In diesem Leitfaden für Digitalisierung in Unternehmen findest du detaillierte Informationen und eine praktische Anleitung für die digitale Transformation in kleinen und mittleren Unternehmen.
Aber gibt es ein Standard-Rezept für Digitalisierung? Nein. Denn so unterschiedlich Unternehmen nun mal sein können – so unterschiedlich sind auch die Tipps und Erfahrungswerte.
Und trotzdem nehmen wir in diesem Digitalisierungsleitfaden für Unternehmen verschiedene Szenarien unter die Lupe und zeigen dir, wie du Digitalisierungsmaßnahmen clever in deinem Unternehmen umsetzen kannst.
Du möchtest dich erst mal grundlegend über das Thema Digitalisierung informieren? Kein Problem, genau für diese Zwecke haben wir einen Basis-Artikel verfasst, in dem du alles über die Digitalisierung in Unternehmen lernst.
Auch die Herausforderungen in der Digitalisierung beleuchten wir ausführlich auf unserem Blog. Schau doch direkt mal rein und sorge dafür, dass du mit genug Wissen in dein eigenes Digitalisierungsprojekt startest!
Wenn es schnell gehen muss: Alle wichtigen Infos auf den Punkt
Wie setzen Unternehmen Digitalisierung um?
Maßnahmen zur Digitalisierung sind unterschiedlich. Da Unternehmen grundsätzlich sehr individuelle Geschäftsmodelle haben, muss die digitale Transformation in Unternehmen ebenfalls sehr individuell umgesetzt werden. Die Umstellung von analogen auf digitale Prozesse steht jedoch im Vordergrund jeder Digitalisierung.
Wie verändert Digitalisierung Unternehmen?
Physische Produkte oder Prozesse werden immer häufiger durch digitale Lösungen ersetzt. Dies hat auch Auswirkungen auf Geschäftsmodelle und Unternehmensstrukturen. Zudem liegt der Fokus auf der Vernetzung von Geschäftseinheiten, um Kundenanforderungen effizienter bedienen zu können.
Wie wird ein Unternehmen digital?
Durch eine Bestandsaufnahme der einzelnen Geschäftseinheiten und Prozesse können Unternehmen den ersten Schritt in Richtung Digitalisierung gehen. Eine sorgfältige Analyse der Ressourcen bildet die Basis für die Digitalisierung von Unternehmen.
Was gehört zur Digitalisierung?
Grundsätzlich geht es bei der Digitalisierung um das Umwandeln von analogen Werten in digitale Formate. Die Verarbeitung von Daten kann dann für neue Geschäftsmodelle und innovative Produktentwicklungen genutzt werden.
Was muss ich bei der Digitalisierung beachten?
Neben der Überarbeitung des Geschäftsmodells dürfen die Menschen im Unternehmen nicht vergessen werden. Technisches Know-how sowie Veränderungsbereitschaft stellen nämlich die Kernpfeiler für eine erfolgreiche Digitalisierung dar.
![Digitalisierungsleitfaden für Unternehmen](https://hellocash-wordpress-uploads.s3.eu-central-1.amazonaws.com/wp-content/uploads/2020/12/Digitalisierungsleitfaden-fu%CC%88r-Unternehmen-1-1024x680.jpg)
Digitalisierungsleitfaden für Unternehmen Schritt 1: Unternehmen analysieren und Potenziale erkennen
Mit der Digitalisierung verfolgst du ein größeres Ziel. Und zwar die Optimierung der Geschäftsprozesse. Dadurch sollen Kosten gesenkt und Ressourcen frei werden. Aber wie genau fängst du hier am besten an? Ganz klar: Du solltest zuerst dein Unternehmen analysieren und Potenziale erkennen.
Die folgenden Fragen bringen dich in diesem Punkt auf die richtige Spur:
- Welche Prozesse funktionieren noch nicht zu 100 % oder sind unnötig kompliziert?
- Welche Fehler treten immer wieder auf?
- Wo entstehen hohe Kosten?
- Wo kommt es häufig zu Fehlern?
- Welche Bereiche sind noch nicht automatisiert?
- Wie kann die Kommunikation innerhalb des Unternehmens verbessert werden?
- Können automatisierte Workflows eingeführt werden?
- Wo kommt es häufig zu Missverständnissen?
- Sind Kunden ideal mit Informationen versorgt?
