Der Ablauf einer Kassennachschau wirft für Unternehmer viele Fragen auf. In diesem Beitrag beantworten wir dir alle wichtigen Aspekte rund um dieses Thema. Lies gleich weiter.
In Deutschland wurde zum 01. Januar 2018 die sogenannte Kassennachschau neu etabliert. Sie hat bereits in einigen Betrieben stattgefunden und wird nach wie vor sehr regelmäßig durchgeführt. Viele Betriebsinhaber mit elektronischen Registrierkassen fragen sich nun, was auf sie zukommt. Fragen stehen im Raum wie: Wer muss mit einer solchen Kassennachschau rechnen? Welche Strafen drohen bei unsachgemäßer Handhabung des Kassensystems? Du fragst dich vielleicht: Kann ich mich als Unternehmer auf eine solche Überprüfung vorbereiten und wenn ja, wie? Der nachfolgende Artikel gibt dir Aufschluss über die wichtigsten Fragen zu diesem wichtigen Thema.
Wie ist der Ablauf einer Kassennachschau?
Bei der vor einiger Zeit eingeführten Kassennachschau nach § 146b Abgabenordnung kann ein Prüfer des Bundesamtes für Finanzen ohne eine Voranmeldung vor der Tür eines Betriebes stehen und einen Einblick in die Führung des Kassenbuches verlangen. Auch die Kasse ist natürlich davon betroffen und wird geprüft.
Grund dieses Überraschungsbesuches des Finanzamtes ist, dass der Betriebsleiter oder Unternehmer keine Zeit mehr haben soll, vor dem angekündigten Besuch eines Prüfers seine Abrechnung oder Daten der Kasse zu seinen Gunsten zu verändern. Eine Manipulation der Kasse ist damit nicht mehr möglich.
Wird die Kassennachschau angekündigt?
Nein. Denn es liegt in der Natur der Sache, dass eine Kassennachschau unangemeldet erfolgt, um den gewünschten Effekt zu erzielen. Daher bleibt in den meisten Situationen keine Zeit, einen Steuerberater zur Unterstützung anzurufen. Es ist sinnvoll, zu diesem Zweck selbst gut informiert zu sein, damit du nicht unvorbereitet in die Situation kommst.
Wie bereite ich mich auf eine Kassennachschau vor?
Wie bereits erwähnt, kannst du dich nicht auf einen bestimmten Termin vorbereiten, da eine Kassennachschau immer unangekündigt durchgeführt wird. Dennoch ist es von Vorteil, wenn du gut über den Ablauf einer Kassennachschau informiert bist.
Hilfreich ist beispielsweise zu wissen, was dem Prüfer erlaubt ist und was nicht. Er muss sich nicht sofort beim Betreten der Betriebsstätte als solcher zu erkennen geben oder ausweisen. Inkognito-Käufe werden oft genutzt, um zu schauen, wie der Betrieb Geschäfte mit Bargeld abwickelt und wie das Kassensystem gehandhabt wird.
Der Prüfer darf sich das Kassensystem zur Prüfung im Detail und ausführlich ansehen. Daher musst du dies natürlich zulassen und ihm uneingeschränkten Zugang ermöglichen.
Dazu gehört auch die Einsicht in die Aufzeichnungen in digitaler Form, inklusive der Möglichkeit der Übermittlung auf Datenträger.
Hinzu kommt die Tatsache, dass du dem Prüfer folgende Unterlagen zur Verfügung stellen musst:
- Bedienungs- und Programmieranleitung der Kasse nebst Protokollen
- Zertifikate des Kassensystems
- Dokumentation über Verfahren
- Dokumentation zu Personalanweisungen zum Umgang mit dem Kassensystem
Ist eine offene Ladenkasse in Benutzung, ist dem Prüfer die Kassenbuchaufzeichnung der letzten Tage vorzulegen, inklusive einem Kassensturz, falls gewünscht.
Hinweis: Wenn du deine Kassendaten beispielsweise an ein Buchhaltungsbüro ausgelagert hast, gelten die gleichen Voraussetzungen für den Prüfer. Sind diese jedoch bei einem Steuerberater, muss er sich 14 Tage vorher ankündigen. Zu klären ist dann allerdings, ob seine Prüfung noch zur Kassennachschau oder schon zur Außenprüfung zählt.
Wann darf eine Kassennachschau erfolgen?
Hier gelten laut Gesetz die “gängigen Geschäfts- und Arbeitszeiten” als Maßstab. Dies ist natürlich von Branche zu Branche unterschiedlich und ist im Einzelfall zu prüfen.
So sind die Öffnungszeiten des Ladegeschäftes eines Bäckers erfahrungsgemäß andere als die eines Restaurants. Während also der Prüfer den Bäckerbetrieb beispielsweise zwischen 6 und 19 Uhr prüfen kann, ist er im Restaurantbetrieb an dessen Öffnungszeiten gebunden. Gleiches gilt für Handwerksbetriebe.
