Was ist die DSFinV-K?

Die Abkürzung DSFinV-K steht für den Begriff "Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme". Er steht als Datenstandard für Registrierkassen für eine Struktur von Daten in elektronischen Kassensystemen. Seit dem 01.01.2020 findet diese Struktur bei der Nutzung der gesetzlich vorgeschriebenen digitalen Schnittstelle ihre Anwendung (§ 146a AO).

Durch ihre Einführung kann eine einheitliche Datenbereitstellung und Kassennachschau im Falle einer Außenprüfung sichergestellt werden. Ebenso können mithilfe dieser einheitlichen Schnittstelle erfasste Daten zur Archivierung ausgelagert werden. Somit kann eine genaue Überprüfung der geforderten Kassendaten im Sinne einer geforderten Finanzbuchhaltung in dem notwendigen Datenstandard erfolgen.

Warum gibt es die DSFinV-K?

Der Hintergrund ist, dass zukünftig alle Unternehmen mit elektronischen oder computergesteuerten Kassensystemen eine identische Struktur bei der Erfassung der Daten und deren Export nutzen. Dieser neu eingeführte Datenstandard gibt vor, wie deine Daten für eine eventuell stattfindende Finanzprüfung hinsichtlich einer Außenprüfung oder Kassennachschau bereitgestellt werden müssen. Es wird also festgelegt, welche Angaben wo eingetragen werden, damit die Prüfsoftware des Finanzamtes (genannt IDEA) die benötigten Daten zur Prüfung heranziehen kann, um Auffälligkeiten zu erkennen und nachvollziehen zu können (beispielsweise eine Lücke bei den Transaktions-Nummern, einem Kassensaldo kleiner als 0, der Benford-Analyse).

Datenstandard – Darauf musst du achten

Grundsätzlich ist der Anbieter des Kassensystems dafür zuständig, mit der von ihm angebotenen Kasse den geforderten Standard der einheitlichen Schnittstelle zu erfüllen. Seit Januar 2020 hat er nun mit seinen Geräten die vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) festgesetzten Vorgaben zu erfüllen (geltend für die DSFinV-K sowie für diverse andere Bedingungen der Verordnung der Kassensicherung). Das Kassensystem muss somit den Anforderungen des Finanzamtes entsprechen. Daher solltest du dich bei deinem Kassensystemanbieter erkundigen und konkret darauf bezogen nachfragen.

Es gibt fünf wichtige Punkte, zu denen du von deinem Kassenanbieter gezielt Informationen einholen solltest:

KassenSichV:

Wie ist dein System hinsichtlich KassenSichV eingestellt? Falls der Anbieter dazu keine validen Informationen bieten kann, wäre ein Wechsel zu überlegen.

TSE:

Welche Form einer Technischen Sicherheitseinrichtung wird angeboten? Hardware- oder Cloud-basiert? Bei der ersten Variante kommen USB-Sticks und Speicherkarten (TSE ist zertifiziert) zum Einsatz. Bei einer Cloud-basierten Variante ist zu beachten, dass sich die TSE physisch woanders befindet und somit eine manuelle Integration entfällt.

DSFinV-K:

Können Daten im .csv-Format exportiert werden? Die Möglichkeit des Datenexportes in diesem Format muss dein Kassenanbieter ermöglichen. Dies ist eine verpflichtende Vorgabe.

Meldepflicht von Kassensystemen:

Da bis zum 30.09.2020 alle elektronischen Kassensysteme beim Bundesministerium der Finanzen registriert sein müssen, sollte dich dein Anbieter dabei ebenfalls unterstützen können. Kläre ab, inwiefern er dir da behilflich sein kann.

Belegausgabepflicht:

Welche Angaben kann dein Kassensystem auf dem Kassenbon ausweisen? Du solltest sichergehen, dass du mit deinem Kassensystem alle erforderlichen Angaben auf dem Bon angeben kannst bzw. was bereits voreingestellt ist. Ansonsten kann es sein, dass du gegen die Bonpflicht verstößt.