Durch diese Fragestellungen wirst du sicherlich einige Schwachstellen ausfindig machen können. Und genau hier solltest du mit der Zielformulierung beginnen. Denn die Digitalisierung kann dir helfen, diese Schwachstellen zu beseitigen.
Bitte überstürze diesen Schritt nicht. Denn es ist wichtig, eine breite Basis an Potenzialen zu finden, die genutzt werden können. Binde daher bestenfalls auch deine Mitarbeiter ein. So kannst du sichergehen, dass du keine Problemfelder übersiehst.
Im nächsten Abschnitt unseres Leitfadens für Digitalisierung zeigen wir dir, wie du eine ausführliche Prozessanalyse durchführst, um klare Zielsetzungen zu formulieren.
Digitalisierungsleitfaden für Unternehmen Schritt 2: Ausführliche Prozessanalyse
Wenn du die grobe Basis erschaffen hast, kannst du dich an die ausführliche Prozessanalyse setzen. Dies erfordert viel Sorgfalt und Zeit. Denn Prozesse sind teils kompliziert und haben sich über Jahre hinweg aufgebaut.
Sei hier so konkret wie möglich. Nur so kannst du Defizite erkennen und Lösungsansätze formulieren. Folge bei der Prozessanalyse dieser Reihenfolge:
- Aufnahme Ist-Stand
- Aufnahme Soll-Stand
- Ausführliche Prozessanalyse
In der Ist-Stand-Analyse sorgst du für eine detaillierte Aufzeichnung der aktuellen Prozesse. Der Status Quo wird festgehalten. Der Soll-Stand symbolisiert deinen „Fixstern“. Hier möchtest du durch die Digitalisierungsmaßnahmen ankommen. Die ausführliche Prozessanalyse dient der Abstimmung. Hieraus kannst du Maßnahmen ableiten.
Wir empfehlen dir, die Prozesse sorgfältig zu dokumentieren. Ist ein Prozess bereichsübergreifend? Dann gliedere ihn in feinere Schritte auf. Nur so kannst du alle Probleme und Hindernisse finden.
Praxis-Tipp: Prozesse aufnehmen durch das SIPOC-Modell
Mit dem SIPOC-Modell kannst du Prozesse ganz einfach veranschaulichen. Hierbei werden 5 Schritte definiert:
- Supplier
- Input
- Process
- Output
- Customer
Du kannst also sehr einfach darstellen, wer der „Supplier“ also der Auftraggeber ist. Der „Input“ symbolisiert eine Eingangsgröße, die durch den Prozess geleitet wird. Der „Output“ beschreibt das Produkt des Prozesses. Am Ende steht der „Customer“, der mit dem Produkt dann weiter arbeitet.
Achtung: Je detaillierter du beim SIPOC-Modell vorgehst, desto besser. Du solltest zudem klare Start- und Stopp-Signale festlegen. Denn nur so kannst du die verschiedenen Prozessschritte klar voneinander abgrenzen und Verantwortliche festlegen.
Digitalisierungsleitfaden für Unternehmen Schritt 3: Maßnahmen durchsetzen
Nachdem du dein Unternehmen unter die Lupe genommen hast, musst du Maßnahmen ergreifen. Aber nicht kopflos. Sondern mit einer Strategie. Jetzt geht es bei unserem Digitalisierungsleitfaden für Unternehmen ans Eingemachte.
In diesem Schritt solltest du nämlich genau darüber nachdenken, wie du dein Know-how und deine Mitarbeiter bestmöglich mobilisieren kannst, um die gesetzten Ziele zu erreichen.
Fange bei der Umsetzung von Veränderungsmaßnahmen immer an der einfachsten „Baustelle“ an. Warum? Nun, es ist wichtig, schnelle Erfolge zu erzielen. Das erzeugt Motivation und zeigt Skeptikern, dass der Plan funktioniert.
Je nach Größe deines Unternehmens solltest du außerdem über die Gründung eines Digitalisierungsteams nachdenken. Die Macht eines solchen Teams ist nicht zu unterschätzen. Denn so kannst du eine dauerhafte Dringlichkeit erzeugen, die Maßnahmen auch wirklich durchzusetzen.
Digitalisierungsleitfaden für Unternehmen Schritt 4: Digitales Mindset schärfen
Mindset? Was hat es damit nun auf sich? Im Grunde geht es in unserem Digitalisierungsleitfaden für Unternehmen häufig um Veränderungen. Und vielleicht kennst du es: Im Alltag oder im Berufsleben sind Veränderungen immer mit einer gewissen Überwindung verknüpft.