Dennoch gilt, dass sogar vor oder nach den offiziellen Ladenöffnungszeiten geprüft werden kann, solange noch gearbeitet wird. Das ist maßgeblich.
Welche Pflichten habe ich bei einer Kassennachschau?
Klar ist, dass der zu prüfende Betrieb das Betreten des Geländes gewährleisten muss. Zudem ist dem Prüfer Zugang zum Kassensystem zu ermöglichen, damit er Daten auswerten kann.
Bei digitalen Aufzeichnungen durch ein solches Kassensystem darf der Prüfer bei einer Kassennachschau alle Daten einsehen und auf Datenträger übertragen, falls gewünscht.
Meist wird eine Übermittlung der Daten entweder auf einen Datenträger oder direkt zum Amt verlangt, damit der Prüfer diese dann dort prüfen kann. Er wird dies meist nicht vor Ort tun.
Einen Kassensturz wird er bei einer offenen Ladenkasse anordnen, in Kombination mit der Aushändigung der Aufzeichnungen der letzten Tage.
Wird die Möglichkeit der externen Aufbewahrung der Kassendaten wahrgenommen, gilt:
- Sind die Daten bei einem Buchhaltungsbüro, ist der Dienstleister verpflichtet, dem Prüfer Einsicht in die Kassendaten zu gewähren und sie entsprechend auf Verlangen zur Verfügung zu stellen. Wie erwähnt auch unangekündigt.
- Werden die Daten bei einem Steuerberater aufbewahrt, muss der Prüfer sich mit einer angemessenen Frist (etwa ein bis zwei Wochen) im Vorfeld ordnungsgemäß ankündigen.
Was macht die Finanzpolizei?
Als professionelle Betrugsbekämpfungseinheit des Finanzministeriums ist es die Aufgabe der Finanzpolizei, effektiv gegen Steuerhinterziehung und Sozialbetrug vorzugehen. Beides schadet der Wirtschaft des Landes und auf letzter Ebene jedem einzelnen.
Betriebe und Unternehmen, die sich regelkonform verhalten, haben durch betrügerische Machenschaften einzelner gesamt das Nachsehen. Steuer- sowie Sozialbetrug schwächen den Wirtschaftsstandort Deutschland und sind daher zu unterbinden, um auch faire Bedingungen für den Markt zu gewährleisten. Für mehr Gerechtigkeit und Chancengleichheit, zum Schutze und Wohle aller.
Deine Checkliste für den Ablauf einer Kassennachschau
Für einen ordnungsgemäßen Ablauf einer Kassennachschau sind folgenden Unterlagen vorzulegen, die in einem separaten Aktenordner abgelegt oder auf einem USB-Stick gespeichert sein müssen:
- Bedienungsanleitung/Benutzerhandbuch der Kasse
- Kaufbeleg der Kasse
- Programmbeschreibungen und -richtlinien
- Programmieranleitung
- Datenerfassungsprotokolle über Änderungen im Kassenprogramm
- Dokumentation zum Verfahren der Kassennachschau
- Bei mehreren Registrierkassen: eindeutige Identifizier- und Zuordenbarkeit
Organisatorische Vorbereitung
- Auskunftspersonen benennen und einarbeiten
- Verhaltensregeln bei einer Nachschau festlegen (Information, Regeln, Aufklärung)
- Die Kasse betreffende Geschäftsvorfälle dokumentieren (Getränke Personal, Freigetränke)
- Datenexport mit Zeiteingrenzung kennen und gegebenenfalls eine Anleitung erstellen
- Informationen zum Kassenaufsteller bereithalten
- Jährliche Kassenwartung (Updates) durchführen
Ordnungsgemäße Kassenführung
- Kassenabschluss jeden Tag vornehmen
- Regelmäßig den Kassenbestand per Kassenzählprotokoll ermitteln
- Tägliche Kassenbuchführung vornehmen
- Vollständigkeit der Belege/Buchungsbelege/Tagessummen-Endbons gewährleisten
- Angaben zu Buchungen von Stornos, Retouren, Entnahmen, unbare Zahlungswege (EC, Kreditkarten) auf Tagessummen-Endbons sicherstellen
- Abstimmung jährlich mit dem Steuerberater gewährleisten
Hinweis: Dokumentiere die wichtigsten Kontaktdaten der Auskunftspersonen, des Steuerberaters und des Kassenaufstellers auf einem Deckblatt des Ordners, damit alles direkt greifbar ist. Dokumentiere ebenso die Art der Kassenbuchführung.
Technische Probleme bei der Kassennachschau – Behörden prüfen oft mit Ankündigung
Durch die Vielzahl der vorhandenen Kassensysteme hat der Gesetzgeber die Finanzamtsbehörde sehr überlastet. Hunderte von Systemen können nicht ohne weiteres ausgelesen werden, wenn bei der Prüfung nicht kompatibel angedockt werden kann. Daher laufen nun mit einigen Systemen Versuche, und zwar meist angemeldet, um keine Probleme vor Ort zu verursachen.
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Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.