Rechtskonformer Kassenbon – Der komplette Guide 2022

Inhaltsverzeichnis:

1. Was muss auf einem Kassenbon stehen?
2. Ist ein rechtskonformer Kassenbon Pflicht?
3. Wie giftig sind Kassenbons?
4. Sprechender Kassenbon – Was heißt das?
5. Rechtskonformer Kassenbon: Unterschied Rechnung, Kassenbon und Quittung
6. Kassenbon-Aufbewahrung – So geht’s richtig
7. Ist ein digitaler Kassenbon rechtskonform?
8. Rechtskonformer Kassenbon durch modernes Kassensystem?
9. Fazit

Wie genau muss ein rechtskonformer Kassenbon aussehen, damit er allen nötigen gesetzlichen Anforderungen entspricht und bei einer Prüfung alle erforderlichen Kriterien erfüllt? 

Informationen, wie Datum und Uhrzeit sowie die Preise der Waren, sind offensichtlich notwendig, das steht fest. Aber was gilt es noch zu beachten? Und was sind die Merkmale und Unterschiede von Rechnung, Quittung und Kassenbon? 

Bevor wir loslegen: Mit dem helloCash Kassensystem erstellst du im Handumdrehen rechtskonforme Kassenbons und optimierst deine Arbeitsabläufe. Klingt das gut?

Für viele Geschäftsinhaber mit Kundenverkehr ist die Frage immens wichtig, was auf einem Kassenbeleg zu stehen hat, damit er als „rechtskonformer Kassenbon” vom Bundesamt für Finanzen anerkannt wird. 

Du siehst: Fragen über Fragen! Lass uns also loslegen – denn dieser Artikel liefert dir alle Infos, die du über den rechtskonformen Kassenbon brauchst.

WAS MUSS AUF EINEM KASSENBON STEHEN? 

Auf einem rechtskonformen Kassenbon sind durch klar geregelte gesetzliche Vorgaben folgende Informationen enthalten:

• Name und Anschrift des Betriebes als Rechnungssteller
• genaue Beschreibung der Ware
• getrennte Nennung der Umsatzsteuer mit passendem Mehrwertsteuersatz (7 % bzw. 19 %)
• Menge und Einzelpreis der Ware (im Einzelhandel brutto, ansonsten netto)
• Datum und Uhrzeit der Ausstellung des Kassenbons
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID)

Bis zu einem Gesamtbetrag von 250 € inkl. Umsatzsteuer gilt der Beleg als sogenannte „Kleinstbetragsrechnung”. Dabei ist zu beachten, dass zur steuerlichen Geltendmachung die verringerte Obergrenze von 150 € netto zu berücksichtigen ist. 

Die neue Vorgabe der Technischen Sicherheitseinrichtung hat ebenfalls Auswirkungen auf deinen Kassenbon. Lies dir hier in diesem Beitrag durch, was ein TSE Kassenbon 2022 enthalten muss.

Zusätzliche Angaben können nach eigenen Bedürfnissen und Wünschen gemacht werden, wie beispielsweise Hinweise auf stattfindende Verlosungen, oder Ausschreibungen für Aktionen, wie zum Beispiel angebotene Rabatte. Kassenbelege können aber auch als Werbefläche für das eigene Unternehmen genutzt werden. 

Zudem kann auf einem Kassenbon eine direkte Ansprache an den Kunden durch einen freundlichen Gruß übermittelt werden. Hinweise auf die AGB oder zu den geltenden Umtauschmöglichkeiten sind ebenfalls möglich.

Gibt es Unterschiede bei Karten- oder Barzahlung?

Aktuelle handelsübliche Kassensysteme erfassen sämtliche Zahlungsmethoden, so auch die der Kartenzahlung. Neben den vorgeschriebenen Angaben ist es außerdem ratsam, bei einer Kartenzahlung die Bezahldaten ebenso zu erfassen. So hast du später bei einer eventuellen Rückzahlung durch eine Reklamation die benötigten Informationen schneller zur Hand. 

Bei der Option „Kartenzahlung durch Lastschriftverfahren” sind folgende Angaben (am besten im Kleingedruckten vermerkt) ebenso sinnvoll: 

• Eigentumsvorbehalt des Händlers
• Einzugsermächtigung
• Sperrdatei 
• Abwicklung einer Rücklastschrift

Sicherheitshalber sollten diese Angaben per Pin-Eingabe oder durch die Unterschrift des Kunden bestätigt werden, beispielsweise auf der Rückseite des Kassenbelegs.

IST EIN RECHTSKONFORMER KASSENBON PFLICHT?

