Kassenmeldepflicht – Was du darüber wissen musst

Was ist die Kassenmeldepflicht?

Alle in Betrieben angewendeten elektronischen Kassensysteme müssen seit 2020 beim dafür zuständigen Finanzamt durch die Kassenmeldepflicht angemeldet werden. Die Kassensicherungsverordnung ist dabei die Grundlage für diese Pflicht. Für bereits vorhandene Systeme galt eine Nachmeldefrist bis zum 31.01.2020. Neu anzuschaffende Kassensysteme können innerhalb eines Monats dem Bundesministerium für Finanzen mitgeteilt werden.

Welche Kassensysteme müssen gemeldet werden?

Alle computergestützten sowie elektronischen Kassensysteme oder auch Registrierkassen mit einer regulären Kassenfunktion sind bei der Kassenmeldepflicht für Registrierkassen anzugeben. Das Finanzamt erklärt: Im Vordergrund steht dabei die einfache Kassenfunktion. Gemeint ist die Erfassung und Abwicklung von (teilweise) baren Zahlungsabläufen oder andere Zahlungsformen (Bankkarte, Gutscheine etc.) Eine Bargeldschublade ist dabei nicht notwendig. Nähere Informationen gibt es beim Bundesfinanzministerium.

In welcher Form sollte eine Meldung erfolgen?

Eine Meldung nach der Kassenmeldepflicht kann auch außerhalb des Postweges erfolgen. Derzeit ist ein elektronisches Verfahren in der Konzeption, dass die Meldung einer Registrierkasse beim Finanzamt automatisch veranlasst. Näheres dazu wird dementsprechend in der Tagespresse oder dem Internet veröffentlicht werden.

Welche Informationen muss die Kassenmeldung beinhalten?

Die Mitteilungsverpflichtung nach § 146a Abs. 4 Satz 2 der AO gibt an, welche Bestimmungen Anwendung finden. Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mithilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems im Sinne des Absatzes 1 erfasst, hat demnach den §§ 18 bis 20 zuständigen Finanzamt nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck u. a. mitzuteilen:

• Name des Steuerpflichtigen
• Steuernummer
• Art der zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung
• Datum der Anschaffung
• Datum der Außerbetriebnahme

Du musst dem Finanzamt innerhalb eines Monats nach der Anschaffung mitteilen, welche Art von Kassensystem du einsetzt, indem du das Kassenmeldepflicht Formular ausfüllst. Auch bei Außerbetriebnahme musst du dem Finanzamt eine Meldung geben.

Welche Folgen hat eine Nicht-Meldung?

Die Kassensicherungsverordnung und somit auch die Kassenmeldepflicht haben das Ziel, Steuerhinterziehungen zu bekämpfen. Befolgst du die Kassenmeldepflicht nicht, kommt eine Geldstrafe von bis zu 10.000 € auf dich zu. Halte deshalb die gesetzlichen Vorgaben ein und fülle das Kassenmeldepflicht Formular aus, um einer Strafe zu entgehen. Das funktioniert ganz einfach mit helloCash.

Kassenmeldepflicht: Amtlicher Vordruck – So geht's

Der Inhalt der Informationen einer Kassenmeldepflicht wurde vom Finanzamt detailliert benannt. Beim amtlichen Vordruck trennt man dabei eine Anmeldung von einer Abmeldung sowie einer Korrektur. Fehlerhafte Angaben bei der Erstanmeldung einer Kasse können im Nachhinein jederzeit korrigiert werden.

Im Folgenden eine Auflistung der bei einer Mitteilung im amtlichen Vordruck zu benennenden Angaben:

Mitteilende Person: Der Name der steuerpflichtigen Person ist anzugeben. Eine Anmeldung kann durch eine bevollmächtigte Vertretung erfolgen.

Eindeutige Identifikation: Hier ist die Steuer-Nummer der anmeldenden Person zu benennen. Eine Angabe der Identifikationsnummer ist ebenfalls möglich. Mit der Einführung der Wirtschaftsidentifikations-Nummer in 2021 muss diese genutzt werden.

Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung: Die Zertifizierungs-ID inklusive Serien-Nummer der technischen Sicherheitseinrichtung muss hier gemeldet werden. Diese wird durch das BSI erteilt und hat die Form "BSI-K-TR-nnnn-yyyy". Die ID hat eine vierstellige Nummer (nnnn) und eine Jahreszahl (yyyy).

Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems: Das Verfahren der Meldung gibt die Auswahl der Art vor und kann so genutzt werden.

Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme: Jedes der genutzten elektronischen Aufzeichnungsgeräte mit Kassenfunktion ist je Betriebsstätte anzugeben.

Serien-Nummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems: Auch die Serien-Nummer der Geräte ist bei der Meldepflicht für Registrierkassen anzugeben. Aber Achtung: Die Serien-Nummer des Herstellers unterscheidet sich von der Serien-Nummer der TSE.

Datum der Anschaffung: Kaufdatum oder Beginn eines Leasings-Vertrages sind bei der Kassenmeldepflicht anzugeben.

Datum der Außerbetriebnahme: Bei einer Außerbetriebnahme kann die Mitteilung gesamt hinsichtlich des Betriebsortes erfolgen; nicht jedes Gerät muss einzeln aufgeführt werden.

Welche Vorteile bringt ein innovatives Kassensystem?

In puncto Zukunftssicherheit gibt es einige spannende Dinge zu berichten. Die vielen Neuerungen der letzten Jahre zeigen auf, in welche Richtung die Entwicklung gehen wird: In der Zukunft werden elektronische Kassensysteme immer mehr in den Betrieben Einzug halten. Ein rechtzeitiges Umrüsten ist daher angebracht und bringt einige Vorteile mit sich. Das Kassensystem von helloCash sorgt in deinem Unternehmen nachhaltig für reibungslosere Arbeitsprozesse. Und wie sieht es mit der Rechtssicherheit aus? Durch das Nutzen eines elektronischen Kassensystems mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung ist ein Nachweis über korrekte Abrechnungen nicht mehr nötig. Durch die einheitliche Übermittlung der DSFinV-K-Daten sind sämtliche Aufzeichnungen jederzeit nachweisbar. So hast du Planungs- und Rechtssicherheit. Auch eine Arbeitserleichterung kann verbucht werden. Der neue Standard der übermittelten Daten durch die DSFinV-K ist einfacher lesbar und für das Finanzamt besser zu interpretieren. Du kannst durch diese Form der Datenübermittlung Zeit sparen und hast weniger organisatorischen Aufwand.