Seit jeher gehört eine präzise Übersicht über die Einnahmen zu den Grundpfeilern jedes erfolgreichen wirtschaftlichen Handelns. Deshalb ist eine finanzamtkonforme Registrierkasse für Händler, Gastronomen und Dienstleister gleichermaßen unternehmerische Pflicht. Das hat sich auch in unseren digitalen Zeiten nicht geändert. Der Unterschied ist, dass die elektronischen Registrierkassen von heute im Vergleich zu ihren manuell betriebenen Vorgängern ein Vielfaches der Leistung bringen.
Das muss auch so sein, denn auch in Deutschland sorgt der Gesetzgeber mit einer Reihe von Vorgaben und Verordnungen dafür, dass die Kassensysteme heutzutage viel mehr Informationen bereitstellen müssen als früher. Ein wichtiger Treiber ist das Finanzamt. Dieses möchte mithilfe der elektronischen Systeme schneller, präziser und sicherer Einblick in die Umsätze erhalten. Wollen sie keine Strafen und Bußgelder riskieren, ist es für Unternehmer deshalb von größter Bedeutung, bei der Wahl des Kassensystems darauf zu achten, dass es sich um eine finanzamtkonforme Lösung handelt.
Erfüllung vieler Verordnungen
Neben einer besseren Datenkontrolle haben die Finanzbehörden besonders den Betrugsschutz im Fokus. So müssen Unternehmen seit 2020 die Vorgaben der neuen Kassensicherungsverordnung (KassenSichVO) erfüllen. Hauptzweck dieser Regelung ist der Wunsch des Gesetzgebers, eine mögliche Manipulation von Kassen zu unterbinden. Dies soll erreicht werden, indem Veränderungen oder gar das Löschen von Umsatzdaten unmöglich gemacht werden. Aus diesem Grund gilt seit Beginn des Jahres die KassenSichVO für alle elektronischen Kassensysteme in Deutschland.
Doch an dieser Stelle ist der Forderungskatalog noch nicht zu Ende. Um allen Anforderungen gerecht zu werden, muss ein gesetzeskonformes Kassensystem in Deutschland mittlerweile folgende Richtlinien befolgen:
- Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung (GoBD): Vorgaben zur Erfassung steuerrelevanter Daten
- Kassensicherungsverordnung (KassenSichVO): Erweiterung der GoBD (s.o.)
- Technische Sicherheitseinrichtung (TSE): unveränderliche Erfassung der Eingaben
- Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Maßnahmen zur umfassenden Gewährung des Datenschutzes
Die für die meisten Unternehmen seit Anfang des Jahres bestehende Pflicht eine finanzamtkonforme Registrierkasse einzusetzen, die diesen Regularien entspricht, hat Folgen: Sie führt dazu, dass aus den ehemals ohne großen Aufwand zu programmierenden Lösungen inzwischen leistungsfähige Systeme geworden sind, die es von der Rechenleistung her durchaus mit Kleincomputern aufnehmen können. Das wissen die Anbieter entsprechender Kassenlösungen zu nutzen, indem sie die Anzahl der zusätzlichen Funktionen erheblich erweitert haben.
Weitaus mehr als nur eine finanzamtkonforme Registrierkasse
Aus der technologischen Entwicklung und den gestiegenen Anforderungen der Anwender folgt zwangsläufig, dass der Funktionsumfang der elektronischen Registrierkassen stark zugenommen hat. Sie können deshalb weitaus mehr als nur Beträge zu addieren. So dienen sie Unternehmern inzwischen ebenso häufig für folgendes:
- Ausdruck von Bons und Belegen
- Verwaltung von Personal
- Gutscheinverwaltung
- wirtschaftliche Auswertungen
- Warenwirtschaft und Inventur
Dies und die Erfüllung gesetzlicher sowie datenschutzrelevanter Vorgaben führt dazu, dass die digitalen Registrierkassen für Unternehmer viel mehr darstellen als eine bloße Pflichterfüllung.
Stattdessen dienen sie Einzel- und Kleinunternehmern sowie mittleren wie großen Firmen als wichtige Helfer, um den gewachsenen Anforderungen im Geschäftsalltag erfolgreich zu begegnen. Softwaredienstleister sorgen dabei dafür, dass die Systeme in Bezug auf rechtliche wie wirtschaftliche Fragen stets auf dem aktuellen Stand sind. Denn sobald wichtige Änderungen erfolgen, werden diese per Update in die Systeme überspielt. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Kassensysteme allen Anforderungen des Finanzamtes entsprechen. So können Unternehmer einer Prüfung durch die Behörde gelassen entgegensehen.
Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.