Ja, als Unternehmer mit einem elektronischen Kassensystem bist du seit dem 01.01.2020 dazu verpflichtet, für jeden Kunden nebst eigenem Exemplar einen rechtskonformen Kassenbon auszustellen. Dies gilt bis auf wenige Ausnahmen. Zuwiderhandlungen können eine Strafe von bis zu 25.000 € nach sich ziehen. 

Belegausgabepflicht – Kann ich mich befreien lassen?

Ja, unter gewissen Voraussetzungen, wie beispielsweise bei einer hohen Anzahl unterschiedlicher Kunden, ist eine Befreiung möglich. Die Finanzbehörde entscheidet darüber pflichtgemäß und kann diese Entscheidung allerdings jederzeit widerrufen. Als Ausnahme werden sachliche und persönliche Härte akzeptiert, jedoch nicht die durch die Belegausgabepflicht entstehenden Kosten. 

Bitte beachte: Die Bestätigung der Befreiung gegenüber dem Finanzamt entbindet dich nicht von der Verpflichtung der Herausgabe eines Bons an den Kunden, falls dieser einen solchen verlangt. Wichtig ist auch zu wissen, dass sich eine Befreiung nicht auf die zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung bezieht. Die vorgeschriebene Nutzung wird dadurch nicht betroffen.

WIE GIFTIG SIND KASSENBONS?

Vielen Verbrauchern ist nicht wirklich bewusst, dass das für Kassenbons verwendete Thermopapier ungesunde Inhaltsstoffe enthält. Der Weichmacher Bisphenol A (BPA) wurde zwar 2020 von der EU verboten, jedoch ist Bisphenol B noch immer im Einsatz. Diese Chemikalie ist umwelt- und gesundheitsschädlich.

Chemische Stoffe werden als Farbentwickler eingesetzt. Beim Bedrucken eines Beleges wird allerdings nur ein Anteil dieser Stoffe verbraucht, der Rest verbleibt auf der Oberfläche des Papiers und kann über die Haut aufgenommen werden.

SPRECHENDER KASSENBON – WAS HEISST DAS

Im Vergleich zu früheren Zeiten enthält ein Kassenbeleg neuerdings viel mehr Angaben, wie beispielsweise jedes einzelne Produkt samt Artikelnummer. So sehen der Kunde, die Betriebsstätte sowie das Finanzamt jederzeit im Detail, was genau wann gekauft wurde. Daher wird ein rechtskonformer Kassenbon auch „sprechender Kassenbon“ genannt. 

RECHTSKONFORMER KASSENBON: UNTERSCHIED RECHNUNG, KASSENBON UND QUITTUNG

Eine wichtige Unterscheidung stellen auch die Begriffe Rechnung, Kassenbon und Quittung dar. Diese wird im Folgenden dargestellt: 

Eine Rechnung weist eine erbrachte Leistung aus, die gezahlt wurde oder werden muss und ist kein Zahlungsbeleg bzw. keine Quittung. Sie enthält unter anderem wichtige Pflichtangaben wie Adressdaten des Rechnungsstellers sowie des -empfängers. Da diese Daten vertraulich sind, reicht für minimale Einkäufe ein Kassenbeleg.

Wenn eine Rechnung beglichen wurde, belegt dies eine Quittung, die zur Gültigkeit die Unterschrift des Rechnungsstellers benötigt. Ersatzweise kann auch ein Kontoauszug den Zahlungseingang nachweisen. Bei einem Betrag von unter 250 € reicht auch eine handschriftliche Quittung als Ersatz einer Rechnung, falls alle notwendigen Angaben gemacht wurden. Dennoch kann es durchaus vorkommen, dass das Finanzamt diese Belege ablehnt, daher ist der Beleg einer elektronischen Kasse immer vorzuziehen.

Ähnlich einer Quittung gibt ein Kassenzettel Aufschluss über die Begleichung einer Rechnung. Allerdings bedarf ein Kassenzettel nicht der Einhaltung des sogenannten Schriftformgebots. Dort sind die notwendigen Angaben für Verträge und Urkunden etc. festgelegt. Bis zu einem Betrag von 250 € netto wird ein Kassenbeleg ohne diese Angaben als Kleinbetragsrechnung anerkannt. Für steuerliche Geltendmachung liegt die Obergrenze bei 150 €. Für höhere Ausgaben sind Rechnung sowie Quittung oder Kontoauszug nötig.