Dementsprechend musst du dein Mindset schärfen, um Veränderungen erfolgreich zu implementieren. Natürlich sollte dieses Change-Mindset auch von deinen Mitarbeitern angenommen werden.
Nur so kannst du langfristig Prozesse verändern und Ressourcen freisetzen. Denn Wandel ist ein stetiger Begleiter. Ist die eine Baustelle beseitigt, wartet die nächste.
Unser Tipp: Binde all deine Mitarbeiter frühzeitig in die Digitalisierungsmaßnahmen ein. So kannst du ein gewisses Team-Gefühl aufbauen.
![Digitalisierung in Unternehmen](https://hellocash-wordpress-uploads.s3.eu-central-1.amazonaws.com/wp-content/uploads/2020/12/Digitalisierung-in-Unternehmen-1-1024x768.jpg)
Digitalisierungsleitfaden für Unternehmen Schritt 5: Stetig Entwicklung fördern
Digitalisierung findet nicht von heute auf morgen statt. Es ist eher ein langfristiger Prozess, den jeder Beteiligte mitgehen muss. Kundenwünsche werden digitaler. Die technische Infrastruktur wird digitaler. Und auch Geschäftsmodelle werden digitaler.
Du solltest dich daher frühzeitig auf eine langfristige Maßnahme einstellen. Es gibt keine Deadline, an der die Digitalisierung fertiggestellt werden muss. Sie ist ein stetiger Begleiter des Kerngeschäfts.
Dieser Digitalisierungleitfaden für Unternehmen hilft dir dabei, nachhaltige Strategien auszuarbeiten und in dein Unternehmen zu integrieren. Auf helloCash findest du zudem noch viele weitere Artikel zu interessanten Themen.
Tipps für den Aufbau von Know-how:
Die Einrichtung einer Wissensdatenbank innerhalb deines Unternehmens macht Sinn. Denn nur, wenn du das aufgebaute Wissen in deinem Unternehmen hältst, kannst du langfristig wachsen. Motiviere deine Mitarbeiter in jedem Fall dazu, sich auch privat immer weiter fortzubilden.
Wie das geht? Nachfolgend zeigen wir dir, wie du deine Mitarbeiter (und dich selbst) stetig zur Weiterbildung anregen kannst. Denn lebenslanges Lernen ist für die Wettbewerbsfähigkeit einer der wichtigsten Faktoren.
- Sorge für ausreichend Zeit für die persönliche Weiterbildung
Ohne die nötige Zeit, kannst du dich nicht fortbilden. Und auch deinen Mitarbeitern solltest du eine gewisse Zeit zur freien Fortbildung einräumen.
- Nutze Gamification, um Veränderung zu fördern
Um Veränderungsprozesse interessant zu gestalten kannst du spielerische Elemente einführen. Viele Unternehmen führen z. B. ein internes Punkte-System ein, um digitale Verhaltensweisen zu belohnen. Am Ende der „Digitalisierungs-Rallye“ könnte dann ein Preis auf den engagiertesten Mitarbeiter warten.
- Biete eine Plattform zur Diskussion
Nutze ein Forum für die Anregung zur Diskussion. Hierbei kannst du erneut internes Know-how fördern und Schwachstellen von Prozessen erkennen.
- Fördere Inspiration durch verschiedene Tools
Gib deinen Mitarbeitern Tools wie z. B. Bookmojo oder Blinkist an die Hand. Durch diese Werkzeuge können sie sich selbst im Thema Digitalisierung weiterbilden.
Fazit: Digitalisierung in Unternehmen braucht viel Ausdauer und einen genauen Plan
In unserem Leitfaden für Digitalisierung findest du das ideale Rüstzeug, um dein Unternehmen an den Start zu bringen. Achte in jedem Fall darauf, deine Mitarbeiter in alle Überlegungen mit einzubeziehen. Denn am Ende sind sie es, die die Maßnahmen umsetzen müssen.
Auf unserem Blog findest du immer die neuesten Beiträge zum Thema Digitalisierung. Schau doch mal vorbei!
Auch bei der technischen Infrastruktur solltest du nicht am falschen Ende sparen. Nur mit den richtigen Tools kannst du deinen Arbeitsalltag effizienter gestalten.
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Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.