Vielen Händlern und Dienstleistern erscheint der Kauf einer neuen Registrierkasse als lästige Pflicht, denn sie verbinden mit der Investition oft nur die reine Notwendigkeit, um behördlichen Auflagen Folge zu leisten. Doch das ist zu kurz gedacht, denn die modernen Registrierkassen von heute sind wahre Allrounder, die Unternehmern dank ihrer vielfältigen Funktionen im Geschäftsalltag hilfreich zur Seite stehen. Damit das elektronische Kassensystem effektiv eingesetzt werden kann, gilt es einige Faktoren zu bedenken, wenn man eine Registrierkasse kaufen möchte.
Auf welche Faktoren du beim Kauf einer Registrierkasse achten musst? Genau das haben wir hier für dich in unseren Tipps beim Registrierkasse kaufen zusammengeschrieben. Diese sollen dir bei der Auswahl helfen und einen Bezug dazu geben, welche Faktoren Wichtigkeit haben.
Welche Registrierkasse passt zu meinem Unternehmen?
Eine geeignete Registrierkasse für den eigenen Betrieb zu kaufen, ist eine schwierige Aufgabe und benötigt Zeit. Damit du einen Anhaltspunkt zur Lösung dieser Aufgabe hast, haben wir hier für dich die Top 4 Tipps beim Registrierkasse kaufen aufgelistet:
Top 4 Tipps beim Registrierkasse kaufen
- Achte auf die gesetzlichen Bestimmungen.
- Definiere die Anforderungen an deine Registrierkasse.
- Lege fest, anhand welcher Kriterien du deine Entscheidung beim Registrierkasse kaufen fällst.
- Es gibt auch Leistungen zu günstigen Konditionen. Behalte im Hinterkopf, dass teuer nicht immer auch die beste Qualität bedeutet.
- SAAS-Lösungen überzeugen mit kurzen Vertragslaufzeiten – informiere dich über solche Lösungen.
Rechtliche Bestimmungen beim Registrierkasse kaufen in Deutschland
Es gibt keine Pflicht eine Registrierkasse in Deutschland zu kaufen. Du kannst zwischen der Verwendung einer offenen Ladenkasse oder einer elektronischen Registrierkasse wählen.
Bei der offenen Ladenkasse musst du folgendes beachten:
- Es muss ein Kassenbericht angefertigt werden.
- Die Kassennachschau gilt auch für offene Ladenkassen.
Möchtest du eine elektronische Registrierkasse verwenden, musst du beim Registrierkasse kaufen in Deutschland auf die Einhaltung folgender gesetzlichen Bestimmungen achten:
- dauerhafte Datenspeicherung
- Fälschungssicherheit
- Anmeldung beim Finanzamt
- Belegausgabepflicht
Wie definiere ich die Anforderungen beim Registrierkasse kaufen?
Im ersten Schritt musst du die Punkte definieren, welchen deine Registrierkasse entsprechen muss. Diese Anforderungen solltest du nicht alleine entscheiden, sondern auch deine Mitarbeiter mit einbeziehen, welche schlussendlich die Registrierkasse bedienen werden.
Folgende Fragen solltest du dir dabei stellen:
- Benötige ich eine stationäre Kasse oder bin ich auch oft mobil unterwegs?
- Welche Basisfunktionen soll die Registrierkasse erfüllen?
- Welche Zusatzfunktionen wären unbedingt notwendig? Und welche davon sind ein netter Zusatz?
- Benötige ich eine Registrierkasse oder mehrere für einzelne Filialen?
- Wie viele Mitarbeiter werden die Kasse bedienen?
- Welche Hardware besitze ich bereits? Soll diese mit der Registrierkasse kompatibel sein?
Entscheidungskriterien beim Kauf neuer Kassen
Zum einen geht es beim Registrierkasse Kaufen um das Layout der Geräte. Denn kein Geschäft gleicht dem anderen und nicht überall ist für die Kassen gleichermaßen Platz vorhanden. Deshalb können Käufer unter vielerlei Größen und Formen wählen. Bei Auswahl der passenden Registrierkassen Lösung sollte zudem sichergestellt werden, dass sich die Systeme in Bezug auf
- einfache, intuitive Bedienbarkeit
- schnelle Abwicklung von Zahlungsvorgängen und
- Zuverlässigkeit im täglichen Gebrauch
auszeichnen. Schließlich ist keinem Anwender mit einem attraktiven, günstigen und kleinformatigen Modell geholfen, das sich im Alltag nicht bewährt. Gleichzeitig sollte die gewählte Lösung den eigenen Anforderungen in Bezug auf Funktionen und Erweiterungsmöglichkeiten entsprechen. Denn wer rund um seine Kasse ständig neue Anwendungen hinzufügen muss, um seine Zahlungsvorgänge zu verwalten, wird mit einem solchen System nicht glücklich!
Leistung zu günstigen Konditionen – Registrierkasse kaufen
Eine leistungsfähige Registrierkasse muss trotz ihres großen Funktionsrahmens nicht teuer sein. So sind beispielsweise mit Smartphones verknüpfbare Einstiegsmodelle für weit unter hundert Euro zu haben und auch komplette Registrierkassen finden sich bei Händlern im Bereich zwischen 100 € bis 500 €.
In puncto Funktionen und Effizienz kommt jedoch vor allem der Registrierkassen Software entscheidende Bedeutung zu. Während die nötige Hardware meist käuflich zu erwerben ist, herrschen bei den Softwareangeboten Abo-Modelle vor. Dass diese kostengünstig abzuschließen sind, zeigt ein Blick in das Preisangebot von helloCash. Dort liegen die monatlichen Kosten für Einsteiger bei null Euro oder lediglich im einstelligen bis niedrigen zweistelligen Bereich.
Dabei weisen diese Varianten bereits einen beachtlichen Funktionsumfang auf. So dienen Kassensoftware Abo beispielsweise für:
- Ausdruck von Bons und Belegversand
- Tages- und Monatsabschlüsse
- Gutscheinverwaltung
- Warenwirtschaft und Inventur
- Export in Buchhaltungsprogramme
Diese Varianten reichen für Händler und Dienstleister mit geringer Abrechnungsfrequenz und wenig Anforderungen an über die Kassenfunktion hinausgehenden Features oftmals vollkommen aus. Und auch wer in großem Stil abrechnet und vielfältige Funktionen nutzen möchte, oder ein auf die Anforderungen der Gastronomie abgestimmtes System benötigt, zahlt für die Premium-Version höchstens einen niedrigen zweistelligen Betrag.
SaaS-Lösungen überzeugen mit kurzen Vertragslaufzeiten
Die günstigen Konditionen werden zumeist durch kurze Vertragslaufzeiten mit umgehender Kündigungsoption ergänzt. Zudem erhalten Unternehmen die Möglichkeit, das gebuchte Softwarepaket ihrer geschäftlichen Entwicklung anzupassen. So können Firmen in ein größeres Paket wechseln, sobald sich ihr Bedarf verändert, weil beispielsweise die Umsätze steigen.
Diese Möglichkeit verschafft dir die nötige Flexibilität, um jederzeit in benötigtem Umfang auf ein funktionierendes Kassensystem zugreifen zu können. Dies nimmt auch Einsteigern die Furcht vor einer langfristigen Bindung an einen Anbieter und dessen Lösung, die möglicherweise nicht optimal mit den eigenen Prozessen und Anforderungen harmoniert. Wenn du eine Registrierkasse kaufen möchtest, kannst du helloCash kostenlos testen. Du brauchst auch noch Hardware? Diese findest du in unserem Shop!
Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.