KASSENBON-AUFBEWAHRUNG – SO GEHT’S RICHTIG

Ein rechtskonformer Kassenbon kann sehr gut und einfach aufbewahrt werden, wenn du folgende Tipps befolgst: 

• Da die meisten Kassenbons auf Thermopapier gedruckt werden, ist eine lichtgeschützte Lagerung durchaus vorteilhaft, denn das Licht kann den Beleg sehr stark verblassen lassen. 
• Auch das Aufheben des Bons in einer Ledergeldbörse ist nicht anzuraten. Durch den verwendeten Gerbstoff bei der Herstellung verblasst die Farbe des Drucks ebenso schnell wie durch das Licht. Klarsichthüllen haben durch ihre Beschaffenheit den gleichen Effekt. Keinesfalls solltest du Klebestreifen über dem Text platzieren, denn auch diese führen zu einem Verblassen bis hin zur Unkenntlichkeit.
• Die Lösung: Es ist sinnvoll, Kassenbons in einem Ordner aufzubewahren, sie einzuscannen (z. B. mit einer App) oder eine Kopie zu erstellen. So verblassen sie nicht und sind bei Bedarf verfügbar.

IST EIN DIGITALER KASSENBON RECHTSKONFORM? 

Die kurze Antwort: Ja. Aber was ist der digitale Kassenbon eigentlich genau? Um diese Frage zu beantworten, haben wir uns den entsprechenden Leitfaden vom Bundesministerium für Wirtschaft und Klima im Detail angeschaut.

Was ist ein digitaler Kassenbon?

Beim digitalen Kassenbon handelt es sich um eine digitalisierte Form des konventionellen Kassenbons. Aktuell dient der digitale Kassenbon jedoch lediglich als Ergänzung zur Papierversion. Der digitale Kassenbon enthält folgende Informationen:

• Name und Adresse des Unternehmens
• Datum und Uhrzeit von Beginn bis Ende des Kaufprozesses (inkl. Transaktionsnummer)
• USt-IdNr. des Unternehmens
• Menge sowie Art der Waren oder Leistungen 
• Bruttopreis (Einzelhandel) oder Netto Warenwert 
• Umsatzsteuer (aufgeschlüsselt nach Sätzen 7 oder 19 % MwSt.) 
• Kassensystem Seriennummer

Im vom Kompetenzzentrum Handel veröffentlichten PDF-Leitfaden heißt es außerdem:

„Im Zuge fortschreitender Digitalisierung und weitverbreiteter Smartphone-Technologie sind heutzutage elektronische Kassenbons unterschiedlicher Form aktueller denn je, allerdings nur als Ergänzung zur Papierversion. Eine anwendungsbezogene Auseinandersetzung zum Kassenbon spiegelt über seine Historie also nicht nur wirtschaftliche, sondern auch gesellschaftliche und umweltrelevante Veränderungen wider. Eine zukünftige konsequente Digitalisierung des Kassenbons auch für den Mittelstand steht somit in einem vielfältigen Spannungsfeld. Nichtsdestotrotz sind Experten und Repräsentanten aus dem Handelsumfeld heute überzeugt, dass der digitale Kassenbon zumindest eine sinnvolle Ergänzung zur klassischen Form darstellt, wenn nicht sogar die Zukunftsvariante für das Einkaufen im Handel ist.“

Quelle: Kompetenzzentrum Handel Leitfaden

3 Irrtümer zur Bonpflicht: Rechtskonformer Kassenbon auf dem Prüfstand

Irrtum 1: Kein Einkauf ohne Papierbeleg

Das ist so nicht ganz korrekt. Denn das Kassengesetz erlaubt neben der konventionellen Papierform ganz klar auch den Einsatz von sogenannten E-Bons. Jedoch setzt dieser elektronische Bon ein spezielles Kassensystem voraus.

Irrtum 2: Kein Druck des Kassenbons nötig, wenn Kunde auf Nachfrage ablehnt

Der Kassenbon muss laut Belegausgabepflicht in jedem Fall ausgedruckt werden. Auch dann, wenn der Kunde den Kassenzettel auf Nachfrage ablehnt. Warum? Weil es sich hierbei um einen Verstoß gegen die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung handelt. Denn als Unternehmer musst du laut § 146a Abs. 2 AO zu jedem Geschäftsvorfall einen Beleg ausstellen. Ganz egal, ob dein Kunde diesen nun annimmt oder nicht.

