Belegausgabepflicht – 3 Fragen und Antworten
Seit dem 1. Januar 2020 gilt die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) für Registrierkassen. Neben der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ist seitdem die Belegausgabepflicht in Kraft getreten. Sie verpflichtet Gewerbetreibende jedem Kunden unmittelbar einen Beleg zur Verfügung zu stellen. Dieser muss nicht per se ausgedruckt werden, muss den Kunden dann aber elektronisch bereitgestellt werden. Kunden sind nicht dazu verpflichtet, den Bon mitzunehmen.
Dieser Beitrag erklärt bündig, wer von der Belegausgabepflicht betroffen ist, welche Informationen ein Beleg enthalten muss, ob du dich von der Pflicht befreien kannst und welche Regeln für offene Ladenkassen gelten.
Für wen ist die Bonpflicht erforderlich?
Die Bonpflicht gilt für alle Unternehmer und Selbstständige, die elektronische Aufzeichnungssysteme im Einsatz haben. Dazu zählen z.B. sowohl Kassensysteme als auch iPad-Kassen. Offene Ladenkassen unterliegen dagegen nicht der Belegausgabepflicht.
Neben Belegen auf Papier können auch elektronisch erstellte Bons ausgestellt werden, z.B. als PDF per E-Mail versandt oder per QR-Code bereitgestellt. Den elektronischen Belegen muss der Kunde allerdings zustimmen, erst anschließend kann der Transfer auf das Gerät des Kunden erfolgen.
Wenn ein Gewerbetreibender dabei ertappt wird der Belegausgabepflicht nicht nachzukommen, muss er kein Bußgeld bezahlen. Allerdings steigt die Wahrscheinlichkeit, dass das Finanzamt die nächste Steuererklärung besonders deutlich prüft oder die Umsätze höher schätzt als in der Erklärung angeben. Falls dies geschieht, kann das Finanzamt höhere Steuern verlangen als erwartet.
Welche Informationen muss ein Beleg enthalten?
Der Beleg muss die folgenden Informationen enthalten:
- Vollständiger Name und Anschrift des Unternehmers
- Datum der Belegausstellung
- Zeitpunkt des Beginns und Endes des Ausstellungsvorgangs
- Menge und Art der Lieferung bzw. der erbrachten Leistung
- Transaktionsnummer
- Steuersatz und Steuerbetrag, ggf. Hinweis zur Steuerbefreiung, z. B. nach § 19 UStG
- Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems bzw. die Seriennummer des Sicherheitsmodul
- Prüfwert
Gibt es eine Befreiung von der Belegausgabepflicht?
Es gibt kaum Ausnahmen von der Belegausgabepflicht. Doch wenn eine unzumutbare Belastung wegen der Bonpflicht für den Betrieb entsteht, kann ein Antrag auf Befreiung gestellt werden. Der Antrag kann nur für einen Einzelfall angefragt werden. Die persönliche oder sachliche Härte muss nachgewiesen werden. Entstehenden Kosten bei der Belegausstellung gelten nicht als sachliche Härte.
Nach § 146a Abs. 1 Satz 3 AO können Unternehmer einen Befreiungsantrag „bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung“ stellen, wenn sie kein elektronisches Aufzeichnungssystem verwenden. Um den Aussichten auf Erfolg zu erhöhen, kann auch ein Teilantrag erstellt werden, der sich z. B. auf Beträge unter 10 Euro bezieht. Unter die Befreiung können besonders Einzelhändler mit bspw. Lebensmitteln, Tabakwaren, Schreibwaren, Marktstände und Gaststätten fallen.
Wird der Antragsteller von der Bonpflicht befreit, muss er zwar keine Belege ausstellen. Doch wenn der Kunde einen Beleg wünscht, muss diesem eine Quittung bereitgestellt werden.
Als Unternehmer bringt dir die Belegausgabepflicht einige Verpflichtungen, die du beachten musst. Mit diesem Artikel hast du Informationen zu den Themen „Wer ist von der Bonpflicht betroffen?“, „Was muss auf meinem Beleg stehen?“ Und „Kann ich mich befreien lassen?“ erhalten. Wenn du weitere Fragen zu der Belegausgabepflicht hast, unterstützt dich das helloCash-Team bei der Beantwortung.