Die 3 Module der DSFinV-K

Bei der DSFinV-K kann man von drei Bereichen sprechen: Einzelaufzeichnungsmodul, Stammdatenmodul, und Kassenabschlussmodul.

Bei der DSFinV-K kann man von drei Bereichen sprechen: Einzelaufzeichnungsmodul, Stammdatenmodul, und Kassenabschlussmodul. Bei einem Kassenabschluss werden Stammdaten festgehalten, um unsachgemäße Datenspeicherung zu vermeiden. Eine zeitliche Speicherung ist nicht nötig. Vor einer Änderung der Stammdaten erfolgt ein Kassenabschluss, um die Daten klar zuordnen zu können. Im Folgenden erfährst Du mehr zu den drei Modulen der DSFinV-K:

Das Einzelaufzeichnungsmodul

Zur Datenspeicherung dienen als Basis die Einzelaufzeichnungen, aufgeteilt in zwei grundlegende Bereiche:

1. Bonpos(itionen)
2. Bonkopf

Bonpos:
Die Bonpositionen stellen die jeweiligen Positionen eines Geschäftsvorgangs mit korrektem USt.-Satz, der Menge sowie der Art der gelieferten Ware dar (brutto und netto).

Bonpos_USt:
Hier bekommt jede einzelne Position einen Umsatzsteuer-Satz zugeteilt.

Bonpos_Preisfindung:
Angaben zum Detail (Zusammensetzung des Preises, bspw. Rabatt oder Aufschlag) sind hier angegeben. Wichtige Informationen zur Erläuterung von erworbenen Waren (bspw. ein "Menü" oder Abweichungen wie "Pommes Frites anstatt Kroketten") sind hier zu finden.

Bonkopf:
Dieser dient normalerweise der Darstellungen aller Einzelpositionen.

Datei Bon_Referenzen:
Hier wird entweder auf Prozesse innerhalb der DSFinV-K oder auch auf Systeme externer Art hingewiesen. Die hier stattfindende Speicherung von Datentransaktionen ist zur Verifizierung von abgesicherten Protokolldaten (ohne TSE-Export) notwendig, damit eine Gültigkeit der Zertifikate überprüft werden kann.

Das Stammdatenmodul

Bei Änderungen von Stammdaten muss im Vorfeld ein Abschluss erstellt werden, da die Stammdaten für jeden einzelnen Kassenabschluss nur einmal gespeichert werden. Zu den genannten Stammdaten gehören:

Datum und Uhrzeit
Start- sowie End-ID
Unternehmensdaten inkl. Steuernr. bzw. UStnr. und IDnr.
Datei: Stamm_Orte Namen und Orte der Betriebsstätten mit Kassen

Das Kassenabschlussmodul

Um sicherzugehen, dass die Daten eines Kassenabschlusses digital gespeichert werden können, übernimmt das Kassenabschlussmodul die Funktion eines Buchungsbeleges.

Kassennachschau – Was du wissen musst

Durch den neuen § 146 der Abgabenordnung (Gesetz zum Schutze vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen) wurden die Neuregelungen zur Kassennachschau eingeführt.

In Deutschland sind besonders Betriebe aus sogenannten "bargeldintensiven Branchen" (bspw. Handwerksbetriebe wie Friseure, Bäckereien oder Metzgereien etc.) sehr häufig mit einer Kassennachschau des BMF betroffen. Unerheblich dabei ist, welche Kassenart verwendet wird. Ob elektronische Registrierkasse, eine PC-basierte Kasse oder eine übliche Ladenkasse spielt dabei keine Rolle.

Falls eine Betriebsprüfung ansteht, ist die Wahrscheinlichkeit einer Kassennachschau erhöht, denn diese Nachschau hat zwei Ziele:

Zum einen die Verhinderung von nachträglichen Manipulationsversuchen der Kasse im Hinblick auf die Prüfung.
Zum anderen kann die Kassen-Nachschau bei einer Prüfung nach dem Zufallsprinzip des Computers des BMF als Mittel des Risikomanagements aufschlussreich sein, ob eine generelle Betriebsprüfung lohnenswert sein könnte.

DSFinV-K – Was du darüber wissen musst