Beim Thema Verfahrensdokumentation tun sich bei dir Fragezeichen auf? Keine Sorge, in diesem Artikel verraten wir dir, was es damit auf sich hat und wie du Stress mit den Behörden vermeidest. Lies einfach weiter, um zu erfahren, wie eine Verfahrensdokumentation aussieht und wie du diese ohne großen Zeitaufwand bewältigen kannst.
Über die GoBD haben wir bereits ausführlich berichtet. Seit Januar 2017 gelten die Richtlinien der GoBD. Eine ordnungsgemäße, vollständige und lückenlos nachvollziehbare Buchführung ist demnach Pflicht und muss leicht nachprüfbar sein.
Ein wichtiger Punkt der GoBD ist die Pflicht zur Verfahrensdokumentation. Da es immer wieder zu Fragen zu diesem Thema kommt, möchten wir dir die nachfolgenden wichtigen Fragen beantworten:
- Was bedeutet GoBD Verfahrensdokumentation?
- Warum wird sie benötigt?
- Wer muss eine Verfahrensdokumentation machen?
- Ist eine Verfahrensdokumentation bei deiner Kasse Pflicht?
- Wie sieht eine Verfahrensdokumentation aus?
- Und was gilt es bei der E-Mail-Archivierung zu beachten?
Was bedeutet GoBD Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation dient zur Herstellung der Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit. Sie muss alle technischen und organisatorischen Prozesse deines Unternehmens abbilden und diese inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentieren. Sie muss primär folgendes enthalten:
- Indizierung
- elektronische Speicherung aller Buchführungsunterlagen
- eindeutige Zuordnung von Belegen
- Absicherung gegen Datenverlust
- Vermeidung von Datenfälschung
Das heißt, es wird beispielsweise beschrieben, welchem Prozess Belege in Unternehmen folgen. Wie werden diese erfasst, verarbeitet, aufbewahrt und vernichtet? Auf diese Frage sollte die Dokumentation Antworten enthalten.
Warum wird eine Verfahrensdokumentation benötigt?
Sie wird dazu benötigt, die Buchhaltung transparent und verständlich für Außenstehende zu machen. Vor allem Betriebsprüfern muss eine aussagekräftige und aktuelle Dokumentation vorgelegt werden. Dies ist ein wesentlicher Bestandteil einer Betriebsprüfung und zeigt, ob ein Unternehmen die GoBD einhält. Bei einer Betriebsprüfung wird diese im Vorfeld von der Finanzverwaltung angefordert.
Aber die Verfahrensdokumentation hat auch für das Unternehmen selbst einige Vorteile. Dadurch können Prozesse effektiver und effizienter gestaltet werden. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, bleibt so auch das Wissen über Arbeitsabläufe erhalten. Dies ermöglicht somit auch eine schnellere Einarbeitung von neuen Mitarbeitern.
Wer muss eine Verfahrensdokumentation machen?
Jedes Unternehmen, welches die GoBD befolgen muss, hat auch die Pflicht, eine Verfahrensdokumentation zu seiner Kasse zu führen. Dies ist somit so gut wie jedes Unternehmen, unabhängig von der Größe oder Komplexität. Egal ob Kleinunternehmer, Freiberufler oder großer Konzern – alle sind zur Verfahrensdokumentation verpflichtet. Besteht bei dir Unsicherheit, ob dein Unternehmen dazu verpflichtet ist, kontaktiere am besten deinen Steuerberater.
Ist eine Verfahrensdokumentation bei deiner Kasse Pflicht?
Ja. Leider wird eine nicht vorhandene oder nicht ausreichende Verfahrensdokumentation als direkter formeller Mangel mit sachlichem Gewicht ausgelegt.
Was heißt das genau? Es gibt zwar aktuell keine wirklich harten Folgen für dich, wenn die Nachvollziehbarkeit nicht gegeben ist. Jedoch liegt das im Ermessen des Betriebsprüfers. Wenn dieser der Meinung ist, dass grobe Mängel vorhanden sind, kann er deine Buchführung komplett verwerfen und deinen Umsatz sowie Gewinn schätzen. Eine Schätzung fällt in der Regel meistens zu deinem Nachteil aus.