Irrtum 3: Das Finanzamt kontrolliert die Belegausgabepflicht nicht

Die Zettelwirtschaft schlicht zu verweigern, ist keine sonderlich gute Idee. Denn Kontrollen vom Finanzamt sind durchaus möglich. Laut § 126 b AO kann das Finanzamt eine unangekündigte Prüfung durchführen – Stichwort Kassennachschau. Nicht gerade angenehm, denn bei Unstimmigkeiten kann eine Außen- oder Betriebsprüfung nach § 193  AO durchgeführt werden. Wer sich nicht an die Belegausgabepflicht hält, muss also mit einer Strafe vom Finanzamt rechnen. Konkret weist Steuerfachmann Köstler auf folgende Möglichkeiten hin:

• Häufige und unangekündigte Kassenprüfungen
• Kleinliche Kontrollen
• Verweigerung von Fristverlängerungen
• Schätzungen von Gewinn und Umsatz (= hohe Steuernachzahlungen)

Aufgrund der vielfältigen Sanktionen sollten Unternehmer die Belegausgabepflicht ernst nehmen und ausschließlich rechtskonforme Kassenbons erstellen. 

DU HAST WEITERE FRAGEN ZU GESETZLICHEN VORGABEN? HELLOCASH IST FÜR DICH DA!

Möchtest du mehr über die KassenSichV erfahren? Sehr gut! Wir zeigen dir die Kassensicherungsverordnung im Detail. Du möchtest dich zur Sicherheit auf eine Kassennachschau vorbereiten? Auch hier liefern wir den passenden Artikel: Kassennachschau – Was dich erwartet.

RECHTSKONFORMER KASSENBON DURCH MODERNES KASSENSYSTEM?

Moderne Kassensysteme sind schon lange keine großen grauen Blöcke mehr, die lediglich die Zahlungsabwicklung ermöglichen. Vielmehr sorgen innovative Kassensysteme für strukturierte Arbeitsabläufe und verschaffen dir einen enormen Wettbewerbsvorteil. 

Wer Technologie heutzutage clever einsetzt, kann sich durch den Zeitgewinn sehr viel detaillierter mit dem Wachstum des eigenen Unternehmens beschäftigen. Aber wie genau nimmt ein modernes Kassensystem dir nun Arbeit ab? Hier ein paar ausgewählte Beispiele:

• Smarte Auswertungen: Durch übersichtliche Statistiken behältst du die Entwicklungen in deinem Unternehmen jederzeit im Blick. Zum Beispiel siehst du mit nur einem Klick, wie viel Umsatz du generierst oder welcher deiner Artikel sich am besten verkauft.
• Clevere Kartenzahlung: Kartenzahlung ist heute völlig normal. Dementsprechend erwarten Kunden die Zahlung via VISA oder Mastercard. Ein modernes Kassensystem gibt dir die Möglichkeit, deine Umsätze durch Kartenzahlungen clever zu steigern.
• Einfache Gutscheinverwaltung: Kundenbindung ist das A und O. Innovative Kassensysteme geben dir die Möglichkeit, Gutscheine an deine Kunden auszugeben. So sorgst du bei deinen Kunden für Begeisterung. Wo wir gerade beim Thema Kundenbindung sind: Kennst du schon unsere neuen Plattform helloUmsatz? Hier zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du deinen Umsatz durch cleveres Wachstum nachhaltig steigern kannst.
• Praktische App: Zugriff auf die eigene Kasse via App? Heutzutage kein Problem. So kannst du auch von unterwegs aus mit deinem iOS oder Android-Smartphone auf deine Kasse zugreifen.
• Plattformunabhängigkeit: In einem modernen Kassensystem werden alle Daten jederzeit synchronisiert und können dementsprechend von überall abgerufen werden. Dabei spielt das Gerät oder die Plattform keine Rolle.
• Übersichtliche Warenwirtschaft: Du fragst dich, welches Produkt sich aktuell besonders gut verkauft? Diese Info kannst du mit einem smarten Kassensystem auf Knopfdruck erhalten. Im übersichtlichen Dashboard findest du alle Infos zu deiner Warenwirtschaft und sorgst für einen idealen Überblick.

FAZIT: EIN RECHTSKONFORMER KASSENBON IST IN DEINEM UNTERNEHMEN PFLICHT

In diesem Artikel haben wir dir unter anderem gezeigt, dass ein rechtskonformer Kassenbon unbedingt Daten, wie den Steuersatz oder Mengenangaben für den spezifischen Artikel beinhalten muss. Außerdem weißt du jetzt, dass du durch den Einsatz eines modernen Kassensystems in Kombination mit einem professionellen Bondrucker viel Zeit und Geld sparen kannst. 

Du nutzt aktuell noch kein smartes Kassensystem? Dann solltest du dir unbedingt die moderne Kasse von helloCash anschauen. Denn das zuverlässige Komplettsystem hilft dir nicht nur beim Abkassieren, sondern bietet dir weitere innovative Funktionen, mit denen du deinen Arbeitsalltag vereinfachen kannst. Zusätzlich überzeugt unser Kassensystem mit einem attraktiven Preismodell – bereits ab 0 € kannst du durchstarten!

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_{Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.}