Du hast es sicher schon gehört: Ab dem Jahr 2025 kommen neue gesetzliche Regelungen auf dich als Unternehmer:in zu: Am 1.1.2025 tritt in Deutschland die E-Rechnungspflicht in Kraft.

Was bedeutet das nun konkret? Nun, als Unternehmer:in bist du ab diesem Datum dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen bzw. empfangen zu können.

Da poppen meist gleich einige Fragen dazu auf: Wird die E-Rechnungspflicht in Deutschland alle Unternehmer:innen betreffen? Wird es Ausnahmen geben?

Wir haben uns durch den Gesetzesdschungel gekämpft. Lies hier nach, was du tun musst, um als Unternehmer:in auch im Jahr 2025 gesetzeskonform zu bleiben.

Die wichtigsten Fragen zur E-Rechnung in Deutschland

Was ist eine E-Rechnung?
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für Unternehmer:innen?
Wer ist von der E-Rechnungs-Pflicht in Deutschland betroffen?
Gibt es Ausnahmen zur E-Rechnungs-Pflicht?
Welche Vorteile hat eine E-Rechnung für Unternehmen?
Wie kann man sein Unternehmen konkret auf die E-Rechnung umstellen?
Wie kann man kostenlos E-Rechnungen ausstellen?

1. Was ist eine E-Rechnung?

Du fragst dich, was es mit der neuen Regelung zur E-Rechnung auf sich hat – und vor allem, was man neuerdings unter einer E-Rechnung versteht?

Bisher war es ja so: Du druckst eine Rechnung aus und versendest sie per Post - oder du verschickst deine Rechnung als PDF per E-Mail. Bald wird das in vielen Fällen allerdings Geschichte sein, spätestens dann, wenn am 1.1.2025 die E-Rechnungspflicht in Deutschland in Kraft tritt.

Worum handelt es sich nun bei dieser E-Rechnung? Sind damit PDF-Dateien gemeint, die bis dato auf elektronischem Weg verschickt wurden?

Die Antwort ist eindeutig: nein. Ab dem 1.1.2025 zählen PDF-Rechnungen genauso wie Papierrechnungen zu den sogenannten „sonstigen Rechnungen“. Auch Rechnungen im Format „.docx“, „.jpeg“ oder „.tif“ fallen darunter.

Als E-Rechnung gelten ab 2025 sogenannte „strukturierte“ Rechnungen, also elektronische Rechnungen, die in strukturiertem maschinenlesbaren XML-Datensatz ausgestellt und auf elektronischem Weg versendet werden. Auf Empfängerseite geht es neben dem Erhalt der E-Rechnung vor allem darum, diese automatisiert weiterverarbeiten zu können.

Grundsätzlich haben Rechnungsversender und -empfänger nun die Möglichkeit, das von ihnen eingesetzte Format eigenständig auszuhandeln. Der verwendete Standard muss allerdings der europäischen Norm entsprechen.

Am besten setzt du daher auf eines der beiden folgenden Formate (beide entsprechen der europäischen Norm EN16931.

die XRechnung, die bereits jetzt im öffentlichen Auftragswesen eingesetzt wird
die hybride Form im ZUGFeRD-Format, die zusätzlich zum maschinenlesbaren Format auch vom Empfänger gelesen werden kann (im Prinzip eine Kombination aus lesbarem PDF und XML-Datei, die direkt weiterverarbeitet werden kann)

2. Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für Unternehmer:innen?

Die E-Rechnungspflicht in Deutschland beruht auf dem Wachstumschancengesetz vom 27. 3. 2024 (veröffentlicht im Bundesgesetzblatt BGBl I 2024 Nr. 108) und bedeutet, dass ab dem 1.1.2025

inländische deutsche Unternehmen im B2B-Verkehr E-Rechnungen versenden, aber auf jeden Fall empfangen können müssen (Übergangsregelungen für das Erstellen existieren bis Ende 2027)
und diese E-Rechnungen in strukturiertem, maschinenlesbarem Format zu erstellen sind (wie z.B. als XRechnung oder im ZUGFeRD-Format, siehe oben)

Hintergrund ist, dass das EU-weite ViDA-System zur Umsatzsteueranmeldung für innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen (VAT in the Digital Age) im B2B-Bereich bereits ab dem Jahr 2028 ausgerollt sein soll.

In Deutschland bewegt man sich mit der Einführung der verpflichtenden E-Rechnung schrittweise dorthin. Bis zum Jahr 2027 gelten dabei Übergansfristen für Versender von B2B-Recnungen. Welche das sind, klären wir etwas weiter unten.

Achtung! Für Rechnungsempfänger gelten keine Übergangsfristen, da ja bereits ab dem 1.1.2025 Rechnungen im neuen Format versendet werden. Es muss auf Empfängerseite auf jeden Fall die Möglichkeit bestehen, solche neuen E-Rechnungen zu lesen.

Sieh dir zum Thema E-Rechnungspflicht unser Webinar an: Hier geht´s zur Aufzeichnung.

3. Wer ist von der E-Rechnungs-Pflicht in Deutschland betroffen?

Wie lauten nun die genauen Bestimmungen zur E-Rechnungspflicht in Deutschland?

Die neue E-Rechnungspflicht gilt zuerst einmal nur für B2B-Geschäfte, also Leistungen zwischen Betrieben. Beide Unternehmen müssen in Deutschland ansässig sein (ihren Sitz, die Geschäftsleitung oder Betriebsstätte in Deutschland haben; dazu zählt auch ein Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt). Ausländische Unternehmen sind dann betroffen, wenn sie eine feste Niederlassung in Deutschland haben.

Alle Bestimmungen gelten nicht nur für Haupterwerbsunternehmer:innen, sondern fallen auch im Nebenerwerb an.