Warum also ein Risiko eingehen, wenn es Hilfe gibt? Im Shop von helloCash findest du verschiedene Bondrucker, um die Erstellung von Belegen so einfach wie möglich zu gestalten. Dementsprechend transparent fällt dann auch die Verfahrensdokumentation aus. Gerade die Prüfung durch Behörden solltest du nicht auf die leichte Schulter nehmen, denn die individuellen Entscheidungen eines Betriebsprüfers können schwerwiegende Folgen für dich und dein Unternehmen haben.
Wie sieht eine Verfahrensdokumentation aus?
Für alle DV-Verfahren (Datenverarbeitungsverfahren) eines Unternehmens müssen folgende vier grundlegende Aspekte beschrieben werden:
- allgemeine Beschreibung
- Anwenderdokumentation
- technischen Systemdokumentation
- Betriebsdokumentation
Dabei ist die Beschreibung des eigentlichen Prozesses der Belegerfassung und -verarbeitung am wichtigsten. Bei den vier Aspekten gibt es Unterpunkte, die erwähnt werden müssen.
Die allgemeine Beschreibung soll Angaben zum Unternehmen enthalten und auch einen Überblick über alle steuerrelevanten Prozesse geben. Im Teil der Anwenderdokumentation finden Prozessdokumentationen, Beschreibungen über vorzunehmende Kontrollen und auch etwaige Handbücher Platz. Bei der Technischen Systemdokumentation muss vor allem festgehalten werden, welche Hard- und Software verwendet wird, wer sich um Updates der Software kümmert und wer Zugriffsrechte auf relevante Daten besitzt. Im letzten Teil, der Betriebsdokumentation, werden Notfallszenarien aufgelistet und der Datenfluss beschrieben.
Was gilt es bei der E-Mail Archivierung zu beachten?
Alles E-Mails müssen mit ihren Anhängen unveränderbar aufbewahrt werden und mit Änderungsprotokollierung archiviert werden. Zusätzlich sind sie auch im Index aufzunehmen. Werden diese Schritte nicht vorgenommen, handelst du nicht GoBD-konform. Dies kann zu Strafen bei Betriebsprüfungen führen.
Kostenloses Muster für eine Verfahrensdokumentation von der AWV
Vereinfachen kannst du dir die Anfertigung der Verfahrensdokumentation durch ein Muster. Damit du und dein Steuerberater nicht ganz allein dastehen und von Grund auf eine eigene Dokumentation erstellen müssen, hat die AWV (Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V.) ein Verfahrensdokumentation Muster erstellt.
Dieses Muster dient als Orientierungshilfe und sorgt für einen besseren Überblick. Hier kannst du dir dieses Muster kostenlos herunterladen: Verfahrensdokumentation Muster (AWV)
Informationen zum Inhalt der Musterverfahrensdokumentation
Das von der AWV veröffentlichte Verfahrensdokumentation Muster hat insgesamt 49 Seiten und wird als PDF-Datei ausgeliefert.
Grundlegend gliedert sich der Inhalt in folgende Hauptpunkte:
- Zielsetzung und Überblick zum Thema
- Organisation und Sicherheit (z. B. eingesetzte Hard- und Software)
- Verfahren und Maßnahmen (z. B. Posteingang und Vorsortierung oder Erstellung von Aus- und Eingangsbelegen)
- Wie umgehen mit Belegen in digitaler Form?
Auch ein Glossar wurde am Ende des Dokuments angefügt.
Fazit: Nutze das Verfahrensdokumentation Muster als Orientierungshilfe für deine Buchhaltung
Um sicherzustellen, dass du jederzeit für eine Betriebsprüfung gewappnet bist, solltest du das Verfahrensdokumentation Muster nutzen. So kannst du mit deinem Steuerberater eine sinnvolle individuelle Dokumentation erarbeiten und bist auf jedwede Überprüfung vorbereitet. Generell solltest du bei wichtigen Fragen rund um die Verfahrensdokumentation immer mit deinem Steuerberater Kontakt aufnehmen. Er hilft dir bei der Einhaltung.
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Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.