020 für die Nutzung einer nicht GoBD konformen Registrierkasse oder auch die einfache Nichteingabe ein Bußgeld von bis zu 25.000 € verhängt werden. Ferner besteht immer das Risiko empfindlicher Geldstrafen bis zu einer Schätzung deines Umsatzes/Gewinns durch das Finanzamt.

Was müssen elektronische GoBD konforme Kassen können?

Das Besondere ist nun, dass durch die GoBD auch EDV-Systeme wie z. B. Kassen den Anforderungen zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen unterliegen. Du musst also dafür sorgen, dass dein Kassensystem GoBD konform ist. Aber wie findest du nun heraus, ob dein Kassensystem konform ist? Nun, der erste und einfachste Schritt ist sicherlich der Besuch der Website deines Kassenherstellers bzw. Anbieters. Hier sollte bereits ein Vermerk zu finden sein, ob das Kassensystem GoBD konform ist oder nicht. Sollte die Website die gewünschten Informationen nicht bereitstellen, kannst du im nächsten Schritt auch noch direkt beim Kassenhersteller nachfragen. Zusätzlich ist es auch ratsam mit deinem Steuerberater darüber zu sprechen, ob dein derzeit genutztes Kassensystem GoBD konform ist.

Auf den Punkt gebracht: Das GoBD FAQ

Da es immer wieder Fragen zur GoBD gibt, möchten wir die meistgestellten im Rahmen unserer FAQ beantworten. So findest du auf einen Blick die Antwort auf deine Frage.

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