Offene Ladenkasse – wie handhabe ich sie richtig?
Die offene Ladenkasse ist eine Kasse, die ohne technische Elemente auskommt. Es kann eine Kassette, eine Kiste oder ein Karton sein, in die das Geld gelegt und aus denen das Wechselgeld entnommen wird. Zahlreiche Pflichten, die mit einer elektronischen Kasse einhergehen, treffen auf die offene Ladenkasse nicht zu. Dennoch gilt es einiges zu beachten.
In diesem Artikel erfährst du, welche Anforderungen es an die offenen Ladenkassen gibt und wie du dich effektiv auf eine Prüfung des Finanzamts vorbereitest!
Wie sieht eine offene Ladenkasse aus?
Eine offene Ladenkasse ist eine Barkasse ohne jegliche technische Ausstattung. Wie zuvor erwähnt, kann eine Kassette, eine Kiste oder auch ein Karton verwendet werden. Es handelt sich dabei, um einen Vorratsbehälter für das Bargeld. Dieser Behälter muss keiner bestimmten Form entsprechen.
Ist die offene Ladenkasse 2021 noch erlaubt?
Ja, die offene Ladenkasse ist auch 2021 noch erlaubt. In Deutschland sind Unternehmen nicht dazu verpflichtet, eine elektronische Registrierkasse zu verwenden! Unternehmer können sich also komplett frei entscheiden. Mit der Wahl der Kasse gehen jedoch verschiedenste Pflichten einher.
Verwendest du 2021 eine offene Ladenkasse, musst du als Gewerbetreibender der Aufzeichnungspflicht nachkommen. Die Einzelaufzeichnungspflicht trat am 23. Dezember 2016 in Kraft und verankerte gesetzlich, dass aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle ständig zu erfassen sind. Die Aufzeichnungen müssen zusätzlich 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Auch bei der Verwendung einer offenen Ladenkasse musst du Einzelaufzeichnungen machen.
Einfach gesagt bedeutet das:
- Alle Einnahmen und Ausgaben müssen aufgezeichnet werden.
- Aus den Aufzeichnungen müssen u. a. der Vorgangsinhalt sowie der Name des Geschäftspartners deutlich werden.
- Die Bareinnahmen und -ausgaben müssen durch Aufzeichnungen nachgewiesen werden können.
- Es sollte ein unterschriebenes, tägliches Zählprotokoll erstellt werden.
- Kassenberichte müssen fortlaufend nummeriert sowie chronologisch aufbewahrt werden.
Da die Aufzeichnungen nachträglich nicht mehr verändert werden dürfen, ist es am sichersten, die Aufzeichnungen und den Kassenbericht handschriftlich zu erfassen. Ein Kassenbuch in Excel könnte nachträglich verändert und vom Prüfer beanstandet werden. Ordnungsgemäß angefertigte Berichte sind besonders dann relevant, wenn eine unangekündigte Kassennachschau ins Haus steht. Seit dem 1. Januar 2018 darf das Finanzamt unangekündigt Kassen überprüfen. Sollte deine Kasse nicht den Anforderungen entsprechen, drohen steuerliche Schätzungen und Steuernachzahlungen.
Wenn du eine offene Ladenkasse verwendest und mit vielen unbekannten Kunden Bargeschäfte tätigst, kannst du dich von der Einzelaufzeichnungspflicht befreien lassen.
Gilt die Belegausgabepflicht für offene Ladenkassen?
Die Belegausgabepflicht bei offenen Ladenkassen ist nicht gültig. Diese Form der Kassen ist von dieser Pflicht befreit. Wenn ein Kunde jedoch einen Beleg fordert, müssen auch Gewerbetreibende mit offenen Ladenkassen eine Quittung ausstellen.
Für elektronische Registrierkassen gilt neben der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) die Belegausgabepflicht seit dem 01. Januar 2020. Verwendest du diese Form der Kasse, musst du immer einen Beleg erstellen. Diese Pflicht ist unabhängig davon, ob dein Kunde einen Beleg wünscht oder nicht.
Wer darf eine offene Ladenkasse führen?
Jeder Unternehmer darf eine offene Ladenkasse führen. Eine Pflicht zur Führung einer elektronischen Kasse gibt es in Deutschland nicht. Dies ist auch nicht an die Umsatzgrenzen gebunden. Jeder darf frei entscheiden, welche Art von Kasse verwendet wird. Es müssen lediglich die damit einhergehenden Regeln und Pflichten eingehalten werden.
Wie führe ich das Kassenbuch meiner offenen Ladenkasse richtig?
Beim Führen deines Kassenbuchs solltest du die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten beachten. Am Ende des Tages erstellst du zunächst einen Kassenbericht, der die folgenden Angaben enthält:
- Datum
- Uhrzeit
- fortlaufende Nummer
- Kassenbestand bei Geschäftsabschluss
- Ausgaben, die durch Wareneinkäufe und Nebenkosten entstanden sind
- Geschäftsausgaben
- Privatentnahmen, für die Eigenbelege erstellt werden müssen
- Sonstige Ausgaben
Die Tageseinnahmen werden anschließend wie folgt berechnet:
| Kassenbestand des Tages | |
| - | Kassenbestand des Vortages |
| + | Betriesbausgaben |
| + | Privatentnahmen |
| = | Kasseneingang |
| - | Privateinlagen |
| - | sonstige Einnahmen |
| = | Tageseinnahmen |
Die Tageseinnahmen trägst du in den Kassenbericht ein. Die Kassenberichte sind nicht nur für dein Kassenbuch unerlässlich, sondern bieten dir auch einen Überblick über deinen Tageserfolg. Im Kassenbuch dokumentierst du anschließend folgende Informationen:
- Datum
- Kassenbestand des Vortags
- jeden Geschäftsvorfall mit Buchungstext, der laufenden Geschäftsnummer, der Höhe der Einnahme oder Ausgabe, den Umsatzsteuerangaben sowie den laufenden Kassenbestand
- Soll-Endbestand der Kasse
- Ist-Endbestand laut Kassenbericht mit Zählprotokoll
- Differenz (Soll/Ist)
Sobald das Anfertigen des Kassenberichts mit Zählprotokoll und Kassenbuch in den Alltag integriert sind, erweist sich die offene Ladenkasse als unkompliziert. Es müssen keine weitere Hardware oder Programme gekauft werden. Dennoch gibt es auch Nachteile. Zum Beispiel wird bei der elektronischen Registrierkasse das Kassenbuch automatisch angelegt. Bei der offenen Ladenkasse musst du dich selbst um die Buchhaltung kümmern. Die ordnungsgemäße Führung benötigt zusätzlich Zeit, die sich Unternehmer mit elektronischen Kassen sparen.
Benötigt eine offene Ladenkasse eine TSE?
Verwendest du eine offene Ladenkasse benötigst du keine TSE. Die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist nur für elektronische Kassensysteme verpflichtend einzusetzen.
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