Gibt es Übergangsfristen?

Gleich vorweg: Als Rechnungsaussteller ist man unter gewissen Umständen von der E-Rechnungs-Plficht bis Ende 2027 befreit. Dies gilt allerdings nicht für Rechnungsempfänger.

Zur Sicherheit sei hier also noch einmal erwähnt: Für Empfänger gelten keine Übergangsfristen! Du bist also dazu verpflichtet, bereits ab 1.1.2025 E-Rechnungen anzunehmen.

Die Übergangsfristen für Rechnungsersteller sehen wie folgt aus:

Bis Ende 2026: Papierrechnungen oder elektronische versandte Rechnungs-Dokumente wie PDFs sind weiter zulässig, wenn der Empfänger diesen Formaten zustimmt.
Bis Ende 2027: Gleiches wie oben, allerdings nur für Unternehmen, deren Umsatz im Jahr 2026 maximal € 800.000,- betragen hat. Ist der Umsatz im Vorjahr höher ausgefallen, ist es allerdings noch erlaubt, Rechnungen im EDI-Verfahren (elektronischer Datenaustausch) zu senden.
Ab 2028: Alle deutschen Unternehmen müssen ihre Rechnungsprozesse in Hinblick auf das ViDA-System der EU zur Umsatzsteueranmeldung umgestellt haben.

4. Gibt es Ausnahmen zur E-Rechnungs-Pflicht?

Wie sieht die Situation der E-Rechnungs-Pflicht bei Kleinunternehmer:innen aus? Zuerst einmal: Musst du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen, fällst du automatisch unter die oben erwähnte Grenze von € 800.000,- und somit in die Übergangsregelung.

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Bis 2028 besteht für Kleinunternehmer:innen daher keine Pflicht zur E-Rechnung. Erst danach musst du, genauso wie jede:r andere Unternehmer:in, strukturierte Rechnungen ausstellen.

Welche Ausnahmen gelten weiters?

Kleinbeträge bis € 250,- sowie Fahrausweise sind ebenso nicht E-Rechnungs-pflichtig und können als sogenannte „sonstige Rechnungen“ ausgestellt werden. Das Gleiche gilt für alle steuerfreien Leistungen.

Und, wie bereits mehrmals erwähnt, besteht auch für B2C-Geschäfte keine Pflicht zur E-Rechnung. Im Gegenteil: Du musst dir in diesem Fall sogar die Zustimmung der Endverbraucher einholen.

Wichtig! Selbst wenn du als Kleinunternehmer:in keine Umsatzsteuer ausweisen musst, solltest du auf jeden Fall sicherstellen, dass du bereits E-Rechnungen empfangen kannst. Warum? Deine Lieferanten werden wahrscheinlich bereits auf das neue System umgestellt haben.

Noch dazu hat die E-Rechnung auch für Kleinunternehmer:innen Vorteile. Welche? Das kannst du im nächsten Abschnitt nachlesen.

5. Welche Vorteile hat eine E-Rechnung für Unternehmen?

Was ist eigentlich der Grund für den ganzen Aufwand? Nun, eine revisionssichere Archivierung von elektronisch ausgestellten Rechnungen ist ein weiterer wichtiger Schritt bei der Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug.

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Noch dazu hilft die Einführung der E-Rechnung auch jedem Unternehmer:in, Zeit und Geld zu sparen. Einerseits fallen keine Kosten für Papier, Ablage und Postversand an. Auch Fehler bei der Rechnungserstellung werden in Zukunft leichter vermieden werden.

Die größte Erleichterung ist allerdings die ressourcenschonendere Abwicklung von Geschäftsprozessen, da die Daten aus der E-Rechnung ohne viel Aufwand in bestehende Systeme übertragen werden können – und somit beim Empfänger ganz schnell verarbeitet werden können. Darüber freut sich vor allem die Buchhaltung – garantiert!

6. Wie kann man sein Unternehmen konkret auf die E-Rechnung umstellen?

Du hast nun zwei Möglichkeiten – je nachdem, wie dein Unternehmen generell in Punkto IT und Buchhaltung aufgestellt ist:

Entweder bindet deine IT-Abteilung das strukturierte Datenformat selbständig ein. Wie wir bereits weiter oben gesehen haben, können Rechnungsversender und -empfänger das eingesetzte Format eigenständig wählen, solange dieses der europäischen Norm entspricht.

Einfacher wird es in den meisten Fällen sein, dich auf einen externen Softwareanbieter zu verlassen, der die gesetzlichen Bestimmungen zur E-Rechnung erfüllt.

7. Wie kann man kostenlos E-Rechnungen ausstellen?

Auch im Kassensystem von helloCash wirst du ab 1.1.2025 die Möglichkeit haben, E-Rechnungen direkt aus der Kasse heraus zu erstellen. helloCash wird bis dahin die gesetzlichen Bestimmungen erfüllen und eine GoBD-konforme Verarbeitung deiner Daten sicherstellen.

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Wie das Ganze funktioniert?

Du legst deine Rechnung im Kassensystem von helloCash wie gewohnt mit nur wenigen Klicks an. Um eine E-Rechnung zu erstellen, wählst du danach weitere relevante Felder aus. Danach wandelst du die Rechnung mit einem Klick in eine strukturierte E-Rechnung um. Diese kannst du per E-Mail an deine Kunden versenden.

Wie das Ganze technisch funktioniert? Wir setzen auf das hybride ZUGFeRD-Format, das maschinenlesbare Daten in die erstellten PDFs integriert. Diese zeigen den Rechnungsinhalt dann in gewohnter Form an.

Die PDFs können vom Empfänger ganz normal geöffnet und gelesen werden, während die Rechnungsdaten von der Buchhaltung automatisch weiterverarbeitet werden.

Alles ganz easy!